ECM software selecteren en vergelijken
- Hoe kunt u ECM software selecteren?
- ECM oplossingen kiezen en vergelijken met de ECM box
- Maak kennis met ECM leveranciers en specialisten
ECM software biedt u een oplossing voor het beheren van documenten en andere digitale content in uw organisatie. Bij het vergelijken en selecteren van ECM software zijn diverse aspecten van belang. Enkele daarvan bespreken we hier. Voor volledige informatie over de selectie en implementatie van een DMS of ECM systeem kunt u gratis gebruik maken van de ECM box en de kennis en informatie van specialisten.
“Vind en selecteer uw oplossing voor documentbeheer en digitale content. Gebruik de ECM box!”
ECM software selecteren
Bij het vinden en kiezen van een passende oplossing voor het beheer van documenten, bestanden en andere digitale content zijn de volgende aspecten van belang:
- Soort content – Wilt u gestructureerde of ongestructureerde informatie beheren?
- Toepassing – Welke content wilt u beheren en hoe?
- Functionaliteit – Wilt u de content alleen beheren of ook analyseren?
- Configuratie – Zoekt u een cloudoplossing, on premise (lokaal) of de combinatie?
- Leverancier – Wie kan u helpen met advies, selectie en/of implementatie?
Soort content
Voordat u enterprise content management of document management oplossingen kunt selecteren is het belangrijk om af te vragen welk soort content u wilt beheren. Het eerste waarin u onderscheid kunt maken is of het gaat om het beheer van gestructureerde of ongestructureerde informatie. Deze verschillende soorten content hebben grote invloed op de keuze van de software.
-
Gestructureerde informatie
- Wilt u software selecteren voor het beheer van gestructureerde informatie, zoek uw oplossing dan vooral op het terrein van de verschillende data management
oplossingen. - Wilt u software selecteren voor het beheer van ongestructureerde informatie, dan passen ECM software of DMS software het best.
- Wilt u software selecteren voor het analyseren van gestructureerde data, dan kunt u gebruik maken van business intelligence software.
- Wilt u software selecteren voor het analyseren van ongestructureerde content en data, dan kunt u oplossingen vinden via onze secties over data analytics en data science.
Gestructureerde informatie bestaat uit data die zich vanwege een vaste structuur relatief eenvoudig laat opslaan in databasevelden. Denk aan de informatie die u uit uw ERP systeem, CRM software of financiële software kunt halen en kunt samenvoegen in een datawarehouse. Met hulp van business intelligence tools of BI software kunt u deze data analyseren en gebruiken voor een beter inzicht in uw bedrijfsprocessen en stuurinformatie. Beide helpen u bij het nemen van beslissingen over de processen waaruit deze data afkomstig is.
Ongestructureerde informatie
Ongestructureerde informatie kan in principe alles zijn, zolang de content maar digitaal beschikbaar is. PDF-, XML-, Word- en Excelbestanden en documenten worden gezien als ongestructureerde informatie. Dat geldt ook voor mailberichten, video’s, afbeeldingen en geluidsfragmenten. Kenmerk van deze informatie is dat die bestaat uit een combinatie van verschillende soorten data, waardoor deze alleen als geheel kan worden beheerd. Het bestaat dus niet uit velden die aan een database kunnen worden toegevoegd.
“Gratis boeken, whitepapers, checklists en adviezen over document management en digitale content.”
Toepassingen ECM software
ECM software schaft u aan voor het beheer van digitale content in uw organisatie. Daarbij kan het gaan om specifieke toepassingen voor het beheer van bijvoorbeeld online content (websites), digital assets, contracten of facturen. Lees hier meer over deze toepassingen van ECM systemen.
Functionaliteit
Afhankelijk van of het gaat om gestructureerde of ongestructureerde informatie, kunt u bepalen welke oplossing u nodig heeft. Daarbij moet u ook definiëren wat u precies met de content wilt doen. Gaat het u alleen om het beheer ervan of wilt u de inhoud van de digitale documenten, bestanden en andere content ook kunnen analyseren?
ECM software configuraties
Zoals de meeste bedrijfssoftware wordt ook ECM software aangeboden en toegepast in de cloud. U gebruikt de software dan als online applicatie via uw laptop, tablet of smartphone. Alternatief hiervoor is de ‘oude’ manier van softwaregebruik, namelijk dat u de software on premises (lokaal) gebruikt. Hierbij wordt de ECM software op uw eigen servers en binnen uw eigen netwerk geïnstalleerd. Vaak geeft dit een gevoel van extra veiligheid, hoewel daar technisch gezien geen redenen voor zijn. Cloudoplossingen bieden die zekerheden ook of zelfs beter.
ECM in de cloud
Bij gebruik van ECM in de cloud zijn al uw data en bestanden overal en altijd via internet beschikbaar, ongeacht uw werkplek. Uw cloudprovider zorgt ervoor dat de software doorlopend beschikbaar is, regelt het beheer en onderhoud van de applicatie, maakt back-ups van uw content en zorgt doorlopend voor de veiligheid van de software, verbindingen en alle gegevens.
Bij het selecteren van een cloudoplossing heeft u keuze uit ECM software in de public, private of hybride cloud. Staat de software in de public cloud, dan betekent dit dat u gebruikt maakt van servers waar ook andere klanten van uw cloudprovider gebruik van maken. Uiteraard is uw gebruik volledig afgeschermd van dat van anderen en zijn de veiligheidsrisico’s nihil. Private clouds bieden daarentegen exclusief gebruik van servers bij uw provider, wat niet alleen duurder is, maar u ook slechts in een beperkt aantal situaties echt voordelen biedt. Steeds vaker wordt er gekozen voor hybride clouds, waarin de beste eigenschappen van de private cloud en public cloud samenkomen.
“Maak kennis met de IT oplossingen voor het beheer van documenten en andere digitale content.”
Leveranciers van ECM software
Leveranciers van de kennis en oplossingen rondom enterprise content management software zijn minstens zo belangrijk als de software zelf. Reden daarvoor is dat veel softwareoplossingen tegenwoordig gewoon goed en betrouwbaar zijn en dat het verschil tussen een succesvolle en mislukte implementatie meestal bepaald wordt door hoe een leverancier of specialist u bij de ECM software selectie en implementatie heeft begeleid.
Vergelijk en selecteer bij ECM software daarom niet alleen de oplossing zelf, maar juist ook de aanbieder daarvan. Ervaring en deskundigheid van de leverancier kan doorslaggevend zijn voor het slagen van uw ECM project. Besteed daarom evenveel aandacht aan de selectie van een goede leverancier, dan aan de software.
Lees verder
Enterprise content management
ECM systemen
ECM box
Kennisbank
Leveranciers