ERP selectie advies – ICTinformatiecentrum.nl

ERP selectie advies

Voorbereiding op valkuilen bij ERP software selectie

Er kan veel misgaan bij de selectie en implementatie van een ERP software. En zelfs als het goed gaat, is het nog steeds geen garantie dat de resultaten verbeteren. Als het ‘oude systeem’ niet werkt en u gaat verder op de oude manier in een nieuw systeem, dan is er nog altijd een reële kans dat u niet de resultaten haalt die u graag zou willen. De keuze en de implementatie van een ERP systeem vergen een gedegen voorbereiding. En de volledige aandacht van de betrokkenen. Als u bij het kiezen van ERP software niet in dezelfde valkuilen wilt lopen als anderen voor u, is het belangrijk u goed voor te bereiden en het onderstaande advies in uw achterhoofd te houden.

Blind vertrouwen, is nooit goed

Gebruikt u een externe ERP adviseur om u bij te staan? Prima. Maar let wel op: u bent als enige verantwoordelijk voor het selectie- en implementatietraject van het ERP systeem en het resultaat aan het eind van de rit. De externe deskundige weet waarschijnlijk veel meer over de software en de mogelijkheden en onmogelijkheden. U weet echter als geen ander hoe uw organisatie in elkaar zit. U vertrouwt de expert en u wilt uw medewerkers zoveel mogelijk in staat stellen optimaal te presteren. Dat wil echter niet zeggen dat er geen controle op het verloop van het traject hoeft te zijn. De beslissing is tenslotte aan u. Blind vertrouwen is nooit goed.

ERP selectie duurt te lang

Een andere hindernis die maar al te vaak ziet opdoemt, is de oplopende tijdsduur dat zo’n beoordelings- en keuzetraject duurt. Om uiteenlopende redenen kan er vertraging optreden en dan verslapt in veel gevallen de aandacht. Daardoor kan het voorkomen dat het traject omwille van de tijd maar wordt ingekort. Dan maar geen referentiebezoek. Of geen extra middag om een beetje hands on te leren werken met de ERP software. Daar krijgt u spijt van! Blijf geconcentreerd en met aandacht het hele traject doorlopen. Ook als het wat langer duurt dan u had gehoopt of gepland. De hoeveelheid tijd en werk die u er vooraf insteekt, betaalt zich aan de achterkant van het traject en tijdens het gebruik dubbel en dwars terug. Een goede voorbereiding is echt het halve werk. Waak dus voor verslapping en verlies van focus.

Alles beoordelen

U bent snel geneigd zich te richten op zaken die niet goed gaan. Zeker als net weer een negatieve ervaring is geweest met het bestaande systeem, bestaat de neiging om bij een beoordeling van een ERP systeem daar volledig op te focussen. Juist dát moet dan in ieder geval wel goed gaan. Het kan zo maar gebeuren dat daardoor een andere functionaliteit die minstens zo belangrijk is, aan de aandacht ontsnapt. Deze functionaliteit valt vast wel in de categorie basisfunctionaliteit, redeneert u. Fout. Het is belangrijk niets voor vanzelfsprekend aan te nemen. Ook al ligt het nog zo voor de hand, er zijn altijd verschillen in de diverse systemen die voor uw organisatie net dat onderscheid kunnen maken tussen helemaal de juiste of gewoon een goede keuze. Het is dus belangrijk om álles op zijn merites te beoordelen.

Bruikbaarheid ERP software

Veel voor weinig is wel een beetje de Hollandse instelling, maar dat is zeker niet altijd de goede manier om over te gaan tot koop van ERP software. Het gaat veel meer om de bruikbaarheid van de software (en dus de beschikbare functionaliteit) voor uw organisatie. Als er veel functionaliteit is die u helemaal niet gaat gebruiken, hoeft u ook geen rekensommetje te maken. Het gaat namelijk niet om de prijs per functie. Het gaat om de waarde van de functies voor uw organisatie. ERP is zeker een kostenpost, maar er hangt minstens net zo veel waarde aan. Zelfs nog meer als het goed is, want als u dit traject goed doorloopt, zal de software een aanzienlijke meerwaarde voor uw bedrijf kunnen betekenen.

Eén of meer?

De keuze voor één ERP leverancier of juist meerdere leveranciers die allemaal hun eigen specialiteit hebben, is niet altijd de makkelijkste. Het risico van één leverancier voor uw ERP systeem is dat die niet overal even goed in is. Dan moet u misschien genoegen nemen met wat minder goede functionaliteit. Het risico van meerdere leveranciers voor de diverse onderdelen, is het feit dat die op elkaar moeten aansluiten met hun software om voor u het beste resultaat te halen. En dat is niet altijd even eenvoudig. De kosten die daarmee gepaard gaan – en de licentiekosten voor de verschillende (deel)oplossingen – zult u moeten meerekenen in het totale project. Daarmee worden wellicht de totale kosten hoger dan u vooraf had gedacht of zelfs zou willen. Meestal zijn ze ook (aanzienlijk) hoger dan bij één geïntegreerd systeem. Daarentegen kan het resultaat ook (aanzienlijk) beter zijn dan verwacht.

Uw eerste en enige belang is dat het systeem er voor kan zorgen dat uw mensen beter hun werk kunnen doen en dat de ERP software ertoe bijdraagt dat uw organisatie sneller, efficiënter en flexibeler in de markt kan opereren. En daardoor meer rendement haalt. Wordt het te complex om dat in één systeem onder te brengen of is zo’n systeem er gewoonweg niet, dan wordt de keuze voor meerdere leveranciers al makkelijker. Is de situatie binnen uw organisatie niet zo complex dan verdient het aanbeveling om toch dat ene geïntegreerde systeem serieus als optie te beschouwen.

Wanneer betaalt u en wat betaalt u?

Besef dat de ERP leverancier alleen een inspanningsverplichting met u en uw bedrijf aangaat, geen resultaatverplichting. In de meeste gevallen althans. Dat maakt een verschil in hoe een partij erin zit. De aanbieder heeft eveneens groot belang bij een geslaagd project, maar het is niet zijn project. Het is uw project. U bent degene die de rekening betaalt. Het is aan te raden (vooraf) goede afspraken over de betalingen te maken. Afspraken die voor iedereen helder zijn. Heeft u bijvoorbeeld afgesproken te betalen als het systeem werkt, dan zou een duidelijk herkenbaar tijdstip in het traject kunnen zijn, wanneer het oude systeem uitgeschakeld wordt. U wilt op dat moment echter wel de zekerheid hebben over de afgesproken functionaliteit en communicatie met andere systemen te kunnen beschikken.

Wat gaat u doen als niet aan de gemaakte afspraken wordt voldaan? U betaalt natuurlijk niet, maar wat zijn de (financiële) gevolgen voor de leverancier? Ook daarover moeten duidelijke afspraken worden gemaakt, zodat de leverancier niet zomaar weg kan lopen en u met de brokken blijft zitten. Als het de leverancier geld kost wanneer hij niet (op tijd) levert, zal hij echt beter zijn best doen. Dreigt het hele traject met de gekozen leverancier een ramp te worden, dan is het echter wel goed om tijdig afscheid van elkaar te nemen. Door blijven gaan totdat uw portemonnee helemaal leeg is, is ook niet de aangewezen weg. Te snel opgeven is geen optie, maar als er geen klik is en de software doet gewoon niet wat het zou moeten doen, is er geen reden om het afscheid nog langer uit te stellen. Als tijdens de inwerk- of testfase uw medewerkers al alternatieve oplossingen gaan zoeken, moet dat voor u een teken aan de wand zijn.

Vraag over ERP selectie advies?

Heeft u vragen over het selecteren van ERP software? Neem dan contact op met de Servicedesk van het ICT informatiecentrum. Bel daarvoor 085 40 10 218 of mail naar info@informatiecentrum.nl. Wij helpen u graag bij het vinden van een antwoord.