ERP selectie
- Wat is ERP selectie?
- Wat is belangrijk bij het selecteren van ERP software?
- Benut alle informatie, adviezen en hulp van de gratis ERP box en de ERP kennisbank
ERP selectie start als u besloten heeft dat nieuwe ERP software noodzakelijk is. Een eerste oriëntatie heeft u al wat inzichten en informatie opgeleverd, maar de precieze inhoud, omvang en aanpak van uw ERP project is nog niet bepaald. Vanaf deze fase wordt een planmatige, gestructureerde aanpak steeds belangrijker. Fouten en slechte keuzes die vanaf dit stadium worden gemaakt, kunnen grote gevolgen hebben voor het resultaat. Overigens komt u daar meestal pas veel later in het project achter, als belangrijke keuzes al gemaakt zijn en er geen weg meer terug is. De ERP box biedt u alle informatie, advies en hulp voor deze fase.
Welke ERP oplossing past het best bij uw bedrijfsactiviteiten en processen?
Kenmerken van ERP selectie
- U heeft besloten dat er een nieuwe ERP oplossing komt.
- U spreekt adviseurs die duidelijk ook eigen voorkeuren en belangen hebben.
- Tegenstellingen in uw organisatie over de te maken keuzes worden groter.
- U weet steeds beter welke kennis u nog niet heeft om goede, zelfstandige beslissingen te nemen.
- Het aantal keuzes dat u moet maken, neemt snel toe. Twijfels en onzekerheden daarmee ook.
Informatie over ERP selectie
- ERP box: alle kennis over ERP software en de selectie daarvan.
- ERP software selectie: tips en adviezen over de selectie.
- Handboek Softwareselectie: leidraad voor het selectietraject.
- Gratis boek: over de valkuilen bij ERP projecten en hoe u problemen tijdig voorkomt.
- ERP leveranciers: ontdek wie de beste ERP oplossing voor u heeft.
- ERP kennisbank: voor snelle toegang tot alle informatie.
Wat is ERP selectie?
ERP selectie is de fase in uw ERP project na de eerste oriëntatie en voordat u een gekozen oplossing kunt implementeren. Doel van deze fase is dat u bepaalt welke ERP oplossing u voor uw organisatie wilt gaan gebruiken. De uiteindelijke keuze heeft veel impact op uw huidige bedrijfsprocessen en beïnvloedt voor een periode van vijf tot tien jaar in grote mate het IT landschap van uw organisatie. Goede keuzes en goede beslissingen zijn daarom cruciaal bij kiezen van ERP software. In de selectiefase is het belangrijk om te weten:
- Hoe u uw softwareproject organiseert
- Wat in het algemeen doorslaggevende selectiecriteria zijn
- Wat de argumenten zijn op basis waarvan u een ERP oplossing selecteert
- Wie daarbij goede adviseurs zijn.
Alle informatie hierover ontvangt u via de ERP box van het ICT informatiecentrum. Na de selectiefase start u met ERP implementatie.
Wat is ERP software?
Ontdek de mogelijkheden
|
Stappenplan ERP selectie
In de selectiefase van ERP software gaat u van longlist naar shortlist en uiteindelijk naar een definitieve keuze. Daarbij kiest u zowel de ERP oplossing zelf als de leverancier of specialist die u gaat helpen met de implementatie ervan. Om het keuzeproces van de software en het kiezen van een ERP leverancier optimaal uit te voeren, is een goed stappenplan noodzakelijk. De ERP box biedt u daarover alle informatie. Ook adviseurs kunnen u daarbij helpen.
Selectiestappen
In het selectieproces komt u na een goede voorbereiding via enkele selectiestappen tot een definitieve keuze. In de voorselectiefase moet u in kaart brengen welke relevante informatiebronnen er over mogelijke ERP oplossingen en leveranciers voorhanden zijn. Op basis van deze bronnen stelt u een longlist van potentiële keuzes vast. Deze oplossingen gaat u verder onderzoeken. Tijdens uw voorbereiding heeft u globaal aangegeven wat uw eisen en wensen zijn en hoe de werking van het nieuwe ERP systeem moet worden. Nu u zich meer verdiept in de oplossingen, maakt u intensiever kennis met de mogelijkheden daarvan. Op basis daarvan kunt u uw eisen, wensen en specificaties verder detailleren. Meer over deze fase leest u in de informatie die u via de ERP box ontvangt.
Alle informatie over ERP oplossingen, toepassingen en leveranciers.
Request for information
Aansluitend op het samenstellen van de longlist vraagt u bij die diverse aanbieders om nadere informatie over hoe zij hun ERP pakket bij uw organisatie denken te kunnen implementeren. Dit verzoek wordt een RFI genoemd, een request for information. De aanvullende informatie en contacten met leveranciers hierover geven u inzicht in afvallers en kanshebbers. De geselecteerde longlist kort u in tot shortlist.
Request for proposal
Met de geselecteerde ERP oplossingen en leveranciers van de shortlist gaat u verder. U verdiept zich in de specifieke eigenschappen van hun ERP software en over hoe zij denken het project aan te pakken. U krijgt nog meer informatie, antwoorden op uw vragen en demo’s, zodat het beeld nog completer wordt. Aan de leveranciers van de best passende ERP oplossingen legt u een business case voor. Op basis van deze voor u realistische praktijksituatie kunt u de software en de leverancier nog beter beoordelen. In deze fase vraagt u ook om een RFP, een request for proposal. Deze geeft u inzicht in de financiële en contractuele aspecten van uw ERP project. Uiteindelijk maakt u een keuze.
ERP oplossing kiezen
Zo eenvoudig als de stappen hierboven beschreven zijn, zo complex kan het in de praktijk zijn. Het aantal keuzes is groot en gedurende de selectie moet u veel beslissingen nemen. Het lastige daarbij is dat u die beslissingen meestal moet baseren op wat leveranciers en consultants u zeggen. Enerzijds is dat heel prettig, omdat zij immers de ERP specialisten zijn met veel kennis en ervaring. Anderzijds moet u zich realiseren dat zij allemaal verdienen aan uw project en dus een commercieel belang hebben. Daarom is het verstandig zelf ook voldoende kennis te hebben over het ERP selectietraject. U kunt daar dan optimaal sturing aan geven. Bovendien bent u dan een goed gesprekspartner van ERP leveranciers en adviseurs. De ERP box bestaat om die reden en voorziet in noodzakelijke kennis.
Gratis boeken, boxen, whitepapers, checklists, overzichten en adviezen over ERP software.
ERP selectie – belangrijke tips en adviezen
ERP selectie is niet eenvoudig. Er is keuze uit honderden ERP oplossingen, allemaal met hun eigen voor- en nadelen ten aanzien van het voor uw organisatie specifieke pakket van eisen. Overlap in functionaliteit tussen de uiteenlopende pakketten en verschillen van mening bij de experts maken de keuze voor u nog onoverzichtelijker. Heeft u eenmaal een oplossing gekozen, dan wacht u nog de keuze van een ERP leverancier. Lees hier enkele praktische tips en adviezen als u overweegt om nieuwe ERP software aan te schaffen.
- ERP projecten behoren tot de moeilijkste ICT projecten, onder meer vanwege het enorme aanbod van ERP pakketten, de lastige analyse van uw bedrijfsproces en bijna grenzeloze mogelijkheden om een ERP pakket te configureren. Hulp is bijna altijd nodig. Wacht daar niet mee tot u vastloopt.
- Vaar bij ERP pakketselectie niet blind op wat externe consultants u adviseren. Bouw altijd ook zelf kennis op over het selectie- en implementatietraject. Zorg dat u iedere keuze kunt begrijpen en onderbouwen.
- Zorg voor commitment van het management en de directie. Ook zij moeten begrijpen wat de doelen met de nieuwe ERP software zijn en hoe die bereikt gaan worden.
- Ga uit van een realistisch scenario. Als ERP projecten mislukken, dan heeft dat vaak te maken met verkeerde doelen en verwachtingen. De grootste valkuil daarbij is dat de bestaande ERP software wordt gebruikt als uitgangspunt voor het zoeken naar een nieuwe oplossing. Risico bestaat dan dat u een nieuwe versie van uw oude ERP software samenstelt. Uw organisatie en bedrijfsprocessen worden hier niet of nauwelijks beter van. Over dit probleem (en de oplossing!) leest u in het boek ‘Komt een CEO bij de IT dokter’ dat u als onderdeel van de ERP box ontvangt.
- Betrek medewerkers die met de nieuwe ERP software gaan werken bij de selectie. Als u tijdig aangeeft welke veranderingen er aankomen en als u hen uitnodigt om mee te denken over oplossingen, voorkomt u veel onduidelijkheid en tegenwerking bij de implementatie.
- Maak bij voorkeur gebruik van een ERP leverancier of adviseur die verstand heeft van uw type bedrijfsproces en ervaren is binnen uw branche.
- Richt u niet alleen op grote en bekende ERP leveranciers. Ook minder bekende ERP software en ERP dienstverleners kunnen oplossingen bieden die heel goed bij uw organisatie passen.
- Sta open voor ERP in de cloud. De mogelijkheden, betrouwbaarheid, veiligheid en flexibiliteit van ERP software als cloudoplossing zijn inmiddels van een dermate hoog niveau, dat er tegenwoordig in bijna alle gevallen voor ERP in de cloud gekozen wordt.
- Maak met iedereen die bij uw ERP project betrokken is over alles wat het selectietraject aangaat goede afspraken en leg die altijd vast.
- Een goede business case is essentieel om de kwaliteit van uw keuze te kunnen bepalen. Stuur deze tijdens het project bij. Omstandigheden kunnen tijdens het project veranderen.
- In de selectiefase is voor ERP leveranciers niets een probleem en alles kan opgelost worden. Zorg ervoor dat u doorvraagt, garanties krijgt en referenties kent. Daarmee voorkomt u dat beperkingen van de ERP software pas blijken als de implementatie ervan al is begonnen.
- Beoordeel een ERP pakket niet alleen op de specificaties van het pakket zelf, maar met name ook op de kwaliteit van de leverancier ervan. Na de selectie volgt een periode van intensieve samenwerking met de leverancier of de implementatiepartner. Zonder voldoende klik met deze specialisten zal uw ERP project stroef verlopen, met alle risico’s van dien.
- Voorkom dat uw ERP project qua kosten en planning ontspoort. Controleer tijdens de selectiefase welke leveranciers u de meeste zekerheden bieden en realiseer u dat van ‘minderwerk’ zelden sprake is en van ‘meerwerk’ bijna altijd.
- Negeer online selectietools. Het is onmogelijk om via een online selectietool of een kort telefonisch interview ERP software te selecteren. De gesuggereerde ‘onafhankelijkheid’ van dergelijke diensten is in werkelijkheid niet meer dan het adviseren van oplossingen waarvoor de leverancier daarvan voor de uitkomst van dit advies betaalt.
- Nog veel meer tips en adviezen over ERP pakketselectie leest u in de ERP box.
Lees verder
ERP leverancier kiezen
Bekijk de top 10 van ERP software
En wat kunt u daarmee?
|