DMS software

 
DMS software helpt u bij het organiseren van de documentenstroom in uw organisatie. Daarbij gaat het om documenten die al digitaal zijn en om documenten die u digitaliseert, bijvoorbeeld door deze te scannen. DMS oplossingen worden steeds vaker ook ingezet voor het beheer van andere digitale content. Hierdoor lopen document management en enterprise content management (ECM) steeds vaker in elkaar over. Maak kennis met de mogelijkheden om het beheer van uw documenten en andere content verder te digitaliseren en over de selectie en implementatie van document management software.
 

“DMS project? Deze informatie, adviezen, checklists en ervaring heeft u nodig.”

[ GRATIS ECM BOX ]

 

Wat is DMS software?

Met document management software (DMS) kunt u de in uw organisatie aanwezige bedrijfsdocumenten centraal opslaan, creëren, beheren, structureren en optimaliseren. DMS software verbetert niet alleen de verwerking en het beheer van inkomende documenten (post, mail, contracten, enz.) het helpt ook bij het gestructureerd samenstellen, beheren, bewaren en vindbaar maken van interne en uitgaande documenten.
Wat is DMS?
 

Alles over document management software

Het ICT informatiecentrum biedt u alle kennis en informatie over de selectie, implementatie, toepassing
en leveranciers van DMS software en andere oplossingen voor enterprise content management (ECM). U kunt gratis gebruik maken van checklists, boeken, whitepapers, stappenplannen, tips, adviezen en hulp via:

Welke DMS software heeft u nodig?

Er zijn veel systemen en oplossingen beschikbaar voor document management en het beheer van andere digitale content. Naast losse, generiek inzetbare document management systemen zijn er talloze oplossingen gericht op specifieke processen en branches. Speciale DMS oplossingen voor de bouw, zorg, advocatuur of zakelijke dienstverlening zijn daar voorbeelden van. Ook kan documentbeheer onderdeel zijn van andere bedrijfssoftware, zoals vaak het geval is bij CRM software, HRM systemen en ERP software. Daarnaast is document management onderdeel van systemen voor enterprise content management (ECM) en enterprise information management (EIM).

Bekijk het overzicht van DMS oplossingen
 

DMS pakketselectie

Er zijn veel mogelijkheden om digitaal documentbeheer te realiseren, een groot aantal verschillende DMS systemen en tal van leveranciers en adviseurs. Omdat verschillen tussen DMS systemen niet altijd direct duidelijk zijn en omdat het lastig is precies te definiëren waaraan uw toekomstige document management systeem moet voldoen, kan de selectie van DMS software lastig zijn. Lees hier enkele belangrijke aspecten van DMS pakketselectie.
 

DMS implementatie

Na de selectie van een nieuw document management systeem start u met het implementatietraject. In deze fase richt u het DMS systeem zo in dat deze voldoet aan hoe u ermee wilt werken. Daarnaast zorgt u ervoor dat alle documenten in de juiste vorm en op de gewenste plaats opgeslagen en gevonden kunnen worden. Lees hier meer over DMS implementatie.
 

“Ontdek de oplossingen, toepassingen en leveranciers van DMS en enterprise content management.”

[ KENNISBANK ]

 

Document management software in de cloud

Document management software lokaal op uw eigen servers installeren (on premise) komt bijna niet meer voor. Online DMS oplossingen of DMS in de cloud, bieden daarvoor inmiddels te veel voordelen. Bij cloudoplossingen beheert en onderhoudt de DMS leverancier of cloudserviceprovider de software voor u. Ook de beveiliging van uw documenten en het maken van backups zijn de verantwoordelijkheid van uw provider. Naast veiligheid, beschikbaarheid en bedrijfszekerheid biedt online DMS software u het grote voordeel dat uw documenten altijd en overal voor geautoriseerde gebruikers toegankelijk zijn. Daarbij maakt het niet uit of dat via een laptop, tablet of smartphone is.
 

Checklist document management

Goed documentbeheer biedt grote voordelen. Zeker in de bouw, productieketens, zorg of onderwijs waar steeds vaker documenten zijn vereist. Met deze checklist weet u snel of u een document management systeem (DMS) nodig heeft. Bekijk de DMS checklist.
 

DMS en privacywetgeving (AVG)

In veel documenten komen persoonsgegevens en privacygevoelige informatie voor. Sinds 2018 is de verwerking van deze persoonsgebonden gegevens onderworpen aan de AVG. Wilt u optimaal voldoen aan deze privacywetgeving, dan zal uw document management systeem geschikt moeten zijn voor uitvoering van de AVG. Lees meer over DMS en AVG.
 

DMS leveranciers

Leveranciers van document management systemen en enterprise content management oplossingen zijn de ontwikkelaars van de software, adviseur over de toepassing daarvan, provider voor de cloudoplossing, implementatiepartner of een combinatie daarvan. Kennis van uw workflows en ervaring met uw branche worden hierbij steeds belangrijker. Bekijk DMS leveranciers.
 

“Advies, inspiratie of hulp nodig? Deze leveranciers zijn gespecialiseerd in DMS en ECM.”

[ DMS LEVERANCIERS ]

 

Waarom DMS?

Om digitaal te kunnen werken heeft u een mix van oplossingen nodig. Zoals een betrouwbare ICT infrastructuur (in de cloud of on premise), de juiste beveiliging van datastromen en goed beheer van laptops, smartphones, tablets en pc’s. Ook duidelijke afspraken over en vastlegging van procedures, protocollen en workflows zijn nodig, evenals een goede en snelle informatie-uitwisseling tussen collega’s, afdelingen en met derden. Tegelijk moet al die nieuwe technologie in dienst staan van uw business en er geen gevaar voor vormen. Veilige toegang tot en optimaal beheer van informatie en documenten zijn hierbij heel erg belangrijk. DMS software helpt u daarbij.
 

“Lees alles over document management software op DMS systemen”

[ NAAR DE WEBSITE ]

 

Gratis DMS boeken

Maak gebruik van de scherpe visies, heldere tips, deskundige adviezen en praktische ervaringen van tientallen DMS specialisten. U leest deze in de boeken die onderdeel zijn van de ECM box. Gebruik de overzichten en checklists in het Handboek Softwareselectie als u DMS software wilt selecteren of benut de andere uitgaven van het ICT informatiecentrum met waardevolle kennis, tips en adviezen over de toepassing en keuze van een DMS oplossing. Bekijk DMS boeken.
 

Download DMS whitepapers

In de whitepapers van het ICT informatiecentrum krijgt u in korte publicaties meer informatie over de praktische toepassing van document management oplossing en tips en adviezen over de selectie ervan. Whitepapers kunt u direct downloaden. Kijk hier voor het overzicht van op dit moment voor u beschikbare whitepapers. Bekijk DMS whitepapers.
 

Zo vraagt u een ECM box aan

De ECM box biedt u de informatie, adviezen en inzichten die noodzakelijk zijn bij het selecteren van de DMS oplossing die het beste past bij uw organisatie, uw bedrijfsprocessen, workflows en documentstromen. U ontvangt complete informatie over het opzetten en uitvoeren van het selectieproces, boeken, checklists, (product)informatie die wordt afgestemd op uw eisen en wensen rondom document management en meer. U kunt de ECM box hier direct aanvragen.
 

“Vind en selecteer uw oplossing voor het beheer van documenten en digitale content.”

[ GRATIS ECM BOX ]