ERP implementatie
- Wat is ERP implementatie?
- Wat is belangrijk bij het implementeren van ERP software?
- Benut alle informatie, adviezen en hulp van de gratis ERP box en de ERP kennisbank
Nadat de keuze voor een ERP oplossing is gemaakt en de gewenste functionaliteit ervan is bepaald, start de implementatie. Ook tijdens de implementatie moeten er nog veel beslissingen genomen worden. In deze fase zult u merken dat u voor een groot deel afhankelijk bent geworden van de kennis en kunde van externe specialisten. Als er in een eerdere fase verkeerde keuzes gemaakt zijn, worden de gevolgen daarvan tijdens de implementatie voor het eerst zichtbaar. Qua kosten is de implementatiefase het meest onzeker. Het is daarom belangrijk om de uitvoering, kwaliteit, kosten en planningen van het project zo goed mogelijk onder controle te houden.
Start uw ERP project met waardevolle kennis. Voorkom fouten, benut kansen!
Wat is ERP implementatie?
Het implementeren van ERP software betreft alle voorbereidingen die nodig zijn om het systeem precies zo te laten werken als u voor ogen had toen u de software selecteerde. Waar vroeger het installeren van de software de eerste stap was, is dat met alle tegenwoordige ERP cloudoplossingen bijna nooit meer nodig. Implementeren gaat daarom vooral over configureren (hoe de software moet gaan werken), migreren (data van het oude systeem in het nieuwe) en koppelen (samenwerken met andere aanwezige software).
Kenmerken van ERP implementatie
- De gekozen ERP oplossing moet nu in uw organisatie en processen werkend worden.
- U bent in grote mate afhankelijk van kennis en ervaring van de ERP leverancier en externe consultants.
- U ontdekt voor het eerst de beperkingen van de gekozen oplossing.
- U merkt of de leverancier zich aan alle afspraken houdt.
- U wordt geconfronteerd met nieuwe keuzes over de werking, het projectverloop, budget en planning.
- Bij gebruikers van de ERP oplossing ontstaan nieuwe inzichten en mee- en tegenwerking.
Informatie over implementeren
- ERP box: alle kennis over ERP software selectie, implementatie en het organiseren van uw project.
- ERP leveranciers: zij kunnen u helpen bij de implementatie.
- Handboek Softwareselectie: voor het stroomlijnen van de implementatiefase.
- Gratis boek: over de valkuilen van uw ERP implementatie en hoe u problemen tijdig voorkomt.
- Kennisbank: alle informatie over ERP software vanuit één punt.
Waaruit bestaat de voorbereiding op ERP implementatie?
Zoals in iedere fase van uw ERP project vereist ook een goede implementatie een goede voorbereiding. Ten eerste is het maken van heldere afspraken tussen leveranciers en u belangrijk. Aan welke voorwaarden dient de oplossing te voldoen en is dit haalbaar binnen het afgesproken tijdspad? Is er voldoende tijd om alles te testen? Sluit de software aan bij de bedrijfsprocessen in uw organisatie en branche?
Ook binnen uw organisatie dienen alle neuzen dezelfde kant op te staan. Staat iedereen achter de gekozen oplossing en geldt dat ook voor het management die de uiteindelijke beslissing neemt? Zijn de juiste personen aangewezen om het traject te managen en tot een succesvol einde te brengen? Is er een trainingstraject zodat iedereen genoeg tijd heeft om aan het nieuwe systeem te wennen? Het doel van dit alles is het creëren van draagvlak binnen uw organisatie, waardoor de slagingskans van het begin af aan al een stuk hoger komt te liggen.
Alle vragen dienen in een voorbereidend stadium te worden beantwoord. Gebeurt dat niet, dan kan uw implementatie lastig verlopen. Veel ERP implementaties mislukken door een gebrekkige voorbereiding, waardoor het traject voortijdig in het slop belandt. In het boek ‘Komt een CEO bij de IT dokter’, dat u als onderdeel van de gratis ERP box ontvangt, leest u daar alles over.
Alle informatie over ERP oplossingen, toepassingen en leveranciers.
Hoe structureer ik een ERP implementatie?
ERP implementaties duren al relatief lang en vaak nog veel langer dan gepland, omdat gaandeweg de implementatie de specificaties van de gewenste oplossing gewijzigd worden. Een berucht voorbeeld is de keuze voor maatwerk van de leverancier, dat vaak extra tijd en geld kost. Als de oplossing er eenmaal is, dient die aangesloten te worden op uw werkende systemen. Als dan blijkt dat niet alles functioneert zoals verwacht, is opnieuw maatwerk nodig met als gevolg nog meer vertraging.
Om uw implementatieproces tot een succes maken moet u werken volgens een strakke planning en met een duidelijke taakverdeling. Belangrijk is dat u het doel van de implementatie voor ogen houdt: een verbetering van uw dagelijkse werkprocessen. Een goed werkend ERP systeem is hierbij een middel, niet een doel op zich. Dit betekent dat het succes van uw implementatietraject niet wordt bepaald door het nieuw te implementeren ERP systeem, maar vooral door uw medewerkers. Zij zijn diegenen die de nieuwe software gaan gebruiken en alle voordelen en nadelen ervan zullen ervaren.
Wat is belangrijk bij het implementeren van ERP software?
Een nieuw ERP systeem vereist een aanpassing van denkprocessen en werkwijzen. Het gebeurt nog te vaak dat een nieuwe softwareoplossing wordt geïmplementeerd vanuit het perspectief van de oude software en dus vanuit bestaande (oude) bedrijfsprocessen, gebruiken en gewoonten. Hierdoor wordt het nieuwe systeem een kopie van het oude, zonder dat er sprake is van verbetering of verandering. Deze manier van denken pakt vaak desastreus uit, wanneer gaandeweg de ERP implementatie blijkt dat er geen weg meer terug is en veel geld wordt uitgegeven aan een resultaat dat geen merkbare verbetering van uw huidige bedrijfsprocessen oplevert.
Anticipeer daarom bij een ERP implementatie op de nieuwe functionaliteiten van de software en formuleer hoe uw huidige werkprocessen daarop kunnen worden aangepast. Ook hier geldt dat hoe beter u uw werknemers voorbereidt op veranderingen, des te groter de slagingskans van uw ERP implementatie is.
Alle informatie over ERP oplossingen, toepassingen en leveranciers.
ERP implementatie – belangrijke tips en adviezen
- ERP implementaties zijn relatief moeilijke en complexe ICT projecten. Ze hebben grote impact op uw bedrijfsproces, betreffen veel lagen in uw organisatie en vragen een grondige analyse van ieder facet van uw bedrijfsproces. Bereid u er goed op voor en voorkom fouten door goed geïnformeerd te zijn.
- ERP software kent veel mogelijkheden om te configureren en gereed te maken voor gebruik door uw organisatie. Hulp is dan ook bijna altijd nodig. Zorg dat u het projectteam tijdig en zorgvuldig samenstelt.
- Vertrouw op de kennis van externe consultants, maar niet op hun volledige onafhankelijkheid. Bouw altijd ook zelf kennis op over het implementatietraject. Zorg dat u iedere fase, keuze en beslissing zelf kunt begrijpen en onderbouwen.
- Maak gebruik van een ERP implementatiepartner die verstand heeft van uw type bedrijfsproces en ervaren is binnen uw branche. Maak met de ERP leverancier en/of de organisatie die implementeert vooraf (maar ook tijdens de ERP implementatie, als er aanpassingen zijn) duidelijke afspraken over alles dat de kwaliteit van de ERP implementatie bepaalt. Leg deze ook altijd contractueel vast.
- Zorg voor een goede samenwerking tussen alle betrokken partijen. Zie erop toe dat het niveau van de ERP specialisten die de implementatie uitvoeren, minimaal hetzelfde is als dat van de specialisten die het verkoopproces begeleiden.
- Zorg voor realistische verwachtingen over de uitvoering van het implementatietraject. Leg de lat nooit hoger dan dat uw organisatie aan kan, faseer het traject en besteed voldoende tijd aan het trainen van uw medewerkers.
- Veel ERP implementaties kunnen ‘ontsporen’ als wensen of eisen gaandeweg de implementatie telkens worden aangepast. Begin pas met de implementatie als alle voorbereidingen zijn gedaan.
- Schroom niet om een ERP implementatie stil te leggen als beoogde doelen niet gerealiseerd worden. Twee stappen terug kan beter zijn dan één stap vooruit in de verkeerde richting.
- In de offertefase kan vaak alles, maar in de implementatiefase wordt menig ERP leverancier een stuk voorzichtiger. Wees alert op risicomijdend gedrag van de leverancier en zie erop toe dat uw ERP project gerealiseerd wordt zoals was afgesproken.
- Nog heel veel meer visies, tips en adviezen over ERP implementatie ontvangt u via de ERP box.
ERP project starten?
Lees deze adviezen!
|