ERP pakketselectie tips en adviezen - ICT informatiecentrum

ERP pakketselectie

Tips over de keuze van een ERP pakket

Bent u als eindverantwoordelijke, projectleider of op een andere manier betrokken bij een ERP pakketselectie? Dan weet u hoe lastig en complex het is om het selectietraject en het vervolg van uw ERP project succesvol uit te voeren. Om u daarbij te helpen biedt het ICT informatiecentrum u met de ERP box een complete set oriëntatie- en selectietools. Hiermee organiseert u uw ERP project en beschikt u over de tools om het gehele oriëntatie-, selectie- en implementatietraject zo goed mogelijk uit te voeren.

Op deze pagina

Pakketselectie stappen

In de selectiefase van uw ERP project gaat u van longlist naar shortlist en gaat u in een aantal stappen van voorbereiding via voorselectie naar definitieve keuze. Tijdens de voorselectie moet u moet u in kaart brengen welke informatiebronnen er voorhanden zijn en daaruit de relevante informatie halen. Uit die eerste informatie en uw preferenties volgt een longlist van oplossingen en leveranciers. Aansluitend vraagt u bij die diverse aanbieders om nadere informatie over hoe zij hun ERP pakket bij uw organisatie denken te kunnen implementeren. Dan zal een deel van de aanbieders logischerwijze afvallen en wordt de lijst van mogelijke oplossingen korter.

Na een tweede ronde met het verzoek om aanvullende informatie over de aangeboden oplossing en de implementatie houdt u nog maar een paar aanbieders met hun oplossingen over: de shortlist. Op basis van geleverde informatie, contacten met aanbieders en eventueel demo’s volgt dan de definitieve keuze. Daarmee gaat u verder rekenen aan de business case om niet op voorhand al voor verrassingen te komen staan met betrekking tot kosten en baten van het hele project en het ERP pakket. In de – letterlijk – beslissende fase van het traject maakt u uw definitieve keuze en stelt het contract op. Na de selectie volgt de implementatiefase. Hierin draait het vooral om de installatie en de configuratie (het afstellen van de software op uw wensen). Bij de afsluitende fase gaat het om het vastleggen van de uiteindelijke oplevering, de ervaringen (in de vorm van en draaiboek wellicht) en hoe het ERP traject in de praktijk is verlopen.

ERP pakketselectie

Keuze uit 200 ERP pakketten

De functionaliteit van de meer dan 200 verschillende beschikbare ERP pakketten vertoont een grote overlap. Verschillen zijn soms lastig zichtbaar, maar kunnen voor uw keuze grote gevolgen hebben. Om te weten welke eigenschappen van een ERP pakket uw keuze beïnvloeden, is een goede voorbereiding met heldere analyses van uw bedrijfsproces noodzakelijk. Over de essentiële stappen in die voorbereiding leest u in het boek ‘Leren van ERP selecties’. Voor u beschikbaar als onderdeel van de ERP box.

Tips over ERP pakketselectie

  • ERP projecten behoren tot de moeilijkste ICT projecten, onder meer vanwege het enorme aanbod van ERP pakketten, de lastige analyse van uw bedrijfsproces en bijna grenzeloze mogelijkheden om een ERP pakket te configureren. Hulp is bijna altijd nodig. Wacht daar niet mee tot u vastloopt.
  • Vaar bij ERP pakketselectie niet blind op wat externe consultants u adviseren. Bouw altijd ook zelf kennis op over het selectie- en implementatietraject. Zorg dat u iedere keuze zelf kunt begrijpen en onderbouwen.
  • Maak gebruik van een ERP specialist die verstand heeft van uw type bedrijfsproces en ervaren is binnen uw branche.
  • Richt u niet te snel op grote spelers op de ERP markt. Voor u minder bekende ERP pakketten en ERP dienstverleners bieden vaak oplossingen met heel eigen eigenschappen en voordelen.
  • Maak met iedereen die bij uw ERP project betrokken is over alles wat het selectietraject aangaat goede afspraken en leg die altijd vast.
  • Een goede business case is essentieel om de kwaliteit van uw keuze te kunnen bepalen. Stuur deze tijdens het project bij. Omstandigheden kunnen tijdens het project veranderen.
  • In de selectiefase is voor ERP leveranciers niets een probleem en alles kan opgelost worden. Zorg ervoor dat u doorvraagt, garanties krijgt en referenties kent. Daarmee voorkomt u dat beperkingen van een ERP pakket pas blijken als de implementatie ervan al is begonnen.
  • Beoordeel een ERP pakket niet alleen op de specificaties van de software zelf, maar met name ook op de kwaliteit van de leverancier ervan. Na de ERP pakketselectie wacht er een periode van intensieve samenwerking met de leverancier. Zonder voldoende ‘klik’ zal uw ERP project stroef verlopen, met alle gevolgen van dien.
  • Voorkom dat uw ERP project qua kosten en planning ontspoort. Controleer tijdens de selectiefase welke leveranciers u de meeste zekerheden bieden en realiseer u dat van ‘minderwerk’ zelden sprake is en van ‘meerwerk’ bijna altijd.
  • Het is onmogelijk om via een online selectietool of een kort telefonisch interview een ERP pakket te selecteren. De gesuggereerde ‘onafhankelijkheid’ van dergelijke diensten is in werkelijkheid niet meer dan het adviseren van oplossingen waarvoor de leverancier daarvan voor de uitkomst van dit advies betaalt.
  • Nog heel veel meer visies, tips en adviezen over ERP pakketselectie leest u in de ERP box.

Vraag over ERP pakketselectie?

Heeft u vragen over het selecteren van een ERP pakket? Neem dan contact op met de Servicedesk van het ICT informatiecentrum. Bel daarvoor 085 40 10 218 of mail naar info@informatiecentrum.nl. Wij helpen u graag bij het vinden van een antwoord.