Bedrijfssoftware versus Excel
Excel is een fantastisch tool voor het eenvoudig verwerken van data. Financiële gegevens, gegevens over klanten en voorraden; heel veel kan verwerkt worden in Excelsheets. Statistieken, overzichten en analyses zijn eenvoudig te verkrijgen. Maar daarmee is het nog geen goed alternatief voor ‘echte’ bedrijfssoftware, zoals boekhoudsoftware, ERP, CRM, warehouse management of business intelligence oplossingen. Waarom niet?
Waarom Excel?
De structuur en transparantie van Excel maakt het een fantastisch hulpmiddel om in een leeromgeving inzicht te krijgen in hoe boekhoudingen en administratieve processen werken. Berekeningen, totalen, percentages en tabellen zijn met hulp van macro’s en formules in een handomdraai te realiseren. Verbanden tussen getallen worden eenvoudig zichtbaar, waardoor de stap naar complete managementrapportages ook niet groot meer is. De verleiding om met Excel de administratie te voeren is dan ook groot, zeker als er daarover veel kennis in huis aanwezig is.
|
Herkenbaar?
Doet u uw financiële administratie, relatiebeheer, voorraadbeheer of andere bedrijfsfuncties nog in Excel en wilt u overstappen op ‘echte’ bedrijfssoftware? Bereid uw IT project dan voor met een gratis bedrijfssoftware box van het ICT informatiecentrum. Dan beschikt u over alle kennis en informatie voor een succesvolle implementatie.
|
Klantgegevens in Excel en meer
Voor je het weet, worden ook alle klantgegevens in Excel verwerkt. Hetzelfde geldt voor de voorraad of inkoop. Met een handige Excelkenner in het bedrijf worden veel van de bijna onbegrensde mogelijkheden van het programma benut voor de digitalisering van de belangrijkste bedrijfsprocessen. Geen specifieke oplossing in dat geval dus voor ERP, CRM of warehouse management, maar Excel. En wie denkt dat dit alleen bij kleine bedrijven het geval is, komt bedrogen uit. Ook bij sommige grote bedrijven is Excel voor dit soort toepassingen nog populair.
Beperkingen van Excel
Problemen ontstaan als dezelfde Excelsheets door meer medewerkers in het bedrijf gebruikt worden. Dan treden sneller fouten op, bestaat er een slechte controle op de kwaliteit van de ingevoerde data, is het eenduidig houden van de gegevens lastig of maken medewerkers aanpassingen in formules die anderen zijn ontgaan. Kortom, dan wordt het een rommeltje. En die problemen worden alleen maar groter als de interne Excelspecialist onvoorzien is uitgeschakeld.
Bedrijfssoftware versus Excel
De flexibiliteit, experimenteermogelijkheden en lage kosten maken de verleiding groot om van Excel gebruik te maken. Maar daarmee is het nog geen alternatief voor software die speciaal voor bepaalde bedrijfsfuncties is gemaakt. Administratieve software kan veel meer dan Excel kan. Het is gebruiksvriendelijker, veelzijdiger, bedrijfszekerder, veiliger, minder foutgevoelig, beter onderhoudbaar en universeler. Datzelfde geldt voor ERP, CRM of WMS software. Alle kennis en ervaring die in alle jaren intussen is opgebouwd over het automatiseren van de bijbehorende bedrijfsprocessen, is toegepast in die verschillende soorten bedrijfssoftware. In alle nieuwe bedrijfssoftware zit iedere keer weer nieuwe kennis, specifiek voor die toepassing. De functionaliteit van die software is volledig afgestemd op het type gebruiker. En veiligheid, onderhoud en flexibiliteit passen optimaal bij hoe de software wordt gebruikt. Daar kan Excel, met de beste bedoelingen, natuurlijk nooit tegenop.