Workflow management | Optimaal bedrijfsproces – ICTinformatiecentrum.nl

Workflow management

Optimaal beheer van informatiestromen

Workflow management richt zich op het organiseren, modelleren, beheersen en analyseren van informatiestromen binnen organisaties. Maak hier kennis met het managen van uw workflow en de verschillende ICT oplossingen die hiervoor de oplossing kunnen vormen.

Wat is workflow management?

Workflow management moet ervoor zorgen dat de uitwisseling van informatie tussen verschillende afdelingen of bedrijfsonderdelen goed en efficiënt verloopt. De regels die de organisatie hiervoor kent, zijn daarbij het uitgangspunt. Resultaat van workflow management is dat het bijdraagt aan het optimaliseren van bedrijfsprocessen en dat klanten beter, sneller en klantvriendelijker geholpen kunnen worden.

Werkstromen

De meest letterlijke vertaling van het begrip workflow is het woord ‘werkstroom’. Iedere in regels of procedures vastgelegde afhandeling is te beschouwen als een werkstroom of workflow. Zo worden orders vaak via vaste procedures afgehandeld, maar ook serviceacties of klachtafhandelingen. Voor iedereen in de organisatie die betrokken is bij een werkstroom, is het van belang dat hij of zij kan beschikken over dezelfde informatie en inzicht heeft in de actuele status van de afhandeling. Workflow management software biedt de oplossing daarvoor.

Voordelen

Een systeem voor het managen van de workflow helpt bij het optimaliseren van processen en het verbeteren van de klantgerichtheid. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om de werklast onder controle te houden en inzicht te behouden in de status en voortgang van processen. Voordelen hiervan zijn dat een organisatie er beter in slaagt om op het juiste moment, de juiste taken door de juiste medewerkers te laten uitvoeren.

Software

Workflow management wordt bijna altijd ondersteund door software. Dit kan specifieke software zijn die aangeduid wordt als een workflow management tool. Maar vaak is het ook onderdeel van ERP software of een CRM oplossing. Ook in samenhang met document management (DMS) en business proces management (BPM) komt management van de workflow vaak aan de orde.

Digitale formulieren systeem

Digitale formulieren dragen bij aan goed management van de workflow. Met een digitale formulieren systeem met de mogelijkheid voor het managen van de workflow wordt het eenvoudig om bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren. Informatie wordt op eenduidige wijze behandeld en opgeslagen en is direct beschikbaar voor actuele rapportages. Een digitale formulieren systeem vereist geen specifieke ICT kennis, verhoogt de efficiency en heeft een korte terugverdientijd. Lees verder over digitaal formulieren systeem.

workflow management