Relatiebeheer of administratie in Excel kan echt niet meer

Excel

Relatiebeheer of administratie in Excel kan echt niet meer

Organisaties die hun boekhouding, relatiebeheer, personeelszaken of voorraadbeheer uitvoeren met Excel sterven uit. Sommige omdat zij uiteindelijk toch doorhebben dat ‘echte’ bedrijfssoftware niet voor niets bestaat en voordelen biedt ten opzichte van Excel. Andere omdat zij het niet hebben gered. Gaat dit alleen over kleine bedrijfjes? Helaas niet. Ook veel grotere organisaties lopen nog hopeloos achter, constateert het ICT informatiecentrum. Met alle gevaren van dien.

Rekenen

Excel is als spreadsheet- of rekenbladprogramma onderdeel van Microsoft Office. Belangrijkste eigenschap van het programma is het gemak waarmee rekenkundige bewerkingen kunnen worden uitgevoerd. Onderscheidend werd het programma door de grafische vormgeving van gegevens en resultaten, in de vorm van grafieken en tabellen. Een rekenprogramma dus en daardoor ook handig voor het maken van facturen, voorraadtellingen, overzichten van personeelskosten en uitbetalingen, enz. De stap om Excel vervolgens in te richten voor de meest basic versie van bedrijfsadministratie was klein. En omdat ook de minimaal vereiste klantgegevens in Excel te verwerken zijn, kreeg het programma ook een rol in relatiebeheer. Met als gevolg dat Excel voor talloze organisaties een oervorm van bedrijfssoftware werd.
 

‘Bij grotere aantallen facturen en klanten leent Excel zich niet meer voor een professionele afhandeling van administratieve taken en relatiebeheer. Logisch, want voor deze taken is het ook helemaal niet bedoeld.’

Grenzen van Excel

Natuurlijk hadden de ‘serieuze’ organisaties snel door dat dit allemaal prima werkt als er 30 facturen in de maand verzonden moeten worden en er 20 klanten zijn, maar dat er problemen ontstonden bij grotere aantallen facturen en klanten. Dan leent Excel zich niet meer voor een professionele afhandeling van administratieve taken en relatiebeheer. Te lastig, te ingewikkeld, te foutgevoelig, te tijdrovend. Logisch, want voor deze taken is het ook helemaal niet bedoeld.

Extra gevaar

Er is een bijkomend gevaar. Een deel van de notoire Excelgebruikers doet dat als onderdeel van Microsoft Office 2007. De ondersteuning voor dit pakket is vorig jaar gestopt. Dat betekent dat er geen beveiligingsupdates meer zijn en dat waardevolle bedrijfsgegevens zomaar verloren kunnen gaan. Office 2010 creëert vaak een schijnveiligheid, omdat bronbestanden afkomstig zijn van eerdere versies en daarom zijn gebaseerd op sterk verouderde code. Volgend jaar stopt ook de ondersteuning voor Office 2010, over twee jaar geldt dat ook voor Excel 2010. Kortom, gebruikers van oude Excel versies moeten wat doen.

Open deur

Dat wist u al lang, natuurlijk. Daarom gebruikt u nu een online CRM en boekhoudoplossing, een modern personeelsinformatiesysteem, actuele voorraadbeheersoftware of een moderne ERP oplossing waarin de belangrijkste functies in één bedrijfssoftwarepakket zijn geïntegreerd. Die softwareoplossingen bestaan inmiddels al jaren en zijn sinds alle online versies die daarvan bestaan, de ‘cloudoplossingen’, bereikbaar voor iedere organisatie, groot en klein.
 

‘In plaats van onderzoeken naar wat nieuwe software de organisatie kan opleveren, worden beslissingen uitgesteld tot het moment dat de huidige oplossing echt niet meer houdbaar is’.

 

En toch …

… is het niet zo vanzelfsprekend merken wij. Er zijn nog steeds genoeg organisaties voor wie Excel de (weke) ruggengraat vormt van hun bedrijfsautomatisering. En niet de minste, constateren wij als deze organisaties contact zoeken met het ICT informatiecentrum voor het inwinnen van informatie over het selecteren van nieuwe bedrijfssoftware en het uitvoeren van hun project (het begin is er!). Zoals een internationaal werkend groothandelsbedrijf met 200 medewerkers die Excel sheets gebruiken voor CRM, HRM en financiële administratie. De organisatie is door overnames gegroeid, maar de stap naar een moderne ERP oplossing is nog niet gezet. Hierdoor loopt men nu dagelijks tegen problemen aan. Of een bedrijf in de logistieke sector met meer dan 250 man dat nog werkt met een zelfontwikkeld systeem in Excel en nu ontdekt dat de huidige oplossing niet meer aan de wensen voldoet. Of een overheidsorganisatie met 600 medewerkers die Excel gebruiken voor hun relatiebeheer en voor ondersteuning bij het organiseren van evenementen. Of een bedrijf in de bouwsector met meer dan 100 man dat Excel gebruikt voor relatiebeheer, maar waarvan het salesteam nu merkt dat dit hen te weinig structuur biedt. En dan zijn dit nog relatief grote organisaties. Onder kleine organisaties komt het gebruik van Excel nog veel vaker voor.

Gebrek aan kennis en visie

De belangrijkste reden dat organisaties in 2018 nog steeds Excel gebruiken in plaats van een daarvoor ontwikkelde CRM, ERP, HRM of andere bedrijfssoftware oplossing, is een mix van veranderingsangst, gebrek aan kennis van moderne softwareoplossingen en het ontbreken van een heldere visie op IT toepassingen (en de inrichting van bedrijfsprocessen) voor de komende jaren. In plaats van onderzoeken naar wat nieuwe software de organisatie kan opleveren, worden beslissingen uitgesteld tot het moment dat de huidige oplossing echt niet meer houdbaar is. Tot die tijd ‘gaat het toch goed zo’ of ‘besteden wij ons geld en onze tijd liever ergens anders aan’. Pas als de nood hoog wordt, wordt er gekeken naar bedrijfsprocessen, verdiept men zich in nieuwe oplossingen en is er haast geboden bij het implementeren ervan. De kans op fouten neemt hierdoor toe, met als gevolg dat de organisatie na de ombouw met slecht werkende software blijft zitten. Dit nog los van de kans dat uw medewerkers en klanten ontevredener worden en uw omzetcijfers dalen. Ofwel, uitstel is zinloos. Het moment komt dat ‘normale’ bedrijfssoftware gebruikt moet gaan worden.

Tijdig starten met zoeken

Excel is en blijft een prachtig programma voor het maken van rekenkundige bewerkingen en de presentatie daarvan. Blijf het vooral daarvoor gebruiken. Voor uw relatiebeheer en administratieve zaken heeft u echt andere software nodig. Met deze bedrijfssoftware kunt u veel meer. Het hoeft u relatief niet veel te kosten en u verdient deze – mits goed geselecteerd en geïmplementeerd – dubbel en dwars terug. Als Excel nu nog de ruggengraat van uw automatisering vormt, bent u hopelijk nog niet te laat om te voorkomen dat het uw achilleshiel wordt.


Wat is uw ervaring?

Herkent u als gebruiker of IT specialist het bovenstaande scenario en wilt u daarover iets schrijven of zeggen? Stuur uw reactie met verwijzing naar deze blog dan naar redactie@ictinformatiecentrum.nl. Inhoudelijk waardevolle reacties voegen wij graag toe aan dit artikel. Als u wilt dat uw naam en bedrijfsnaam daarbij vermeld worden, dan geeft u dat aan in uw bericht.