Enterprise content management – ECM
- Wat is enterprise content management?
- DMS en ECM systemen vergelijken en selecteren
- Maak kennis met ECM leveranciers en de gratis ECM box
Enterprise content management of ECM omvat alle oplossingen en processen die te maken hebben met het geautomatiseerde beheer van documenten, bestanden en andere digitale content. ECM is een verdere ontwikkeling op document management. Het is ontstaan omdat naast documenten ook steeds meer andere soorten ongestructureerde informatie op een effectieve, veilige en praktische manier digitaal moet kunnen worden beheerd. De softwareoplossingen waarmee u dit realiseert zijn DMS en ECM systemen.
“Vind en selecteer uw oplossing voor documentbeheer en digitale content. Gebruik de ECM box!”
Welke content management oplossing heeft u nodig?
Enterprise content management systemen hebben toepassingen die op hetzelfde terrein liggen als die van document management systemen (DMS) en enterprise information management (EIM). Hoewel de begrippen ECM, DMS en EIM steeds vaker door elkaar worden gebruikt, hebben de systemen oorspronkelijk verschillende functies. Afhankelijk van hoe specifiek of generiek u content wilt beheren, zult u moeten bepalen op welke oplossing uw focus ligt. Bij de selectie van een content management systeem heeft u keuze uit:
- ECM software – Breed inzetbare oplossingen voor enterprise content management
- DMS software – Oplossingen specifiek voor document management
- EIM software – Bedrijfsbrede oplossing voor enterprise information management
- Specifieke ECM oplossingen – Software voor bijvoorbeeld web content management, records management, digital assets management (DAM), contractmanagement of factuurverwerking
Wat is enterprise content management?
Enterprise content management richt zich op het beheer van digitale documenten, bestanden en andere vormen van ongestructureerde informatie. Deze content wordt binnen uw organisatie meestal door meerdere afdelingen gebruikt en is beschikbaar via uw interne netwerk of uw websites. ECM regelt de opslag van de content op één plek, zorgt dat deze snel vindbaar is, bewaakt de integriteit ervan, houdt toezicht op autorisaties en zorgt voor veiligheid. De toevoeging ‘enterprise’ voor ‘content management’ benadrukt het bedrijfsbrede gebruik van het systeem. ECM betreft het beheer van gestructureerde en ongestructureerde documenten en bestanden in uw gehele organisatie.
ECM en digitale transformatie
Door de eenduidigheid van de content te bewaken en de beschikbaarheid ervan te garanderen, bevordert enterprise content management de samenwerking tussen en binnen de afdelingen van uw organisatie. Hierdoor neemt de efficiëntie van uw werkprocessen toe. Ook compliance en risico management verbeteren door de digitalisering van deze processen. ECM speelt dan ook een belangrijke rol bij de digitale transformatie
“Gratis boeken, whitepapers, checklists en adviezen over document management en digitale content.”
Verschillen tussen DMS, ECM en EIM
Leveranciers van document management systemen (DMS), enterprise content management systemen (ECM) of enterprise information management oplossingen (EIM) maken het u niet gemakkelijk, omdat deze begrippen steeds vaker door elkaar gebruikt worden. Dat heeft vooral te maken met het feit dat veel DMS oplossingen zijn geëvolueerd tot ECM oplossingen en EIM het overkoepelende begrip voor informatiebeheer is geworden. Er zijn echter enkele verschillen tussen DMS, ECM en EIM.
- Opslag van alle documenten op één locatie
- Efficiënte(re) werkprocessen
- Vorm en format van de content doen er niet toe
- Betere samenwerking tussen en binnen afdelingen
- Informatie en documenten zijn snel vindbaar
- Documenten kunnen automatisch opgeslagen worden
- Opslag van documenten is veilig(er)
- Flexibele(re) toegang tot alle digitale content
- Integriteit en oorspronkelijkheid van documenten kan beter bewaakt worden
- Autorisatie zorgt voor gecontroleerd gebruik van documenten en content door medewerkers
- Praktische oplossing voor de digitalisering van werkprocessen
- Bewaking van de eenduidige omgang met interne informatie
- Kortere doorlooptijden van documentstromen
- Beter compliance- en risicomanagement
ECM – Enterprise content management systemen beheren naast de digitale of gedigitaliseerde documenten die een DMS kan beheren, ook bestanden en andere content die niet of slechts gedeeltelijk gestructureerd zijn. ECM richt zich dus op meer soorten digitale content dan alleen documenten. De praktijk is dat de benamingen ECM en DMS steeds vaker door elkaar gebruikt worden en dat er ook vergelijkbare oplossingen mee worden bedoeld. Een ECM oplossing kunt u dus ook vinden als u zich verder oriënteert op DMS systemen en aanbieders daarvan.
EIM – Enterprise information management staat als overkoepelend begrip ‘boven’ DMS en ECM en richt zich op het totale informatiebeheer in uw organisatie. Daarbij gaat het om alle informatie waarmee uw organisatie werkt, zowel gestructureerd als ongestructureerd. Ligt het accent van de gezochte oplossing op het beheer van bestanden en documenten, dan zoekt u oplossingen in de richting van DMS en ECM. Gaat het om andere informatie en data, in welke vorm dan ook, dan kunt u oplossingen vinden op het terrein van data analytics, business intelligence en data management.
“Maak kennis met de IT oplossingen voor het beheer van documenten en andere digitale content.”
Voordelen van enterprise content management
ECM oplossingen bieden uw organisatie diverse voordelen, zeker naarmate u meer en vaker gebruik maakt van documenten en andere vormen van ongestructureerde content. Welke voordelen specifiek voor u gelden wordt snel duidelijk als u zich verder verdiept in ECM oplossingen en leveranciers daarvan. De belangrijkste voordelen van ECM zijn:
Lees verder
ECM software selecteren
ECM systemen
ECM box
Kennisbank
Leveranciers