Wat is data? | Uitleg en definities – ICTinformatiecentrum.nl

Wat is data

  • Uitleg en definitie van data
  • Waarom data steeds belangrijker wordt

Data heeft betrekking op gegevens over uw bedrijfsprocessen, producten en klanten, die in digitale vorm beschikbaar zijn. Met gebruik van ICT oplossingen kunnen grote hoeveelheden data op gestandaardiseerde en gestructureerde wijze worden opgeslagen. Vaak gaat het om data die u niet zomaar wilt of mag delen met derden, zoals klantinformatie, financiële data of persoonsgegevens. Veiligheid speelt daarom bij het beheer van data een grote rol. Naast data uit eigen systemen is er ook steeds meer data beschikbaar via externe bronnen. De hoeveelheid hiervan is de laatste jaren enorm toegenomen.

Door digitalisering meer data

Bedrijven doen steeds meer zaken via internet. Of het nu gaat om klantinteracties, productverkoop, het opnemen van orders, nieuwsbrieven aan klanten of persoonlijke marketing, alles gebeurt in toenemende mate online. Intern gaat er in organisaties ook steeds meer digitaal. Medewerkers maken gebruik van een laptop of andere computer en er wordt meer gebruik gemaakt van bedrijfssoftware. Daarnaast gaat interne en externe communicatie steeds vaker digitaal, zoals via e-mail, websites, apps en social media. Deze voortgaande digitalisering van bedrijven heeft niet alleen de manier waarop werknemers met elkaar en hun klanten communiceren voorgoed veranderd, het zorgt ook voor heel veel meer waardevolle data.

Gestructureerde en ongestructureerde data

Data bestaat in gestructureerde en ongestructureerd vorm. Van gestructureerde data is sprake als de gegevens geordend, gerubriceerd en eenvoudig traceerbaar zijn opgeslagen in systemen en databases. Dit is bijvoorbeeld het geval bij data van ERP of CRM software. Data die nog ‘verstopt’ zit in tekstbestanden, documenten, berichten, beeld of geluid, wordt aangeduid als ongestructureerde data. De grootste toename van data in de afgelopen en komende jaren betreft ongestructureerde data.

Van data naar informatie

Zonder structuur in data en zonder dat deze in een context geplaatst kan worden, bevat data nog geen informatie. Pas als de context, betekenis en samenhang van data duidelijk is, kan deze goed geïnterpreteerd worden en is de data inzetbaar als informatie voor bijvoorbeeld het inrichten en afstemmen van bedrijfsprocessen of het nemen van managementbeslissingen. Goed data management is onmisbaar voor het op tijd beschikbaar hebben van de juiste data. Met data analytics en business intelligence maakt u van deze data waardevolle informatie, die u de noodzakelijke inzichten verschaffen en waarop u uw beslissingen kunt baseren.

Dynamische en statische data

Naast gestructureerde en ongestructureerde data kunnen we onderscheid maken in dynamische en statische data. Dynamische data is actueel en gebruikt u vandaag en morgen in uw bedrijfsprocessen. U past deze data toe voor bijvoorbeeld de verwerking van bestellingen, bij de dagelijkse productieprocessen en in uw marketing en sales. Statische data betreft data die u in staat stelt terug te kijken, analyses te doen of uw wettelijke verplichtingen aantoonbaar na te leven.

Opslag en analyse van data

Er zijn tegenwoordig veel mogelijkheden van dataopslag en de kosten ervan zijn relatief laag. U wordt daardoor nauwelijks gehinderd veel data te bewaren, voor archiveringsdoeleinden of latere analyses. Omdat data ook externe partijen kunnen betreffen, zoals klanten, leden of leveranciers, gelden er verplichtingen omtrent de zorgvuldigheid waarmee u data beheert. Dataveiligheid vraagt daarom veel aandacht. Om voor uzelf het nuttig gebruik van data te kunnen blijven garanderen, is datakwaliteit een belangrijk aandachtspunt. Data management is gericht op deze thema’s.