Robotic accounting
- Wat is robotic accounting?
- Wat zijn voordelen, nadelen en andere eigenschappen?
- Toepassingen van robotic accounting
Wat is robotic accounting?
Robotic accounting richt zich op het automatiseren van financieel-administratieve processen. In principe komen alle aspecten van de boekhouding in aanmerking voor automatisering. Het kan bijvoorbeeld gaan om de verwerking van inkomende of uitgaande facturen, bankoverschrijvingen, financiële rapportages of zelfs auditing. Deze moderne vorm van accounting is verwant aan andere administratieve bedrijfsprocessen, zoals de salarisadministratie, archivering, inkoop en voorraadbeheer.
Binnen de werkprocessen kijkt robotic accounting naar de repeterende onderdelen. De software, ook hier robot of bot genoemd, vervangt bepaalde menselijke werkzaamheden. Dit kan volautomatisch (unattended RPA) of semiautomatisch (attended RPA). Naar behoefte wordt de robot alleen met regels geprogrammeerd of van lerend vermogen voorzien (machine learning) om zelfstandig afwijkingen te kunnen hanteren. De bot wordt via een API aangesloten op de bestaande applicaties van de organisatie, om zodoende data uit te kunnen wisselen.
Voordelen
De repeterende werkzaamheden die eerst door mensen werden uitgevoerd, worden geheel of gedeeltelijk overgenomen door bots (software). Het doel hierbij is tijdbesparing, kostenbesparing en een lagere foutmarge. De software kan niet iets vergeten of over het hoofd zien. Er kunnen wel fouten optreden als de brongegevens incorrect zijn of als de robot deze data verkeerd interpreteert.
Naast kosten- en tijdsbesparing kan een sneller en groter inzicht een voordeel zijn. Bots werken volledig transparant, dankzij hun logboek, terwijl bij mensen veel ‘in het hoofd’ zit. Een ander voordeel is dat piekbelastingen wordt opgevangen. Boekhoudafdelingen hebben te maken met perioden van intense activiteit. Mensen kunnen onder druk meer fouten gaan maken of gezondheidsklachten krijgen, terwijl een bot continu op hoge snelheid doorwerkt.
Een voordeel dat geldt voor alle RPA toepassingen is dat de boekhoudrobot kan worden aangesloten op bestaande systemen, om er gegevens uit te halen of in te plaatsen. De bot werkt met meerdere systemen, zodat het niet nodig is om die onderliggende systemen te vervangen. De implementatie van robotic accounting is daarom relatief snel en goedkoop.
Toepassingen van robotic accounting
Een bekende toepassing van robotic accounting is de plug-in tussen het boekhoudsysteem in mkb bedrijven en de rekening bij de bank. Bankoverschrijvingen worden door de software overgenomen en automatisch onder de juiste post geboekt. In grotere organisaties zijn vaak meerdere systemen in gebruik voor de boekhouding. Met robotic accounting kan een schil over deze systemen worden gelegd. Voor inkomende facturen kan de software dan bijvoorbeeld eerst de gegevens aflezen uit verschillende bronnen, zoals gescande bestanden of bijlagen bij e-mails. Vervolgens kan de bot deze gegevens controleren met de interne gegevens over de betreffende leverancier. Als alles in orde is, boekt de robot de gegevens onder de juiste post weg in het boekhoudsysteem en geeft het betaalsysteem opdracht om de leverancier te betalen op een bepaalde datum. Als er een fout optreedt kan de bot een menselijke medewerker inschakelen.
Een ander voorbeeld van een toepassing is expense management. Uitgaven die medewerkers van een organisatie doen voor reis en verblijf of andere zakelijke activiteiten, kunnen complexe verantwoordings- en rapportagewerkzaamheden opleveren. Een accounting robot kan realtime gegevens van gescande bonnetjes uitlezen op de telefoon van de medewerker, deze gegevens verwerken in het uitgavenbeheersysteem, een rapport maken en dit per e-mail naar het management sturen, zodat de status van de uitgaven meteen duidelijk is.
RPA projecten
Zo maakt u RPA succesvol!
|