Informatiemanagement systemen
- Wat is een informatiemanagement systeem?
- Over kenmerken, toepassingen, selectie en implementatie van EIM systemen
- Maak kennis met EIM leveranciers, specialisten en oplossingen
Informatiemanagement systemen helpen u bij het realiseren van optimaal informatiemanagement in uw organisatie. Veel software voor deze toepassing hebben vergelijkbare functies, maar worden aangeduid met verschillende begrippen. U komt deze oplossingen ook tegen als enterprise information management systems, EIM systemen of EIM software. Lees hier meer over de eigenschappen en voordelen van deze oplossingen en de selectie en implementatie ervan.
“Maak kennis met de oplossingen voor enterprise information management.”
Wat is een informatiemanagement systeem?
Een enterprise information management (EIM) of informatiemanagement systeem helpt u bij het beheren van steeds grotere hoeveelheden belangrijke en waardevolle informatie in uw organisatie. De processen en activiteiten die hiervoor nodig zijn vallen onder informatiemanagement. EIM houdt zich bezig met het bepalen van informatiedoelen, het vormgeven van informatieprocessen en het praktisch beheren van informatie. Om EIM in uw organisatie te kunnen toepassen is een combinatie nodig van organisatorische en technische maatregelen. Een informatiemanagement systeem ondersteunt dit proces.
Oplossingen en leveranciers
Afhankelijk van het doel van de software kunt u kiezen voor een specifiek enterprise information management system. Maar ook DMS software, ECM oplossingen, BI software of een data management oplossing kunnen u wellicht de functionaliteit bieden die u zoekt. De diversiteit aan mogelijke oplossingen maakt de keuze van een EIM systeem niet eenvoudig. Bij de keuze en implementatie van een goed informatiemanagement systeem kunt u zich daarom het best laten begeleiden door specialisten op dit gebied.
Bekijk EIM oplossingen en leveranciers
Kenmerken van informatiemanagement systemen
Enterprise information management is een verzameling van functies. Hierdoor is een informatiemanagement systeem meestal niet één vaste applicatie, maar een verzameling van applicaties. Deze verzameling kan op één platform zijn gebaseerd of het betreft samenwerkende applicaties van verschillende leveranciers. Legacy systemen in uw organisatie (meestal de verouderde bedrijfssoftware) kunnen worden voorzien van een schil die de data-integratie verzorgt en een interface biedt aan de eindgebruikers.
Informatiemanagement systemen zorgen voor de beschikbaarheid van informatie, die hoogwaardig, actueel en volledig moet zijn. Daarnaast moet deze informatie overal toegankelijk, maar tegelijk ook beveiligd zijn. Bovendien moet deze naadloos worden ingezet in processen, zonder dat uw eindgebruikers extra werk hebben van het beheer.
“Gratis boekjes, whitepapers, checklists, artikelen, berichten en adviezen.”
Waarom een EIM systeem toepassen?
Er zijn belangrijke voordelen van EIM systemen voor uw organisatie. Door het toepassen van goede EIM software:
- Verbetert de informatievoorziening in uw hele organisatie.
- Kunt u beter informatiegericht werken.
- Neemt u betere beslissingen.
- Wordt de hele bedrijfsvoering positief beïnvloedt.
- Verbetert de samenwerking tussen collega’s.
- Worden werkprocessen eenduidiger.
- Kan optimaal worden voorzien in de totale informatiebehoefte van uw organisatie.
- Bespaart u op kosten door efficiëntere werkprocessen.
- Wordt informatie sneller gevonden.
- Verbeteren klantprocessen en klantbeleving.
- Is het naleven van compliance regels eenvoudiger.
Informatiemanagement systemen selecteren
De toegevoegde waarde van EIM systemen is het grootst in kennisintensieve organisaties, die de productie en verwerking van informatie als belangrijk onderdeel van hun business kennen. Naast de publieke sector zijn dat vooral banken, verzekeraars, consultancybedrijven en juridische dienstverleners, mediabedrijven, multinationals die aan veel regelgeving moeten voldoen, bedrijven die veel aan onderzoek en ontwikkeling doen en andere kennisintensieve organisaties. Oplossingen kunnen gericht zijn op specifieke processen en bedrijfstakken. Houd daar rekening mee als u EIM software gaat selecteren.
“Vind alle kennis en informatie over EIM toepassingen, oplossingen en leveranciers via de EIM kennisbank.”
Toepassing EIM systemen
Informatiemanagement is in alle organisaties belangrijk. Daarbij gaat het altijd om de vraag hoe belangrijke informatie beschikbaar blijft. Productiebedrijven ontwikkelen steeds vaker een gecontroleerde informatieverzameling als authentieke bron in één digitale repository, ook wel de ‘single source of truth genoemd. Die gebruiken ze als referentiegegevens en voor kwaliteitscontrole, verantwoording en de productie zelf.
Procesondersteuning is een andere taak van EIM. De informatie die in werkprocessen wordt ontvangen of aangemaakt, wordt verrijkt met metadata voor hergebruik van informatie en kruisbestuiving met andere processen. De oudere generatie content management software was voor eindgebruikers vaak bewerkelijk. Metadata moest met de hand worden ingevoerd. Omdat een deel van het proces niet digitaal was (ondertekening, verzending), moest er veel van papier naar digitaal worden omgezet.
De huidige generaties kunnen veel dataformats aan, zoals Office documenten, audiobestanden en WhatsApp-berichten. Bovendien is het verrijken van uw informatie met metadata grotendeels geautomatiseerd. Van tekstdocumenten kan de software nu zelfs automatisch een samenvatting en trefwoordenlijst maken.
Functies van informatiemanagement systemen
Enterprise information management software heeft meerdere functies. De belangrijkste daarvan zijn:
- Informatie opslaan – In de cloud, centraal toegankelijk maar ook beveiligd.
- Informatie verrijken – Bij aanmaak en verwerking wordt metadata (contextinformatie) toegevoegd.
- Informatie delen – Via interfaces met zoek- en suggestiefuncties aanbieden van informatie.
- Informatieprocessen ondersteunen – Begeleiden van de processtappen met een applicatie, automatisch afvangen en opslaan van informatie.
- Informatie analyseren – EIM software kan elementen uit de content en metadata van informatie halen en die combineren met andere informatie-eenheden op manieren waaraan menselijke analisten niet denken.
“Advies, inspiratie of hulp nodig? Deze leveranciers en experts zijn gespecialiseerd in EIM.”
EIM implementatie
De implementatie van een informatiemanagement systeem is tegenwoordig veel eenvoudiger dan vroeger. Vooral de modulaire aanpak en cloudtoepassingen maken de implementatie sneller én flexibeler mogelijk. Ook is de gebruikersacceptatie van EIM oplossingen op voorhand groter, door bekendheid met de rol van informatiemanagement. Desondanks zal bijna altijd de hulp van een EIM specialist nodig zijn om de implementatie in goede banen te leiden.
Lees verder
Enterprise information management
Wat is informatiemanagement
EIM projecten
EIM leveranciers en adviseurs