DMS pakketselectie
- Wat is belangrijk bij de selectie van DMS software?
- Over het kiezen van een beheeroplossing voor documenten en digitale content
- Alles over het selecteren van een DMS vindt u in ECM box
DMS pakketselectie heeft tot doel om uit de vele mogelijke oplossingen voor het beheer van documenten en andere digitale content, de software te kiezen die het best past in uw werkprocessen, toepassingen en specifieke eisen en wensen. Wat hier allemaal een rol bij speelt, is lastig te overzien. De onderstaande tips en adviezen geven een indicatie van de vele belangrijke aspecten die bij de selectie een rol spelen.
“Maak kennis met de IT oplossingen voor het beheer van documenten en andere digitale content.”
Alles over DMS selectie
Over het selectieproces van DMS software of een enterprise content management (ECM) systeem heeft het ICT informatiecentrum veel informatie beschikbaar. Alles daarover is gebundeld in de gratis beschikbare ECM box. Ook via de DMS kennisbank kunt u checklists, stappenplannen, boeken, whitepapers en andere kennisdocumenten vinden over ECM en DMS selectie.
Alvast enkele tips over DMS pakketselectie
- Projecten rond document management kunnen complexe projecten zijn, onder andere vanwege het enorme aanbod van DMS systemen, de lastige analyse van uw bedrijfsproces en de vele mogelijkheden om DMS software te configureren. Hulp is bijna altijd nodig. Wacht daar niet mee tot u vastloopt.
- Vaar bij DMS pakketselectie niet blind op wat externe consultants u adviseren. Bouw altijd ook zelf kennis op over het selectie- en implementatietraject. Zorg dat u iedere keuze zelf kunt begrijpen en onderbouwen.
DMS project starten?
Lees deze adviezen!
- Maak gebruik van een DMS of ECM specialist die verstand heeft van uw type bedrijfsproces en ervaren is binnen uw branche.
- Kijk niet alleen naar specifieke DMS oplossingen, maar zoek DMS oplossingen ook binnen enterprise information management (EIM) oplossingen of enterprise content management (ECM) systemen.
- Onderzoek of uw CRM software, HRM systeem of ERP oplossing wellicht al voorziet in de vorm van document management die u zoekt.
- Pas uw werkprocessen aan op de mogelijkheden die de DMS software u biedt en ga niet sleutelen aan nieuwe software om deze weer aan te laten sluiten op bestaande processen en werkwijzen.
- Richt u niet te snel op grote spelers op de DMS markt. Voor u minder bekende DMS software en DMS dienstverleners bieden vaak oplossingen met heel eigen eigenschappen en voordelen.
- Maak met iedereen die bij uw DMS project betrokken is over alles wat het selectietraject aangaat goede afspraken en leg die altijd vast.
- Een goede business case is essentieel om de kwaliteit van uw keuze te kunnen bepalen. Stuur deze tijdens het project bij. Omstandigheden kunnen tijdens het project veranderen.
- In de selectiefase is voor DMS leveranciers niets een probleem en alles kan opgelost worden. Zorg ervoor dat u doorvraagt, garanties krijgt en referenties kent. Daarmee voorkomt u dat beperkingen van een DMS pakket pas blijken als de implementatie ervan al is begonnen.
- Beoordeel een DMS oplossing niet alleen op de specificaties van de software zelf, maar met name ook op de kwaliteit van de leverancier ervan. Na de DMS pakketselectie, wacht er een periode van intensieve samenwerking met de leverancier. Zonder voldoende ‘klik’ zal uw DMS project stroef verlopen, met alle gevolgen van dien.
- Voorkom dat uw DMS project qua kosten en planning ontspoort. Controleer tijdens de selectiefase welke leveranciers u de meeste zekerheden bieden en realiseer u dat van ‘minderwerk’ zelden sprake is en van ‘meerwerk’ bijna altijd.
- Voorkom maatwerksoftware of beperkt het in ieder geval zoveel mogelijk. Standaard DMS systemen zijn tegenwoordig al zeer compleet en flexibel, zodat maatwerk meestal niet nodig is.
- Het is onmogelijk om via een online selectietool of een kort telefonisch interview een DMS pakket te selecteren. De gesuggereerde ‘onafhankelijkheid’ van dergelijke diensten is in werkelijkheid niet meer dan het adviseren van oplossingen waarvoor de leverancier daarvan voor de uitkomst van dit advies betaalt.
“Download hier uw gratis boeken, whitepapers, checklists en adviezen over document management en ECM.”
