Voorraadbeheersoftware

Oplossingen, leveranciers en informatie over het geautomatiseerd beheren van je voorraad

Voorraadbeheersoftware helpt je bij het beheren en monitoren van voorraadniveaus, orders en leveringen. Vooral het optimaliseren van de hoeveelheid voorraad die je nodig hebt om tijdig en voldoende aan je klanten te kunnen leveren, is een belangrijke functie van deze software. Kosten en beschikbaarheid zijn dan ook de twee belangrijkste aspecten van het beheren van je magazijn en de voorraden daarin. Maak hier kennis met oplossingen, leveranciers en informatie.

Deze experts kunnen je helpen!

Xiptra Business Solutions
Brincr
AFAS
Logres

Ook Expert? Kijk hier

Informatie

Zo pak je jullie softwareproject aan
Leveranciers en adviseurs
Artikelen over voorraadbeheer
ICT nieuwsbrief

Bekijk ook

WMS software
ERP software
Boekhoudsoftware
Supply chain management

4 onmisbare bronnen

Oriënteren op voorraadbeheer software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
Hulp of advies nodig? Deze voorraadbeheer experts staan voor je klaar!
Software vergelijken? Bekijk voorraadbeheer software en leveranciers.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief.

KENNISMAKING | SELECTIE | EXPERTS | ARTIKELEN | MEER

KENNISMAKING

Wat is voorraadbeheersoftware?

Voorraadbeheersoftware is gericht op het beheren en optimaliseren van voorraad en voorraadniveaus. Het administreert ingaande en uitgaande goederen en geeft je zo doorlopend inzicht in de status van alle voorraadniveaus. De software helpt je met het vinden van de optimale situatie in je magazijn, waarbij je zo min mogelijk voorraad wilt aanhouden om de kosten laag te houden, terwijl je jullie klanten maximale zekerheid wilt geven over het op tijd kunnen leveren van bestelde producten.

Voorraadbeheersoftware biedt functies die het beheer van je magazijn eenvoudiger maken, zoals het automatisch bestellen bij leveranciers als de voorraad van een product onder een bepaalde grenswaarde komt, tracking van productlocaties of analyse van verkooppatronen om toekomstige behoeften te voorspellen. Bij geavanceerdere oplossingen speelt artificial intelligence daarom ook steeds vaker een rol.

Zo pak je jullie softwareproject aan

Waarom voorraadbeheersoftware toepassen?

Voorraadbeheersoftware geeft je een actueel overzicht van welke producten worden aangeleverd, welke worden verkocht en hoe groot de voorraden zijn op een bepaald moment. De invoer in het systeem gaat zoveel mogelijk automatisch. Daarnaast bestaat voorraadbeheer ook uit het bijhouden van mutaties en het vergelijken van de werkelijke voorraad met vooraf ingestelde parameters.

De keuze over de optimale voorraad per product bepaalt hoeveel er op ieder moment aanwezig moet zijn. De voorraadbeheersoftware helpt met de berekening daarvan. De software kan ook de veiligheidsvoorraad (buffer) berekenen. Op basis van die instellingen worden waarschuwingen afgegeven om bij te bestellen (bestelpunten) of te produceren. Vaak kan de software ook zelf inkooporders sturen aan leveranciers en zo nieuwe artikelen bestellen. Zodoende optimaliseert voorraadbeheersoftware het hele proces van bestellen bij de leverancier tot het afleveren van de bestelde producten bij je klant.

Doel van voorraadbeheer

Voorraadbeheer of voorraadmanagement hinkt op twee gedachten. Om je klanten altijd te kunnen helpen heb je een zo groot mogelijke voorraad nodig; groter dan je zou willen vanuit het oogpunt van de kosten. Voorraad kost immers geld vanwege de ruimte die het inneemt, de administratie die ervoor nodig is en de risico’s je loopt, omdat producten verloren kunnen gaan, verouderd kunnen raken of (bij levensmiddelen) kunnen bederven. De twee doelen, klanten altijd kunnen leveren en kosten beperken, zijn lastig te verenigen. Bij het vinden van een optimum hiertussen helpt voorraadbeheersoftware je.

Welke mogelijkheden voor voorraadbeheer zijn er?

Voorraadbeheersoftware is in diverse varianten: van software voor kleine magazijnen bij kleine bedrijven tot omvangrijke systemen voor magazijnen bij grotere organisaties en bedrijven in de logistiek. Voor heel eenvoudige, kleine voorraadbeheertoepassingen wordt nog vaak Excel gebruikt. Soms volstaan ook kassasystemen (POS) voor voorraadbeheer.

Wordt het magazijn groter, neemt het aantal producten toe, is de omloopsnelheid hoog, zijn er meerdere mensen in het bedrijf betrokken bij voorraadbeheer en/of is tijdig leveren essentieel in het bedrijfsvoering, dan is Excel niet meer voldoende. Separate voorraadbeheersoftware is dan nodig of je kiest voor een oplossing waarbij voorraadbeheer onderdeel is van jullie ERP software of WMS oplossing.

Vergelijk voorraadbeheersoftware, leveranciers en adviseurs en ontdek de verschillen.

Welke voordelen biedt voorraadbeheersoftware?

Voorraadbeheer kan van grote invloed zijn op het succes van je organisatie. Het belang ervan wordt extra duidelijk als je je realiseert dat het niet beschikbaar zijn van een product, voor klanten een reden is om over te stappen naar de concurrent die het product wel op voorraad heeft. Aan deze taken draagt voorraadbeheersoftware bij:

Voorraden optimaliseren – Onverkochte producten die te lang in je magazijn blijven liggen, lopen het risico incourant te worden. Je kan deze dan niet meer verkopen. Een voorraadbeheersysteem helpt je bij het voorkomen hiervan. De software houdt niet alleen de voorraad bij, maar geeft je ook overzichten en waarschuwingen, waardoor je tijdig actie kunt ondernemen en er zo min mogelijk incourante voorraad is.
Assortiment optimaliseren – Om je klanten zo goed mogelijk te bedienen kan je een zo breed mogelijk assortiment aanhouden. Het risico is dat een deel daarvan te weinig verkocht wordt. Dat drukt de marge. Met voorraadbeheersoftware heb je realtime inzicht in de doorloop van ieder product in je assortiment en de marge daarvan, zodat je tijdig maatregelen kan nemen.
Veiligheidsvoorraad berekenen – Voorraadbeheersoftware helpt bij de berekening van de veiligheidsvoorraad. Dat is de buffer die je nodig hebt om schommelingen in aanlevering of verkoop op te vangen. Daarvoor wordt data gebruikt uit bijvoorbeeld je ERP systeem, zoals over levertijden en geplande of verwachte leveringen.
Betrouwbaarheid van de gegevens verhogen – Voorraadverschillen zorgen voor ontevredenheid bij je klanten, omdat beloofde producten niet tijdig worden geleverd. Handmatige controle kost veel tijd. Voorraadbeheersoftware helpt bij het minimaliseren van voorraadverschillen, doordat het foutpercentage bij de inslag (als producten je magazijn inkomen) verlaagd wordt. Fouten kan je verminderen door gebruik van (automatisch) scannen en een goede koppeling tussen de verschillende systemen.
Automatische bestellingen – Het voorraadbeheersysteem houdt niet alleen de voorraad bij, het kent ook de levertijden en de gewenste voorraad. Het systeem kan je dus waarschuwen wanneer er bijbesteld moet worden. De software is ook vaak in staat om automatisch zelf bestellingen te plaatsen of deze alvast klaar te zetten, zodat je administratie deze alleen nog hoeft te bevestigen.

Lees hoe je softwareproject succesvol wordt

SELECTIE

Voorraadbeheersoftware vergelijken en kiezen

Welke voorraadbeheer oplossing past het best?

Voorraadbeheer kan je op verschillende manieren realiseren en is onder andere afhankelijk van de grootte van je magazijn, het aantal verschillende producten, de kosten van je voorraad, het soort producten en de leveringszekerheid die je nastreeft. Er zijn daarom verschillende mogelijkheden om je voorraadbeheer te automatiseren:

Voorraadbeheer met Excel – Voor heel eenvoudige toepassingen kiezen sommige bedrijven ervoor hun voorraad bij te houden in Excel. Excel heb je meestal al en kost daarom niets extra en biedt je eenvoudige mogelijkheden voor formules en rapporten. Het mist uiteraard alle geavanceerde functies die gespecialiseerde, separate voorraadbeheersoftware wel biedt.
Separate voorraadbeheersoftware – Deze software focust volledig op voorraadbeheer en biedt daarom vaak gedetailleerde controle- en rapportagemogelijkheden, die verder gaan dan de voorraadbeheermodules van ERP software. Koppelbaarheid met ERP of financiële software is altijd mogelijk. Separatie oplossingen zijn er als cloudoplossing, open source varianten en voor mobiele toepassingen.
ERP software – Een ERP systeem integreert meerdere soorten bedrijfssoftware met verschillende functionaliteit tot één centrale softwareoplossing. Dat betreft je financiële administratie, HRM, CRM, planning en dus ook logistieke functionaliteit, waaronder voorraadbeheer. Voor veel bedrijven zijn de voorraadbeheermodulen van hun ERP software geschikt voor het gewenste niveau van voorraadmanagement. Lees meer over ERP software.
WMS software – Voorraadbeheer is een heel belangrijke functie van een warehouse management systeem, maar niet de enige. Doel van voorraadbeheer is het optimaliseren van de voorraad en voorraadniveaus. Doel van warehouse management is het totale operationele beheer van magazijnen. Naast het optimaliseren van voorraadniveaus, gaat het bij warehouse management ook om optimale goederenstromen en opslagplekken, de logistieke integratie in de supply chain en alle administratieve taken rond magazijnprocessen. Lees meer over WMS software.
Point of sale (POS) systeem met voorraadbeheer – Een POS systeem is een combinatie van software en hardware die winkels of horeca gebruiken om bestellingen te noteren en betalingen af te handelen. Het functioneert als kassa en kan betalingen verwerken, voorraadbeheer uitvoeren, verkoopgegevens analyseren, en CRM taken ondersteunen.

Ontdek wie je vanuit kennis en ervaring kan helpen met de beste oplossingen en adviezen.

Hoe selecteer je voorraadbeheersoftware?

De eerste keuze die je moet maken is in welke vorm je de voorraad wilt gaan beheren: via separate software, een ERP oplossing, het WMS systeem of anders. De verschillende oplossingen staan hierboven beschreven. Dit is de belangrijkste keuze die je bij de selectie van een voorraadbeheeroplossing moet maken. Kijk daarom goed naar hoe je toekomstige IT infrastructuur eruit gaat zien en laat je informeren over de mogelijkheden door leveranciers en adviseurs.

Houd bij de selectie van voorraadbeheersoftware rekening met de onderstaande aanwijzingen, tips en adviezen. Dat vergroot de kans dat je de juiste keuzes maakt en dat je een oplossing kiest die past bij toekomstige plannen en de groei van je organisatie.

Bepaal je behoeften – Analyseer de specifieke eisen en eigenschappen van je bedrijf, zoals de grootte van de voorraad, het aantal verschillende magazijnproducten en de structuur en complexiteit van de voorraadprocessen.
Onderzoek koppelingen – Selecteer software die naadloos kan integreren met de andere systemen die je al gebruikt, zoals boekhoudsoftware, het ERP systeem of je e-commerce platform. Dit bevordert een goede workflow en hogere datanauwkeurigheid.
Controleer schaalbaarheid – Zorg ervoor dat nieuwe software altijd kan meegroeien met je bedrijf. Kijk naar hoe het toevoegen van meer nieuwe producten of gebruikers is geregeld en hoe de software mogelijkheden biedt voor bijvoorbeeld extra vestigingen met eigen magazijnen.
Gebruiksgemak – Check de gebruiksvriendelijk van de software voor magazijnmedewerkers, managers en alle andere gebruikers. Een goedwerkende user interface en eenvoudige navigatie vergemakkelijken het gebruik en verhogen de acceptatie.
Analyse en rapportages – Moderne voorraadbeheersoftware biedt steeds meer rapportage- en analysefuncties. Deze helpen bij op data gebaseerde beslissingen en het optimaliseren van je voorraad.
Support en training – Deskundige en snel beschikbare support is belangrijk bij het oplossen van problemen. Kijk naar de beschikbaarheid van klantenondersteuning en de trainingsmogelijkheden.
Kosten – Analyseer alle kosten en alle componenten daarvan. Dat zijn bijvoorbeeld de initiële kosten voor aankoop, implementatie en training en de terugkerende kosten zoals abonnementskosten en onderhoudskosten.
Veiligheid en compliance – Check of de nieuwe software voldoet aan de alle eisen qua privacy en data security en of deze volledig voldoet aan alle actuele wet- en regelgeving.

Lees over nieuws en ontwikkelingen rond bedrijfssoftware in de ICT nieuwsbrief.

EXPERTS

Voorraadbeheersoftware leveranciers en adviseurs

Overzicht van leveranciers en adviseurs

Alle voorraadbeheeroplossingen hebben een basis van vergelijkbare functionaliteit en mogelijkheden. Verschillen zitten in specifieke eigenschappen en zeker ook in de leverancier ervan. Stel daar hoge eisen aan, omdat deze ervoor moet zorgen dat de gekozen software probleemloos blijft draaien en telkens beter wordt. Bekijk daarom de onderstaande oplossingen en spreek met leveranciers en adviseurs om de beste keuzes te maken.

Deze experts kunnen je helpen!

Xiptra Business Solutions
Brincr
AFAS
Logres