DMS implementatie
- Wat is belangrijk bij de implementatie van een DMS?
- Adviezen en tips over het uitvoeren van uw DMS project
- Alles over DMS of ECM implementatie vindt u in de ECM box
DMS implementatie bestaat uit alle werkzaamheden en voorbereidingen die nodig zijn om het document management systeem optimaal te laten functioneren. Belangrijke onderdelen zijn de configuratie van het DMS en de migratie van bestaande documenten en andere digitale content. Omdat bijna alle DMS en enterprise content management (ECM) oplossingen online gebruikt worden, is de installatie van de software als stap van de implementatie niet meer nodig.
“DMS project? Deze informatie, adviezen, checklists en ervaring heeft u nodig.”
Alles over DMS implementatie
Over de implementatie van ECM of DMS software is veel informatie en kennis beschikbaar, zowel bij het ICT informatiecentrum als bij specialisten en leveranciers. Met de aanvraag van een ECM box kunt u over deze informatie beschikken. U heeft dan toegang tot onder andere checklists, stappenplannen, boeken, whitepapers en op uw toepassing en bedrijfssituatie gerichte adviezen.
Tips over het implementeren van een DMS
- ECM (enterprise content management) en DMS implementaties worden vaker dan nodig is gekenmerkt door te optimistische planningen en budgetoverschrijdingen. Meestal zijn deze het gevolg van een slechte voorbereiding. Besteed daar voldoende tijd aan en laat u tijdig infomeren over waaruit de implementatie bestaat en hoeveel tijd, moeite en menskracht de implementatie kost.
- Een DMS implementatie is complex om uit te voeren. Het heeft grote invloed op uw bedrijfsproces en vraagt een grondige analyse van de workflows in uw organisatie. Bovendien zijn er vaak veel opties om de DMS software te configureren. Hulp is bijna altijd nodig. Zorg dat u het projectteam tijdig samenstelt.
- Vertrouw nooit volledig op de kennis van externe consultants. Bouw altijd ook zelf kennis op over het implementatietraject. Zorg dat u iedere fase, keuze en beslissing zelf kunt begrijpen en onderbouwen.
- Maak gebruik van een implementatiepartner die verstand heeft van uw type bedrijfsproces en ervaren is binnen uw branche. Maak met de DMS leverancier en/of de organisatie die implementeert vooraf duidelijke afspraken over alles dat de kwaliteit van de DMS implementatie bepaalt. Leg deze ook altijd contractueel vast, zodat u achteraf qua kosten of planning niet verrast wordt.
- Zorg voor een goede samenwerking tussen alle betrokken partijen. Zie erop toe dat het niveau van de DMS specialisten die de implementatie uitvoeren, minimaal hetzelfde is als dat van de specialisten die het verkoopproces begeleiden. Liefst dragen de DMS specialisten in het voortraject ook verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de DMS implementatie.
- Zorg voor realistische verwachtingen over de uitvoering van het implementatietraject. Leg de lat nooit hoger dan dat uw organisatie aan kan, faseer het traject en besteed voldoende tijd aan het trainen van medewerkers.
- Veel DMS implementaties kunnen ‘ontsporen’ als wensen of eisen gaandeweg de implementatie telkens worden aangepast. Begin pas met de implementatie als alle voorbereidingen zijn gedaan.
- Schroom niet om een DMS implementatie stil te leggen als beoogde doelen niet gerealiseerd worden. Twee stappen terug kan beter zijn dan één stap vooruit in de verkeerde richting.
- In de offertefase kan vaak alles, maar in de implementatiefase wordt menig DMS leverancier een stuk voorzichtiger. Zie erop toe dat uw DMS project gerealiseerd wordt zoals was afgesproken.
“Download hier uw gratis boeken, whitepapers, checklists en adviezen over document management en ECM.”
