Softwareselectie

Hoe selecteer je bedrijfssoftware en wie kan je helpen?

 

 

 

SOFTWARESELECTIE UITGELEGD

Het belang van de juiste softwarekeuze

 

Wat is softwareselectie?

Softwareselectie is het proces waarbij je stap voor stap onderzoekt welke software het beste aansluit bij jouw organisatie, bedrijfsprocessen, doelen en werkwijze. Nadat je wensen, eisen en processen in kaart hebt gebracht, onderzoek je verschillende softwareoplossingen en leveranciers. Daarbij kijk je naast functionaliteit ook naar gebruiksgemak, kosten, implementatie en toekomstbestendigheid. Vanuit een eerste selectie (longlist) werk je toe naar een shortlist. Hieruit maak je uiteindelijk een overwogen keuze.

Een goed uitgevoerd selectietraject voorkomt verkeerde keuzes en beslissingen. Daarnaast bespaart het tijd en zorgt het ervoor dat je software optimaal kan bijdragen aan efficiënter werken en de verdere groei van je organisatie.

 

Waarom is de keuze van bedrijfssoftware zo belangrijk?

Nieuwe bedrijfssoftware kies je voor een lange periode. Vaak gebruik je een oplossing vijf tot tien jaar en soms nog veel langer. Zeker ERP, CRM, financiële en logistieke software speelt een belangrijke rol in je bedrijfsprocessen. Medewerkers werken er dagelijks mee en de software moet kunnen meegroeien met nieuwe wensen en ontwikkelingen.

Een verkeerde keuze kan daardoor jarenlang gevolgen hebben. Denk aan onnodige kosten, processen die niet goed worden ondersteund, frustratie bij gebruikers of beperkingen bij verdere groei en ontwikkeling. In het slechtste geval moet je opnieuw op zoek naar andere software, met alle kosten en inspanningen van dien. Reden genoeg dus om een softwareselectie zorgvuldig aan te pakken. En dat begint met een scherp beeld van wat je organisatie nu én in de toekomst nodig heeft. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om:

• Welke processen moet de software ondersteunen?
• Wat functioneert nu niet goed?
• Wat wil je verbeteren?
• Welke eisen zijn echt belangrijk en welke vooral wenselijk?

Pas als je een compleet beeld hebt van de uitgangspunten, kun je softwareoplossingen en leveranciers goed beoordelen en vergelijken. Daarvoor moet je kennis van je eigen processen en IT-landschap combineren met een visie op de toekomst en kennis van beschikbare oplossingen, technologie en leveranciers. Dat maakt softwareselectie voor veel bedrijven complexer dan het in eerste instantie lijkt. Zeker omdat binnen de organisatie ook verschillende wensen en belangen een rol spelen.

Een goed uitgevoerd selectietraject helpt je om de benodigde informatie gestructureerd te verzamelen, keuzes te onderbouwen en risico’s te beperken. Veel daarvan kun je zelf doen. Ook AI kan inmiddels goed helpen bij het verzamelen, structureren en beoordelen van informatie. Waar specifieke kennis of ervaring ontbreekt, blijft de deskundigheid van specialisten waardevol.

 

Hoe voorkom je een verkeerde softwarekeuze?

Softwareprojecten kunnen mislukken. Soms is dat door een verkeerde keuze, maar meestal gaat het om een opeenstapeling van fouten in het selectie- en implementatietraject. Bij een relatief kleine toepassing blijft de impact daarvan soms beperkt. Maar bij bedrijfssoftware die je belangrijkste processen ondersteunt, zoals ERP, CRM, HRM of financiële software, kunnen de gevolgen groot en langdurig zijn en je organisatie veel geld kosten. Je verkleint de kans op een dergelijke situatie met deze uitgangspunten:

• Zorg voor voldoende eigen kennis – Verdiep je in het selectieproces, de mogelijkheden van moderne software en de belangrijkste aandachtspunten. Daarmee kun je informatie, voorstellen en adviezen van leveranciers en adviseurs beter beoordelen.
• Oriënteer je breed voordat je een shortlist maakt – Kijk verder dan bekende leveranciers en oplossingen die toevallig al in beeld zijn. Gebruik onafhankelijke informatie, selectietools, marktkennis, Google en AI tools om de markt te verkennen.
• Controleer je shortlist – Check of de geselecteerde oplossingen daadwerkelijk aansluiten op je belangrijkste eisen en sta open voor aanvullingen. Een geschikte oplossing kan buiten je eerste selectie zijn gebleven.
• Maak gebruik van de kennis van leveranciers – Softwareleveranciers beschikken over veel kennis van hun oplossingen, toepassingen en markt. Gebruik die kennis, maar blijf kritisch en stel gerichte vragen over functionaliteit, beperkingen, implementatie, kosten en toekomstmogelijkheden.
• Houd rekening met verschillende belangen – Management, gebruikers, IT, adviseurs en leveranciers kijken ieder vanuit hun eigen perspectief naar de selectie van software. Zorg daarom dat je keuzes niet alleen op één advies, belang of voorkeur worden gebaseerd.
• Neem de tijd voor belangrijke beslissingen – Bedrijfssoftware gebruik je vaak jarenlang en vervangen is kostbaar en ingrijpend. Onderbouw daarom belangrijke keuzes en voorkom dat tijdsdruk de kwaliteit van de selectie bepaalt.

 

Wat is het gevaar van ‘oud denken’?

Bij ieder IT project bestaat het risico van ‘oud denken’. Je neemt dan bestaande bedrijfsprocessen, vaste gewoonten en verworven rechten als uitgangspunt voor de nieuwe software. Voor je het weet, probeer je met nieuwe software vooral de oude situatie na te bouwen. De techniek verandert, maar de manier van werken nauwelijks.

Daarmee mis je een belangrijk deel van de kansen die nieuwe software biedt. Misschien kunnen processen eenvoudiger, slimmer of verder geautomatiseerd worden. Misschien zijn bepaalde handelingen, controles of werkwijzen helemaal niet meer nodig. Als je daar pas tijdens of na de implementatie achter komt, zijn belangrijke keuzes vaak al gemaakt.

Stel bestaande processen daarom tijdens de softwareselectie ter discussie. Kijk niet alleen naar hoe je nu werkt, maar vooral naar hoe je zou willen en kunnen werken. Gebruik daarbij ook de mogelijkheden van moderne software als inspiratie. Zo wordt de vervanging van software ook een kans om processen daadwerkelijk te vernieuwen en verbeteren.

 

Wat kost nieuwe software en wat is de ROI?

Bedrijfssoftware kost je niet alleen geld bij de selectie, aanschaf en implementatie, maar uiteraard ook gedurende de jaren dat je ermee werkt. Kijk tijdens de selectie daarom verder dan alleen de licentie- of abonnementskosten. Bepalend zijn de totale kosten over de hele gebruiksperiode: de total cost of ownership (TCO).

Denk daarbij aan kosten voor implementatie, consultancy, configuratie en maatwerk, koppelingen, datamigratie, infrastructuur, training, beheer, support, updates en toekomstige uitbreidingen. Vergeet ook de interne uren niet en eventuele kosten voor het afbouwen of vervangen van bestaande systemen. Zo krijg je een veel realistischer beeld van wat een softwareoplossing je bedrijf uiteindelijk echt kost.

Alle kosten weeg je af tegen wat de nieuwe software naar verwachting gaat opleveren. Dit is de return on investment (ROI), welke kan bestaan uit lagere kosten, hogere productiviteit, minder fouten of extra omzet. Daarnaast zijn er ook lastiger meetbare voordelen, zoals betere informatie, snellere processen, meer gebruiksgemak, betere dienstverlening of grotere flexibiliteit.

 

 

VOORBEREIDING

Wat is nodig voor een goed selectietraject?

 

Waarmee begint softwareselectie?

Als eenmaal duidelijk is dat er nieuwe bedrijfssoftware nodig is, bepaal je eerst wat je met het selectietraject wilt bereiken. Kijk vervolgens welke kennis je zelf in huis hebt, wat je zelf kunt doen en waarvoor je eventueel externe hulp wilt inschakelen.

Een goede softwareselectie begint dus met een duidelijke visie en een plan. Niet met het vergelijken van software, het benaderen van leveranciers of het invullen van een online selectietool.

Veel onderdelen van een softwareselectie kun je prima zelf doen. Niemand kent jullie organisatie, processen, gebruikers en knelpunten immers beter dan jullie zelf. Denk aan het bepalen van de doelen, het in kaart brengen van processen en het inventariseren van wensen. Ook is het belangrijk om medewerkers die straks met de software gaan werken vanaf het begin bij de selectie te betrekken. Voor andere onderdelen kan extra kennis of ervaring handig zijn. Zoals bij het vertalen van wensen naar concrete eisen, het beoordelen en vergelijken van oplossingen, contracten en implementatievoorstellen of het begeleiden van een complex selectietraject.

Bepaal daarom vooraf wat je zelf doet en waarvoor je hulp inschakelt. Je kunt de selectie volledig zelf uitvoeren, alleen op specifieke onderdelen expertise inhuren of het hele traject laten begeleiden. Wat verstandig is, hangt af van de:

• Complexiteit en impact van de software.
• Kennis en capaciteit die je zelf in huis hebt.
• Risico’s van een verkeerde keuze.

 

Hoe past nieuwe software bij je IT landschap?

Bedrijfssoftware staat nooit op zichzelf. Applicaties, data, cloudoplossingen, infrastructuur en koppelingen vormen samen je IT landschap. Bij nieuwe software kijk je daarom niet alleen naar wat de oplossing zelf kan, maar ook naar hoe deze binnen dat landschap past.

Denk aan koppelingen met bestaande systemen, gegevensuitwisseling, dataopslag, beveiliging, beheer en technische standaarden. Kijk daarbij ook vooruit. Welke systemen wil je behouden, vervangen of koppelen? En hoe moet je IT landschap zich de komende jaren ontwikkelen?

Een goede softwarekeuze past dus niet alleen bij je bedrijfsprocessen, maar ook bij je IT architectuur. Dat vraagt om voldoende technische en architectuurkennis binnen het selectieteam. Is die kennis niet in huis, betrek dan tijdig een specialist. Ervaren softwareselectie adviseurs kunnen deze kennis zelf hebben of ervoor zorgen dat de juiste expertise bij de selectie wordt betrokken.

 

Hoe ziet je projectteam eruit bij softwareselectie?

Voor een succesvolle softwareselectie stel je een projectteam samen met mensen uit verschillende delen van de organisatie. Zo combineer je strategische keuzes met kennis en ervaring uit de dagelijkse praktijk. In jullie projectteam zitten bijvoorbeeld:

• Projectleider – Hij of zij bewaakt de planning, het budget en de voortgang. Dit is bij voorkeur iemand met ervaring in projectmanagement die neutraal staat tegenover de verschillende afdelingen.
• Eindgebruikers – Dit zijn enkele van de belangrijkste medewerkers van de afdelingen die de nieuwe software gaan gebruiken. Zij kennen de dagelijkse processen, knelpunten en de praktijkbehoeften als geen ander.
• Proceseigenaren – Dit zijn vaak de managers van de betrokken afdelingen. Zij bewaken de tactische doelen, keuren proceswijzigingen goed en zorgen ervoor dat hun medewerkers de tijd krijgen om aan het project te werken.
• Huidige applicatiebeheerder – Deze is verantwoordelijk voor de technische randvoorwaarden, zoals de integratie met bestaande systemen, datamigratie, security-eisen, privacy (AVG) en het toekomstige beheer van de software.
• Bedrijfsleiding – De directie hoeft niet bij ieder overleg te zitten, maar levert de strategische visie en neemt de financiële beslissingen.
• Extern adviseur – Een onafhankelijke consultant die het selectieproces begeleidt. Deze persoon kent de softwaremarkt, behoedt je team voor een tunnelvisie en helpt bij het objectief vergelijken van de leveranciers.

 

 

SELECTIEFASE

Hoe kom je tot de juiste softwarekeuze?

 

Waaruit bestaat het selectietraject?

Het traject waarmee je bedrijfssoftware selecteert bestaat uit meerdere logische fases die je stap voor stap leiden naar de best passende keuze:

• Inventarisatie en bepaling van je doelen – Je brengt de huidige situatie, knelpunten en doelstellingen in kaart. Wat moet de software oplossen of verbeteren?
• Opstellen van eisen en wensen – Je bepaalt welke functionaliteiten, koppelingen en voorwaarden belangrijk zijn. Deze onderwerpen vormen de basis voor je selectie.
• Longlist samenstellen – Je maakt een eerste brede selectie van mogelijke softwareoplossingen en leveranciers daarvan die in aanmerking komen.
• Shortlist bepalen – Door je project te toetsen aan de mogelijkheden van de oplossingen op de longlist, kom je tot een volgende selectie. Je brengt hiermee het aantal opties terug naar 3 tot 5 serieuze kandidaten. Een goede shortlist is cruciaal, omdat je steeds dichter bij de finale keuze komt.
• Vergelijken en verdiepen – Je beoordeelt de shortlist op basis van verder onderzoek. Je checkt demo’s, referenties, kosten en de implementatieaanpak van de aanbieder.
• Keuze en besluitvorming – Je maakt de definitieve keuze en legt alle afspraken vast met de gekozen leverancier.
• Afsluiting – Na de selectiefase en kan je bezig gaan met de implementatie.

 

Kiezen voor een alles-in-één suite of een ‘best of breed’ aanpak?

Een belangrijke keuze bij softwareselectie is hoeveel je wilt onderbrengen in één geïntegreerde oplossing. Bij een suite (‘alles-in-één’) gebruik je één breed softwareplatform voor meerdere bedrijfsprocessen en afdelingen. ERP software is daar een voorbeeld van.

Het grote voordeel van zo’n oplossing is de samenhang. Processen, data en gebruikers komen zoveel mogelijk samen in één omgeving, waardoor integratie en beheer eenvoudiger worden. Daar staat tegenover dat een suite per onderdeel niet altijd dezelfde uitgebreide of gespecialiseerde functionaliteit heeft als aparte softwareoplossingen kunnen hebben.

Bij een best of breed aanpak kies je per toepassing de software die het beste past. Bijvoorbeeld aparte oplossingen voor CRM, HRM, finance, logistiek of planning. Deze systemen koppel je vervolgens aan elkaar. Zo heb je meer vrijheid om voor ieder proces de meest geschikte oplossing te gebruiken. Daar staat tegenover dat het koppelen en beheren van verschillende systemen meer aandacht vraagt. Denk daarbij aan integratie, gegevensuitwisseling, beveiliging en het beheer van je totale IT landschap.

De keuze hoeft niet het een of het ander te zijn. Vaak kiezen bedrijven voor een hybride aanpak. Deze bestaat dan uit een centrale suite voor de belangrijkste processen, aangevuld met gespecialiseerde oplossingen voor plekken waar die aantoonbaar meerwaarde bieden. Wat de beste oplossing is, hangt af van je processen, gewenste functionaliteit, IT architectuur, beschikbare kennis en de complexiteit die je organisatie aankan. Laat je hier vooraf goed over adviseren.

 

Hoe bepaal je welke functionaliteiten je nodig hebt?

Bedrijven vinden het vaak lastig om onderscheid te maken tussen ‘must-haves’ en ‘nice-to-haves’. Zonder duidelijk einddoel loopt alles al snel door elkaar en wordt een softwareproject onnodig complex, langdurig en kostbaar. Begin daarom niet met een lange lijst gewenste functionaliteiten, maar met je bedrijfsprocessen en doelstellingen. Van daaruit bepaal je wat de software écht moet kunnen. Belangrijk daarbij is:

• Welke processen moet de software ondersteunen?
• Wat gaat daarin nu goed en wat moet beter?
• Welke problemen wil je oplossen?
• Wat wil je automatiseren?
• Welke toekomstige ontwikkelingen moet de software kunnen ondersteunen?

Als duidelijk is welke functionaliteiten je nodig hebt, maak je onderscheid tussen wat de software écht moet kunnen en wat vooral handig of wenselijk is. Betrek hierin ook de medewerkers die dagelijks met de processen werken. Zij kennen de uitzonderingen, knelpunten en praktische wensen die vanuit het management niet altijd zichtbaar zijn.

Leg de belangrijkste functionele en technische eisen vervolgens vast in een programma van eisen (PvE) en geef aan wat prioriteit heeft. Voorkom dat dit een lange verlanglijst wordt. Meer functionaliteit betekent niet automatisch betere software. Het gaat erom dat de oplossing goed ondersteunt wat je organisatie nodig heeft, zonder onnodige complexiteit en kosten.

 

Hoe vergelijk je softwareoplossingen met elkaar?

Wil je softwareoplossingen goed en zo objectief mogelijk vergelijken, neem dan jullie eigen behoeften als uitgangspunt en volg een vaste aanpak. Dat kan in vier stappen:

• Stel een programma van eisen (PvE) op – Maak een lijst van alle functionele en technische eisen en wensen. Geef elk punt een prioriteit mee.
• Gebruik een objectief scoremodel – Vertaal het PvE naar een scorematrix. Gebruik hier bijvoorbeeld Excel voor.  Geef de belangrijkste eisen een zwaarder gewicht (wegingsfactor). Laat het projectteam leveranciers onafhankelijk van elkaar becijferen op een schaal van 1 tot 5 voor elk criterium.
• Vraag om een demo op maat – Laat leveranciers niet hun standaarddemo zien. Stuur ze vooraf 2 of 3 specifieke, realistische use cases (praktijkscenario’s) uit jullie eigen bedrijfsvoering. Laat ze tijdens de demo stap voor stap tonen hoe hun software dít specifieke scenario oplost.
• Beoordeel ook de leveranciers – Kijk niet alleen naar de software, maar ook naar de partij erachter. Hoe stabiel en betrouwbaar is een leverancier? Hoe goed zijn support en dienstverlening? Welke aanpak wordt gebruikt bij de implementatie? En wat zijn de ervaringen van andere klanten?

 

Wat zegt toekomstbestendigheid bij nieuwe bedrijfssoftware?

Software selecteer je voor de lange termijn. De oplossing moet daarom niet alleen passen bij wat je organisatie vandaag nodig heeft, maar ook kunnen meegroeien met toekomstige ontwikkelingen. Kijk daarbij vooral naar schaalbaarheid en flexibiliteit:

• Kan de software meegroeien met meer gebruikers, transacties, vestigingen, landen of veranderende bedrijfsprocessen?
• Kun je functionaliteit eenvoudig toevoegen of aanpassen zonder veel maatwerk?

Ook technologisch moet de software zich blijven ontwikkelen. Kijk daarom hoe de leverancier omgaat met de cloud, integraties, API’s, data, automatisering, AI en cybersecurity. Vraag ook naar de roadmap voor de verdere ontwikkeling van de software, zodat je kan zien waarin de leverancier blijft investeren. Kijk tot slot naar de leverancier zelf:

• Hoe financieel gezond en stabiel is deze?
• Hoe groot en sterk is het klantenbestand?
• Wordt voldoende geïnvesteerd in productontwikkeling, ondersteuning en beveiliging?
• Hoe afhankelijk word je van de leverancier of specifieke implementatiepartners?

 

Wat maakt veiligheid belangrijk bij de softwareselectie?

Bedrijfssoftware verwerkt bijna altijd belangrijke, vertrouwelijke en privacygevoelige gegevens. Bovendien staat software via koppelingen steeds vaker in verbinding met andere interne en externe systemen. Die verwevenheid maakt veiligheid een belangrijk onderdeel van je softwareselectie. Een beveiligingsprobleem in één applicatie kan immers gevolgen hebben voor andere systemen, bedrijfsprocessen, klanten en medewerkers.

Kijk daarom zowel naar de technische beveiliging van de software, als naar hoe een leverancier met databeveiliging omgaat. Denk daarbij aan toegangsbeheer en autorisaties, encryptie, back-ups, logging, beveiligingsupdates, kwetsbaarheden, incidentrespons en relevante certificeringen.

Onderzoek ook waar en hoe gegevens worden opgeslagen en verwerkt. Kijk ook naar welke andere partijen daarbij betrokken zijn en hoe herstel en continuïteit bij storingen of incidenten geregeld zijn. Uiteraard moet de software ook voldoen aan de privacy- en beveiligingseisen die voor jouw organisatie gelden, zoals de AVG en eventuele sectorspecifieke regelgeving.

Bij cloudsoftware heb je goede afspraken nodig over dataopslag, beschikbaarheid, beveiliging en verantwoordelijkheden extra belangrijk. Bij on-premise software ligt een groter deel van die verantwoordelijkheid bij je eigen organisatie.

 

 

HULP EN ADVIES

Wie kan je bij softwareselectie helpen en waarmee?

 

Waarom zijn hulp en advies waardevol bij softwareselecties?

Nieuwe software selecteren doe je niet vaak. Daardoor ontbreekt bij bedrijven vaak actuele kennis over mogelijke softwareoplossingen, leveranciers, selectiemethoden en het implementatietraject. Een ervaren adviseur heeft die kennis en ervaring wel en kan je helpen met:

• Het analyseren van processen.
• Formuleren van eisen.
• Verkennen van de markt.
• Beoordelen van leveranciers.
• Vergelijken van oplossingen.
• Het stellen van kritische vragen.
• Het wijzen op risico’s of mogelijkheden die je zelf over het hoofd ziet.

 

Wat is een goede adviseur voor softwareselectie?

Een goede adviseur kent jullie bedrijfsprocessen, weet deze snel te doorgronden en heeft brede, actuele kennis van software, leveranciers en implementaties. Hij of zij luistert, stelt kritische vragen en kijkt eerst naar wat jullie nodig hebben voordat oplossingen worden voorgesteld.

Vraag daarom naar ervaring met vergelijkbare selectietrajecten, branches en software en controleer referenties. Kijk ook naar de aanpak. Hoe wordt de markt verkend? Hoe worden oplossingen vergeleken? En waarop is het uiteindelijke advies gebaseerd? Een goede adviseur is daar transparant over en maakt ook duidelijk welke commerciële belangen eventueel een rol spelen.

 

Hoe belangrijk is onafhankelijkheid bij softwareselectie?

Als een adviseur helpt bepalen welke software of leverancier het beste bij je organisatie past, is onafhankelijkheid belangrijk. Vraag daarom hoe de adviseur wordt betaald en of er commerciële relaties, partnerships, provisies of andere belangen bij leveranciers spelen.

Dat betekent niet dat alleen volledig onafhankelijke partijen waardevol advies kunnen geven. Leveranciers en implementatiepartners beschikken vaak juist over veel specialistische kennis. Belangrijk is vooral dat je weet vanuit welke positie iemand adviseert en welke belangen daarbij kunnen spelen. Gebruik daarom meerdere informatiebronnen, controleer belangrijke claims en zorg dat je uiteindelijk zelf begrijpt waarom een bepaalde keuze wordt geadviseerd.

 

Waar vind je een goede adviseur?

Bepaal eerst welke kennis en ervaring je nodig hebt. Zoek vervolgens naar adviseurs die ervaring hebben met het type bedrijfssoftware, jullie branche of vergelijkbare selectietrajecten. Je vindt ze op deze pagina, maar ook bijvoorbeeld via je eigen netwerk, brancheorganisaties, vakmedia, gespecialiseerde platforms, zoekmachines en AI.

Praat bij voorkeur met meerdere adviseurs voordat je een keuze maakt. Vraag naar hun aanpak, ervaring, referenties en tarieven, maar ook naar eventuele relaties met softwareleveranciers. Zo krijg je niet alleen een beeld van hun kennis, maar ontdek je ook of hun aanpak en manier van werken bij jullie passen.

 

Waarom heb je weinig aan online softwareselecties?

Aan hulpmogelijkheden voor de selectie van software is geen gebrek. Uit diverse hoeken is ondersteuning beschikbaar. Vraag is alleen aan welke hulp je waarde moet hechten en aan welke niet. Veel hulp wordt je online aangeboden, in de vorm van gratis selecties. Je vult een paar gegevens in en er komt een lijstje van geschikte oplossingen uit, dat je meestal pas kan inzien na het invullen van je contactgegevens. Dat klinkt te mooi om waar te zijn en dat is het ook. Dit is dan ook geen verstandige methode om je software te selecteren. Dergelijke hulp dient dan ook vooral een commercieel doel en geeft je zelden een objectief beeld van de keuzes die je werkelijk zou moeten maken. Realiseer je dat:

• De uitkomst zo goed is als de leveranciersdatabase erachter – Als maar een deel van de markt is opgenomen, kan een passende oplossing simpelweg ontbreken.
• Een paar vragen onvoldoende zijn om de werkelijke behoefte te bepalen – Bedrijfsprocessen, uitzonderingen, integraties, gebruikerswensen, toekomstige ontwikkelingen en prioriteiten laten zich niet vangen in enkele standaardvragen.
• Een match op functionaliteiten nog weinig zegt over geschiktheid – Implementatiekwaliteit, leverancier, ondersteuning, flexibiliteit, schaalbaarheid, continuïteit en totale kosten kunnen minstens zo belangrijk zijn.
• Je vaak geen inzicht krijgt in de selectiemethode – Waarom staat leverancier A wel in het lijstje en B niet? Welke criteria en weging zijn gebruikt? Zonder die transparantie is de uitkomst moeilijk te beoordelen.
• Je vooraf vaak nog niet precies weet wat je nodig hebt – Een goede softwareselectie begint juist met onderzoek naar processen, knelpunten, doelen en eisen. Een online tool vraagt je vaak al om antwoorden terwijl je die analyse nog moet uitvoeren.

 

 

 

Softwareselectie tips

Zoekt je een adviseur die je zo goed mogelijk kan helpen bij het selecteren van nieuwe software, let je dan op de volgende aspecten:

• Gratis selectiehulp is zelden objectief. Realiseer je dat een onafhankelijk advies altijd geld kost.
• Controleer of een adviseur de markt kent. Blijft marktkennis beperkt tot een paar leveranciers en oplossingen, dan is de kans niet groot dat hun hulp je een betrouwbaar overzicht geeft van alle keuzemogelijkheden.
• Controleer of de adviseur jullie bedrijfsactiviteiten en -processen goed kent. Vraag naar zijn ervaringen en referenties bij organisaties die vergelijkbaar zijn met die van jullie.
• Echt onafhankelijke adviseurs leveren zelf geen oplossing. Controleer of er relaties zijn met leveranciers.
• Maak extern adviseurs vooraf duidelijk tot welk punt je van hun diensten gebruik wilt maken en dat er niet automatisch na het selectietraject meer werkzaamheden volgen.

 

Wat zijn de juridische aspecten van een softwareselectie?

De grote impact van software op je organisatie en bedrijfsprocessen wordt in negatieve zin snel duidelijk als tijdens en na de selectie en implementatie ervan blijkt dat er iets niet gaat zoals je gewenst had. In dergelijke situaties wordt er door jullie en de leverancier over en weer snel verwezen naar wederzijdse rechten en plichten. Door tijdig goede afspraken te maken verklein je de kans dat er zich problemen voordoen en vergroot je de kans dat er snel oplossingen gevonden worden.

Dat klinkt niet al te ingewikkeld. De praktijk is dat echter wel, simpelweg omdat er over heel veel aspecten afspraken gemaakt moeten worden. Denk daarbij aan een nauwkeurige vastlegging van de overeengekomen dienstverlening, meerwerk, minderwerk, de kosten daarvan of de planning. Maar ook gaat het over gebruiksrechten van de software, eigendomsrechten van de data, prestatieverplichtingen en garanties. Leg daarom alles wat belangrijk is contractueel vast en betrek daar zo nodig een jurist bij.

 

 

SOFTWARESELECTIE SPECIALISTEN

Experts die je kunnen helpen met het selecteren van bedrijfssoftware

 

Ervaren en gespecialiseerde adviseurs op het gebied van softwareselectie zijn BCE, Skopos en Forwaard.

– – – – – – – – – –

BCE

BCE begeleidt organisaties bij het selecteren van bedrijfssoftware en IT-oplossingen die aansluiten op hun strategie, processen en ambities. Het adviesbureau helpt bij het bepalen van behoeften en eisen, het verkennen van de markt en het vergelijken en beoordelen van mogelijke oplossingen en leveranciers. Daarbij kijkt BCE niet alleen naar functionaliteit en technologie, maar ook naar kosten, risico’s en toekomstbestendigheid, zodat organisaties een goed onderbouwde softwarekeuze kunnen maken.  Website →

– – – – – – – – – –

Skopos

Skopos begeleidt organisaties onafhankelijk bij de selectie van bedrijfssoftware. Het adviesbureau helpt bij het vaststellen van de eisen en wensen, het onderzoeken van geschikte softwareoplossingen en leveranciers en het beoordelen van de verschillende mogelijkheden. Daarbij kijkt Skopos naar de aansluiting op bedrijfsprocessen, functionaliteit, techniek en organisatie. Met een gestructureerde selectieaanpak helpt het organisaties om risico’s te beperken en een onderbouwde keuze te maken voor passende en toekomstbestendige bedrijfssoftware.  Website →

– – – – – – – – – –

Forwaard

Forwaard begeleidt organisaties onafhankelijk bij het selecteren van passende bedrijfssoftware. Het adviesbureau helpt bij het inventariseren van processen, wensen en eisen, het opstellen van een programma van eisen en het selecteren en beoordelen van geschikte softwareleveranciers. Daarbij ondersteunt Forwaard ook bij demonstraties, referentiebezoeken en contractonderhandelingen. Met een gestructureerde aanpak helpt het organisaties een onderbouwde softwarekeuze te maken die aansluit bij de bedrijfsvoering, ambities en toekomstige ontwikkelingen.  Website →

– – – – – – – – – –

 

Mis niets, lees de ICT nieuwsbrief.