WMS software
|
Deze experts kunnen je helpen!
|
|
Informatie
|
5 onmisbare bronnen
Oriënteren op WMS software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’
WMS oplossing selecteren? Gebruik de gratis WMS box
Hulp of advies nodig? Deze WMS software experts staan voor je klaar!
WMS software vergelijken Bekijk WMS oplossingen en leveranciers.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief
WMS software en warehouse management
Wat is WMS software?
WMS software automatiseert het beheer van goederenstromen in en rond warehouses, distributiecentra en andere distributiepunten. Met een warehouse management systeem (WMS) zijn koppelingen mogelijk met bijvoorbeeld ERP systemen, waarin orders administratief verwerkt worden, en TMS software (transport management systemen) voor verzending en transport. Onmisbaar onderdeel van ieder WMS is voorraadbeheer. Door optimaal voorraadbeheer vergroot je de leveringsbetrouwbaarheid van je organisatie en minimaliseer je de kosten daarvan. Dit is één van de belangrijkste doelen van het gebruik van een WMS. Andere functies en voordelen zijn onder andere:
- Minimaliseren van de doorlooptijd tussen bestelling en aflevering.
- Beheren van de voorraad door het afstemmen van inkoop, verkoop en productie.
- Voorkomen van de situatie dat goederen niet meer op voorraad zijn.
- Vergroten van de klanttevredenheid en servicegraad aan klanten.
- Voorkomen van fouten bij de inslag en uitslag van goederen.
- Verkleinen van de kans op fouten in het logistieke proces.
- Faciliteren van optimale orderpicking.
- Integreren van RF en barcode scanning.
- Optimaliseren van magazijnroutes.
- Verzorgen van faciliteiten voor tracking and tracing.
- Optimaliseren van verzending en transport.
- Management van 1PL, 2PL, 3PL en 4PL.
- Verwerken van data voor managementinformatie en rapportage.
- Sturing geven in de supply chain.
Wat is warehouse management?
Warehouse management of magazijnbeheer is het totaal van alle processen die gericht zijn op het beheer van warehouses (magazijnen), distributiecentra of andere plaatsen waar goederen tijdelijk of voor langere duur worden opgeslagen. Door het steeds groter worden van magazijnen, de telkens hogere eisen die worden gesteld aan korte en betrouwbare levertijden en de steeds hogere eisen aan het efficiënt en effectief beheer van magazijnen, is het belang van goed magazijnbeheer de afgelopen jaren enorm toegenomen. Voor het automatiseren van deze processen worden warehouse management systemen toegepast.
Warehouse management richt zich op goederenstromen en heeft tot doel deze te optimaliseren. WMS software speelt hierbij een belangrijke rol, maar ook andere ICT oplossingen zoals barcodescanners, robots, ERP software en data analyse tools. De combinatie van al deze oplossingen maakt het optimaliseren van drie belangrijke magazijnfuncties mogelijk: inslag, opslag en uitslag. Bij inslag geeft het WMS aan waar in het magazijn plaats is en wat de beste plek is. Voor opslag houdt het WMS bij waar goederen zijn opgeslagen en of ze eventueel zijn verplaatst. Voor uitslag geeft het WMS bij een verkooporder aan waar het gevraagde product zich bevindt, zodat het voor uitlevering kan worden klaargezet.
Wanneer heb je nieuwe WMS software nodig?
Veel IT projecten worden uitgesteld als een organisatie nog geen goed beeld heeft van de voordelen van een nieuwe oplossing, als een grote aanpassing qua tijd en capaciteit niet uitkomt of als het ontbreekt aan een duidelijke toekomstvisie op digitale innovatie en de rol van moderne IT oplossingen daarbij. Toch zijn er ook bij WMS toepassingen duidelijke signalen dat vernieuwing noodzakelijk gaat worden. Je bent bijna zeker toe aan een nieuw WMS als:
- De grenzen aan het beheer van je magazijn bereikt zijn.
- Leveringen niet op tijd gegarandeerd kunnen worden.
- Klanten klachten hebben over je leveringen.
- Klanten service van je verlangen die je niet kunt bieden.
- Je grootste concurrenten hun warehouse al goed geautomatiseerd hebben.
- Magazijnkosten steeds hoger worden.
- Er geen inzage is in opslagkosten.
- Jullie je klanten nog geen inzage kunnen geven in order- of voorraadinformatie.
- Steeds vaker sprake is van incourante voorraad.
- Er onnodig veel fouten gemaakt worden.
- Je geen of te weinig zicht hebt op jullie voorraad.
- Het aantal medewerkers in je magazijn te hoog wordt.
- Medewerkers niet meer met plezier in het magazijn werken.
- De flexibiliteit ontbreekt om door te groeien.
- Retourprocedures niet probleemloos kunnen worden uitgevoerd.
- Koppelingen tussen je magazijn en administratieve systemen niet goed werken.
- Je niet snel kan reageren op marktveranderingen.
- Je geen beslissingen kan nemen op basis van betrouwbare warehouse data.
- Fluctuaties in bestelprocedures niet meer kunnen worden opgevangen.
- De communicatie met andere ketenpartners slecht verloopt.
- Je geen sturing kan geven aan jullie rol in de supply chain.
- Je te maken hebt met andere problemen rondom de opslag van goederen en de logistieke processen daaromheen.
Wat zijn de toepassingen van een WMS?
Warehouse management systemen worden vooral toegepast bij grote en middelgrote organisaties met warehouses vanaf een paar honderd vierkante meter magazijnoppervlak, een groot productassortiment, een
hoge totale productwaarde en hoge eisen aan korte, betrouwbare levertijden. Bij kleine magazijnen, met een beperkt aantal producten, weinig magazijnmedewerkers en met vooral een behoefte aan goed
voorraadbeheer, past een WMS systeem doorgaans niet. Er kan onderscheid gemaakt worden in:
- Eenvoudig magazijnbeheer – Hierbij volstaat meestal relatief eenvoudige voorraadbeheersoftware. Deze kan als module onderdeel uitmaken van ERP software of als een separaat softwarepakket aangeschaft worden. Een WMS is voor deze toepassing niet geschikt.
- Basis magazijnbeheer – Hier wil je wel gebruik maken van WMS functionaliteit, maar zijn niet alle faciliteiten nodig die een uitgebreid WMS je kan bieden. Deze praktische WMS oplossingen kan je met een separaat WMS realiseren, maar ook met de WMS module van de ERP oplossing die je gebruikt.
- Compleet magazijnbeheer – Voor een warehouse met complexere goederenstromen en grotere datastromen is een WMS noodzakelijk. Je kan dan gebruik maken van alle functionaliteit die een WMS kan bieden. Het WMS wordt dan gekoppeld met je ERP systeem voor uitwisseling van alle administratieve gegevens.
- Transport management – Aan de voorkant (leveringen) en achterkant (verzending) van warehouse processen zit transport. Voor het stroomlijnen daarvan bestaat specifieke TMS software. Een transport management systeem (TMS) richt zich op ritplanning, route-optimalisatie, resourceplanning, ordermanagement en douaneafhandelingen.
- Supply chain management – Dit richt zich op het beheer van de keten waarin ketenpartners afhankelijk zijn van leveringen aan elkaar. Supply chain management (SCM) gaat vooral over processen en de juiste aanpak daarbij. Dat kan ondersteund worden door specifieke SCM software, maar vaak wordt SCM gerealiseerd met de gebruikte ERP, WMS of TMS oplossingen.
Voor welke functionaliteiten gebruik je WMS software?
Warehouse management oplossingen worden steeds geavanceerder en krijgen daardoor steeds meer functionaliteit. Naast voorraadbeheer zijn dat onder andere deze taken:
- Voorraadbeheer – Een WMS houdt bij welke producten in je magazijn zijn, waar deze zich bevinden en hoeveel er van elk product is. Hierdoor kunnen je medewerkers de voorraad nauwkeurig bijhouden en voorkom je tekorten of overtollige voorraden.
- Orderbeheer – Een WMS oplossing helpt je bij het beheren van orderverwerking, waardoor orders efficiënter kunnen worden verzameld, verpakt en verzonden. Dat vermindert fouten en versnelt de levering aan jullie klanten.
- Ruimteoptimalisatie – WMS systemen helpen bij het optimaliseren van de magazijnindeling, waardoor je de beschikbare ruimte efficiënter kan gebruiken. Hierdoor neemt de opslagcapaciteit toe en de loopafstanden voor medewerkers af.
- Voorraadbewegingen – Een WMS traceert alle bewegingen van voorraad binnen je magazijn, inclusief ontvangsten, opslag, verplaatsingen en verzendingen. Dit zorgt voor een doorlopend goed en actueel beeld van de voorraden en locaties.
- Barcode en RFID – WMS oplossingen werken vaak met barcodes of RFID (radio frequency identification) om producten en locaties te identificeren en te volgen. Dit versnelt jullie logistieke processen en vermindert fouten.
- Voorraadrotatie – Het systeem kan de voorraadrotatie beheren om ervoor te zorgen dat oudere voorraad als eerste wordt verkocht, bijvoorbeeld om bederf van versproducten te voorkomen.
- Rapportage en analyses – Een modern WMS biedt je geavanceerde mogelijkheden voor data analytics en rapportage. Hiermee kunt je magazijnprestaties beter meten, trends identificeren en betere beslissingen nemen.
- Integratie met andere systemen – WMS oplossingen kunnen geïntegreerd worden met andere bedrijfssoftware, zoals je ERP software. Hierdoor is een betere data-uitwisseling mogelijk.
- Compliance – WMS software kan jullie helpen bij het naleven van wet- en regelgeving of bepaalde industrienormen met betrekking tot voorraadbeheer en traceerbaarheid.
- Fysieke automatisering – In moderne WMS systemen kunnen fysieke automatiseringsoplossingen worden geïntegreerd, zoals AGV’s en magazijnrobots.
Warehouse management projecten
Digitalisering van je logistiek
Steeds vaker zijn de logistieke prestaties van bedrijven sterk bepalend voor hun succes. Levertijd, leveringsbetrouwbaarheid en kostenbeheersing zijn dan ook belangrijke aspecten geworden van het onderscheidend vermogen in concurrerende markten en de supply chain waarvan een bedrijf deel uitmaakt. Logisch dat nieuwe IT toepassingen in sneltreinvaart hun weg vinden bij logistiek dienstverleners, groothandels, verladers, voorraadhoudende bedrijven en vervoersbedrijven. Warehouse management, transport management en supply chain management vragen allemaal om moderne software in de vorm van WMS, TMS en SCM systemen. Waarschijnlijk zijn ook jullie hier nu mee bezig.
Lastige projecten
WMS projecten zijn niet automatisch succesvol. Verkeerde aannames, keuzes en beslissingen in de beginfase van het oriëntatie- en selectietraject hebben de grootste gevolgen voor je project. Pas veel later in het project kan dan namelijk pas blijken dat:
- Jullie logistieke processen helemaal niet verbeterd zijn met het nieuwe WMS.
- Het nieuwe systeem niets anders is dan het oude systeem in een nieuw jasje.
- Medewerkers geen voordelen ervaren en hun eigen schaduwsystemen weer gaan gebruiken.
- Koppelingen met andere ICT systemen onmogelijk of zeer lastig blijken.
- Oude (legacy) systemen een te groot stempel drukken op de nieuwe oplossing.
- Nieuw maatwerk je afhankelijk maakt van de leverancier en je voortaan beperkt in flexibiliteit.
- Er teveel geluisterd is naar persoonlijke wensen van management of gebruikers en te weinig is uitgegaan van een doordachte centrale visie op jullie toekomstig IT landschap.
- Wat fout gegaan is eenvoudig voorkomen had kunnen worden door tijdig gebruik te maken van beschikbare kennis en ervaren specialisten.
Gaat het in beginfase van je WMS project al mis, dan heeft dat grote gevolgen voor het verloop van je project. Bijna altijd zijn die gevolgen pas merkbaar als het project al te ver vergevorderd is om het nog te stoppen of om een paar stappen terug te zetten. Een situatie die je altijd moet zien te voorkomen.
Wat is een goede aanpak van je WMS project?
Om problemen te voorkomen is het belangrijk om te beseffen wat een WMS project nou eigenlijk is. Wordt het implementeren van nieuwe WMS software in je organisatie vooral gezien als IT project en nemen je IT’ers het voortouw, dan zullen er technisch mooie oplossingen komen, maar zal de waarde ervan voor je logistieke processen mogelijk beperkt blijven. Nemen de directie of logistiek managers het voortouw, dan is je WMS project afhankelijk van hun veranderings- en investeringsbereidheid. Heeft je organisatie te maken met veel oude systemen waaraan al jaren gesleuteld is en die daardoor helemaal vergroeid zijn met je bestaande logistieke processen, dan kunnen managers en medewerkers uit angst de controle op hun processen te verliezen het hele project remmen en negatief beïnvloeden.
Belangrijk is om je WMS project te zien als een veranderingsproject. Hierbij krijgt je de unieke kans om bestaande logistieke processen te verbeteren dankzij de nieuwe mogelijkheden die de nieuwe WMS software je biedt. Bedrijven die hun WMS project direct al beginnen met het selecteren van een oplossing, gaan voorbij aan het werkelijke doel: het verbeteren en optimaliseren van logistieke bedrijfsprocessen. Daarbij komt dat het in veel situaties weinig uitmaakt welke WMS software je kiest. De meeste software kan wat je nodig hebt. Het belangrijkste is hoe en waarvoor je de software gebruikt. Kennis, ervaring, deskundigheid en specialisme zijn nodig om je nieuwe WMS software op de meest optimale manier voor je te implementeren. Focus je daarom niet alleen op de softwarekeuze, maar vooral op de keuzes die je een goede implementatie garanderen.
WMS ontwikkelingen
De belangrijkste ontwikkelingen rond WMS systemen zijn het gevolg van de enorme invloed van e-commerce op logistieke processen. Bestelprocessen, voorraadprocessen en distributieprocessen zijn hier enorm door beïnvloed. Met extreem snelle leveringen proberen webshops zich te onderscheiden van de concurrentie. Ook de retourafhandeling vraagt veel nieuwe dynamiek van warehouses.
Technologisch is de invloed van steeds verdere digitalisering merkbaar. Met name de ontwikkelingen op het gebied van cloudoplossingen hebben bijgedragen aan de flexibiliteit en inzetbaarheid van WMS oplossingen. Rondom data en data analyse zijn er veel mogelijkheden bijgekomen, waarbij op basis van betrouwbare data betere beslissingen kunnen worden genomen over warehouse processen. Ook de invloed van artificial intelligence wordt steeds groter in logistieke processen. AI functionaliteit is daarom steeds vaker onderdeel van moderne WMS software.
Wat is smart warehousing?
Een actueel thema rond warehouse management is smart warehousing. Dit begrip heeft betrekking op de toepassing van nieuwe, intelligente technieken die processen in magazijnen nog flexibeler, sneller en efficiënter (lagere kosten) maken. Robots en automatische material handling oplossingen kunnen hierin toegepast worden. Met name data, data management en data analytics zijn bij smart warehousing belangrijk. Wetende dat magazijnen een enorme hoeveelheid bruikbare data opleveren, kunt je hiermee doorlopend een waardevol inzicht krijgen in de manier waarop de processen in je warehouse geoptimaliseerd kunnen worden.
Wat succesvolle magazijnen gemeen hebben, is een grote mate van automatisering met een centrale rol voor warehouse management systemen. Steeds vaker is er sprake van slimme magazijnen, waarbij smart warehousing gerealiseerd wordt door gebruik te maken van robots, material handling systemen, moderne WMS software, artificial intelligence, machine learning en andere moderne vormen gebaseerd op data.
Wat voegt smart warehousing toe aan oudere systemen?
Klassiek magazijnbeheer is het ontvangen en identificeren van goederen, deze bewaren en daarna weer afgeven. Die afgebakende plek binnen de logistiek is tegenwoordig ruimer geworden. Dat geldt vooral in e-commerce, waarbij fulfilment centers de gehele orderverwerking voor hun rekening nemen. Het aantal functies van warehousing is dus toegenomen en de schaal is enorm vergroot. Het beheren van een groot warehouse of distributiecentrum alleen op basis van menselijke invoer is echter zeer foutgevoelig.
Bij smart warehousing worden die functies, de interne logistiek van het magazijn, in toenemende mate uitgevoerd met slimme systemen en technieken. In de toekomst zullen geautomatiseerde systemen volledig zelfstandig en zonder menselijke tussenkomst werken. Magazijnrobots worden steeds belangrijker. Een belangrijke rol is er voor data. Op basis van logistieke data kunnen de magazijnprocessen steeds verder worden geoptimaliseerd.
Smart warehousing is niet één implementatie, maar een proces dat stap voor stap met de techniek meegroeit. Daarom is een schaalbaar, koppelbaar, cloud based WMS meestal het uitgangspunt. Een modern WMS beheert de levenscyclus van de artikelen in het magazijn en kan worden gekoppeld aan vele andere toepassingen.
WMS software vergelijken en kiezen
Hoe start je een WMS selectie?
WMS selectie richt zich op het vinden van een WMS oplossing die het beste past bij je organisatie, de processen in en rondom je warehouse en de eisen die je aan het warehouse management systeem stelt. Hiervoor zal je WMS software met elkaar moeten vergelijken, een keuze moeten maken en moeten bepalen welke WMS leverancier je gaat helpen met de implementatie. Voor een succesvol selectietraject kan je gebruik maken van de WMS box. Deze helpt je in iedere fase bij het nemen van goede beslissingen, het voorkomen van fouten en het optimaal aansturen van je project.
Waarom is een goede WMS selectie steeds belangrijker?
Met WMS software automatiseert je de goederenstroom, het voorraadbeheer en de bijbehorende informatiestroom binnen en rondom magazijnen. Steeds meer technologische ontwikkelingen maken smart warehousing en de toepassing van artificial intelligence in warehouses mogelijk. Ook koppelingen met andere systemen in je organisatie, waaronder ERP software, supply chain management applicaties en TMS software bieden nieuwe mogelijkheden voor geavanceerde oplossingen. Door deze ontwikkelingen:
- Worden WMS projecten steeds complexer.
- Is het selecteren van een WMS oplossing lastiger.
- Nemen de risico’s van WMS implementaties toe.
- Word je afhankelijker van ervaren en bij jullie passende WMS experts.
- Heb je ook zelf meer eigen kennis nodig om je WMS project te kunnen begeleiden.
- Moet je steeds hogere eisen stellen aan het selectieproces.
- Kijk je niet alleen naar de WMS oplossing, maar juist ook naar de leverancier daarvan.
Waarvoor zoek je een oplossing?
Een WMS is niet de enige oplossing om je magazijnbeheer mee te automatiseren. Daarom is het in eerste instantie belangrijk om te weten waarvoor je een oplossing zoekt. Voor eenvoudige vormen van magazijnbeheer kan je gebruik maken van losse voorraadbeheersoftware. Omdat de koppeling met ERP software vaak noodzakelijk is, kan een module voorraadbeheer ook onderdeel zijn van ERP software. Voor grotere warehouses met complexere logistieke processen kies je voor een WMS oplossing gekoppeld aan je ERP systeem.
Hoe kies je een WMS oplossing?
Op de markt is een groot aantal verschillende WMS oplossingen beschikbaar. De onderlinge verschillen daartussen zijn niet altijd direct duidelijk, zodat het lastig is te bepalen welk WMS het beste aansluit bij jullie bedrijf en logistieke processen. Op afstand of via een online selectie bepalen welke WMS jullie nodig hebben is onmogelijk. Belangrijk is daarom om in contact te komen met ervaren WMS experts en samen met hen te kijken naar jullie (toekomstige) activiteiten en de inrichting van je processen.
Welke keuzes kan je maken?
WMS systemen zijn in verschillende vormen beschikbaar en verschillen in functies, schaalbaarheid en complexiteit. De meeste bedrijven kiezen tegenwoordig voor een cloudbased WMS oplossing. Oudere systemen zijn vaak nog een on premise WMS. In deze vormen kom je WMS software tegen:
- On premise WMS – Deze ‘oude’ oplossing wordt geïnstalleerd en gehost op lokale servers en infrastructuur van je bedrijf. Ze bieden volledige controle over de software en jullie data, maar vereisen vaak aanzienlijke investeringen in hardware en lokaal onderhoud.
- Cloudbased WMS – On premise is bijna volledig verdrongen door cloudoplossingen. Bij WMS in de cloud maak je gebruik van een online beschikbaar systeem. Deze oplossingen bieden je schaalbaarheid, lagere implementatiekosten en lage onderhoudslasten.
- Open source WMS – Deze WMS oplossingen hebben een open source code. Dit betekent dat de broncode vrij beschikbaar is voor je eigen toevoegingen en aanpassingen. Het kunnen relatief goedkope softwareoplossingen zijn, maar er is veel dure technische expertise nodig voor implementatie en onderhoud.
- Geïntegreerde WMS oplossingen – Deze zijn onderdeel van andere bedrijfssoftware, zoals ERP software of SCM oplossingen. Dit maakt realtime data-uitwisseling mogelijk en bieden je een volledig zicht op de supply chain.
- Mobiele WMS – Deze WMS oplossingen maken gebruik van mobiele apparaten, zoals tablets en smartphones. Deze mobiele oplossingen geven je veel flexibiliteit aan de medewerkers in je magazijn.
- Branchespecifieke WMS – Sommige WMS systemen zijn ontworpen voor specifieke toepassingen, zoals in de detailhandel, farmaceutische industrie of voedsel- en drankendistributie.
Waarin verschillen WMS oplossingen nog meer?
Warehouse management systemen kunnen op een groot aantal aspecten van elkaar verschillen. Dat is uiteraard het geval met betrekking tot de eerder hierboven genoemde functionaliteiten. Daarnaast bepalen ook deze factoren de verschillen en de definitieve keuze:
- Flexibiliteit – Sommige WMS oplossingen geven je uitgebreide aanpassingsmogelijkheden, terwijl andere minder flexibel en configureerbaar zijn. Het realiseren van aanpassingen is hierdoor lastiger.
- Gebruikersinterface – Het gebruikersinterface bepaalt ‘de bediening’ en het gebruik van het WMS. Gebruikersinterfaces kunnen variëren op het vlak van gebruiksvriendelijkheid en beschikbare functies.
- Support – Niet zozeer een producteigenschap, maar wel van belang om je keuze van een WMS op te baseren, is het niveau waarop verschillende WMS leveranciers ondersteuning en training aanbieden.
- Rapportage en analyse – WMS software kan verschillen in de mogelijkheden voor data analyse en rapportage. Steeds meer systemen bieden inmiddels al geavanceerde analytische tools.
- Onderhoud en updates – On premise oplossingen vragen regelmatig onderhoud en updates van uzelf, terwijl online WMS oplossingen volledig beheerd worden door de leverancier.
Tips over WMS selectie
- WMS projecten zijn complexe ICT projecten. Het aanbod is groot, de analyse van je logistieke proces is lastig en er zijn veel mogelijkheden om een WMS software te configureren. Hulp van WMS experts is altijd nodig. Wacht daar niet mee tot je vastloopt.
- Hecht er uiteraard wel veel waarde aan, maar vaar bij WMS selectie niet blind op wat consultants adviseren. Bouw altijd ook zelf kennis op over het selectie- en implementatietraject. Zorg dat je iedere keuze zelf kunt begrijpen en verdedigen.
- Maak gebruik van een WMS expert die verstand heeft van jullie type logistieke processen en ervaren is binnen je branche. Bekijk hier een overzicht van WMS leveranciers.
- Richt je niet te snel op grote spelers op de WMS markt. Minder bekende WMS software en specialisten bieden vaak oplossingen met heel eigen eigenschappen en voordelen.
- Lees het boek ‘Komt een CEO bij de IT dokter’. Hierin wordt op basis van praktijkervaringen uitgelegd waarom veel IT projecten mislukken en hoe je die mislukking bij je WMS project kunt voorkomen. Als het misgaat is dat namelijk meestal al veroorzaakt bij aanvang van het project.
- Maak met iedereen die bij je WMS project betrokken is over alles wat het selectietraject aangaat goede afspraken en leg die altijd vast.
- Een goede business case is essentieel om de kwaliteit van je keuze te kunnen bepalen. Stuur deze tijdens het project bij. Omstandigheden kunnen tijdens het project veranderen.
- In de selectiefase is voor WMS leveranciers niets een probleem. Alles kan worden beloofd en opgelost worden. Check de ervaring , referenties en beschikbaarheid van een leverancier goed, zodat je geen ‘junior’ krijgt bij de uitvoering van je project, terwijl je bij het geven van de opdracht in gesprek was met de ‘seniors’ .
- Het is onmogelijk om via een online selectietool of een kort telefonisch interview WMS software te selecteren. Dergelijke diensten zijn uitsluitend commercieel en niet onafhankelijk.
WMS software implementeren
Waaruit bestaat een WMS implementatie?
De implementatie van een WMS bestaat uit alle stappen die nodig zijn om de gekozen oplossing daadwerkelijk te realiseren. Niet alleen moet de WMS software zo geconfigureerd worden dat deze de gewenste functionaliteit heeft, ook moeten er koppelingen gemaakt worden met andere software en ICT oplossingen in jullie organisatie. Dat geldt voor bijvoorbeeld ERP software, financiële software, oplossingen voor transport management (TMS) en productinformatie (PIM), inkoopsoftware of het CRM systeem.
Vaak wordt pas in de implementatiefase duidelijk welke foute keuzes er in de selectiefase gemaakt zijn of wat de gevolgen zijn van een verkeerde aanpak. De hulp in deze fase komt van je de geselecteerde WMS leverancier of een externe implementatiepartij.
Hoe lang duurt een WMS implementatie?
WMS implementaties zijn complex. Het is daarom belangrijk dat WMS specialisten die de implementatie verzorgen grote kennis hebben van logistieke processen, ervaring hebben met vergelijkbare projecten en over ruime algemene ICT kennis beschikken. Momenteel is het voor sommige WMS leveranciers een probleem over voldoende van deze specialisten beschikken. Hierdoor kunnen projecten langer duren dan gepland of gewenst en bestaat het risico dat er teveel minder ervaren specialisten bij de uitvoering van je project betrokken zijn.
Houd bij WMS implementaties rekening met een implementatietijd van circa 5 tot 9 maanden. Inclusief het selectietraject is een jaar of langer voor het gehele project een reëel uitgangspunt. Begin dus tijdig met je oriëntatie als je verwacht over een jaar een nieuwe WMS oplossing nodig te hebben.
Fasen in de WMS implementatie
Voor een succesvolle implementatie van WMS software is niet alleen een focus op de technische aspecten daarvan nodig. Ook de organisatie moet voorbereid worden op vernieuwingen en veranderingen. Er zijn diverse fasen in het implementatietraject te onderscheiden:
- Focus op processen – De diverse processen moeten in kaart gebracht worden: logistieke processen, magazijnprocessen en andere operationele bedrijfsprocessen. Met medewerkers en gebruikers van de huidige systemen worden verbeterpunten gedefinieerd. Het nieuwe WMS biedt nieuwe mogelijkheden. De logistieke processen worden hierop aangepast en niet andersom. Uitgangspunt moet zijn dat er bij de implementatie zo min mogelijk maatwerk nodig is.
- Plan voor koppelingen en data – Bij de implementatie van een WMS zijn koppelingen nodig met andere soorten bedrijfssoftware. Met name koppelingen met ERP software moeten probleemloos zijn. Dat betekent vooral dat er veel foutloze dataoverdracht tussen beide systemen mogelijk moet zijn. Datastromen in de logistieke processen moeten goed gedefinieerd zijn. Daarnaast is een plan voor de datamigratie noodzakelijk.
- Installatie en configuratie – In deze fase vindt de technische realisatie van het WMS plaats. Op basis van de voorgaande stappen worden software en hardware zo ingeregeld dat het systeem zoveel mogelijk de beoogde functionaliteit krijgt. Bij cloudoplossingen is de installatie van de software niet nodig, bij on premise WMS oplossingen uiteraard wel.
- Realisatie en testen – Alle operationele processen moeten met het nieuwe WMS gedetailleerd getest worden. Dat geldt zowel voor standaard processen als voor minder vaak voorkomende situaties. Om geen scenario’s over het hoofd te zien is een testplan nodig, waarbij verschillende medewerkers betrokken zijn. Op basis van de testresultaten worden aanpassingen gedaan. Na iedere aanpassing volgt een nieuwe testfase.
- Gebruikersacceptatie – WMS implementatie is een veranderingstraject, die aanpassingen van je organisatie vereist. Zonder gebruikersacceptatie is de implementatie een lastige opgave. Om binnen je organisatie voldoende draagvlak te krijgen voor de vernieuwingen is in iedere fase een goede communicatie nodig met iedereen die gevolgen gaat ondervinden van de aanpassingen. Goede en tijdige communicatie en gerichte training nemen weerstanden weg, maakt inspraak mogelijk en kan bijdragen aan enthousiasme om met het nieuwe systeem te gaan werken.
- WMS in gebruik nemen – De feitelijke implementatie is afgerond bij de ingebruikname van het WMS. In deze fase komen altijd nieuwe storingen of onduidelijkheden aan het licht. Voor gebruikers die vragen hebben moet goede support voorhanden zijn. Terugkoppeling over nieuwe aanpassingen is belangrijk, zodat medewerkers kunnen zien wat er met hun ervaringen en input gedaan wordt. Dit geldt ook voor toekomstige aanpassingen.
WMS leveranciers en adviseurs
Overzicht van leveranciers en adviseurs
WMS projecten kan je niet zelfstandig uitvoeren. Je wordt altijd in grote mate afhankelijk van leveranciers, adviseurs en consultants. Het belang van een goede keuze daarin is groot. Uiteindelijk is het succes van jullei project afhankelijk van hun oplossing, kennis en ervaring. In ons overzicht van WMS leveranciers en adviseurs vind je de experts die je kunnen helpen.
Lees verder over WMS software
Oriënteren op WMS software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’
WMS oplossing selecteren? Gebruik de gratis WMS box
Hulp of advies nodig? Deze WMS software experts staan voor je klaar!
WMS software vergelijken Bekijk WMS oplossingen en leveranciers.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief
Ook interessant
Voorraadbeheer software
SCM software
ERP software
TMS software
