Boekhoudsoftware

 
VERDIEPING

Functies en kosten van boekhoudsoftware

Wat is de functie van boekhoudsoftware?

De belangrijkste functie van boekhoudsoftware is dat deze je helpt met het voeren van een goede, accurate boekhouding, conform de Nederlandse boekhoudverplichtingen. Van iedere softwareoplossing voor je financiële administratie mag je ten minste deze functionaliteit verwachten:

• Invoer van inkomsten en uitgaven.
• Beheer van debiteuren.
• Beheer van crediteuren.
• Verwerking van banktransacties.
• Opstellen van facturen.
• Verwerken van betalingen.
• Genereren van financiële rapportages.
• Voorbereiden van BTW aangiftes.
• Budgetteren en financiële planning (forecasting).
• Bijhouden van het kasboek.

Een paar specifieke functies lichten we er uit:

• Bankkoppeling – Hierdoor verwerk je bankmutaties automatisch in je boekhouding. Een handmatige verwerking van bankafschriften is niet meer nodig. Je maakt minder fouten, het kost je minder tijd, je voldoet tijdig aan je betalingsverplichtingen en behoudt beter zicht op de betalingen van je klanten.
• Belastingaangifte – Hierdoor haal je direct vanuit je boekhoudsoftware alle informatie die nodig is voor je belastingaangiften, zoals btw of intracommunautaire prestaties. De aangiften zelf worden door de software klaargezet en kan je eenvoudig vanuit de software aan de belastingdienst toezenden.
• Financiële rapportages – Je boekhouding geeft je doorlopend inzicht in het financiële reilen en zeilen van je bedrijf. Financiële rapportages zorgen ervoor dat je continu over overzichten kunt beschikken met betrekking tot crediteuren, debiteuren, btw- en andere belastingaangiften, grootboekmutaties, enz. Ook kan je controle houden op financiële aspecten van projecten. Steeds vaker bieden data analyse en AI tools extra mogelijkheden voor inzichten en rapportages.
• Samenwerking accountant – De meeste bedrijven kiezen ervoor alle basistaken van de boekhouding zelfstandig uit te voeren en de accountant of externe boekhouder in te schakelen voor ingewikkelde taken of de controle van de boekhouding. Hiervoor is het belangrijk dat de account online kan meekijken in je boekhouding.
• Jaarcijfers – Je boekjaar sluit je af met de jaarrekening. Als je boekhouding klopt, is de stap naar de jaarrekening niet groot meer. Tot aan de definitieve versie van de jaarrekening heb je de mogelijkheid correcties aan te brengen.

Waarin verschilt boekhoudsoftware?

Omdat boekhouden aan regels is gebonden, zal je merken dat de verschillen in boekhoudsoftware niet groot zijn. Het zijn vaak de extra functies, buiten de basisboekhouding om, die de verschillen bepalen tussen de diverse oplossingen. Denk daarbij aan de mogelijkheden om te koppelen met andere systemen, automatische factuurverwerking, de verwerking van banktransacties, internationale functies, automatische controles, het integreren van betaallinks of de integratie van artificial intelligence functionaliteit.

Wat is de beste boekhoudsoftware?

De beste boekhoudsoftware haal je niet uit een overzicht, maar is de oplossing die het best bij jullie past. Algemene lijstjes over wat de beste software voor iets is, zijn natuurlijk onzin en uitsluitend om advertentieredenen en met marketingbedoelingen samengesteld. Het is wellicht handig om in de lijstjes een paar namen van leveranciers tegen te komen, maar verder hoef je daar niet serieus naar te kijken.

Uiteraard selecteer je jullie boekhoudsoftware op basis van de eigenschappen en functionaliteit die jullie nodig hebben. Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar de leverancier, de betrouwbaarheid daarvan, de ervaringen van andere gebruikers, geplande ontwikkelingen, continuïteit, kosten en service. Om je daar een goed beeld van te vormen is het verstandig de websites van meerdere leveranciers van boekhoudsoftware te bezoeken en met een paar van hen in gesprek te gaan. Doe dat ook met je boekhouder of accountant. Zij kennen de producten het best. Je komt er dan snel achter wat voor jullie echt belangrijk is, wie dat kan leveren en onder welke condities.

Wat kost boekhoudsoftware?

De kosten van boekhoudsoftware zijn afhankelijk van diverse factoren. Van invloed zijn de omvang van je organisatie, de gewenste functionaliteit, de keuze tussen een cloudoplossing of een lokale installatie, het aantal gebruikers en de gewenste ondersteuning.

Voor basis online boekhoudsoftware betaal je maandelijks rond de 10 en 25 euro. Heb je meer gebruikers, speciale functies of een grote hoeveel transacties, dan kunnen de kosten toenemen tot 100 euro of meer. Alleen hele grote boekhoudsystemen voor grote organisaties kunnen duizenden euro’s per jaar kosten. Voor mkb toepassingen wordt het niet snel echt duur. Daarvoor is de concurrentie tussen aanbieders van boekhoudsoftware te groot.

Kijk bij de aanschaf niet alleen naar de kosten van de nieuwe boekhoudsoftware, maar vooral ook naar wat een nieuwe oplossing jullie organisatie kan besparen. Of wat het aan verbetering van jullie processen bijdraagt. Functionaliteit, gebruiksgemak en schaalbaarheid zijn allemaal belangrijke aspecten daarbij. Maak dus altijd een goede analyse van kosten en baten. Met deze kostencomponenten kan je te maken krijgen:

• Gebruikskosten – Bij de meeste boekhoudsoftware betaal je per gebruiker of per aantal transacties. Bij cloudoplossingen betaal je voor gebruik van de software, hosting, onderhoud, updates en support. Voor basis boekhoudsoftware variëren deze van enkele tientjes tot honderden euro’s per jaar. Meer geavanceerde systemen voor middelgrote en grote bedrijven kunnen duizenden euro’s per jaar kosten.
• Implementatiekosten – De implementatie is doorgaans snel en eenvoudig bij basis boekhoudsoftware, maar kan complex en duur zijn bij grotere systemen. De kosten betreffen de migratie van bestaande data naar het nieuwe systeem en de koppeling en integratie met andere bedrijfssystemen. Daarnaast betreft het de configuratie van de software, zodat deze voldoet aan jullie specifieke toepassing, eisen en wensen.
• Training en begeleiding – Met training zorg je ervoor dat medewerkers snel met de nieuwe boekhoudsoftware kunnen werken. Wordt er eenmaal met de nieuwe software gewerkt, dan is begeleiding en ondersteuning gewenst om vragen te beantwoorden en om te voorkomen dat medewerkers eigen oplossingen gaan bedenken voor een functionaliteit van de nieuwe software die zij nog niet goed kennen.
• Onderhoud en updates – Bij online boekhoudsoftware zitten alle onderhoudskosten in de vaste maandbedragen, maar voor lokaal geïnstalleerde boekhoudsoftware zijn de kosten voor onderhoud en updates extra. Met name vanwege eisen aan data security kunnen daar hoge kosten aan zitten.

 

 
SELECTIE

Boekhoudsoftware vergelijken en kiezen

Hoe selecteer je nieuwe boekhoudsoftware?

Als je overweegt over te stappen op nieuwe boekhoudsoftware, begin je met een grondige evaluatie van je huidige en toekomstige wensen en eisen. Bepaal de specifieke functies die je huidige boekhoudoplossing mist en die functionaliteit, efficiency, gebruiksgemak, inzichten of rapportagemogelijkheden kunnen toevoegen. Vergelijk verschillende softwareoplossingen op basis van deze criteria, bekijk gebruikersreviews en beoordeel de kosten, kostenstructuur en support en servicemogelijkheden.

Handig is ook om gebruik te maken van de mogelijkheid om de boekhoudsoftware die je overweegt gratis te testen. Dat wordt nooit een realistische praktijktest, maar geeft je wel een goed beeld van de werking van de software die je overweegt.

Belangrijk in deze fase is dat je gebruik maakt van de kennis van ervaren leveranciers of adviseurs. Ook de externe partij die je nu helpt met jullie boekhouding, jaarrekening en/of andere financiële zaken kan je zonder twijfel waardevolle toevoegingen en inzichten geven, die je helpen bij de keuze. Laat je niet teveel leiden door lijstje als een ‘Top 10 van boekhoudsoftware’ of ‘de beste boekhoudsoftware’. Deze overzichten zijn meestal betaalde advertenties en niet gebaseerd op onafhankelijk onderzoek of beoordelingen.

Wat is belangrijk voor jullie boekhouding?

Er bestaat een groot aantal softwareoplossingen en leveranciers om je boekhouding mee te automatiseren. Het maken van een keuze daaruit wordt gemakkelijk als je precies weet waar je naar zoekt. De onderstaande vragen helpen je bij het bepalen wat voor jullie belangrijk is:

• Waaruit bestaat jullie boekhouding?
• Welke functies van boekhoudsoftware zijn belangrijk voor jullie?
• Welke administratieve processen wil je automatiseren?
• Wat wordt de rol van jullie accountant of externe boekhouder?
• Wat willen jullie zelf doen en wat wil je uitbesteden?
• Welke data wil je meenemen uit je ‘oude’ boekhouding?
• Welke koppelbaarheid wens je met andere software in je organisatie?
• Via welke apparaten wil je toegang hebben tot jullie boekhouding?
• Zijn er redenen om niet voor online boekhoudsoftware te kiezen?
• Wat is een gunstig moment om over te stappen?
• Welke privacy- en veiligheidseisen stellen jullie aan de software?
• Wat is je budget en voor hoeveel users zoek je een oplossing?
• Welke eisen stel je aan advies, training en support van de leverancier?

Hoe vergelijk je boekhoudsoftware?

Het vergelijken van boekhoudsoftware doet je op basis van de criteria die je belangrijk vindt en die gelden voor jullie specifieke situatie. Aspecten die daarbij een rol spelen zijn:

• Functionaliteit – Welke onderdelen van je boekhouding kan je ermee uitvoeren en welke niet? Op welke functionaliteit legt de boekhoudsoftware extra accenten? Op welke niet?
• Doelgroep – Voor welke soort bedrijven is de software bedoeld? Gaat het om software voor zzp’ers, mkb bedrijven of grote organisaties?
• Gebruiksgemak– Hoe werkt de software en krijg je ermee gedaan wat je wilt? Hoe snel leren gebruikers ermee werken?
• Flexibiliteit – Hoe eenvoudig is de software aan te passen op je specifieke eisen en wensen? Ook als deze in de loop der tijd veranderen?
• Toegankelijkheid – Via welke devices (apparatuur) kan je van de boekhoudsoftware gebruik maken? Welke apps zijn er beschikbaar voor mobiel gebruik op je telefoon?
• Gerichtheid – Is de software algemeen toepasbaar of is deze branche- of doelgroepgericht?
• Gebruikservaringen – Wat vinden de huidige gebruikers van de software? Zijn er ook negatieve ervaringen en zo ja, vanwege welke eigenschappen?
• Uitbreidingsmogelijkheden – Hoe groeit de software mee met je organisatie of ambities? Hoe eenvoudig kan je opschalen of afschalen?
• Communicatie – Hoe voorziet de software in de samenwerking met je accountant of boekhouder? Is het meekijken door hen goed geregeld?
• Veiligheid – Welke garanties geeft de leverancier over de dataveiligheid en de back up van je financiële data?
• Beschikbaarheid – Welke garanties geeft de leverancier over de beschikbaarheid van de software? Hoe storingsgevoelig is de software?
• Continuïteit – Welke verwachtingen zijn er over het verder ontwikkelen van de boekhoudsoftware? Welke plannen heeft de leverancier en wat zijn de consequenties van een overname door een andere partij, wat veel gebeurt?
• Support – Welke ondersteuning biedt de leverancier, zoals trainingen, een helpdesk of instructievideo’s?
• Kosten – Wat kost de boekhoudsoftware per gebruiker, wat zijn vaste kosten en welke zijn de verborgen kosten?