Toekomst van ERP - ICT informatiecentrum

Toekomst van ERP

ERP software in de komende jaren

Volgens marktonderzoeksbureau Gartner zullen de maatwerk (sterk op de eigen organisatie aangepaste) ERP systemen, zoals we die vandaag de dag in grote aantallen kennen, in de nabije toekomst een blok aan het been vormen voor veel organisaties. ‘Deze ERP software vormt de nieuwe generatie legacy ERP systemen; ze zijn niet flexibel en voldoen feitelijk niet meer aan de wensen van de moderne organisatie’, aldus Gartner. Door de opkomst van cloud technologie en moderne(re) versies van ERP software kampen veel organisaties met het achterblijven van hun eigen ERP systeem. Het systeem blijft achter in functionaliteit en flexibiliteit en daar moet snel wat aan worden gedaan.

Actie ondernemen

Het is overigens nog niet te laat. Maar er moet wel snel actie worden ondernomen door de verantwoordelijke mensen. In veel gevallen zijn dat de CIO’s, de mensen die verantwoordelijk zijn voor informatie-infrastructuren en –beheer binnen een organisatie. Anders blijven ze zitten met die starre, on premise geïnstalleerde systemen die niet (meer) kunnen wat je ervan mag verwachten.

Andy Kyte, vice president en Gartner fellow ziet een ontwikkeling die erop duidt dat de veranderde behoefte in de markt dergelijke rigide ERP systemen overbodig en zelfs hinderlijk maakt. De ERP markt heeft sterke behoefte aan flexibiliteit en responsiviteit; je moet snel kunnen reageren en de wens van de klant moet leidend zijn, niet het ERP systeem dat toevallig in gebruik is. Heel lang hebben vooruitstrevende organisaties gebruik gemaakt van eerdere generaties ERP systemen die vervolgens helemaal zijn aangepast op de eigen organisatie. Dat blijkt ze nu voor een dilemma te plaatsen. Ze raken achter op ondernemingen die wel gebruik maken van cloud technologie en oplossingen met nieuwe verbeterde functionaliteit die de onderneming veel beter voorzien van de gewenste mogelijkheden.

ERP functionaliteit wordt steeds meer in segmenten geïmplementeerd, dan wel vanuit de cloud omgeving afgenomen en als dienst beschikbaar gesteld aan de gebruikers die deze functies nodig hebben. In sommige gevallen wordt tegenwoordig zelfs het hele ERP systeem als dienst afgenomen.

Legacy ERP software

De eerste generaties gebruikers van ERP systemen wilden volledig geïntegreerde oplossingen binnen hun werkomgeving. Dat kon en was destijds logisch. Tegenwoordig is het veel minder vanzelfsprekend om alles binnen de eigen infrastructuur te integreren. Integraties met achterliggende systemen zijn goed, maar die hoeven niet per se binnen de muren van de eigen organisatie plaats te vinden. Zeker als je daarbij bedenkt dat aan de twee belangrijkste eisen moet worden voldaan: lagere kosten voor IT en hogere flexibiliteit van de organisatie. Dan kun je afstemmen naar behoefte, zonder exceptionele kosten en word je niet belemmerd in je ontwikkeling als bedrijf.

Volgens Gartner betekent ‘legacy’ zoveel als ‘niet in staat zijn om te voldoen aan de veranderingen in behoefte in de markt’. Als een ERP systeem in de loop der jaren helemaal ‘om je eigen organisatie heen is gebouwd’ maakt het je volledig afhankelijk en dat is onwenselijk.

Deze generatie legacy ERP systemen is natuurlijk niet van de ene op de andere dag weg of aangepast. Het zal nog even duren, maar die aanpassingen gaan er wel komen, onder invloed van trends als BPO (Business Process Outsourcing) en technieken als de cloud. De aangepaste ERP systemen zullen zich in de toekomst meer (moeten) focussen op functies rond de kale gegevens (de records). Dat scheelt heel veel programmeerwerk naar een op maat geslepen ERP oplossing voor een organisatie. Daarnaast zullen de onderscheidende processen gebruik maken van andere manieren om de juiste informatie te integreren met het ERP systeem. Doordat ze kan beschikken over alle relevante informatie op het juiste moment en niet wordt gehinderd door een te traag, te log, verouderd en/of te star ERP systeem wordt de organisatie slagvaardiger en is ze beter in staat te innoveren.

ERP ontwikkelingen

Als één ding duidelijk is, is het wel dat over enkele jaren (2018) een substantieel deel van de bedrijven hun ERP informatie vanuit de cloud omgeving zal halen. ‘Het idee dat alles in één systeem moet kunnen worden ondergebracht, is volledig achterhaald. Delen van de benodigde informatie en gewenste functionaliteit komt uit specifieke, flexibele, schaalbare oplossingen uit de cloud (cloud point solutions), die in combinatie met de informatie ‘binnen de bedrijfsmuren’ (on premise) de gebruikers zal bedienen. En dat zal gebeuren binnen nu en vijf jaar.’

Op nog wat langere termijn zullen bedrijven overgaan naar ERP oplossingen die nagenoeg volledig vanuit de cloud worden afgenomen. Voor typische branche oplossingen zullen specifieke functionele suites worden gepresenteerd, die volledig los van de eigen organisatie kunnen worden afgenomen uit de cloud. Daarmee wordt een organisatie nog flexibeler, maar het brengt ook nieuwe obstakels op het gebied van integraties met zich mee. Uiteraard zullen er verschillen zijn in acceptatie van dergelijke cloud oplossingen in de uiteenlopende marktsegmenten. Bedrijven die zich meer bezighouden met zakelijke dienstverlening en digitale media zullen sneller de stap maken dan de meer traditionele industrie. Eerstgenoemde bedrijven en organisaties hebben nu al de neiging om de definitieve stap naar de cloud te maken, omdat ze niet goed kunnen worden bediend vanuit die meer traditionele ERP omgevingen. Veel van hen hebben daarom een belangrijk deel van de ERP functionaliteit al overgebracht naar de cloud omgeving of nemen die in dienstverlening af. Dan is het nog maar een kleine stap om alles op die manier te doen. Dat is toch anders bij product georiënteerde bedrijven.

In het tussenliggende tijdpad, de overgangsfase, is volgens Gartner veelal sprake van een combinatie van beide vormen van gebruik van ERP oplossingen, de hybride systemen. Met oplossingen deels vanuit de cloud, deels on premise proberen organisaties zich staande te houden. Er zal echter weinig verbetering in de resultaten kunnen plaatsvinden, zolang geen nieuwe functionaliteit wordt geadopteerd.

ERP in de cloud

Overigens is het geen garantie dat adoptie van specifieke ERP gerelateerde cloud diensten per definitie een verbetering van de resultaten als gevolg zal hebben. Dat ligt aan het feit dat bedrijven vaak geen idee hebben van de levenscyclus en de totale kosten (TCO, Total Cost of Ownership) van dergelijke cruciale oplossingen. En de verleiding van de lage kosten per gebruiker maken de managers blind voor de mogelijke integratie-, inhuur- en opleidingskosten en het doel op de langere termijn: flexibiliteit en innovatiekracht.

De cloud is geen Deus ex Machina (god uit de machine). Het is geen oplossing op zich, het is ‘slechts’ een infrastructuur die organisaties in staat stelt eenvoudiger gebruik te maken van specifieke functionaliteit. Cloud is een ideale infrastructuur voor het leveren van functionaliteit die op een bepaald moment nodig is, beschikbaar in de gewenste hoeveelheid of aantallen. Het moet echter een doel dienen en dat doel dient wel op voorhand duidelijk gemaakt te worden. Alle (deel)oplossingen moeten in het teken staan van dat doel. Anders zou het zomaar kunnen dat de som der delen minder is dan het geheel. En dat daarmee de waarde voor de organisatie achterblijft bij de verwachtingen.