Robotic process automation – RPA
- Wat is robotic process automation (RPA) en waar bestaat het uit?
- Wat zijn voordelen, nadelen en andere eigenschappen?
- Hoe wordt RPA toegepast?
Robotisering van administratieve processen
In fabrieken zijn bepaalde repeterende en foutgevoelige werkzaamheden vervangen door robots. Dat gaat bijvoorbeeld om robots voor de assemblage van auto’s, inpakrobots of een stapelrobot in grote magazijnen. In een kantooromgeving komen repeterende bedrijfsprocessen ook veel voor. Het gaat dan bijvoorbeeld om het opzoeken van gegevens in een systeem en deze weer invoeren in een ander systeem. Ook voor administratieve bedrijfsprocessen zijn daarom oplossingen ontwikkeld om repeterende activiteiten te automatiseren. Een eenvoudig voorbeeld is een macro in MS Word. Of de koppeling tussen een boekhoudsysteem en de applicatie voor internetbankieren, waarbij bankoverschrijvingen automatisch onder een post in de boekhouding worden opgenomen.
Wat is robotic process automation?
De overkoepelende term voor het automatiseren van deze administratieve processen is robotic process automation. Dit wordt afgekort als RPA. Het gaat niet om een fysieke robot, zoals in een fabriek. RPA robots of kortweg ‘bots’ zijn softwaretoepassingen.
Bestaande organisaties, ook kleinere, hebben een structuur van mensen, hardware en software die de bedrijfsprocessen uitvoeren. Veel van deze processen hebben een repeterende component. Automatisering zou daarbij een oplossing kunnen bieden. In de praktijk blijkt het ingrijpend veranderen van veel bedrijfsprocessen zeer kostbaar. Bovendien moet de organisatie ondertussen blijven functioneren. Daarom is het vaak niet mogelijk om een bedrijfsproces helemaal opnieuw in te richten en te automatiseren. Het is bij veel organisaties al een aanzienlijke operatie om één schakel erin te vervangen, zoals een ERP systeem.
Voordelen RPA
Door dit probleem wordt het grote voordeel van RPA duidelijk. RPA kan namelijk worden geïmplementeerd met minimale interventie in bestaande systemen, namelijk als een schil eroverheen. RPA neemt de rol van de mens over die de software bedient. Een RPA bot bootst menselijke handelingen na binnen hetzelfde ICT ecosysteem. Een bot kan dit automatisch, praktisch zonder fouten, snel en 24 uur per dag.
Een ander voordeel is dat administratief medewerkers zich dankzij RPA kunnen concentreren op de niet-standaard onderdelen van het proces. De uitdagende problemen met meer toegevoegde waarde. Wat dat betreft kan RPA worden gezien als een verbetering voor het administratief personeel. Daarnaast is RPA is een vrijwel gegarandeerde kostenbesparing, dankzij de hogere snelheid en kwaliteit waarmee het repetitieve proces wordt uitgevoerd. Bovendien blijkt door de schaalbaarheid zonder extra menskracht, de snelheid en het lage foutpercentage dat een investering in RPA zich vaak al binnen een jaar kan terugverdienen.
RPA bot
Een RPA bot wordt aangesloten op de verschillende softwaretoepassingen die deze nodig heeft voor zijn taak. De robot kan worden geïnstalleerd op een enkel werkstation of het bedrijfsnetwerk, maar ook in cloudomgevingen. Alles wat de RPA bot doet, wordt vastgelegd in een log. Dit is nuttig voor compliance en foutopsporing. Zijn werkzaamheden worden voorgeschreven door een set instructies (rule based), waarmee hij gestructureerde informatie kan verwerken. Een voorbeeld daarvan is het versturen van facturen waarbij informatie uit verschillende systemen kan worden gehaald.
Toepassingen van robotic process automation
Robotic process automation kan semiautomatisch (attended RPA) en volautomatisch (unattended RPA) worden uitgevoerd. In het eerste geval wordt de robot door mensen gestart en gestopt. In het tweede geval werkt de RPA bot volledig autonoom. De bot start dan zelf op wanneer de ingestelde gebeurtenis zich voordoet. Menselijke tussenkomst is niet meer nodig. Er zijn al veel verschillende toepassingen van robotic process automation. De grootste winst van RPA kan worden behaald in tijdrovende en foutgevoelige bedrijfsprocessen. Een aantal voorbeelden:
- In HR processen – Bij grote organisaties met veel werknemers kan een bot nieuwe medewerkers automatisch een e-mailadres toekennen, alle nodige machtigingen voor zijn functie geven, een pasje laten maken en hem aanmelden voor de verplichte bedrijfscursussen.
- Crediteurenadministratie – De RPA bot kan gescande facturen inlezen via een applicatie, de relevante gegevens eruit halen, deze kopiëren naar of vergelijken met het boekhoudsysteem en een e-mailtje sturen met een ontvangstbevestiging.
- Verwerken van aanvragen bij banken – Een klant stuurt een digitale aanvraag voor een creditcard, de bot leest het aanvraagformulier, haalt de persoonsgegevens eruit en vergelijkt deze met de relevante systemen, zoals die van de BKR. Als aan de condities is voldaan geeft de bot het creditcardsysteem opdracht een pasje te maken en te bezorgen op het juiste adres.
RPA implementaties
Er zijn veel verschillende RPA trajecten mogelijk. Het begint gewoonlijk met een analyse van bedrijfsprocessen vanuit business process management (BPM). Ook de ICT afdeling kan het initiatief nemen, vanuit de context van het applicatielandschap. Soms blijft het bij het optimaliseren van menselijke activiteiten, in andere gevallen kan er een RPA bot worden ingezet. Dat kan in korte tijd gebeuren, omdat de bestaande software niet vervangen hoeft te worden. Een vervolg op het inzetten van bots is het combineren van RPA met artificial intelligence (AI). Dankzij AI kan ook ongestructureerde data worden geanalyseerd, om er adviezen of beslissingen uit af te leiden. Dit wordt hyperautomation genoemd. Met dit samenspel van RPA en AI wordt gekeken in welke mate volledige bedrijfsprocessen en clusters daarvan in een organisatie kunnen worden geautomatiseerd. Er is een toekomst denkbaar waarin alleen nog de klanten en de aandeelhouders van een bedrijf mensen zijn en alle andere werkzaamheden, zoals marketing en verkoop, inkoop en administratie en zelfs het nemen van strategische beslissingen, door software wordt aangestuurd. Dit is voorlopig een denkbeeldige toekomst, maar de ontwikkelingen op dit vakgebied gaan zeer snel.
Lees meer over robotic process automation
Hyperautomation
Attended/unattended RPA
Robotic accounting
RPA project