Workforce management software
|
Informatie
Zo pak je jullie softwareproject aan
Leveranciers en adviseurs Artikelen over workforce management ICT nieuwsbrief
|
|
Bekijk ook
|
4 onmisbare bronnen
Oriënteren op WFM software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
Hulp of advies nodig? Deze workforce management experts staan voor je klaar!
Software vergelijken? Bekijk WFM software en leveranciers
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief.
Wat is workforce management software?
Wat is workforce management?
Workforce management (WFM) is een vorm van personeelsbeheer, waarbij het doel is om personeel zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten. Door de personele bezetting optimaal af te stemmen op de geplande werkzaamheden, doen de juiste mensen op het juiste moment de werkzaamheden waarvoor zij het best gekwalificeerd zijn. Workforce management helpt je bij het plannen van jullie personeelscapaciteit en het samenstellen van werkroosters. De software is daarbij een essentieel hulpmiddel.
Wat is workforce management software?
Workforce management software helpt je bij het automatiseren van jullie personeelsbeheer en personeelsplanning. Dat kan zowel personeelsplanning op langere termijn zijn, als op de korte termijn. Op lange termijn komt de planning voort uit je strategische of tactische doelstellingen. Op korte termijn kan het gaan om de personeels- en capaciteitsplanning van vandaag, morgen of volgende maand. Dit zijn planningen op operationeel niveau.
Thuiswerken heeft de behoefte aan workforce management de laatste jaren enorm doen toenemen. Omdat Excel niet meer kan voldoen aan de eisen die nu aan een planningstool stelt qua functionaliteit, kwaliteit, snelheid en flexibiliteit, maken steeds meer bedrijven inmiddels gebruik van specifieke plannings-apps, selfservice planningsmodules in hun HRM software of van separate workforce management software.
Wat is een workforce management systeem?
Workforce management draait om software en data. Daarom wordt er vaak gesproken over een workforce management systeem. Dit is het geheel van WFM software, alle data en de aanvullende tools die je gebruikt voor het vinden van de meest optimale planning én het realiseren daarvan. Data speelt hierin een cruciale rol. Door relevante data uit je planningsprocessen op te slaan, kan je nieuwe voorspellingen over personeelscapaciteit baseren op betrouwbare historische gegevens.
Wat zijn voordelen van workforce management software?
Door je workforce management op orde te hebben en daarbij gebruik te maken van moderne software, kan je een concurrentievoordeel realiseren. Je hebt dan doorlopend goed inzicht in de inzet en beschikbaarheid van je personeel en je bent continu in staat om sneller, beter en efficiënter te handelen dan je concurrenten. Dit zijn belangrijke voordelen:
- Betere processen – Steeds betere en nauwkeurigere werkroosters dragen bij aan een steeds soepeler verloop van de werkzaamheden in je organisatie. Dit is goed voor je resultaten, de klanttevredenheid en de tevredenheid van werknemers.
- Concurrentievoordeel – Van WFM kan je een krachtig concurrentiemiddel maken. Als je in staat bent om je medewerkersbestand optimaal af te stemmen op je langetermijnstrategie, heb je een voorsprong.
- Flexibiliteit – Met een goede planning kan je eerder dan je concurrenten de juiste medewerkers zoeken en aan je binden. Een workforce management systeem maakt je organisatie flexibeler.
- Meer data, betere inzichten – Met WFM software genereer je veel waardevolle data. De analyse daarvan geeft je de inzichten waarmee je een steeds betere forecast kunt maken.
- Besparingen – Omdat bij overbezetting de loonkosten onnodig hoog zijn, kan je door beter te plannen veel geld besparen. Je weet precies wanneer je kosten maakt en vooral ook wanneer je deze niet hoeft te maken.
- Medewerkerstevredenheid – De tevredenheid van medewerkers stijgt als zij in het WFM systeem zelf hun beschikbaarheid kunnen aangeven. Zelfroosteren vergroot ook de betrokkenheid bij hun werk en geeft ze het gevoel dat zij meer invloed hebben.
- Minder risico – Workforce management software kan je helpen bij de uitvoering en toepassing van wettelijke regelingen en het bewaken van arbeidsovereenkomsten. Je beperkt zo juridische risico’s met betrekking tot arbeidstijdenwetgeving of cao’s.
Functies en toepassingen van WFM software
Waarom workforce management software toepassen?
De belangrijkste functie van een workforce management systeem is het optimaliseren van personeelscapaciteit. Hierbij gaat het om de juiste mensen, op het juiste moment en voor de juiste positie, zoals een functie binnen je organisatie of een fysieke locatie. Naast het plannen van de benodigde personeelscapaciteit voor het opstellen van werkroosters, kan de software je ook helpen bij het voorspellen van de vraag naar werk en de hoeveelheid opdrachten die je kan verwachten.
Workforce management software kan je ook helpen bij het organiseren van middelen die werknemers nodig hebben voor hun werk, zoals auto’s, machines, laptops, kantoorinrichting of werkkleding. Ook kunnen financiële functies zoals payrolling onderdeel zijn van WFM software. Daarnaast is het genereren van data over personeel en personeelsinzet en het rapporteren van de data daarover een belangrijke functionaliteit van de software.
WFM ontwikkelingen: van administratie naar strategie
Bij workforce management gaat het om het geheel van plannen, instrumenten en activiteiten waarmee de beschikbaarheid en behoeften van medewerkers worden gekoppeld aan de capaciteitsbehoeften van je organisatie. WFM is daarmee vooral een operationele activiteit, maar dient ook zeker strategische doelen.
In eerste instantie was workforce management vooral een administratief proces. De afgelopen jaren is het meer verschoven naar een strategische activiteit, vooral omdat personeel voor de meeste organisaties één van de grootste kostenposten is. Naast salariskosten, maken ook verzuim, werving en selectie en opleidingen personeel relatief duur. Als je met workforce management een betere controle hebt op je kosten, biedt dat een concurrentievoordeel. Ook het feit dat je jullie klanten en opdrachtgevers beter en concreter kunt informeren over levertijden of beschikbaarheid, biedt strategische voordelen.
Strategisch workforce management
De voorspelde behoefte aan personeel en alle randvoorwaarden daarbij, kunnen worden gekoppeld aan operationele doelen, maar ook aan strategische. Dat laatste is een relatief nieuwe benadering binnen workforce management, dat traditioneel hoofzakelijk met oplossingen rond werkroosters komt.
Strategisch personeelsbeheer kijkt naar je organisatiedoelen op de langere termijn en koppelt daar verwachte behoeften aan. Zo worden de activiteiten van WFM gestuurd vanuit de behoeften van je organisatie en bevindt WFM zich niet alleen meer op het niveau van ‘Volgende maand moeten we X leveren, maar we hebben twee zieken en drie collega’s willen op vakantie’.
Strategische keuzes, zoals een focus op een bepaald product of bepaalde technologie, hebben op de middellange termijn grote gevolgen. Als daar structureel onvoldoende rekening mee gehouden wordt, is het risico groot dat die keuzes niet kunnen worden uitgevoerd. Bijna alle strategische doelen hebben wel een impact op de behoefte aan personeel, kwantitatief en kwalitatief. Bij uitbreiden, internationaliseren, specialiseren, kosten besparen of flexibeler worden, spreekt het voor zich dat daar een personeelscomponent aan zit.
Toepassing workforce management
De toepassing van workforce management gaat over het plannen van de benodigde personeelscapaciteit in een gegeven situatie. Er zijn bijvoorbeeld vijf locaties in drie landen, waar in totaal 250 mensen werken in allerlei functies, van magazijnmedewerker tot directeur. De dagelijkse beschikbaarheid van deze medewerkers moet optimaal worden gekoppeld aan de uit te voeren taken in een bepaalde periode. Dit kan met roostersoftware, waarin het soort arbeidsovereenkomst is ingevoerd per medewerker, inclusief de verlofaanvragen en het ziekteverzuim.
De volgende stap is om het beheer af te stemmen op verwachte veranderingen in de vraag naar werk. Daarvoor worden verwachte ordervolumes vertaald in benodigde productiecapaciteit. Dit wordt forecasting genoemd en is gebaseerd op historische, actuele en verwachte klantactiviteit. De forecasting wordt vertaald in capaciteitsplanning. Dit is weliswaar een aparte stap, maar kan wel met dezelfde software worden uitgevoerd. Het eigenlijke werkrooster is de toepassing van capaciteitsplanning op de individuele medewerker.
Praktische beslissingen
Hierboven wordt WFM gekoppeld aan de strategie van je organisatie. Het managen van de workforce moet dan bijdragen aan het uitvoeren van strategische beslissingen. Moet de organisatie sneller gaan inspelen op grotere omzetfluctuatie, dan moet je waarschijnlijk de flexibele schil in jullie personeelsbestand vergroten. Moet de autonomie van operationele teams worden verhoogd, dan moeten er wellicht mensen met een bredere set vaardigheden onderdeel zijn van die teams.
Workforce management en artificial intelligence
De kracht van artificial intelligence (AI) is dat het grote hoeveelheden data kan analyseren en op basis daarvan suggesties kan geven en beslissingen kan nemen. Die kracht kan ook op workforce management systemen toegepast worden. Voorbeelden zijn:
- Klantcontacten matchen – In organisaties waar veel verschillende medewerkers veel verschillende klanten te woord staan kan AI door machine learning bepaalde typen klanten matchen met bepaalde medewerkers. Dat zijn dan bijvoorbeeld medewerkers met een bepaalde expertise of iemand met wie het de vorige keer klikte. De input hiervoor voor je WFM software komt uit historische data van klantcontacten en contextgegevens, zoals uit welk postcodegebied iemand belt.
- Omgevingsdata als input voor planning – Publiek toegankelijke gegevens, zoals in welke tijd van het jaar statistisch gezien het meest behoefte is aan product of dienst X kunnen door je workforce management software dankzij AI worden gekoppeld aan perioden van het jaar waarin er een hoger of juist lager ziekteverzuim is. Hiermee valt te voorspellen wanneer krapte in de personeelsplanning gaat ontstaan.
- Softwarerobots – ‘Bots’ kunnen automatisch veranderingen verwerken in meerdere systemen. Functies waarmee veranderingen in de planning automatisch worden aangepast in andere systemen (financieel, HR werving, HR payrolling, ERP) maken gebruik van AI. Of andersom: met AI hoeft een manager niet meer handmatig een uit dienst getreden of langdurig zieke medewerker uit diverse planningen te verwijderen. Robotic process automation (RPA) kan helpen met deze repeterende verwerking.
- Productiviteitsverbetering en beveiliging – Software kan de persoon die inklokt vergelijken met de foto in het personeelsdossier, kan een gemiddelde bijhouden van hoeveel kilometers magazijnmedewerkers per dag maken en kan routes bijhouden van buitendienstmedewerkers. Uit al die data kan de workforce management software suggesties geven voor zaken als beveiliging, verzuimbeheer of de ideale route naar diverse klanten.
