BI software

Oplossingen, leveranciers en informatie over business intelligence oplossingen

 

 

 

4 onmisbare bronnen

Oriënteren op BI software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’
Hulp of advies nodig? Deze BI software experts staan voor je klaar!
BI software vergelijken? Bekijk BI oplossingen en leveranciers
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief

 

 

 
KENNISMAKING

BI software en business intelligence

 

Wat is BI software?

BI software is de aanduiding van applicaties die als doel hebben om uit de data van bedrijfsprocessen waardevolle managementinformatie te halen. De data kan uit verschillende bronnen komen. Het presenteren van data kan in de vorm van rapporten en visualisaties met behulp van dashboards. BI software maakt gebruik van gestructureerde data die volgens vaste structuren is opgeslagen in de IT systemen van je organisatie, zoals een CRM, ERP of HRM systeem.

 

Wat is business intelligence?

Business intelligence (BI) heeft tot doel om de in je organisatie aanwezige data als kennis te kunnen gebruiken voor een betere aansturing van jullie bedrijfsprocessen en het nemen en onderbouwen van operationele en strategische beslissingen. Data moet hiervoor worden verzameld, omgezet en/of geanalyseerd. Effectiviteit, efficiëntie en betere en snellere beslissingen behoren tot de belangrijkste voordelen van business intelligence.

Iedere organisatie moet beslissingen nemen over financiële, commerciële, logistieke of andere operationele processen in de bedrijfsvoering. Voor het nemen van die beslissingen is actuele en betrouwbare informatie noodzakelijk. Deze informatie wordt verkregen uit data (gegevens). Deze is niet per definitie betekenisvol. Pas als verschillende data met elkaar in verband worden gebracht en op de juiste manier geïnterpreteerd kunnen worden, kan daaruit betekenisvolle informatie verkregen worden. Business intelligence biedt voor een oplossing voor het verzamelen, interpreteren en visualiseren van data.

 

Waarom heeft je organisatie BI software nodig?

BI software is erop gericht om medewerkers en systemen in je organisaties op het juiste moment van de juiste informatie te voorzien. BI software kan uit veel verschillende en van elkaar gescheiden systemen relevante informatie halen, indien nodig verrijken en combineren. Het BI systeem fungeert daarbij als het master data systeem voor kritische bedrijfsinformatie.

BI oplossingen helpen je om beschikbare gegevens om te zetten in informatie waarmee je operationele en strategische beslissingen kunt nemen en onderbouwen. Bedrijfsprocessen kun je hiermee optimaliseren. Klantgerichtheid en winstgevendheid kunnen met hulp van business intelligence tools verbeteren. BI geeft je inzicht in de beste markten om op actief te zijn, geeft aan welke klanten het meeste opleveren, geeft inzicht in je concurrentiepositie of laat zien wat de gevolgen zijn van een tariefswijziging op jullie winstgevendheid en marktpositie.

 

 

Wat is self service BI?

Niet alleen het hoger management neemt dagelijks beslissingen met hulp van business intelligence. Ook in de managementlagen daaronder en op operationeel niveau helpt BI software medewerkers bij het verkrijgen van inzicht en het nemen van beslissingen op het gebied van klantcontact, financiële beoordelingen, productie of logistieke vraagstukken. De brede inzetbaarheid van BI software is vooral te danken aan de vele eenvoudige toegankelijke tools, zoals Power BI. Waar vroeger Excel gebruikt werd voor overzicht, inzicht en analyses, is dit dankzij de laagdrempeligheid van BI tools inmiddels een self service tool geworden voor iedereen binnen je organisatie.

 

Welke soorten BI software zijn er?

Business intelligence oplossingen zijn er in diverse vormen. Voorbeelden daarvan zijn:

• Rapportage tools – Deze BI oplossingen stellen je in staat om data te verzamelen en om te zetten in begrijpelijke en door jezelf te interpreteren rapporten. Vaak gaat het om standaard rapportages, zoals financiële rapporten. Maar ook heel specifieke rapporten zijn mogelijk.
• BI dashboards – Dashboards geven een realtime visuele weergave van data, waaronder key performance indicatoren (KPI’s) en andere belangrijke data. Dashboards zijn ontworpen om snel overzicht te geven van de prestaties van je organisatie.
• Embedded BI – Hierbij maakt de BI functionaliteit deel uit van andere bedrijfssoftware, zoals jullie ERP, CRM of financiële software. Je hoeft in dit geval geen aparte BI oplossing aan te schaffen.
• Big data oplossingen – Deze BI oplossingen zijn speciaal ontwikkeld voor toepassingen waarbij je grote, complexe datasets wilt verwerken of analyseren.
• Self service BI – Met self service BI tools kun je zonder veel technische kennis zelf analyses en rapportages maken. Door deze tools neemt de toegankelijkheid van data analyse binnen je organisatie toe.
• Mobile BI – Hiermee heb je BI functionaliteit tot je beschikking via smartphones en tablets. Veel BI tools hebben apps voor mobiele toepassingen.
• Data warehouses – Deze verzamelen je data uit verschillende bronnen binnen je organisatie, schonen de data op, structureren deze en slaan de data vervolgens op in een centrale database. Dit is het datawarehouse. Vanuit de hierin verzamelde data kan je analyses en rapportages maken.
• Data mining – Data mining oplossingen ontdekken patronen en relaties in grote datasets door gebruik te maken van statistische methoden, machine learning en artificial intelligentie. Het hoeft hier niet te gaan om gestructureerde data.

 

 

Wat kan je met een BI oplossing?

BI oplossingen zijn volledig gericht op het verzamelen, verwerken, analyseren en presenteren van data. De belangrijkste functionaliteiten van deze oplossingen zijn:

• Dataverzameling en data integratie – BI software kan data verzamelen vanuit diverse bronnen, zoals uit databases, spreadsheets en externe systemen. Deze data wordt geïntegreerd en geharmoniseerd om daarna als uniforme en toegankelijke dataverzameling gebruikt te kunnen worden.
• Data analyse en dataverwerking – De belangrijkste functionaliteit van BI software is het vermogen om grote hoeveelheden data te analyseren en te verwerken. Dit kan variëren van eenvoudige query’s en rapporten tot complexe data analyses en voorspellende modellering.
• Rapportage en visualisatie – BI oplossingen bieden tools voor het maken van rapporten en visualisaties, zoals grafieken, dashboards en heatmaps. Door deze visualisaties kun je relatief eenvoudig patronen, trends en inzichten in de data ontdekken en begrijpen.
• Beslissingsondersteuning – Het hoofddoel van business intelligence is het ondersteunen van zakelijke beslissingen. BI tools bieden je inzichten die je helpen bij het in kaart brengen van kansen, het evalueren van alternatieven en het voorspellen van toekomstige trends.
• Gebruikersinteractie en gebruikerstoegankelijkheid – Gebruiksvriendelijkheid wordt een steeds belangrijk deel van BI oplossingen. Ze zijn daarom vaak ontworpen met het doel dat ook niet-technische gebruikers gemakkelijk met de software overweg kunnen en inzichten kunnen krijgen.
• Performance management – Veel BI tools bevatten functionaliteit voor het monitoren en managen van prestaties, waardoor je jullie doelen effectiever kunt nastreven en de strategieën zo nodig kunt aanpassen.
• Mobiele toegang en cloud toegang – Steeds meer BI tools geven je toegang tot BI functies via mobiele apparaten. Dat vergroot de toegankelijkheid en flexibiliteit voor het geval je onderweg bent of op afstand werkt.

 

 
VERDIEPING

BI, data management, data analytics en meer

 

Business intelligence en data management

De digitalisering waar veel bedrijven momenteel mee bezig zijn, draait om data. Daarbij vallen naast het begrip data ook de begrippen data management en data analytics. Data management betreft alle activiteiten die gericht zijn op het verzamelen en beheren van de data. Dat kan bestaan uit het samenvoegen van data uit verschillende systemen in één datawarehouse, het bewaken van de datakwaliteit, veilige opslag of gebruik van data volgens de regels en richtlijnen (governance). Om optimaal van BI software gebruik te kunnen maken, is goed data management essentieel.

 

Business intelligence en data analytics

Aan data op zich heb je nog niets. Data krijgt pas waarde als je er conclusies aan kunt verbinden of inzichten door krijgt. Pas dan is het bruikbaar voor beslissingen en conclusies over de processen waarop deze data betrekking heeft. Voor een goede interpretatie moet data daarom geanalyseerd worden.

Het doel van business intelligence is om stuur- of managementinformatie te verkrijgen uit beschikbare data. BI is dan ook een toepassing van data analytics. Verschil tussen beide begrippen is dat data analytics betrekking kan hebben op alle soorten data, zowel gestructureerd en ongestructureerd en uit zowel interne als externe bronnen. Business intelligence maakt alleen gebruik van data die al gestructureerd beschikbaar is in de databases van verschillende bedrijfsapplicaties, zoals CRM, ERP of HRM systemen.

 

Wat is een datawarehouse?

Als het onmogelijk is om gestructureerde data uit verschillende systemen direct te gebruiken voor je BI oplossing, is een tussenstap nodig. Die rol heeft een datawarehouse. In een datawarehouse wordt alle data uit verschillende systemen verzameld, zodat deze eenduidig gebruik kan worden door de BI software. Voor eenvoudige toepassingen zal een datawarehouse niet nodig zijn. In grotere BI projecten zijn datawarehouses bijna altijd noodzakelijk.

 

Wat is datavisualisatie?

Business intelligence gaat om het inzichtelijk maken van data. Datavisualisatie is daarom een belangrijk BI thema. Met datavisualisatie wordt data op een grafische manier gepresenteerd. Op basis daarvan kunnen sneller inzichten worden verkregen over processen waarop de data betrekking heeft. Er zijn krachtige tools voor datavisualisatie beschikbaar, die gebruikt kunnen worden, zonder dat je daar diepgaande BI kennis voor nodig hebt.

Met behulp van datavisualisatie tools kunnen gebruikers hun data op een eenvoudige, grafische wijze inzichtelijk maken. Voor niet al te complexe visualisaties is een datavisualisatie tool voldoende. Door middel van gevisualiseerde data hebben gebruikers de mogelijkheid een snelle interpretatie te doen. De eenvoud en het gebruiksgemak van datavisualisering tools weerspiegelt zich in het gebruikte datamodel. Vaak wordt bij datavisualisatie tools gebruik gemaakt van wizards, waarbij de gebruiker bij de hand genomen wordt en langs allerlei opties wordt geleid. Er is dus geen specifieke programmeerkennis nodig om tot een goed resultaat te komen.

 

 

Wat is business analytics?

De meeste data wordt gebruik om terug te kijken. Bij business analytics wordt data vooral gebruikt om vooruit te kijken. Hiervoor gebruik je niet alleen data uit een eigen datawarehouse, maar ook data uit externe bronnen. Door de verklaringen en voorspellingen die business analytics oplevert en de numerieke analyses die hierbij toegepast worden, is de besluitvorming te optimaliseren. Grote betrokkenheid van de directie is dan ook een voorwaarde voor het succesvol gebruiken ervan. De voordelen van business analytics vertalen zich in hogere bedrijfsperformance, betere klantenkennis en minder bedrijfsrisico’s.

Business analytics wordt toegepast in vrijwel elke sector waar sprake is van een dynamische bedrijfsomgeving en beslist moet worden op basis van veel verschillende factoren. Voorbeelden zijn de financiële sector, waar beslist moet worden over de aan- en verkoop van aandelen of de gezondheidszorg waar ziektebeelden worden onderzocht op basis van grote hoeveelheden patiëntgegevens.

Productiebedrijven kunnen omzetontwikkelingen beter voorspellen en marketingafdelingen kunnen beter in kaart brengen wat de kenmerken van doelgroepen zijn en hoe deze tijdens de customer journey voorzien kunnen worden van de juiste informatie. Verkoopafdelingen kunnen analyses maken om het aanbod optimaal af te stemmen op het bestelgedrag van klanten en de financiële afdeling kan op basis van orderdata en betaalgedrag kredietlimieten voor klanten vaststellen.

Business analytics maakt het mogelijk om gegevens over alle variabelen te incorporeren bij het nemen van beslissingen. Ze worden dus onderbouwd door diepgaande analyses op basis van harde feiten, in plaats op aannames en ‘buikgevoel’. Deze zogeheten ‘data driven decision making’ is niet alleen bruikbaar voor operationele beslissingen maar ook voor tactische en strategische vraagstukken.

 

 
SELECTIE

BI software vergelijken en kiezen

 

Waarin verschillen BI oplossingen?

Business intelligence oplossingen verschillen op diverse aspecten van elkaar. Het is belangrijk deze verschillen te kennen en te bepalen hoe belangrijk deze voor je organisatie zijn.

• Basisfunctionaliteit – Verschillende BI tools bieden verschillende functies, eigenschappen en specialismen. Sommige zijn gericht op datavisualisatie, terwijl andere beter zijn in data mining, predictive analytics of realtime rapportages.
• Integratie met andere systemen – Sommige BI oplossingen kun je gemakkelijk integreren met andere databronnen of bedrijfssystemen, terwijl dat voor andere tools complex kan zijn. Koppelbaarheid met andere IT systemen is een belangrijk aspect.
• Gebruiksvriendelijkheid – De mate van gebruiksvriendelijkheid varieert sterk. Sommige tools vereisen grote technische vaardigheden, terwijl andere nadrukkelijk zijn ontworpen voor gebruikers zonder technische achtergrond.
• Schaalbaarheid – Sommige BI oplossingen zijn ontworpen voor kleine tot middelgrote bedrijven, andere zijn vooral geschikt voor grote organisaties met complexere behoeften en grotere datavolumes. Schaalbaarheid is de eigenschap die ervoor zorgt dat BI tools met je organisatie en jullie behoeften mee kunnen groeien.
• Kostenstructuur – Er zijn relatief goedkope en zelfs gratis BI oplossingen. Aan de bovenkant van het aanbod zijn er ook dure enterprise BI systemen. Kosten hebben vaak een relatie met de geboden functionaliteit, maar ook licentiestructuren, onderhoudskosten en de kosten voor implementatie en training spelen een rol.
• Gebruiksvorm – BI oplossingen kunnen worden ingezet als on-premise systeem, als cloudoplossing of als combinatie van beide (hybride). Cloudgebaseerde oplossingen bieden meer flexibiliteit en lagere initiële kosten.
• Dataverwerking en performance – Sommige BI tools zijn beter in staat om grote hoeveelheden data snel te verwerken. Dit is belangrijk als je met grote datasets werkt.
• Mobiele eigenschappen – De beschikbaarheid van mobiele apps en de mate waarin een tool is geoptimaliseerd voor mobiel gebruik kan per BI oplossing verschillen.
• Flexibiliteit – Sommige BI tools bieden weinig mogelijkheden voor aanpassingen, terwijl andere zeer flexibel zijn en aangepast kunnen worden op de specifieke eisen.
• Support en training – De mate en kwaliteit van klantenservice, training, documentatie en technische support kunnen per BI tool sterk verschillen.

 

 

Heb ik advies nodig voor het selecteren van BI software?

Voor een goed onderbouwde keuze is het altijd raadzaam advies in te winnen bij BI software experts. Kijk daarbij goed welk belang een adviseur heeft bij het geven van zijn advies. Meest waardevol zijn adviezen die vanuit onafhankelijkheid gegeven worden. In dat geval heeft de adviseur op geen belang bij de uiteindelijke keuze. Hij levert er geen aanvullende diensten voor en hij verdient niets aan de geadviseerde of gekozen oplossing.

Ook advies van een commerciële partij kan heel waardevol, juist van de specifieke productkennis en de ervaring met vergelijkbare projecten. Het advies richt zich dan minder op de keuze en meer op de toepassing van BI oplossing. Kijk hier voor BI software experts.

 

 

 

 
IMPLEMENTATIE

BI software implementeren

 

Wat is belangrijk bij een BI implementatie?

De implementatie van BI software begint nadat je de een goede oplossing heeft geselecteerd. Bij een BI implementatie gaat het om alles wat nodig is om de BI software te gebruiken zoals je organisatie dat wenst. Medewerkers moeten met de nieuwe BI software leren werken, weerstanden moeten worden weggenomen en problemen die zich tijdens de implementatie voordoen, moeten snel worden opgelost. Diverse aandachtspunten zijn van belang bij BI software implementaties.

• Stel je bedrijfsgegevens centraal – Zorg ervoor dat je projectteam naast ICT’ers ook bestaat uit mensen die de bedrijfsmatige kant van de implementatie aanvoelen.
• Neem afscheid van Excel – Medewerkers die van Excel gebruik maken zijn gewend te werken met gegevens die afkomstig zijn uit eigen bronnen. Bij BI toepassingen moet iedereen in je organisatie gebruik kunnen maken van dezelfde data.
• Verbeter de datakwaliteit – Als de data waarvan je BI software gebruik maakt niet goed is, levert je dat weinig rendement op. Zorg dat je werkt met data die volledig, actueel en relevant is.
• Sta open voor veranderingen – Ook bij een nieuwe BI oplossing moet je bedrijf durven breken met vertrouwde werkmethoden. Geef medewerkers de tijd om te wennen aan nieuwe software en werkwijzen.
• Blijf zelf ook betrokken – De implementatie van BI software wordt vaak uitbesteed. Dat bespaart tijd en levert veel externe expertise op, maar kan ook leiden tot een BI toepassing die onvoldoende past bij jullie wensen. Blijf intensief betrokken bij de implementatie.
• Bepaal een duidelijk strategie – Als niet duidelijk is wat je organisatie met de inzet van BI software beoogt, zal je niet snel resultaten boeken. Een door meerdere belanghebbenden bepaalde strategie draagt bij een succesvolle implementatie.

 

 

 

 
BI EXPERTS

BI leveranciers en adviseurs

 

Overzicht van leveranciers en adviseurs

Er is een groot aantal BI oplossingen, aanbieders daarvan en adviseurs die je kunnen helpen met het selecteren en implementeren van nieuwe BI software. Maak gebruik van hun kennis en ervaring. De ontwikkelingen rond business intelligence, data analytics, data management en artificial intelligence gaan zo hard, dat je hun actuele kennis zeker nodig zult hebben.