Top 10 - software selectie adviezen | ICT informatiecentrum

Top 10 software selectie adviezen

De belangrijkste adviezen voordat u uw softwareproject start

Het selecteren van bedrijfssoftware, de selectie van een aanbieder of het tot een goed einde brengen van uw softwareproject bevat veel logica. De meeste valkuilen en succesfactoren kunt u zelf bedenken. En toch is de praktijk van selecties en implementaties dat veel van deze logische aspecten over het hoofd gezien worden. Hieronder leest u de belangrijkste tien software selectie adviezen die u moeten helpen bij een zo goed mogelijke uitvoering van uw softwareproject. Nog meer informatie vindt u in de boxen, boeken en whitepapers van het ICT informatiecentrum die over specifieke bedrijfssoftware voor u beschikbaar is.

Missers bij de selectie voorkomen

Softwareprojecten kunnen mislukken. Daarvan zijn veel voorbeelden bekend. De schade daarvan kan beperkt blijven bij relatief kleine softwareprojecten, die de kern van uw bedrijfsprocessen niet raken. Maar als dat wel het geval is, zoals bij ERP of CRM software, dan kunnen de gevolgen zeer schadelijk, kostbaar en langdurig zijn. De vraag is waarom projecten mislopen. Deze aspecten spelen daarbij een belangrijke rol:

  • Software oplossingen zijn complex en lastig snel te doorgronden.
  • U heeft zelf te weinig kennis en bent dus afhankelijk van anderen.
  • Adviseurs zijn minder onafhankelijk dan u zou willen.
  • Sommige aankoopbesluiten worden te gehaast en zonder goede onderbouwing genomen.
  • U kende niet alle valkuilen en succesfactoren vooraf.

Software selectie adviezen

De belangrijkste tien software selectie adviezen hebben we voor u op een rij gezet.

1. Ken alle criteria waarop u bedrijfssoftware beoordeelt
Zakelijke software moet optimaal passen bij uw bedrijfsproces, u zekerheden bieden voor de toekomst, zich bij vergelijkbare bedrijven als succesvolle software oplossing bewezen hebben en een betrouwbare en deskundige leverancier hebben. Om software te kunnen beoordelen op deze hoofdpunten, zijn er veel onderliggende criteria. Zorg ervoor dat u deze criteria kent, dat u over checklists beschikt en weet wat er te kiezen valt. Alleen dan kunt u goede afwegingen maken. Checklists en informatie hierover vindt u in de boxen van het ICT informatiecentrum.

2. Neem beslissingen zelf; uw adviseurs hebben ook hun belangen
Bij de selectie van bedrijfssoftware zijn vaak adviseurs betrokken. Dat kan nodig zijn voor de specialistische kennis over de software zelf en de toepassing en implementatie ervan. Blijf ervan bewust dat u bij software selectie uiteindelijk zelf de beslissingen moet nemen. Het gaat tenslotte om uw bedrijf, uw oplossing, uw portemonnee, uw bedrijfsproces, uw medewerkers, uw klanten en uw toekomst. Beslissingen daarover moet u niet uitbesteden. Realiseer dat uw adviseurs ook hun eigen belangen of voorkeuren hebben. Bijvoorbeeld omdat zij over de ene software oplossing meer kennis hebben dan over de andere. Maar ook verschillende commissieafspraken met softwareleveranciers hebben invloed op adviezen. Ook een belang bij het vervolgtraject kan adviezen kleuren, zoals mogelijke vervolgopdrachten voor de implementatie van de oplossing die gekozen wordt. Laat u zo onafhankelijk mogelijk adviseren en ken op zijn minst de belangen die een adviseur heeft bij uw softwareproject.

3. Bij twijfel of onduidelijkheden: beslis niet
Een groot deel van de kennis die u nodig heeft voor goede beslissingen over software, komt van anderen. Zoals softwareleveranciers, adviseurs, de medewerkers in uw organisatie collega’s, bevriende managers of het ICT informatiecentrum. Dat anderen de kennis voor u hebben is uiteraard zeer plezierig, maar maakt het niet minder noodzakelijk zelf ook precies te begrijpen waarover u beslist, wat uw afwegingen zijn en welke argumenten de doorslag geven. Merkt u tijdens het selectietraject dat u nog onvoldoende weet om beslissingen en keuzes te kunnen onderbouwen, neem dat het meest wijze besluit op dat moment: beslis nog niet. De keuze van bedrijfssoftware kunt u niet maken, zolang er onduidelijkheden zijn.

4. Stroomlijn eerst uw bedrijfsprocessen
Bedrijfssoftware helpt u bij het automatiseren van de bedrijfsprocessen in uw organisatie. Neem geen besluit over software, als de betreffende bedrijfsprocessen nog niet 100% op orde zijn of als de verantwoordelijkheden binnen de organisatie of structuur ervan niet duidelijk zijn. Als software implementaties mislukken is dat vaak te wijten aan het automatiseren van processen die nog niet geoptimaliseerd zijn. Software is nooit de oplossing is voor problemen in bedrijfsprocessen. Analyseer deze daarom eerst, benoem de succesfactoren en knelpunten, maak een lijst van verbeterpunten en realiseer deze. Zo past u eerst de organisatie aan, voordat u deze verder gaat automatiseren. Bovendien dwingt deze volgorde u om eerst de alternatieven voor verbeteringen van uw organisatie te kennen, voordat u start met de selectie van software, die de bijbehorende processen moet ondersteunen.

5. Gebruik de beschikbare kennis
Achteraf is het altijd gemakkelijk te verklaren waarom er zaken fout zijn gegaan of beter hadden gekund. Vooraf is het een stuk lastiger om te voorspellen waar een softwareproject fout kan gaan. Sommige valkuilen zijn direct duidelijk, anderen zitten verscholen op plekken waar u de valkuil niet vermoedt. Leer deze vooraf kennen en benut de kennis en ervaringen van organisaties die u voorgingen en softwarespecialisten die zich dagelijks bezighouden met vergelijkbare projecten. Laat u inspireren en informeren door de boeken, whitepapers en online informatie van het ICT informatiecentrum. Gebruik de boxen, waarin al deze informatie gebundeld is. Praat erover met mensen in uw eigen netwerk die dit traject al eerder hebben doorlopen. Hoe meer u weet over de praktijk van software selectie, hoe eenvoudiger u valkuilen omzeilt en hoe meer u weet om uw project tot een succes te maken.

6. Verspil uw tijd niet aan ‘gratis selecties’ en vergelijkers
Er zijn meerdere partijen die u de selectie van bedrijfssoftware gratis aanbieden. Zet hier direct uw vraagtekens bij en doorzie de commerciële belangen die aan deze gratis selecties verbonden zijn. ‘Gratis’ en ‘objectief’ gaan in selectieprocessen niet samen. De gratis selectie maakt deel uit van een salesproces om uiteindelijk van u de opdracht te krijgen voor begeleiding, implementatie en andere diensten in het vervolg van uw project. De kans is groot dat het resultaat van de gratis selectie een software oplossing is waarin de aanbieder ‘toevallig’ gespecialiseerd is in de implementatie ervan. Nog minder heeft u aan gratis selecties die resulteren in een shortlist die – helaas voor u – niet bestaat uit oplossingen die de beste match met uw bedrijfsprocessen hebben (is ook onmogelijk om dat online te doen), maar die de bemiddelaar de grootste commissie leveren. Online selecties werken allemaal zo. Verspil uw tijd er niet aan, begrijp zelf hoe het selectietraject in elkaar steekt en maak zo nodig gebruik van specialisten die volledig open kaart spelen over wat hun belangen zijn.

7. Oriënteer u breder dan wat u al kent
Een tunnelvisie, blinde vlek of idee-fixe. Het ligt allemaal op de loer als er gekozen moet worden voor nieuwe software. U kunt dit voorkomen door u de vraag te stellen wat u zou doen als u nog geen software oplossing in huis had en er ook geen kennis over heeft. Ontdek de vooringenomen standpunten tijdig en laat deze niet leidend zijn bij de keuze van software. Sta open voor verandering, ook al leidt dat tot andere oplossingen en een andere leverancier dan waar u zelf in eerste instantie aan dacht of waaraan u al jarenlang verbonden bent. Kijk naar de ontwikkelingen rondom bedrijfssoftware, zoals het sterk toenemend gebruik van online oplossingen, ofwel ‘in de cloud’. Veel langer bestaande softwareleveranciers bieden cloud-versies van hun oorspronkelijke on premise oplossingen. Nieuwe spelers in de markt richten zich uitsluitend op de cloud. Betrek deze nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden bij uw selectieproces.

8. Kies een oplossing vanuit een toekomstvisie voor uw organisatie
Een software oplossing kiest u niet voor korte tijd. In de meeste gevallen kiest u die voor een periode van drie tot zes jaar. U kunt alleen een goede keuze maken als u zich gedachten maakt over hoe uw organisatie er dan uit ziet, in welke markt u dan (nog) actief bent of wat uw producten en diensten dan zijn. De keuze van nieuwe software vereist dat u in de toekomst kijkt en rekening houdt met trends en ontwikkelingen in de markt en de koers en ambities van uw organisatie.

9. Spreek specialisten
Softwarespecialisten hoeven niet onafhankelijk zijn om u toch te inspireren en informeren. Gelukkig maar, want de meeste specialisten zijn nu eenmaal verbonden aan een leverancier van software of diensten. Zij zijn degenen die dag in dag uit bij softwareprojecten betrokken zijn. Dat is bij vergelijkbare organisaties met vergelijkbare bedrijfsprocessen en in situaties die vergelijkbaar zijn met de uwe. Vraag hen waar zij tegenaan lopen, wat de knelpunten zijn en wat zij doen om projecten goed te laten verlopen. Juist omdat deze specialisten verschillende oplossingen en belangen hebben, ontstaat een genuanceerd beeld van alle factoren die bij de selectie van de software die u zoekt een rol spelen.

10. Ken de juridische implicaties van een softwareproject
De grote impact van software op uw organisatie en bedrijfsprocessen wordt in negatieve zin snel duidelijk als tijdens en na de implementatie ervan blijkt dat er iets niet gaat zoals u gewenst had. In dergelijke situaties wordt er door u en de leverancier over en weer snel verwezen naar wederzijdse rechten en plichten. Door tijdig goede afspraken te maken verkleint u de kans dat er zich problemen voordoen en vergroot u de kans dat er snel oplossingen gevonden worden. Dat klinkt niet al te ingewikkeld. De praktijk is dat echter wel, simpelweg omdat er over heel veel aspecten afspraken gemaakt moeten worden. Denk daarbij aan een nauwkeurige vastlegging van de overeengekomen dienstverlening, meerwerk, minderwerk, de kosten daarvan of de planning. Maar ook gaat het over gebruiksrechten van de software, eigendomsrechten van de data, prestatieverplichtingen en garanties. Leg daarom alles wat belangrijk is contractueel vast en betrek daar zo nodig een jurist bij. De tijd, kosten, ergernis en bedrijfsschade die een mislukt project u kosten, wegen ruimschoots op tegen de kosten om juridisch meer zekerheid te hebben.

Meer tips, meer adviezen?

Het Handboek Softwareselectie geeft u een beknopte en praktische handleiding voor het selecteren van zakelijke software. U maakt kennis met de belangrijkste aspecten van het selectieproces, zodat u dit beter kunt begeleiden, externe deskundigen beter begrijpt en uiteindelijk tot de beste beslissing kunt komen.

Software selectie adviezen