Voordelen van standaardsoftware voor bedrijven

Standaard bedrijfsapplicaties bieden tegenwoordig bijna alles wat er aan ERP, CRM, WMS of HRM functionaliteit nodig is. En toch wordt menig project nog helemaal volgestopt met maatwerk. Waarom is telkens het streven om zoveel mogelijk gebruik te maken van standaardoplossingen, lukt dat maar zelden en eindigen veel projecten alsnog vol met maatwerk? Als u de oorzaken hiervan kent, kunt u onnodig maatwerk voorkomen. U bespaart dan tijd, de nieuwe software kan eerder live, het systeem is stabieler en u bespaart moeite en vooral geld.

Een wereld vol standaardoplossingen

Onbewust leven we in een wereld vol standaardsoftware; onze iPhone’s, Tesla’s, routeplanners en spelletjes, ons internet- en e-mailgebruik bestaan allemaal uit standaardsoftware. Daar denken we geen seconde meer bij na, want het werkt allemaal. We kunnen eigen voorkeuren instellen en de werking naar onze hand zetten, allemaal met standaardfunctionaliteit. Vreemd genoeg lukt ons dit zakelijk niet, in onze bedrijven. Bedrijfsapplicaties zoals ERP, CRM, WMS, HRM of websites zijn bijna allemaal niet-standaard en vaak voorzien van een fors deel maatwerk.

Standaardsoftware biedt bijna alles al

De gewoonte om maatwerk toe te passen bij standaardsoftware gaat voorbij aan de ontwikkelingen die standaardsoftware de afgelopen jaren heeft doorgemaakt. Daardoor zijn er voor standaardoplossingen ten opzichte van maatwerk diverse grote voordelen ontstaan:

Daarnaast geldt voor de huidige zakelijke software dat er in de standaardoplossingen al een dermate grote rijkheid aan functionaliteit aanwezig is, dat bijna alles er wel in zit. Dat was voor 2010 nog niet het geval, maar in de vijf jaar daarna is de software sterk verbeterd. Met name de nieuwe cloudversies van de standaard bedrijfssoftware is enorm rijk aan functionaliteit.

Waarom dan toch maatwerk toevoegen?

Gezien de voordelen die standaardsoftware biedt, is het opvallend dat het niet lukt om bedrijfsapplicaties standaard te implementeren. Daar is een aantal belangrijke en veelgehoorde redenen en aannames voor, die we hieronder verder toelichten:

Aan standaardsoftware verdient de IT industrie bijna niets
Standaardsoftware is voor de IT industrie en met name voor implementatie- en beheerpartners niet lucratief. Dat ze er niet veel op kunnen verdienen is veruit de belangrijkste reden dat de IT industrie zegt wel standaard te willen, maar uiteindelijk zelden standaard levert. Dat is enigszins te begrijpen, omdat implementatiepartners hun geld vooral verdienen aan consultancy-uren en niet aan de licenties of clouddiensten. Het verdienmodel in de huidige applicatiewereld is gebaseerd op de verdeling dat leveranciers van de pakketten verdienen aan de licenties en de clouddiensten en dat de implementatiepartners verdienen aan de consultancy-uren van de implementatie, het functionele beheer en eventueel nog aanvullende diensten.

Een standaard, rechttoe rechtaan Microsoft Dynamics 365 ERP implementatie bijvoorbeeld, vergt veel minder consultancy-uren dan een uitgebreide, klantspecifieke implementatie. In het eerste geval zijn de standaard oplossingsmogelijkheden leidend en zal het extra inspanning vergen om de interne processen te standaardiseren en uw key-users daarin mee te nemen. Dat bestaat echter maar voor een klein deel uit consultancywerk. Vooral uw (interne) change manager zal hiermee druk zijn.

In het tweede geval, de klantspecifieke implementatie, zijn uw eigen processen (inclusief de ontelbare uitzonderingen) volledig leidend en zullen consultants veel tijd kwijt zijn aan het zo nauwkeurig mogelijk nabootsen van uw huidige proces in de nieuwe standaardsoftware, met het onvermijdelijke gevolg dat er weer maatwerk gemaakt moet worden. Hiervoor zullen heel wat meer consultancy-uren nodig zijn, waar de implementatiepartner uiteraard geen bezwaar tegen heeft. Daarnaast kan op deze manier een ‘vendor lock-in’ ontstaan, waardoor u voor toekomstige aanpassingen weer aangewezen bent op de implementatiepartner. Ofwel, dat een implementatiepartner zich niet automatisch volledig richt op de implementatie van een standaardoplossing is vanuit zijn optiek gezien en met zijn verdienmodel, niet onlogisch.

Bedrijfsprocessen zijn uniek en daarom kan het niet
Veel bedrijven beschouwen hun bedrijfsprocessen als uniek. Wat echter uniek is, zijn niet zozeer de bedrijfsprocessen, maar de manier waarop u uw activiteiten aanbiedt en uitvoert. Zo zullen er heel goede redenen zijn waarom klanten bij u kopen en niet bij uw concurrent. Uw bedrijf kan een uitstekende naam hebben en goede producten en diensten leveren. Medewerkers kunnen zeer toegewijd zijn en fantastische service leveren. Of u beschikt over een kundige sales.

In 9 van de 10 gevallen zit de ‘uniekheid’ van uw bedrijf dan ook niet in de bedrijfsprocessen, maar in uw mensen, teams en klantgerichtheid. De bedrijfsprocessen zijn vergelijkbaar met die van talloze andere organisaties. En als deze dan toch nog anders zijn dan bij uw concurrent, dan is dat vaak alleen maar op een klein onderdeel. Het gevaar is dat de kwalificatie ‘unieke bedrijfsprocessen’:

Enige alertheid is dus gewenst als uw implementatiepartner tot de conclusie komt dat u ‘unieke bedrijfsprocessen’ heeft. Op dat moment moet u zelf goed inschatten of dat ook daadwerkelijk zo is. Er is een grote kans dat u weinig onderdelen van uw proces tegenkomt, waarvoor dat geldt.

De IT afdeling en hun leveranciers zeggen dat standaard eigenlijk niet kan

Overgaan naar standaardsoftware is voor uw IT afdeling de meest rigoureuze ingreep die zij zich kunnen voorstellen. Het is vergelijkbaar met een traditionele autogarage die van het onderhoud van verbrandingsmotoren volledig overgaat naar elektrisch. Alle monteurs zullen zich afvragen wat er nog aan werk voor hen overblijft.

Die vraag is terecht. Het reguliere IT werk in een traditionele maatwerkomgeving vervalt. Het zelf ontwerpen, programmeren of testen is niet meer nodig. Ofwel, het zelf bouwen van samen met de key-users bedachte nieuwe oplossingen wordt vervangen door het beheer van data, de regie voeren van de installatie van nieuwe releases en het coördineren van key-user testen. Dat is een totaal andere vorm van IT beheer en weinig IT afdelingen vinden dat leuk.

Medewerkers zeggen dat ze met standaardsoftware niet kunnen werken

Uw key-users zijn vaak uw meest waardevolle mensen in de dagelijkse operatie. Zij kennen als geen ander uw klanten, leveranciers en interne processen en hun afdelingsgenoten. Zij zorgen ervoor dat uw bedrijf zo goed mogelijk draait. Echter, zij leven voor 99% in het heden. Een overgang naar een nieuw bedrijfsapplicatielandschap, liefst volledig standaard omdat u daarmee uw toekomstige bedrijfsdoelstellingen wel kunt bereiken en een veel grotere bedrijfszekerheid zult hebben, kan niet automatisch rekenen op hun interesse.

Uiteraard zien zij de beperkingen van uw huidige maatwerksystemen wel, maar de stap naar standaardoplossingen met alle voordelen van dien, is voor hen vaak een brug te ver. Zij zien vooral de beren op de weg die zij in de dagelijkse uitvoering zullen tegenkomen, omdat zij niet langer gebruik kunnen maken van maatwerk work-arounds die ingebouwd zijn om die ene specifieke klant te bedienen, die goedkope maar moeilijke leverancier toch te kunnen afhandelen of die aparte verkooporders toch te kunnen uitleveren. Voor hen is overgaan naar een standaardapplicatie toch vooral een moeilijk gesprek met sommige klanten, leveranciers en afdelingsgenoten. De toekomstige voordelen die uw bedrijf zal gaan ervaren bij de overgang naar standaardapplicaties zullen zij niet of nauwelijks ervaren. Daarvoor zijn zij teveel gericht op het heden.

Het huidige applicatielandschap is te complex om standaardapplicaties te implementeren

Met name in middelgrote tot grotere bedrijven die 30 tot 40 jaar geleden met IT begonnen is een IT landschap ontstaan die het best omschreven kan worden als een ‘bloemkool architectuur’. Deze architectuur kenmerkt zich door diverse applicaties die allemaal later toegevoegd zijn aan de centrale applicatie (soms nog het oude mainframe). In de retail bijvoorbeeld is ‘de bloemkool’ bij veel bedrijven zichtbaar. Centraal staat het finance systeem, vaak inclusief de voorraad (soms nog een mainframe, meestal ERP) met eromheen een apart WMS voor logistiek en distributie, een POS omgeving voor in de winkels, een e-commerce omgeving (webshop) voor de online orders en in het midden een order management systeem (OMS) voor de routing van de orders naar de diverse voorraadlocaties.

Dit complexe landschap is vanuit de eerste legacy (vaak het maatwerk mainframe) en alle later toegevoegde applicaties en systemen passend gemaakt op de oude structuur, het oude datamodel en de oude gegevensuitwisselingen, zoals een dagelijkse voorraadupdate vanuit het WMS. Om zo’n complex landschap over te zetten naar standaardsoftware is een hele klus. Daarbij wordt vaak te snel de conclusie getrokken dat het niet kan. Maar het kan wel!

Bedrijven die er toch voor gekozen hebben om hun legacy software te vervangen, moeten daarbij een implementatie roadmap opstellen die beschrijft hoe de oude legacy systemen één voor één vervangen gaan worden. Nogmaals, dat is een hele klus en vergt een lange adem, maar de resultaten zijn ernaar!

Tijdig beginnen

Nieuwe bedrijfssoftware heeft steeds minder maatwerk nodig en steeds vaker zelf helemaal geen. De functionaliteit van de standaardsoftware is groter dan ooit tevoren. Wat vroeger onmogelijk was zonder maatwerk aan uw softwareoplossing toe te voegen, lukt daarom steeds vaker met standaardoplossingen. Begrijp vanuit welk belang implementatiepartners, uw IT afdeling, key users of anderen die bij uw softwareproject betrokken zijn een eigen visie hebben op maatwerk. Aan u is het voornemen om dit tot een minimum (of nul) te beperken. Want dat kan, blijkt uit steeds meer succesvolle softwareprojecten die daardoor bovendien (ruim) binnen budget en planning gerealiseerd worden. Het vereist alleen dat u zich goed ‘inleest’ in deze aspecten van uw project. Op tijd beginnen is het devies. Of, zoals een chinees spreekwoord zegt: het beste moment om een boom te planten was 20 jaar geleden, het op één na beste moment is vandaag.

Dit artikel bevat de visie van Wolter Toet, al vele jaren succesvol in het managen en begeleiden van softwareprojecten bij mkb en grote organisaties, kennispartner van het ICT informatiecentrum en schrijver van het veelgeprezen boek ‘Komt een CEO bij de IT dokter‘. U kunt dit boek gratis ontvangen als onderdeel van een ERP box, CRM box, WMS box, HRM box of andere bedrijfssoftware box.