ICT project bij defensie mislukt voordat het gestart is
ICT projecten en de overheid blijken opnieuw geen gelukkige combinatie. Ditmaal gaat een ICT project bij defensie on hold. Waar ligt het probleem en wat leren we ervan?
Het ministerie van defensie beschikt over een verouderd ICT systeem. In 2014 is daarom een project gestart om dit te vervangen, waarop een aanbestedingstraject volgde. Uit dat traject is nog maar één partij over die het op 1,3 miljard euro begrote project zou gaan uitvoeren. Twijfel en onduidelijkheid over de haalbaarheid van het project hebben defensie doen besluiten het project on hold te zetten. Een claim van vele miljoenen euro’s hangt het ministerie boven het hoofd. Welke lessen halen we dit keer uit de berichtgeving hierover?
Ook ICT projecten bij bedrijven mislukken
In de rij van mislukte ICT projecten zijn die van de overheid ruim vertegenwoordigd. Dat hoeft op zich geen verbazing te wekken, aangezien alle berichtgeving hierover openbaar is. Telkens lijkt het daardoor of de overheid de enige is die mislukt ICT project op mislukt ICT project stapelt. Maar het is aannemelijk dat dezelfde fouten ook gemaakt worden bij grote en kleine ICT projecten in het bedrijfsleven. Sterker nog, ook daarvan zijn bij menig ICT specialist verhalen genoeg bekend. Alleen is er dan niemand die er baat bij heeft alle ellende naar buiten te brengen. De opdrachtgever schaamt zich en de leverancier laat alleen van zich horen als de hoog opgelopen facturen niet betaald worden.
|
Meer informatie
Heeft u vragen over uw IT project, bel dan vrijblijvend een adviseur van het ICT informatiecentrum op 085 40 10 218.
|
Wat gaat er fout?
In de berichtgeving over het ICT project bij defensie op de nieuwssites worden diverse factoren genoemd die een rol spelen in de mislukking. Bij het lezen daarvan kunnen we ons slechts verbazen over waarom er nog steeds niet geleerd is van eerdere mislukkingen. Want het klinkt allemaal niet nieuw.
- Er is een slechte samenwerking tussen opdrachtgever en uitvoerder. Claims en beschuldigingen hebben een vervolg onmogelijk gemaakt.
- Volgens het onafhankelijke Bureau ICT-toetsing, dat in opdracht van de overheid ICT projecten bij de overheid monitort, is het risico voor defensie te groot om de aanbesteding in de handen te leggen van één partij. Nu er een ontwerp is, realiseert de minister zich dat het beter is om pas nu met dat ontwerp de markt op te gaan en een goede ICT leverancier te vinden.
- De ambitie is te groot voor de capaciteit die beschikbaar is. Defensie wil alle systemen tegelijk vervangen, terwijl het de vraag is of dat allemaal tegelijk nodig is.
- Als er miljoenen in een project geïnvesteerd zijn, is het lastig de stekker eruit te trekken. Durven stoppen is moeilijk. Pas vele miljoenen verder en als het echt niet meer gaat, gaat de stekker er alsnog uit. Veel projecten lopen door om het in eerste instantie geïnvesteerde geld niet kwijt te raken.
- Budget en deadlines zijn geen factoren die het succes van een project bepalen. Ze zijn wel belangrijk om te volgen, maar het gevaar bestaat dat het hele project wordt opgehangen aan de eerste inschattingen. Die zijn vaak niet goed en volledig.
- Het gewenste resultaat wordt vaak niet goed beschreven. Hierdoor is vooraf niet precies duidelijk wat er moet gebeuren en welke volgorde daarbij nodig is. Projecten worden steeds groter en steeds meer moet in één keer gebeuren.
- Vaak begint een project als ICT project en wordt het langzamerhand een veranderingsproject van de organisatie. Als dat pas later duidelijk wordt, worden de risico’s op mislukkingen steeds groter.
- Bij ICT leveranciers kan het ook fout gaan. Als er veel mensen op het project zitten die allemaal een deel van de oplossing maken, vereist dat een foutloze aansturing en communicatie. Dat gaat niet altijd goed, zeker niet als er meerdere leveranciers aan hetzelfde project werken.
- ICT leveranciers kunnen de kosten te laag inschatten. Dat kan per ongeluk gaan, waardoor het project uiteindelijk (u moet toch door) veel duurder wordt. Maar aanbieders kunnen het project ook bewust te laag inschatten, om zo de opdracht te verwerven.
- Bij de overheid gaat de theorie van econoom Milton Friedman vaak op. Die gaat er vanuit dat als je geld van jezelf aan jezelf uitgeeft, dat je dan kritisch bent. Maar als je geld van een ander aan een ander mag uitgeven, dat gaat dat vele malen gemakkelijker.
Lessen en leerpunten
Aan alles wat uit dit mislukte ICT project naar boven komt, kunnen we gelukkig weer lessen verbinden die u en andere kunnen behoeden voor dezelfde fouten bij uw eigen projecten. We zetten er hieronder een paar voor u op een rij. Veel meer hierover leest u in het boek ‘Komt een CEO bij de IT dokter‘, dat helemaal gaat over valkuilen en succesfactoren van ICT projecten. Deze uitgave van het ICT informatiecentrum is bij aanvang van uw softwareproject gratis voor u beschikbaar.
- Een goede samenwerking tussen opdrachtgever en uitvoerder is essentieel.
- Leg de uitvoering van en advisering over een belangrijk project niet in handen van één partij.
- Zorg voor reële ambities die passen bij de beschikbare capaciteit.
- Kijk of faseren mogelijk is, zodat niet alle ICT in één keer vervangen hoeft te worden.
- Trek op tijd de stekker uit niet haalbare projecten.
- Verklaar budget en deadlines niet heilig, maar stel deze bij zodra de projectomvang duidelijk is.
- Beschrijf vooraf nauwkeurig het gewenste resultaat, zodat ontsporingen worden voorkomen.
- Beschouw een ICT project vanaf het eerste moment als organisatieveranderingsproject.
- Goed project management is essentieel om iedereen die bij het project betrokken is goed te laten samenwerken.
- Zorg voor de goede en volledige informatie over het project, zodat ICT leveranciers de kosten goed kunnen inschatten.
- Bij de keuze van een leverancier: goedkoop wordt vaak duurkoop.
- Maak interne projectleiders medeverantwoordelijk voor het financiële verloop van het project.
Suggesties om verder te lezen
De 7 keuzes bij nieuwe bedrijfssoftware (Artikel)
Nieuwe software? Trap niet in deze valkuil (Artikel)
Zo pakt u uw softwareproject aan (PDF)
Waarom IT projecten mislukken (e-boek)
Gratis voor u beschikbaar
Bedrijfssoftware box (voor selectie van ERP, CRM, HRM, DMS, TMS, BI oplossingen)
Ook interessant
Nieuws en ontwikkelingen (ICT nieuwsbrief)
Alle gratis boeken (ICTboekensite.nl)
Alle whitepapers (ICTwhitepapers.nl)