Voorraadbeheer software
- Wat is voorraadbeheer software?
- Over de toepassing, selectie en implementatie van voorraadbeheersystemen
- Voorraadbeheer versus warehouse management
Doel van voorraadbeheer
Voorraadbeheer of voorraadmanagement hinkt op twee gedachten. Om uw klanten altijd te kunnen helpen heeft u een zo groot mogelijke voorraad nodig. Groter dan u wellicht zou willen vanuit het oogpunt van de kosten. Want ook al is groot inkopen voordeliger, voorraad is duur vanwege de ruimte, de administratie en de risico’s. Deze twee doelen, klanten altijd helpen en kosten beperken, lijken onverenigbaar. Maar in iedere afzonderlijke situatie kan wél een evenwicht worden bereikt. Voorraadbeheer software helpt u daarbij.
Wat is voorraadbeheer software?
Voorraadbeheer software geeft u een actueel overzicht van welke producten worden aangeleverd, welke worden verkocht en hoe groot de voorraden zijn op een bepaald moment. De invoer in het systeem gaat zoveel mogelijk automatisch. Daarnaast bestaat voorraadbeheer ook uit het bijhouden van mutaties en het vergelijken van de werkelijke voorraad met vooraf ingestelde parameters.
Uw afweging over de optimale voorraad per product bepaalt hoeveel er op ieder moment aanwezig moet zijn. De voorraadbeheer software helpt met de berekening daarvan. Het systeem kan ook de veiligheidsvoorraad (buffer) helpen berekenen. Op basis van die instellingen worden waarschuwingen afgegeven om bij te bestellen (bestelpunten) of te produceren. Geavanceerde systemen kunnen ook zelf inkooporders aan leveranciers sturen en zo nieuwe artikelen bestellen. Zodoende optimaliseren deze systemen het hele proces van bestellen bij de leverancier tot het afleveren van de bestelde producten bij uw klant.
Voorraadbeheer software versus WMS software
De begrippen voorraadbeheersysteem en warehouse management systeem (WMS) worden veel door elkaar gebruikt. Dat is niet terecht, omdat voorraadbeheer en warehouse management niet dezelfde doelen nastreven. Voorraadbeheer richt zich op het optimaliseren van de voorraad en voorraadniveaus. Warehouse management of magazijnbeheer richt zich op het totale operationele beheer van magazijnen.
Naast het optimaliseren van voorraadniveaus, gaat het bij warehouse management om optimale goederenstromen en opslagplekken, de logistieke integratie in de supply chain en administratieve processen rond alle magazijnprocessen. Voorraadbeheer software is vaak onderdeel van een WMS en in sommige gevallen van een ERP systeem of is separate software.
Soorten voorraadbeheer software
Voorraadbeheersystemen zijn er in diverse varianten: van software voor kleine magazijnen bij kleine bedrijven tot omvangrijke systemen voor magazijnen bij grotere organisaties en bedrijven in de logistiek. Voor eenvoudige en kleine voorraadbeheertoepassingen wordt nog vaak Excel gebruikt. Soms volstaan ook kassasystemen (POS) of barcodesystemen met functionaliteit voor voorraadbeheer.
Wordt het magazijn groter, neemt het aantal producten toe, is de omloopsnelheid hoog, zijn er meerdere mensen in het bedrijf betrokken bij voorraadbeheer en/of is tijdig leveren essentieel in het bedrijfsvoering, dan is een eenvoudige oplossing zoals Excel niet meer voldoende. Zo bestaat het risico dat u al snel met verouderde voorraadinformatie werkt, omdat Excel deze data niet realtime kan verwerken. Ook kunt u geen data uit het verleden analyseren en ontstaan er door foutieve invoer onjuiste rapportages. Met de keuze voor een voorraadbeheersysteem ervaart u deze nadelen niet en beschikt u over betrouwbare voorraadinformatie. Soorten softwareoplossingen voor voorraadbeheer zijn:
- Voorraadbeheer met Excel
- Separate voorraadbeheer software, eventueel gekoppeld aan ERP software
- Voorraadbeheer als onderdeel van ERP software
- Voorraadbeheer met WMS software
Voorraadbeheer in de cloud
Vrijwel alle nieuwe voorraadmanagement oplossingen zijn nu cloudbased. Daarmee zijn deze overal, altijd en met alle soorten devices (denk aan laptops, tablets en smartphones) toegankelijk en worden ze door uw provider veilig gehost in een datacentrum. Voordeel van cloudoplossingen voor het beheer van uw voorraad is dat de initiële investeringen laag zijn en het systeem eenvoudig meegroeit met de grootte van uw magazijn of het aantal medewerkers dat ervan gebruikt maakt. Daarnaast ligt alle verantwoordelijkheid voor het operationeel houden van het systeem bij uw provider en is de veiligheid van uw data bij voorraadbeheer in de cloud doorgaans van een hoger niveau dan van applicaties die u lokaal op uw eigen servers heeft draaien.
Voordelen van een voorraadbeheersysteem
Aan de onderstaande bedrijfsdoelen kan software voor voorraadbeheer bijdragen.
Voorraden optimaliseren
Onverkochte producten die in het magazijn blijven liggen, zijn in de praktijk onvermijdelijk. Een voorraadbeheersysteem helpt u bij het voorkomen van deze incourante voorraden. Het systeem houdt niet alleen de voorraad bij, maar geeft u ook overzichten en waarschuwingen, waardoor u tijdig actie kunt ondernemen en er zo min mogelijk incourante voorraad overblijft.
Assortiment optimaliseren
Om uw klanten zo goed mogelijk te bedienen kunt u een zo breed mogelijk assortiment aanhouden. Het risico is dat een deel daarvan weinig verkocht wordt. Dat drukt de marge. Met een voorraadbeheersysteem heeft u realtime inzicht in de doorloop van ieder onderdeel van uw assortiment en de marge daarvan, zodat u tijdig maatregelen kunt nemen.
Ideale veiligheidsvoorraad berekenen
Het voorraadbeheersysteem helpt bij de berekening van de veiligheidsvoorraad (buffer), die u nodig heeft om schommelingen in aanlevering of verkoop op te vangen. Daarvoor worden gegevens uit het gebruikt, zoals de data uit uw ERP systeem over de levertijd en toekomstverwachtingen.
Betrouwbaarheid van de gegevens verhogen
Voorraadverschillen zijn een oorzaak van ontevredenheid bij klanten, omdat beloofde producten niet tijdig kunnen worden geleverd. Handmatige nacontrole kost u veel tijd. Voorraadbeheer software helpt bij het minimaliseren van voorraadverschillen, doordat het foutpercentage bij de inslag verlaagd wordt. De fouten kunnen worden verminderd door bijvoorbeeld te scannen in plaats van noteren, automatisch scannen met RFID en koppelingen tussen systemen.
Automatische bestellingen
Het voorraadbeheersysteem houdt niet alleen de voorraad bij, het kent ook de levertijden en de gewenste voorraad. Het systeem kan u dus waarschuwen wanneer er bijbesteld moet worden. Moderne systemen zijn ook in staat om automatisch zelf bestellingen te plaatsen of deze al klaar te zetten, zodat uw administratie alleen nog hoeft te bevestigen.