10 cruciale aandachtspunten voor een succesvol softwareproject
Of je nu nieuwe ERP, CRM, HRM, WMS of andere bedrijfssoftware nodig hebt, je softwareproject zal alleen succesvol kunnen verlopen als je dit vanaf het prille begin goed aanpakt. Met hulp van experts op het gebied van de selectie en implementatie van bedrijfssoftware formuleerden wij tien cruciale aandachtspunten hierbij.
Met het in de praktijk brengen van deze aandachtspunten kan je de voordelen van nieuwe software maximaliseren en de risico’s en onzekerheden rond de selectie en implementatie minimaliseren.
Leestijd 3 minuten
1. Overzie de scope van je project
Softwareprojecten hebben grote impact op bedrijfsprocessen en raken meestal meerdere afdelingen van je organisatie. Start daarom met een globale inventarisatie per afdeling of bedrijfsproces van knelpunten, wensen en eisen. Dat geeft je snel een indruk van hoe omvangrijk het project kan worden. Tegelijk geef je medewerkers aan dat hun inbreng in het project op prijs wordt gesteld.
>> Lees ‘Zo pakt u uw softwareproject aan’.
2. Weet hoe je een softwareproject uitvoert
De uitvoering van softwareprojecten ligt vaak in handen van externe adviseurs, leveranciers en implementatie-consultants. Zorg ervoor dat je niet helemaal afhankelijk wordt van hen, maar zelf ook weet hoe dit soort projecten uitgevoerd moet worden. Jullie zijn niet de eerste organisatie met een softwareproject. Maak gebruik van de kennis en ervaring die er al is, zodat je niet alleen hoeft toe te kijken hoe anderen je organisatie automatiseren. Met een beetje eigen kennis ben je veel beter in staat je project aan te sturen en kritisch te blijven op de uitvoering ervan.
>> Gebruik de ERP box, HRM box, WMS box of één van de andere bedrijfssoftware boxen als leidraad hierbij.
3. Lees over ontwikkelingen, visies en waardevolle adviezen
Je krijgt veel meer gevoel voor jullie softwareproject als je een paar uur de moeite neemt je te verdiepen in belangrijke ontwikkelingen en de visies en adviezen van experts. Adviseurs, leveranciers, vakmedia en kenniscentra publiceren enorm veel waardevolle kennis op hun websites. Daar kan je gratis gebruik van maken en gelukkig ook steeds vaker zonder dat je hiervoor je gegevens moet achterlaten. Google kan je uiteraard helpen om deze informatie te vinden, maar de ICT kennishub van het ICT informatiecentrum maakt het je nog gemakkelijker.
>> Bekijk deze informatie via ICT kennishub
4. Laat je inspireren door oplossingen en leveranciers
Ook als je nog lang niet in de fase zit dat je een keuze wilt maken uit het grote aanbod van bedrijfssoftware en leveranciers daarvan, is het enorm interessant en inspirerend om te kijken naar welke oplossingen er tegenwoordig zijn. Je ziet dan ook direct welke verschillen er zijn in software en leveranciers. Ook zie je meteen waar leveranciers hun accenten leggen voor wat betreft hun projectaanpak en hun specialisme voor bepaalde bedrijfsprocessen, branches of bijvoorbeeld de bedrijfsgrootte. Deze oriëntatie scherpt je selectiecriteria altijd aan.
>> Bekijk oplossingen via ICT leveranciers.
5. Richt je op de toekomst en laat het verleden achter je
Nieuwe software implementeren heeft weinig zin als je niet bereid bent om ook je bedrijfsprocessen en organisatie aan te passen. Als nieuwe software nodig is omdat de oude (legacy) software niet meer goed functioneert, niet meer stabiel is of door de leverancier niet meer ondersteund wordt, moet je oppassen dat het vervangen ervan te letterlijk genomen wordt. Je loopt dan het gevaar dat je nieuwe software straks niet meer is dan een nieuwe versie van de oude software. Nieuwe software biedt je de kans om nieuwe mogelijkheden te benutten en daarmee oude processen te vervangen door nieuwe, veel betere processen.
>> Dit boek beschrijft dit risico en geeft je de oplossingen (je kan het gratis ontvangen).
6. Bepaal een koers en houd je daaraan
Een succesvol softwareproject begint met een goed plan en duidelijke doelen. Zonder een duidelijke ‘stip op de horizon’ zwalkt een project alle kanten op en wordt het vooral afhankelijk van betrokkenen die op dat moment de belangrijkste stem hebben. Start je project daarom met het scheppen van een duidelijk beeld van wat jullie bedrijf nodig heeft en welke doelen je bedrijf nastreeft voor de komende vijf jaar en het liefst langer. Laat het bepalen van deze doelen niet over aan een externe partij, al kunnen zij jullie daarbij natuurlijk wel begeleiden. Bedrijfssoftware heeft steeds meer te maken met bedrijfsstrategie, je concurrentiepositie, de markt waarin je actief bent en de efficiëntie van jullie bedrijfsprocessen. Zorg dat je het intern eerst eens bent over de uitgangspunten, voordat je gaat zoeken naar de softwareoplossing.
>> Bekijk enkele interessante boeken hierover op ICT boekensite.
7. Spreek in de beginfase met specialisten over je project
Het lastige is dat de specialisten met de meest waardevolle kennis en ervaring meestal een belang hebben: ze willen hun software of service aan jullie verkopen. Dat schrikt af, nog los van de vraag of het prettig is dat jullie softwareproject al in de markt bekend wordt. Ook zit je in die fase helemaal niet op sales te wachten. Toch is het enorm belangrijk in de beginfase van je softwareproject met een aantal van die specialisten te spreken. Zij hebben immers de ervaring met vergelijkbare projecten, weten welke oplossingen jullie branchegenoten gebruiken en kennen de actuele en toekomstige ontwikkelingen waarmee je rekening moet houden. Wat je in deze fase leert, kan van grote invloed zijn op je uiteindelijke beslissingen. Maak er dus gebruik van, maar maak ook direct duidelijk dat je informatie wil en geen salespraatjes.
>> Iedere bedrijfssoftware box kan dit contact met enkele specialisten voor je faciliteren.
8. Neem de tijd en begin tijdig
Voorkom dat jullie softwareproject pas start als het echt niet meer lukt met de bestaande oplossing. Tussen de start van een softwareproject en de daadwerkelijke ingebruikname van nieuwe software, zit al snel een jaar en vaak langer. Een eenvoudig softwaretool kan snel geregeld zijn, maar complexe ERP, HRM of WMS projecten raken meer bedrijfsprocessen en vragen veel meer tijd. Kijk daarbij niet alleen naar hoeveel tijd het jullie eigen organisatie kost. Je planning wordt vooral ook bepaald door wanneer jullie adviseurs, leveranciers en implementatiepartijen de juiste mensen beschikbaar hebben. Neem de tijd. Onder tijdsdruk neem je niet de beste besluiten en weet je zeker dat niet de beste mensen aan je project zullen werken. Goed projectmanagement is cruciaal, met een duidelijk projectplan, tijdlijnen en verantwoordelijkheden. Agile of Scrum zijn niet voor niets uitgevonden.
>> Bekijk de boeken over projectmanagement en scrum.
9. Houd de uitvoering en kosten onder controle
Bepaal tijdens de voorbereiding op je project wat de financiële voorwaarden daarvan zijn. Budgetteren is belangrijk om de kosten tijdens met name de implementatie onder controle te houden. Probleem is echter dat je in het begin nog niet weet wat je softwareproject allemaal omvat. Als je goed weet wat het vertrekpunt is en wat je doelstellingen zijn, kunnen adviseurs of leveranciers je een indicatie van de kosten geven. Zorg bij het verstrekken van opdrachten dat deze nauwkeurig zijn omschreven, zodat je de implementatie en kosten van je project onder controle kunt houden. Betrek hier juristen bij, zeker als het om grotere bedragen of voor jullie belangrijkere projecten gaat.
10. Zorg voor een goede interne en externe communicatie
Niet iedereen in je organisatie is blij met het vooruitzicht op nieuwe software. Voor sommigen kunnen hun werkzaamheden veranderen of zelfs overbodig worden. Niet iedereen zit te wachten om met nieuwe software te leren werken en soms zijn medewerkers trots op de schaduwoplossingen en eigen systeempjes die tegen de oude software zijn ‘aangeplakt’. Veranderingen kunnen medewerkers onzeker maken. Medewerkers die tijdens het project niet gehoord worden of zich machteloos voelen, kunnen straks een vlotte ingebruikname verhinderen. Goede communicatie is essentieel met iedereen die bij bet project betrokken is, zoals management, eindgebruikers, IT’ers en alle externen. Ieders inbreng is cruciaal voor het succes van jullie softwareproject.
>> Meer over het succesvol uitvoeren van je softwareproject vind je terug in de bedrijfssoftware box.
En nog veel meer …
We noemen er tien, maar er zijn nog veel meer cruciale aandachtspunten bij het uitvoeren van jullie softwareproject. Het hele platform van het ICT informatiecentrum is erop gericht om jullie over die informatie te laten beschikken. Maak er gebruik van. Veel softwareprojecten mislukken onnodig of lopen qua kosten of planning volledig uit de hand. Met de juiste informatie hoeft jullie dat niet te gebeuren.
En meld je aan voor de ICT nieuwsbrief, zodat je net als 14.000 andere (mee)beslissers automatisch op de hoogte blijft van de belangrijkste ontwikkelingen.