RPA projecten
- Waaruit bestaat een robotic process automation project?
- RPA oplossingen, leveranciers, selectie en implementatie
- Stappenplan voor het starten van een RPA project
RPA project starten
Met de bovenstaande verwachting over de groei van het aantal RPA toepassingen is niet gezegd dat RPA voor iedere organisatie geschikt is. Er zijn namelijk ook andere manieren om werkprocessen te verbeteren in de zin van sneller, goedkoper en met minder fouten. Wel moeten organisaties nagaan of RPA voor hen een voordeel biedt, en zo ja, op welke schaal deze technologie moet worden ingevoerd. Dat geldt met name voor organisaties met veel (clusters) data-intensieve werkprocessen waarin veel herhaling plaatsvindt. Daarbij moet niet alleen gekeken worden naar de korte termijn. RPA projecten kunnen relatief snelle winst opleveren, maar moeten er uiteindelijk voor zorgen dat robotic process automation zijn plaats krijgt in de organisatiestructuur op de lange termijn.
Stappenplan RPA projecten
Een RPA project kan het best gerealiseerd worden door het stap voor stap aan te pakken. De eerste stap in een stappenplan is de hierboven genoemde geschiktheidsanalyse. Na het identificeren van de werkprocessen die met RPA verder geautomatiseerd kunnen worden, eventueel in een bepaalde afdeling van de organisatie zoals klantenservice, HR, of financiële administratie, moet een aanvliegroute worden vastgesteld. Die slaat op de aanpak en op het tijdpad.
Niet alle processen hoeven namelijk in één keer te worden aangepakt met RPA. Wel gaat uiteindelijk de schaal van de RPA toepassing voor een groot deel de ROI (return on investment) bepalen. Organisaties kiezen vaak eerst voor laaghangend fruit: werkprocessen die vrij eenvoudig gerobotiseerd kunnen worden, met een grote impact. Ook moet worden bepaald of de aangewezen processen vóór implementatie van een RPA bot eerst worden gestroomlijnd. Gestandaardiseerde processen zijn veel eenvoudiger te automatiseren, maar deze aanpak van het RPA project vergt wel een grotere investering vooraf. Zijn deze keuzes gemaakt, dan worden de betreffende processen geanalyseerd en wordt de RPA toepassing ontwikkeld.
Analyse
Gebruikers en de proceseigenaar spelen hierbij de hoofdrol. De repetitieve taken moeten stap voor stap worden uitgezocht, met de databronnen die deze gebruiken. Hierbij moet vanaf het begin gekeken worden naar zaken als beveiliging en bescherming van persoonsgegevens, net als bij een proces dat door mensen wordt uitgevoerd. Aan de hand van de analyse wordt bepaald welke stappen in het proces door de robot worden uitgevoerd en wanneer deze de taak overdragen wordt (of escaleert, bij een fout) naar een mens.
Selectie van een RPA oplossing
Zoals bij iedere ICT toepassing is de selectiefase een belangrijke stap in het hele project. Niet alleen de keuze van de software is hierbij belangrijk, ook de keuze van een goede leverancier en/of adviseur is essentieel. Het selectieproces voldoet in grote mate aan hoe ook andere selectieprocessen van bedrijfssoftware en andere ICT oplossingen eruit ziet. Het ICT informatiecentrum heeft hier veel informatie over beschikbaar.
RPA implementatie
In principe geldt bij robotic process automation dat de bestaande, onderliggende systemen die worden geautomatiseerd, zelf niet hoeven te worden aangepast of vervangen. Dat is het grote voordeel van RPA. De implementatie houdt dan ook in dat er een schil of extra laag over de bestaande software heen wordt gelegd, zodat de menselijke gebruiker één interface heeft en de bot voor hem of haar de interactie met de onderliggende systemen verzorgt. Bij geheel automatische bots die op de achtergrond werken is een aparte grafische gebruikersinterface zelfs niet meer nodig.
Toepassingen van RPA
Zie de praktijk, ontdek de kansen!
|
RPA platforms
Het programmeren van de bot zelf wordt vergemakkelijkt bij het gebruik van een RPA platform. Daar zijn vele aanbieders van, met als grootste partijen UIPath, BluePrism en Automation Anywhere. Dankzij deze platformen kunnen bots in principe worden geconfigureerd door analytische medewerkers met veel kennis van het proces, maar zonder uitgebreide programmeervaardigheden. Hierbij moet wel goed worden gelet op IT randvoorwaarden, zoals beveiliging. Een RPA bot kan bijvoorbeeld niet zomaar de inlogrechten van een menselijke medewerker overnemen. De IT afdeling moet dus wel nauw bij de implementatie betrokken zijn.
Center of excellence
In grotere organisaties kan een center of excellence voor RPA worden ingericht, waarbij RPA experts alle implementaties van bots in de organisatie begeleiden. Dit is gunstig voor de opschaling van RPA. Het feit dat key users en de proceseigenaar vooroplopen bij de implementatie is van groot belang voor het draagvlak. RPA is immers bedoeld als optimalisatie van het werkproces ten dienste van menselijke werknemers, niet ter vervanging van mensen. Ook al is het wegvallen van functies niet uit te sluiten als de bewuste taken allemaal te automatiseren zijn, dan nog kan die transformatie beter vanuit de business dan vanuit IT worden geïnitieerd.