ERP software

Oplossingen, leveranciers en informatie over ERP software

 

 

 

Downloads en tips

Download ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’
Download Softwareselectie met AI
Maak kennis met ERP oplossingen en leveranciers
Lees Basisboek ERP en Komt een CEO bij de IT dokter
Lees de ICT nieuwsbrief

 

 

ORIËNTATIE – Voor welke toepassing zoek je software?

ERP software integreert veel functionaliteit in één systeem. Hierdoor is de data altijd eenduidig en voor ieder onderdeel beschikbaar. Vaak is dat een groot voordeel, maar niet altijd. In veel situaties zijn specifieke systemen beter. Dat kan gelden voor een WMS oplossing voor magazijntoepassingen, financiële software voor financieel-administratieve toepassingen of separate CRM software voor sales, marketing en service. Vaak worden deze systemen dan weer gekoppeld aan centrale ERP software. Bepaal daarom vooraf wat voor jullie toepassing de beste configuratie is en laat je daarbij goed adviseren. Kijk bijvoorbeeld ook naar:

Financiële software – Algemene en specialistische financieel-administratieve toepassingen.
Boekhoudsoftware – Voor basisadministratie en boekhouding.
WMS software – Voor magazijnbeheer en warehouse management toepassingen.
HRM software – Personeelsadministratie, salaris, recruitment en meer.
ECM software – Voor enterprise content management en documentbeheer oplossingen.
Data analytics – Oplossingen voor business intelligence en data analytics.
AI oplossingen – Specifieke functies voor de integratie van AI in je bedrijfsprocessen.

 

 

WAT IS ERP SOFTWARE?

Eigenschappen, toepassingen en voordelen

 

DEFINITIE – Wat is ERP software?

ERP software integreert de automatisering van de belangrijkste bedrijfsprocessen in één bedrijfsbrede softwareoplossing. Denk hierbij aan de financiële administratie, inkoop, voorraadbeheer, verkoop, logistiek, service en productie. Door de integratie van administratieve, logistieke, commerciële en financiële processen verbeteren de productiviteit en efficiëntie van je organisatie.

ERP software is zo ontworpen dat deze je belangrijkste bedrijfsprocessen vanuit één oplossing en met één centrale database kan ondersteunen. Het kan zijn dat de basisfunctionaliteit van een gekozen ERP systeem voor jullie niet voldoende is. In dat geval kan je de ERP software eenvoudig combineren met aanvullende software voor specifieke toepassingen of een maatwerkapplicatie. Dat kan ook functionaliteit betreffen die al onderdeel is van de ERP oplossing, zoals CRM, HRM, business intelligence of specifieke dataoplossingen. Je koppelt de aanvullende software met jullie ERP systeem.

 

VOORDEEL – Wat is het grootste voordeel van ERP software?

Als je gebruik maakt van ERP software is de data die je in je organisatie gebruikt altijd actueel en consistent. Hierdoor is het aantal fouten beperkt en kan je processen beter op elkaar afstemmen. ERP software biedt je management en de medewerkers realtime inzicht in prestaties, kosten en voorraad. Hierdoor kan je beslissingen sneller nemen en kan je deze beter onderbouwen. Het resultaat daarvan is meer efficiëntie, lagere operationele kosten en een organisatie die flexibeler is in het inspelen op veranderingen in de markt en veranderende behoeften van je klanten.

 

LEGACY SOFTWARE – Is nieuwe ERP software de oplossing voor legacy software?

Legacy ERP software zijn softwareoplossingen die na jarenlange trouwe dienst en vele ‘reparaties’ inmiddels niet meer voldoende mogelijkheden bieden, maar dermate met je bedrijfsprocessen vervlochten kunnen zijn, dat vervangen best ingewikkeld is. Toch is nieuwe ERP software meestal een effectieve oplossing ter vervanging van deze verouderde en moeilijk te onderhouden systemen. Moderne ERP oplossingen bieden de mogelijkheid voor geïntegreerde processen, cloudtoepassingen, automatische updates en betere beveiliging. Ze maken het eenvoudiger om data centraal op te slaan, workflows te optimaliseren en artificial intelligence (AI), business intelligence (BI) en andere op data gerichte technologieën optimaal te benutten.

In bepaalde situaties is vervanging van je legacy systemen door nieuwe ERP software niet de enige of beste keuze. Soms kan modernisering of koppeling met bestaande systemen volstaan. Het besluit of een nieuw ERP systeem daadwerkelijk waarde toevoegt en je organisatie helpt om te moderniseren, kan je pas definitief nemen na een grondige analyse van de kosten, risico’s en toekomstige ontwikkelingen van je organisatie. Advies van ervaren ERP leveranciers en adviseurs is hierbij meestal erg belangrijk.

 

ERP PROJECT STARTEN – Wanneer heb je nieuwe ERP software nodig?

De belangrijkste kracht van ERP software is de integratie van functionaliteit en data. Heb je nu veel versnipperde systemen en oplossingen, dan kan dat reden genoeg zijn om over te stappen naar nieuwe ERP software. Naast technische argumenten baseer je een besluit ook op praktische, financiële en commerciële argumenten. Efficiëntieverbetering, kostenbesparing, risicobeheersing, betere klantenservice en het rendement op je investering (ROI) zijn hierbij belangrijke factoren.

 

ORGANISATIEVERBETERING – Hoe kan ERP software de efficiëntie van je organisatie verbeteren?

ERP software verbetert de operationele efficiëntie van je bedrijf vooral door bedrijfsprocessen te automatiseren, te standaardiseren en te verbinden. Orderverwerking, voorraadbeheer, rapportages en andere taken die nu nog helemaal of gedeeltelijk handmatig gaan, worden met ERP software vervangen door gestroomlijnde workflows met actuele en betrouwbare data.

Hierdoor zijn er minder fouten en vertragingen en kunnen afdelingen beter samenwerken op basis van dezelfde data. Je houdt voorraadniveaus gemakkelijker optimaal, productie- en leveringsplanningen worden nauwkeuriger en de financiële administratie sluit beter aan op jullie operationele omstandigheden. Daarnaast maakt een ERP oplossing prestatiemetingen en procesanalyses eenvoudiger. Hierdoor worden knelpunten in jullie processen snel zichtbaar en kan je doorlopend werken aan procesverbetering die uiteindelijk je resultaten ook verbeteren.

 

DATAGEDREVEN WERKEN – Op welke manier draagt ERP software bij aan datagedreven werken?

De toegang tot actuele, geïntegreerde data van samenhangende bedrijfsprocessen geeft je via dashboards veel inzicht in hoe die processen verlopen en hoe deze verbeterd kunnen worden. Het maakt trends zichtbaar, verbetert prognoses en ondersteunt je beter onderbouwde beslissingen.

Zo helpt ERP software niet alleen bij het verzamelen van data, maar ook bij het omzetten ervan in bruikbare informatie (data analyse). Hiermee wordt het gemakkelijker om goede strategische en operationele keuzes te maken. Stel je nog hogere eisen aan de mogelijkheden voor data analyse of business intelligence, dan kan je jullie ERP systeem altijd uitbreiden met software die die specifieke functionaliteit toevoegt.

 

TOEKOMSTBESTENDIGHEID – Hoe schaalbaar en toekomstbestendig is ERP software?

Het is logisch dat je wilt weten of ERP software kan meegroeien met je bedrijf, vooral als je organisatie  groeit of met nieuwe activiteiten start. Bij moderne ERP software is dat geen probleem. Het is zelfs zo ontworpen dat het probleemloos met je organisatie kan meegroeien, zowel in aantal gebruikers als in functionaliteit. Je kan beginnen met enkele kernmodules. Later kan je daar functionaliteiten, gebruikers of andere bedrijfsonderdelen aan toevoegen, zonder het systeem volledig te vervangen. Regelmatige updates zorgen ervoor dat de software altijd blijft passen bij veranderende processen, markten en/of wet- en regelgeving.

 

RISICO’S – Welke risico’s zijn er bij de keuze van nieuwe ERP software?

ERP projecten behoren tot de meest complexe ICT projecten. Het raakt immers aan alle belangrijke en kritische onderdelen van je bedrijf. Grote fouten bij de selectie of implementatie kunnen daardoor grote negatieve gevolgen hebben. Er zijn dan ook inmiddels genoeg voorbeelden van ERP projecten die bedrijven in grote problemen hebben gebracht. Gelukkig verlopen ook veel ERP projecten succesvol.

Verkeerde uitgangspunten, slecht intern management, een niet geschikte implementatiepartner, weerstand bij medewerkers en talloze andere in de praktijk meer dan eens voorkomende problemen, kunnen zorgen voor budgetoverschrijdingen, vertragingen of migratieproblemen met data. Soms wordt met volledig verkeerde uitgangspunten een ERP project gestart of worden de doelstellingen en specificaties gaandeweg het project aangepast. Dit kan allemaal grote problemen opleveren. Over dit soort problemen, oorzaken en oplossingen lees je in het boek ‘Komt een CEO bij de IT dokter’.

 

BRANCHESPECIFIEK – Bestaat er branchespecifieke ERP software?

Er zijn weinig soorten bedrijfssoftware waar zoveel branchespecifieke oplossingen voor bestaan als voor ERP software. Voordeel van een branchespecifieke ERP oplossing is dat deze helemaal is afgestemd op de unieke processen, wetgeving en terminologie van jouw sector. Daardoor sluit de software direct beter aan op de praktijk. Vaak is er minder maatwerk nodig en verloopt de implementatie sneller.

Meestal is branchegerichte ERP software een variant op standaardsoftware. Soms zijn het volledig separaat ontwikkelde oplossingen. Minstens zo belangrijk als het feit dat de software vanuit branchekennis is ontworpen, is dat de leverancier ervan die branchekennis ook heeft. Die combinatie van product en leverancier  vergroot de kans op een succesvol ERP project aanzienlijk. Branchespecifieke ERP oplossingen en hun aanbieders vind je in ons overzicht van ERP leveranciers.

 

KOSTEN – Wat kost ERP software?

Verreweg de meeste ERP software zijn cloudoplossingen waarvoor je per gebruiker maandelijks een vast bedrag betaalt. Afhankelijk van de leverancier, de functionaliteit, de gebruikte modules en het supportniveau bedragen de maandelijkse kosten doorgaans tussen €50 en €250 per gebruiker. Bij lokaal gebruikte software (on-premise) betaal je vaak een hogere initiële licentieprijs, aangevuld met onderhouds- en upgradekosten.

Dit zijn de terugkerende kosten. Aan het hele selectie- en implementatietraject zijn uiteraard ook kosten verbonden. Deze variëren sterk en worden vooral bepaald door de omvang en complexiteit van het hele project. Voor kleinere organisaties kan je rekening houden met minimaal €20.000 tot €50.000. Bij middelgrote bedrijven kost een ERP project al snel meer dan €100.000. Voor grote organisaties kunnen de kosten voor een ERP project ook boven een miljoen uitstijgen.

De kosten omvatten de procesanalyse, pakketselectie, configuratie, datamigratie, training en projectbegeleiding. Als er geen duidelijke doelstellingen en sturing voor het ERP project bestaan, loop je het risico dat kosten uit de hand lopen. Vaak komen het hele project en soms zelfs de organisatie dan ook in problemen. De keuze van goede, betrouwbare en ervaren leveranciers en adviseurs is dan ook essentieel.

 

ROI – Wat is de return on investment (ROI) voor ERP software?

Omdat een ERP implementatie een grote investering in tijd en geld van je organisatie vraagt, zijn een duidelijke businesscase en meetbare KPI’s noodzakelijk. Deze helpen je om het succes van je ERP project financieel te kunnen onderbouwen. Hoewel de ROI sterk kan variëren per organisatie is het realistisch om rekening te houden met een ROI voor je ERP software tussen de 100% en 300% binnen 3 tot 5 jaar.

Deze opbrengst komt voort uit lagere operationele kosten, minder fouten, kortere doorlooptijden en beter gebruik van mensen en middelen. Daarnaast levert een ERP systeem indirecte winst op door betere besluitvorming, hogere klanttevredenheid en meer flexibiliteit bij groei of marktveranderingen.

Wat je werkelijk als ROI kan realiseren is ook afhankelijk van de mate van procesoptimalisatie, gebruikersacceptatie en in hoeverre de software aansluit bij de bedrijfsdoelen van je organisatie. Als je de een goede oplossing selecteert, werkt met ervaren leveranciers, de implementatie goed voorbereidt en belangrijke processen kan optimaliseren, behaal je de hoogste en snelste terugverdientijd.

 

 

ERP SELECTIE

ERP keuzes en adviezen

 

ERP SELECTIE – Waaruit bestaat ERP selectie?

De belangrijkste doelen voor iedere ERP selectie zijn het kiezen van de best passende ERP software, het vinden van een betrouwbare leverancier, het minimaliseren van risico’s, maximale zekerheid over de succeskans van het project en het waarborgen van de juiste keuzes voor de lange termijn. Bij de keuzes gaat uiteraard om de selectie van de ERP software zelf, maar ook om de selectie van een leverancier, adviseur of implementatiepartner. Onderdelen van het selectieproces zijn:

• Inventarisatie van bedrijfsprocessen.
• Benoemen van doelen en knelpunten.
• Opstellen van een ‘programma van eisen’.
• Vergelijken van potentiële leveranciers en oplossingen.
• Testen van systemen in de demofase of proof-of-conceptfase (realistisch testen met eigen data).
• Onderzoeken van referenties.
• Afstemmen van de implementatieaanpak.
• Begroten en onderbouwen van kosten.
• Maken van de definitieve keuzes.

 

ZORGVULDIGHEID – Waarom is een goede ERP selectie belangrijk?

De basisfunctionaliteit van de meeste ERP software is voor een steeds groter deel vergelijkbaar. Zijn je bedrijfsprocessen ‘standaard’, dan is er een groot aanbod voor jullie geschikt en zullen veel ERP oplossingen in jullie behoeften kunnen voorzien. Valkuil hierbij is dat veel bedrijven denken dat hun processen niet standaard zijn en dat er gezocht moet worden naar een specifieke oplossing. Bepaal daarom in hoeverre je processen echt afwijkend zijn en laat je daarbij adviseren. In de meeste gevallen volstaat een standaardoplossing en kan je ook in die richting op zoek gaan naar nieuwe software.

Een goede selectie is vooral essentieel omdat ERP software het hart vormt van je bedrijfssoftware. Bijna al je bedrijfsprocessen hebben iets met het ERP systeem te maken, waardoor verkeerde keuzes grote gevolgen hebben voor de kwaliteit, betrouwbaarheid en continuïteit van deze processen. Daarnaast behoren ERP projecten tot de grootste ICT projecten waarmee je organisatie te maken krijgt, zowel in tijd als geld. Een verkeerde keuze of een gemiste kans op een betere oplossing kan dan ook jarenlang doorwerken in het functioneren van je organisatie.

 

CLOUD OF ON PREMISE – Kies je een cloudgebaseerde of on-premise ERP oplossing?

Bijna alle ERP software is als cloudoplossing te gebruiken. Maar ook on-premise is nog steeds een keuze bij de selectie van de software. Over de kwaliteit van de software zeggen deze eigenschappen niets. Het gaat vooral over hoe je de software gebruikt.

Bij een cloudoplossing staat de ERP software online en regelt de leverancier ervan (cloudprovider) dat de software werkt, updates krijgt en onderhouden wordt. Je bent zelf alleen gebruiker. De ERP leverancier zorgt dat de software beschikbaar is en blijft werken en doet daarom ook het beheer. Ook alles rondom dataveiligheid ligt op het bordje van de leverancier. Je initiële kosten voor configuratie, dataoverdracht en ingebruikname zijn bij cloudoplossingen relatief laag. Je betaalt per maand per user voor het gebruik van de software en de bijbehorende service. Bij on-premise oplossingen installeer je de software in je eigen omgeving, op je eigen servers. Het beheer doe je dan dus zelf.

De meeste organisaties kiezen voor een cloudoplossing vanwege flexibiliteit, gemak, veiligheid en schaalbaarheid. Als je snel wil kunnen groeien, altijd en overal toegang wil hebben tot je ERP software en geen grote IT-beheerzorgen wil hebben, is een cloudoplossing logisch. Wil je meer controle over je data, heb je meer behoefte aan maatwerk en stel je bijzondere eisen aan de beveiliging van je data, dan kan on-premise een betere keuze zijn.

Er bestaan ook mengvormen, waarbij een deel van je ERP systeem online staat in een veilige omgeving, die alleen voor jullie toegankelijk is. Met deze hybride vorm benut je de voordelen van beide concepten. Het zal duidelijk zijn dat bij twijfel de keuze tussen cloud en on-premise een goed en betrouwbaar advies vereist.

 

STANDAARD OF MAATWERK – Wat is beter: een ERP standaardpakket of maatwerk?

Een paar jaar geleden was het antwoord op deze vraag onbetwist dat standaardsoftware in bijna alle gevallen beter was. Een beeld dat vooral bepaald werd door de hoge kosten van maatwerksoftware en de onzekerheid over het eindresultaat. Met de komst van steeds betere ontwikkelmethoden met low code platforms en AI tools is dat beeld de afgelopen jaren gekanteld. Maatwerk hoeft niet meer complex en duur te zijn. Het biedt daardoor een nieuwe mogelijkheid om unieke en voordelen biedende bedrijfsprocessen met maatwerk te behouden. Aan updates kleven wel meer risico’s.

Standaard ERP oplossingen bieden meer zekerheid en een goede balans tussen functionaliteit, kosten en toekomstbestendigheid. Deze bevatten bewezen technologie, zijn al gericht op specifieke processen en bieden regelmatige updates. Door wijdverbreide kennis rond standaardoplossingen is ondersteuning gemakkelijker beschikbaar en verloopt de implementatie doorgaans sneller en goedkoper. Ook zijn moderne ERP systemen vaak zo modulair en flexibel, dat deze met een goede configuratie en add-ons ook optimaal kunnen aansluiten op unieke processen. Zonder maatwerk dus. De meest gehanteerde aanpak is daarom nog steeds ‘standaard waar het kan, maatwerk als dat waarde toevoegt’.

Desondanks blijft het in ieder ERP selectietraject nuttig om naar beide oplossingen te kijken en met hulp van specialisten goede afwegingen te maken.

 

SOFTWAREKEUZE – Welke ERP oplossing past bij je organisatie?

Uiteraard zoek je naar ERP software die naadloos aansluit bij je organisatie en jullie bedrijfsprocessen. Diverse aspecten bepalen in hoeverre dat het geval is:

• Branchespecifieke functionaliteit – Biedt de software functionaliteit die specifiek is voor jullie branche? Generieke ERP software kan (duur) maatwerk vereisen om aan branchespecifieke eisen te voldoen.
• Schaalbaarheid en flexibiliteit – Kan de ERP oplossing meegroeien met je organisatie? Denk hierbij aan een toename in gebruikers, transactievolumes, internationale uitbreiding (meerdere valuta’s/talen) of het toevoegen van nieuwe bedrijfsonderdelen.
• Integratiemogelijkheden – Hoe eenvoudig kan de software (bijvoorbeeld met API’s) koppelen met bestaande of toekomstige ICT oplossingen in je organisatie? Goede, betrouwbare integratiemogelijkheden voorkomen handmatige invoer en datasilo’s (dataverzamelingen die bij specifieke processen of afdelingen horen, maar niet voor iedereen toegankelijk zijn).
• Aansluiting op bedrijfsprocessen – Ondersteunt de software je huidige processen of dwingt deze je om andere en wellicht minder efficiënte werkwijzen te gaan gebruiken? Nieuwe ERP software moet jullie processen verbeteren en beter stroomlijnen, niet verslechteren.
• Type implementatie – Past de vorm waarin je de ERP software gebruikt bij jullie organisatie? Gaat het om een cloudoplossing of on-premise? Wat sluit het beste aan bij je IT strategie, beveiligingseisen en financiële wensen (investeren of kosten spreiden)?
• Gebruikerservaring (UX) – Hoe intuïtief en gebruiksvriendelijk is de interface waarmee gebruikers toegang hebben tot de ERP software? Slechte gebruikerservaringen leiden tot weerstand, fouten en een lage adoptie. In plaats van meer gaan gebruikers het systeem minder gebruiken.
• Rapportage en data analyse – Biedt het ERP systeem dashboards, realtime inzichten en BI tools om datagedreven beslissingen te nemen, zowel strategisch als operationeel?
• Kosten en investeringen – Wat zijn naast de initiële licentie- of abonnementskosten de kosten voor onderhoud, upgrades, training, hardware (bij on premise) en support?
• Leveranciersbetrouwbaarheid – Heeft de leverancier een betrouwbare reputatie? Biedt deze goede en snelle support en investeert de leverancier blijvend in innovatie van de software?
• Beveiliging en compliance – Voldoet de oplossing aan de voor jullie sector en regio geldende wet- en regelgeving? Hoe wordt je data beveiligd tegen cyberdreigingen?

 

 

 

LEVERANCIERSKEUZE – Welke ERP leverancier past bij je project?

Niet alleen de software moet zo goed mogelijk bij je project en organisatie passen. Dat geldt ook voor de leverancier. Aspecten die bepalen of dat het geval is, zijn:

• Ervaring in de branche – De leverancier moet aantoonbare ervaring hebben met organisaties in jullie specifieke sector. Deze partij begrijpt je uitdagingen, terminologie en processen en kan daardoor efficiënter implementeren en eerder meerwaarde leveren.
• Reputatie en financiële stabiliteit – Je gaat een langdurige relatie aan. Kies een leverancier die financieel gezond is en een sterke reputatie heeft in de markt. Dit garandeert dat deze ook over vijf of tien jaar nog bestaat en blijft investeren in productontwikkeling.
• Implementatiemethode – Beoordeel de methode van projectmanagement die een potentiële leverancier toepast bij de selectie en implementatie. Een gestructureerde, bewezen methode is essentieel voor een oplevering die binnen je planning en budget blijft.
• Kwaliteit van support – Er doen zich altijd problemen voor. Hoe lost een ERP leverancier dat dan op? Duidelijke afspraken in service level agreements (SLA’s) geven je zekerheid over responstijden, beschikbaarheid van support, de kwaliteit van de helpdesk en andere hulp bij storingen en problemen.
• Cultuur en communicatie – Controleer of de cultuur van de leverancier past bij die van jullie bedrijf. Een open, transparante communicatie gedurende het hele project (en hopelijk ook daarna) voorkomt misverstanden en bevordert een prettige samenwerking.
• Kennis en expertise – De consultants die aan je ERP project gaan werken moeten grote kennis hebben van zowel de software als van jullie type bedrijfsprocessen. Check hun kwalificaties en certificeringen.
• Focus op verandermanagement – Ervaren ERP leveranciers begrijpen dat de software slechts een deel van de oplossing is. Feitelijk veranderen technologie, werkwijzen en processen en is een ERP project voor je organisatie een veranderingstraject. Zij hebben dan ook een goed plan voor training en communicatie over het project, vooral met als doel om de acceptatie bij toekomstige gebruikers te vergroten.
• Duidelijkheid in kosten – Een ERP leverancier moet volledig transparant zijn over de kosten en het kostenmodel. Dat geldt ook voor minder zichtbare kosten, zoals de kosten voor updates, extra modules of integraties.
• Bewezen referenties – Vraag naar referentieklanten van vergelijkbare grootte en in dezelfde branche. Praat met hen over hun ervaringen met een beoogde ERP leverancier.
• Toekomstvisie – Een goede ERP leverancier heeft een duidelijke visie op de ontwikkeling van ERP software in het algemeen en uiteraard op de innovaties van hun ERP oplossing. Productinnovaties zorgen ervoor dat de software actueel en relevant blijft.

 

KWALITEIT EN STABILITEIT – Welke ERP leveranciers garanderen kwaliteit en stabiliteit?

Het is verstandig om een ERP leverancier te selecteren die je niet alleen een goede oplossing biedt, maar die ook over vijf of tien jaar nog bestaat. Daarnaast is het belangrijk dat deze aanbieder financieel gezond is, de software blijft ontwikkelen en onderhouden en een goede supportstructuur biedt.

ERP leveranciers die kwaliteit en stabiliteit op de lange termijn garanderen, zijn doorgaans partijen met een sterke marktpositie, bewezen technologie en een breed partnernetwerk. Wereldwijd behoren bijvoorbeeld SAP, Microsoft, Oracle en Infor tot de meest stabiele aanbieders met continue doorontwikkeling en wereldwijde ondersteuning. In Nederland bieden ook partijen als Exact, AFAS en Visma betrouwbare oplossingen met langdurige productontwikkeling en lokale service. Uiteraard geldt dit ook voor veel andere, kleinere en soms minder bekende ERP leveranciers. Om hier een goede keuze in te maken is dit een belangrijk aspect van het selectietraject.

 

SELECTIEADVIES – Welke ERP adviezen en tips zijn er nog meer?

Enkele praktische tips en adviezen over de selectie van ERP software:

• ERP projecten behoren tot de moeilijkste ICT projecten, onder meer vanwege het enorme aanbod van ERP oplossingen, de lastige analyse van je bedrijfsproces en bijna grenzeloze mogelijkheden om een ERP pakket te configureren. Hulp is bijna altijd nodig. Wacht daar niet mee tot je vastloopt.
• Vaar bij ERP pakketselectie niet blind op wat externe consultants jullie adviseren. Bouw altijd ook zelf kennis op over het selectie- en implementatietraject. Zorg dat je iedere keuze kunt begrijpen en onderbouwen.
• Zorg voor commitment van het management en de directie. Ook zij moeten begrijpen wat de doelen met de nieuwe ERP software zijn en hoe die bereikt gaan worden.
• Ga uit van een realistisch scenario. Als ERP projecten mislukken, dan heeft dat vaak te maken met verkeerde doelen en verwachtingen. De grootste valkuil daarbij is dat de bestaande ERP software wordt gebruikt als uitgangspunt voor het zoeken naar een nieuwe oplossing. Risico bestaat dan dat je een nieuwe versie van het oude ERP software samenstelt. Jullie organisatie en bedrijfsprocessen worden hier niet of nauwelijks beter van. Over dit probleem (en de oplossing!) lees je in het boek Komt een CEO bij de IT dokter.
• Betrek medewerkers die met de nieuwe ERP software gaan werken bij de selectie. Als je tijdig aangeeft welke veranderingen er aankomen en als je hen uitnodigt om mee te denken over oplossingen, voorkom je veel onduidelijkheid en tegenwerking bij de implementatie.
• Maak bij voorkeur gebruik van een ERP leverancier of adviseur die verstand heeft van jullie type bedrijfsproces en ervaren is binnen jullie branche.
• Richt je niet alleen op grote en bekende ERP leveranciers. Ook minder bekende ERP software en ERP dienstverleners kunnen oplossingen bieden die heel goed bij je organisatie passen.
• Sta open voor ERP in de cloud. De mogelijkheden, betrouwbaarheid, veiligheid en flexibiliteit van ERP software als cloudoplossing zijn inmiddels van een dermate hoog niveau, dat er tegenwoordig in bijna alle gevallen voor ERP in de cloud gekozen wordt.
• Maak met iedereen die bij je ERP project betrokken is over alles wat het selectietraject aangaat goede afspraken en leg die altijd vast.
• Een goede business case is essentieel om de kwaliteit van je keuze te kunnen bepalen. Stuur deze tijdens het project bij. Omstandigheden kunnen tijdens het project veranderen.
• In de selectiefase is voor ERP leveranciers niets een probleem en alles kan opgelost worden. Zorg ervoor dat je doorvraagt, garanties krijgt en referenties kent. Daarmee voorkom je dat beperkingen van de ERP software pas blijken als de implementatie ervan al is begonnen.
• Beoordeel ERP software niet alleen op de specificaties van de software zelf, maar met name ook op de kwaliteit van de leverancier ervan. Na de selectie volgt een periode van intensieve samenwerking met de leverancier of de implementatiepartner. Zonder voldoende klik met deze specialisten zal je ERP project stroef verlopen, met alle risico’s van dien.
• Voorkom dat jullie ERP project qua kosten en planning ontspoort. Controleer tijdens de selectiefase welke leveranciers je de meeste zekerheden bieden en realiseer je dat van ‘minderwerk’ zelden sprake is en van ‘meerwerk’ bijna altijd.
• Hecht niet veel waarde aan online selectietools. Het is praktisch onmogelijk om via een online selectietool of een kort telefonisch interview ERP software te selecteren. De gesuggereerde ‘onafhankelijkheid’ van dergelijke diensten is in werkelijkheid niet meer dan het adviseren van oplossingen waarvoor de leverancier daarvan voor de uitkomst van dit advies betaalt.

 

 

ERP IMPLEMENTATIE

De belangrijkste aspecten van een succesvolle implementatie

 

ERP IMPLEMENTATIE – Waaruit bestaat een ERP implementatie?

Een ERP implementatie bestaat uit meerdere fasen die samen zorgen voor een succesvolle ingebruikname van het systeem. Het is de stap nadat je de keuze hebt gemaakt voor de ERP oplossing en de leverancier. De moeilijkheid van een ERP implementatie is dat je deze meestal uitvoert terwijl je oude software nog draait en alle bedrijfsprocessen operationeel moeten blijven. Stappen in de implementatie zijn:

• Analyse en procesinventarisatie.
• Ontwerp en configuratie van het systeem op basis van je bedrijfsbehoeften.
• Overzetten van data (datamigratie).
• Koppeling met andere IT systemen.
• Testen om te controleren of alles goed functioneert.
• Training van gebruikers en interne communicatie over het nieuwe systeem.
• Live gaan, waarbij het nieuwe systeem het oude echt vervangt en overneemt.
• Nazorg voor de laatste optimalisatie en aanvullende ondersteuning.

 

PLANNING – Hoe lang duurt een ERP implementatie?

Implementatietrajecten zijn doorgaans complexe projecten en kosten je daardoor veel tijd. Een realistische tijdlijn is daarom nodig, evenals tijdig inzicht in mogelijke verstorende factoren. Dit zijn bijvoorbeeld weerstand bij toekomstig gebruikers, datamigratieproblemen of een scope creep. Bij een scope creep wordt je project vaak ongecontroleerd en ongemerkt steeds groter dan oorspronkelijk de bedoeling was.

De totale duur van een ERP implementatie is sterk afhankelijk van de omvang en complexiteit van je organisatie en bedrijfsprocessen. Bij kleine bedrijven kan de implementatie van een standaard ERP cloudoplossing binnen 3 tot 6 maanden afgerond zijn. Middelgrote organisaties hebben vaak 6 tot 12 maanden nodig. Grote implementaties kunnen wel 1 tot 2 jaar duren. Werkzaamheden zoals datamigraties, procesaanpassingen, het maken van maatwerk en het opleiden van gebruikers hebben grote invloed op de doorlooptijd. Een realistische projectplanning is daarom altijd nodig en vergroot de kans op een succesvolle en beheersbare implementatie.

 

RISICO’S – Wat zijn de risico’s van een ERP implementatie?

De implementatie van een ERP systeem verloopt helaas niet altijd zonder problemen. Planningen blijken te optimistisch, meerwerk komt eerder voor dan minderwerk en de complexiteit van de implementatie is vaak groter dan vooraf werd ingeschat. Veel van de problemen bij ERP implementaties zijn te voorkomen met een goede voorbereiding, het tijdig wegnemen van weerstand tegen veranderingen bij je medewerkers en de selectie van goede partijen die je met de implementatie helpen.

De meest voorkomende valkuilen zijn een onduidelijke scope, een te optimistische planning, onderschatte kosten en een gebrek aan draagvlak bij toekomstige gebruikers. Ook kunnen fouten in datamigratie of onvoldoende testen leiden tot problemen na de livegang. Soms vormt te veel maatwerk een risico voor onderhoud en toekomstige updates. Succesvolle implementaties kenmerken zich dan ook door duidelijke doelen, betrokken management, ervaren projectleiding, grondige procesanalyse en goede training. Daarmee blijven risico’s beheersbaar en neemt de kans op een succesvolle ingebruikname toe.

 

IMPLEMENTATIEHULP –  Wie helpt bij de implementatie van ERP software?

Een ERP implementatie kan je niet zelf. Daar heb je hulp bij nodig. Veel kennis over de geselecteerde ERP oplossing en ruime ervaring met vergelijkbare implementatietrajecten zijn noodzakelijk om alles wat te maken heeft met de implementatie goed te laten verlopen. Om die reden moet de eindverantwoordelijkheid van je implementatie ook niet liggen bij een junior implementatieconsultant, maar bij ervaren consultants. Let daarop bij je keuze van een implementatiepartner.

Verschillende partijen kunnen bij de implementatie een rol spelen. De belangrijkste taken zijn voor de ERP leverancier of hun implementatiepartner. Zij beschikken over de technische kennis, branche-ervaring en de juiste projectmethodiek om het nieuwe ERP systeem goed in te richten. Daarnaast kan een onafhankelijke ERP adviseur je helpen bij de selectie, contractonderhandelingen en kwaliteitsbewaking van het project.

Binnen jullie organisatie zijn projectleiders, toekomstig gebruikers en IT medewerkers nauw bij de implementatie betrokken. Dit is van belang vanwege hun proceskennis en de gebruikersacceptatie. Een soepele samenwerking tussen alle partijen is essentieel. De implementatie zal alleen succesvol zijn als de samenwerking tussen leverancier, interne projectorganisatie en externe experts goed verloopt. Dat betekent met een heldere onderlinge communicatie en gezamenlijke verantwoordelijkheid voor resultaat.

 

IMPLEMENTATIEPARTNER – Hoe kies je een betrouwbare ERP implementatiepartner?

De keuze van een implementatiepartner bepaalt in grote mate het verloop van je ERP project. Expertise met ERP implementaties, ervaring in jullie specifieke branche en een passende projectmethode zijn daarbij belangrijk. Een ervaren en betrouwbare ERP implementatiepartner kenmerkt zich door:

• Branchekennis, branche-ervaring en ervaring met vergelijkbare organisaties.
• Meedenken over procesverbetering.
• Goede referenties en overtuigende referentieprojecten.
• Bewezen aanpak, projectmethodiek en resultaten.
• Beschikbaarheid van gecertificeerde (senior) consultants.
• Kwaliteit van de ondersteuning na de livegang.
• Transparante communicatie en verslaglegging.
• Realistische planningen en het naleven daarvan.
• Heldere kostenstructuren.
• Goede klik met je interne projectteam.

 

DATAMIGRATIE – Hoe komt je bestaande data in het nieuwe ERP systeem?

Voor het verhuizen van je data (datamigratie) vanuit de oude systemen naar het nieuwe ERP systeem  is een goede aanpak nodig. Er mag geen data verloren gaan en de kwaliteit en betrouwbaarheid van bestaande data moet gegarandeerd blijven.

Een succesvolle datamigratie naar het nieuwe ERP systeem begint daarom met een grondige data analyse en opschoning. Oude, dubbele of foutieve data moet eerst worden verwijderd of gecorrigeerd. Daarna moet je bepalen welke data (klantgegevens, artikelen, orders, financiële gegevens, enz.) relevant is om te migreren.

Belangrijk is om te bepalen hoe bestaande data ‘vertaald’ moet worden naar de nieuwe datastructuur. Testen met een proefmigratie is hierbij belangrijk. Dit helpt om fouten vroegtijdig te ontdekken en de datakwaliteit te toetsen. Er bestaan migratietools om bij de datamigratie te helpen. Deze structureren het conversieproces en voorkomen fouten. Belangrijk is ook om toekomstig gebruikers mee te laten kijken met de datamigratie. Als er nog fouten in zitten, herkennen zij deze als eersten.

 

IMPLEMENTATIEADVIES – Welke implementatieadviezen en tips zijn er nog meer?

Enkele praktische tips en adviezen over de implementatie van ERP software

• ERP implementaties zijn relatief moeilijke en complexe ICT projecten. Ze hebben grote impact op je bedrijfsproces, betreffen veel lagen in de organisatie en vragen een grondige analyse van ieder facet van jullie bedrijfsproces. Bereid je er goed op voor, zowel met kennis al door een goede organisatie.
• Vertrouw op de kennis van externe consultants, maar niet op hun volledige onafhankelijkheid. Bouw altijd ook zelf kennis op over het implementatietraject. Zorg dat je iedere fase, keuze en beslissing zelf kunt begrijpen en onderbouwen.
• Maak gebruik van een ERP implementatiepartner die verstand heeft van jullie type bedrijfsproces en ervaren is binnen jullie branche. Maak met de ERP leverancier en/of de organisatie die implementeert vooraf en tijdens het project duidelijke afspraken over alles dat de kwaliteit van de ERP implementatie bepaalt. Leg deze ook altijd contractueel vast.
• Zorg voor een goede samenwerking tussen alle betrokken partijen. Zie erop toe dat het niveau van de ERP specialisten die de implementatie uitvoeren, minimaal hetzelfde is als dat van de specialisten die het verkoopproces begeleiden.
• Zorg voor realistische verwachtingen over de uitvoering van het implementatietraject. Leg de lat nooit hoger dan dat je organisatie aan kan, faseer het traject en besteed voldoende tijd aan het trainen van jullie medewerkers.
• Veel ERP implementaties kunnen verkeerd lopen als wensen of eisen gaandeweg de implementatie telkens worden aangepast. Begin pas met de implementatie als alle voorbereidingen zijn gedaan.
• Schroom niet om een ERP implementatie stil te leggen als beoogde doelen niet gerealiseerd worden. Twee stappen terug kan beter zijn dan één stap vooruit in de verkeerde richting.
• In de offertefase kan vaak alles, maar in de implementatiefase wordt menig ERP leverancier een stuk voorzichtiger. Wees alert op risicomijdend gedrag van de leverancier en zie erop toe dat je ERP project gerealiseerd wordt zoals was afgesproken.

 

ERP EXPERTS

ERP leveranciers en adviseurs

 

OVERZICHT – Welke ERP leveranciers zijn er?

De keuze van de ERP leverancier is meestal nog belangrijker dan de selectie van de ERP software zelf. Uiteindelijk bepaalt deze namelijk voor een heel groot deel het succes van jullie project. In het overzicht van ERP leveranciers en adviseurs vind je per bedrijfsgrootte en branche de ERP experts die je kunnen helpen.

 

 

SOORTEN – Welke soorten ERP leveranciers zijn er?

Onder de aanduiding ERP leverancier vallen veel verschillende soorten bedrijven. Alle hebben ze te maken met de levering van software, adviezen of diensten voor het realiseren van een project. Wij onderscheiden onder andere softwareontwikkelaars, dealers en resellers, consultants en adviseurs, cloud providers en implementatiepartners.

• ERP softwareontwikkelaars – Zij ontwikkelen en maken de software, meestal als standaardsoftware. Voorbeelden hiervan zijn Microsoft, SAP, Oracle, Visma, Exact en Afas.
• ERP maatwerkleveranciers – Zij ontwikkelen geen standaardsoftware, maar maatwerk. Dat betreft speciaal ontwikkelde software, steeds vaker met gebruik van low code voor de applicatieontwikkeling.
• ERP dealers – Zij ontwikkelen geen software, maar regelen de verkoop en vaak ook de implementatie en het onderhoud. Vaak hebben zij een specialisme in toepassing of branche.
• ERP cloud providers – Zij zorgen ervoor dat jullie je ERP software online kunnen gebruiken. Vaak heb je daarbij de keuze uit public, private en hybride cloudoplossingen.
• ERP consultants – Zij begeleiden je ERP project, zorgen voor project management en adviseren bij lastige keuzes. Belangrijk bij de keuze van dit type leveranciers is hun mate van onafhankelijkheid.
• ERP implementatiepartners – Dit soort ERP leveranciers helpen je met de technische en praktische implementatie van de ERP software. Zij zijn gespecialiseerd in specifieke ERP oplossingen.

 

ONAFHANKELIJKHEID – Hoe onafhankelijk zijn ERP leveranciers?

ERP leveranciers hebben vaak een sterke productbinding. Dat is uiteraard het geval als zij een eigen product hebben, maar ook omdat zij zich meestal specialiseren in een type organisatie, toepassing, branche of markt. Voor het opbouwen van voldoende kennis en capaciteit beperken ERP leveranciers zich bijna altijd tot een paar ERP oplossingen.

Productbinding staat onafhankelijkheid in de weg. Volledig onafhankelijk advies hoef je dan ook niet van een ERP leverancier te verwachten. Het is verstandig om bij de keuze van een leverancier goed te onderzoeken in welke mate deze onafhankelijk is en in hoeverre dat voor jullie project van belang is. Onafhankelijk advies van een ERP expert die geen binding heeft met een ERP oplossing, kan dan heel waardevol zijn.

 

 

 

 

MEER ERP

Lees verder over ERP software

 

Oriënteren op ERP software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’
ERP systeem en leverancier selecteren? Ontdek Softwareselectie met AI
Hulp of advies nodig? Deze ERP software experts staan voor je klaar!
ERP project starten? Lees Basisboek ERP en Komt een CEO bij de IT dokter
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief

 

Ook interessant

Alle bedrijfssoftware
Supply chain management
Data oplossingen