Enterprise content management – ECM

Oplossingen, informatie en experts

 

 

ECM UITGELEGD

Wat is enterprise content management en hoe pas je het toe?

 

DEFINITIE – Wat is enterprise content management?

Enterprise content management (ECM) is gericht op het centraal beheren, organiseren en terugvindbaar maken van documenten, bestanden en digitale content binnen je organisatie. Dit gaat verder dan alleen de opslag ervan. ECM regelt de hele levenscyclus van deze content. Dit begint bij creatie en versiebeheer en loopt door tot de archivering en beveiliging. Het zorgt ervoor dat jullie content vindbaar, controleerbaar en veilig is, ongeacht de afdeling of locatie waar de content wordt gebruikt. Een ECM oplossing helpt je organisatie om efficiënter te werken. De risico’s op fouten in het beheer van content nemen af. Bovendien kan je beter voldoen aan wet- en regelgeving.

 

EIGENSCHAPPEN – Wat is een ECM systeem en waaruit bestaat deze?

Een ECM systeem is de software die het beheer van je content voor je mogelijk maakt. Het systeem beheert al je bedrijfscontent centraal en regelt opslag, versiebeheer, workflows, toegang en archivering. Het systeem bestaat meestal uit een module voor document management (DMS), zoek- en meta-datafuncties, tools om workflows te regelen, rechtenbeheer en records management.

Uiteraard zijn ook koppelingen met andere systemen mogelijk, zoals ERP software of je CRM systeem. Vaak bevat een ECM systeem ook functies voor scanning, digitaal ondertekenen en compliance. Het zorgt voor structuur in contentbeheer en geeft je hier controle over. Daarnaast helpt het je medewerkers om documenten sneller te vinden en ondersteunt het gestandaardiseerde processen, zoals het beheer van contracten, projectdossiers of HR documentatie vaak het geval is.

 

TOEPASSING – Wanneer heb je een ECM systeem nodig?

Een ECM systeem wordt het overwegen waard als je merkt dat documenten en andere content verspreid in je organisatie zijn opgeslagen, medewerkers tijd verliezen met het vinden ervan of onnodige fouten maken door verkeerde versies van de content te gebruiken. Ook als je organisatie groeit, meerdere vestigingslocaties heeft of te maken krijgt met strengere eisen aan compliance en dataveiligheid, kan een ECM systeem de oplossing bieden. Dat is ook als interne processen veel contracten, offertes, projectdossiers, facturen, technische documentatie of andere documenten bevatten. In alle gevallen biedt een betrouwbare ECM software je dan extra structuur en zekerheid.

 

Hulp nodig? Deze ECM experts kunnen je helpen met oplossingen en advies.

 

 

ECM OPLOSSINGEN

Wat is ECM software en welke oplossing is de beste?

 

FUNCTIONALITEIT – Wat zijn belangrijke functionaliteiten van een ECM systeem?

Belangrijke functionaliteiten van ECM software zijn centraal documentbeheer, versiebeheer, metadata en krachtige zoekfuncties. Daarnaast biedt een ECM oplossing workflow- en procesautomatisering, rechten- en toegangsbeheer, records management, beveiligde archivering en audit trails.

Integraties met je e-mail, ERP systeem, CRM software en andere basisapplicaties zijn cruciaal om documenten automatisch te kunnen koppelen aan processen. Ook ondersteuning voor digitaal ondertekenen, scannen, collaboration tools en mobiele toegang is steeds belangrijker.

 

VERSCHIL – Wat is het verschil tussen ECM, DMS en EIM?

Leveranciers van document management systemen (DMS), ECM systemen of EIM oplossingen (enterprise information management) maken het je niet gemakkelijk, omdat deze begrippen steeds vaker door elkaar gebruikt worden. Veel voormalige DMS oplossingen zijn geëvolueerd tot ECM oplossing en EIM is een  overkoepelende begrip voor informatiebeheer geworden.

Met document management systemen worden softwareoplossingen bedoeld die zich specifiek richten op het beheer van digitale en gedigitaliseerde documenten. Dat betreft bijvoorbeeld productinformatie, handleidingen, facturen, contracten en ingescande documenten. Enterprise content management (ECM) systemen beheren naast de digitale of gedigitaliseerde documenten ook bestanden en andere content die niet of slechts gedeeltelijk gestructureerd zijn. ECM richt zich dus op meer soorten digitale content. In de praktijk worden de benamingen ECM en DMS vaak door elkaar gebruikt.

Enterprise information management (EIM) staat als overkoepelend begrip boven DMS en ECM. Dit richt zich op het totale informatiebeheer in je organisatie. Daarbij gaat het om alle informatie waarmee je organisatie werkt, zowel gestructureerd als ongestructureerd. Ligt het accent op het beheer van bestanden en documenten, dan zoek je in de richting van DMS en ECM. Gaat het om andere informatie en data, dan kan de oplossingen ook gevonden worden als data management oplossing.

 

SELECTIE – Hoe selecteer je een ECM systeem?

Begin met het bepalen van de behoeften. Benoem welke problemen rondom contentbeheer je opgelost wilt hebben. Benoem ook zeker waar je in de huidige situatie wel tevreden over bent. Bepaal welke soorten content je wil beheren, welke processen ondersteund moeten worden en welke compliance-eisen er voor jullie organisatie gelden. ECM oplossingen beoordeel je op gebruiksgemak, zoekmogelijkheden en de mogelijkheden voor workflows, integraties en beveiliging.

Belangrijk is ook de schaalbaarheid van de ECM oplossing, cloudmogelijkheden en kosten om meerjarig van de ECM software gebruik te maken. Vraag demo’s aan, test met een representatieve businesscase en betrek toekomstig gebruikers in het hele traject. Belangrijk is dat een nieuw systeem past bij je bestaande werkwijze en flexibel genoeg is om in korte tijd verbeteringen en veranderingen te realiseren.

 

Hulp nodig? Deze EIM experts kunnen je helpen met oplossingen en advies.

 

De ontwikkelingen gaan snel. Mis niets!

Wij volgen de belangrijkste ontwikkelingen rond alle actuele ICT thema’s en informeren je daarover via de ICT nieuwsbrief.