Nieuwe software is nieuwe kennis

Weet wat u koopt, als u nieuwe bedrijfssoftware aanschaft

U wilt uw verouderde bedrijfssoftware vervangen door nieuwe. Eigenlijk koopt u dan geen nieuwe software, maar nieuwe kennis. Juist die nieuwe kennis vormt bij de implementatie het grootste struikelblok. Waarom dat is en hoe u voorkomt dat het ook voor u een struikelblok wordt, leest u in deze tekst. Auteur is Wolter Toet,IT specialist pur sang, pleitbezorger van gezonde IT projecten en kennispartner van het ICT informatiecentrum.

Uniek, maar niet de enige

Laten we beginnen bij het begin. U heeft een unieke organisatie, een uniek bedrijf. De vraag is: hoe uniek en waarin? Neem uw financiële administratie, de boekhouding. Is die nou echt wezenlijk anders dan die van uw concurrent of een ander bedrijf? Eigenlijk niet. Wellicht heeft u een hele goede boekhouder of een talentvolle CFO, maar u heeft op zich geen uniek financieel administratief proces. Hetzelfde geldt voor uw afdeling inkoop, voor uw afdeling sales, de afdeling customer service. Zijn die nou zo uniek en verschillen deze zo enorm van vergelijkbare afdelingen bij de concurrent? Dat valt te betwijfelen. Wel heeft u andere medewerkers. Mogelijk zijn dat betere medewerkers of zorgt u voor een betere aansturing van ze. Maar uw processen zijn niet uniek en niet heel anders dan bij andere bedrijven. Dat uw bedrijf uniek is en dat u zich onderscheidt van uw concurrent zit veel vaker in het verschil dat uw mensen maken, dan het verschil in het proces.
 

‘Uw bedrijf is uniek, maar uw processen niet’.

 

Verschillen per bedrijfstak

Uiteraard zijn er verschillen per bedrijfstak. De processen in de retail zijn anders dan processen in de bankwereld. Precies zoals de processen in de zorg anders zijn dan de processen in de maakindustrie. Maar binnen een bepaalde bedrijfstak zijn de processen vaak in grote mate identiek en standaard. Dus ja, u heeft een uniek bedrijf, maar binnen de sector heeft u zeker geen unieke processen.

Software die past bij uw processen

De software die u wilt aanschaffen wordt op dit moment al door honderden, zo niet duizenden, andere bedrijven gebruikt. Deze software is al even zoveel keer in voorgaande implementaties succesvol geïmplementeerd. Pakketten zoals SAP, JD Edwards of Microsoft Dynamics bestaan vaak al een jaar of 15, 20, 25. Die software is in al die jaren telkens weer aangepast en verbeterd. Er zijn steeds weer nieuwe versies van uitgebracht, deels op basis van de ervaringen van voorgaande implementaties en deels op basis van bijvoorbeeld nieuwe logistieke inzichten of nieuwe financiële regelgeving.
 

‘Wat u eigenlijk koopt, is geen software, maar kennis: best practices, ‘frozen knowledge’, de slimheid van alle bedrijven die u voorgingen’.

 

Gratis extra boek (tijdelijk) Dit boek is een eyeopener voor iedere beslisser die aan de vooravond staat van een nieuw IT project. Het laat u zien waarom IT projecten mislukken en wat u moet doen om dat te voorkomen. De boodschap is helder: pas uw nieuwe bedrijfssoftware niet aan op oude, bestaande processen, maar pas uw huidige processen aan op de mogelijkheden van de nieuwe software. Jarenlange ervaring vertaalt in adviezen die u veel tijd, geld, zorgen en een mislukt IT project kunnen besparen.

Wat u dus eigenlijk koopt is geen software, maar kennis. Die kennis bestaat uit de best practices en ‘frozen knowledge’ van talloze implementaties voor u. U koopt de slimheid van alle bedrijven die u voorgingen en al nagedacht hebben over goede oplossingen. U koopt de kennis van organisaties die hun vergelijkbare processen zo goed mogelijk ingericht hebben, inclusief de aanpassingen van de software die binnen uw sector plaatsgevonden hebben. Kortom, uw aanstaande implementatieproces is vergelijkbaar met wat velen voor u al gedaan hebben.

Oude werkelijkheid en nieuwe mogelijkheden

Over naar uw huidige processen. Deze zitten verankerd in uw huidige, verouderde software. Eigenlijk zijn deze processen jaren geleden ontstaan. Voor een deel was dat op basis van de mogelijkheden en vooral onmogelijkheden van de nu verouderde software, voor een ander deel op basis van hoe uw mensen toen vonden dat de processen het best ingericht moesten worden. In de loop der jaren zijn deze processen steeds een beetje aangepast en iedereen weet eigenlijk wel dat het nu niet meer optimaal is. U heeft verouderde software en verouderde processen. En u staat op het punt nieuwe standaardsoftware aan te schaffen met nieuwe kennis en nieuwe mogelijkheden, ook wat de inrichting van uw proces betreft.

Die oude werkelijkheid met oude processen en die nieuwe mogelijkheden van de nieuwe software staan op gespannen voet met elkaar. Wat dan ook bijna altijd gebeurt, is dat er tijdens de implementatie van nieuwe software discussie ontstaat. Tegenwerpingen zijn dan ‘zo werken we niet’, ‘maar dat werkt hier anders’ en ‘zo doen we dat nooit’. De nieuwe mogelijkheden van de nieuwe software staan daarmee vaak op gespannen voet met de huidige bedrijfsprocessen. Dat zijn de processen waaraan uw medewerkers gewend zijn, de processen waarmee zij zich vertrouwd voelen, hun oude processen. U heeft u nu twee mogelijkheden:

Als u kiest voor de eerste mogelijkheid, dan wordt het – in plaats van een IT/technisch implementatieproject – veel meer het implementeren van nieuwe kennis. Het wordt een veranderproces van mensen, veel meer dan een veranderproces van software. Dat kunt u als CEO, DGA of andere beslisser, zelf aansturen.

Kiest u voor de tweede mogelijkheid, dan betekent dit dat u de oude processen in de nieuwe software laat inbouwen. Daar bestaat een uitdrukking voor: oude wijn in nieuwe zakken. Zonde, want u schiet er niets mee op. Heel veel van dit soort projecten duren vele malen langer, worden (daardoor) vele malen duurder en mislukken daardoor ook veel vaker. 50% tot 75% van dit type projecten mislukt!

Laat dus vooraf goed tot u doordringen wat u koopt als u nieuwe bedrijfssoftware aanschaft: kennis! En daarmee de unieke kans om daar optimaal gebruik van te maken!

U reactie is welkom

Dit artikel heeft het ICT informatiecentrum gepubliceerd als blog of eyeopener. Het bevat een eigen visie van de auteur op een specifiek ICT thema en roept wellicht een reactie bij u op. Wij horen die graag! Contact

Hoe verder?

Over de toepassing en mogelijkheden van bedrijfssoftware vindt u veel informatie op deze website en in de gratis boeken en whitepapers van het ICT informatiecentrum. Wilt u nieuwe bedrijfssoftware kiezen en implementeren, maak dan gebruik van de gratis bedrijfssoftware box.