PLM selectie en implementatie
- Hoe kiest en vergelijkt u PLM software?
- Adviezen en tips over PLM selectie en implementatie
- Bekijk de software en PLM leveranciers
PLM selectie richt zich op het vinden en selecteren van zowel de softwareoplossing zelf als de leverancier daarvan. Bij de implementatie gaat om het operationeel maken van de software, meestal met hulp van een implementatiepartner. De keuze van PLM software maakt u vooral op basis van functionaliteit, branchespecialisme, processen, landsafhankelijke juridische of financiële aspecten, taal, kosten en de beschikbaarheid van kennis en ondersteuning.
PLM selectie
De selectie van een product lifecycle management systeem of PLM software kent dezelfde stappen als die nodig zijn bij de selectie van andere soorten bedrijfssoftware. Bij het selecteren van een PLM systeem gaat het om:
- Oriëntatie – Eerste onderzoek naar PLM systemen, leveranciers en ontwikkelingen.
- Analyse bedrijfsprocessen – In kaart brengen van het huidige beheer van product lifecycles.
- Eisen en wensen – Definiëren van noodzakelijke en wenselijke functionaliteit en eigenschappen.
- Eerste selectie – Selecteren van drie of vier potentieel goed passende PLM systemen.
- Onderzoek en demo – Op detailniveau vergelijken van de PLM software van de eerste selectie.
- Voorlopige keuze – Selectie van één PLM oplossing waarmee een business case wordt uitgevoerd.
- Businesscase – Testen van de geselecteerde software aan de hand van een realistische business case.
- Offerte – Kostenbegroting voor de benodigde configuratie en op basis van de business case.
- Besluit – Definitief besluit over de onderzochte oplossing.
- Contract – Vastlegging van functionaliteit, kosten, levertijd, prestaties en garanties.
Aandachtpunten bij PLM selectie
- Intern en extern oriënteren is de eerste stap. Omdat PLM uw hele organisatie betreft, inventariseert u intern en betrekt de hele organisatie daarbij. Uit deze inventarisatie blijkt welke behoeften en eisen er zijn. Extern moet in de markt worden gekeken naar de mogelijkheden van bestaande PLM oplossingen.
- Stel een document op dat als basis dient voor de selectie. Vermeld daarin de doelen die uw organisatie met een PLM systeem wil bereiken. Die vormen het vertrekpunt. Op basis van het selectiedocument kunt u leveranciers uitnodigen voor een demo.
- Beperk het aantal demo’s tot drie of vier. Kiezen uit te veel systemen leidt eerder tot verwarring en leidt af van het doel. Demo’s moet u sturen in opzet en uitvoering, zodat er met elkaar te vergelijken resultaten zijn. De sturing kan aan de hand van een standaard checklist of een lijst met criteria die elke leverancier moet afwerken.
- Na de demo geeft de leveranciers een kostenindicatie voor de implementatie en de licenties van hun software.
- Vervolgens maakt u een keuze. De offerte van de geselecteerde leverancier wordt getoetst in een bijeenkomst met de belangrijkste interne betrokkenen. Die bijeenkomst kan de vorm krijgen van een workshop, waarin de PLM leverancier uw bedrijfsprocessen nabootst in het systeem. Zo kunt u controleren of de aanpak inderdaad overeenkomt met uw wensen. Van de bijeenkomst maakt u een verslag dat dient als input voor de implementatie.
Aandachtpunten bij PLM implementatie
- U hebt een leverancier geselecteerd en gaat over tot de implementatie. Dat heeft grote impact op uw organisatie. De productontwikkeling en product lifecycle worden vanaf de implementatie op een nieuwe manier benaderd. Vanaf nu wordt het lifecycle management gestructureerd met behulp van het PLM systeem.
- Net als andere projecten met een grote impact op de organisatie, heeft de invoering van PLM software een zeker afbreukrisico. Daarom moeten de implementatie en de bijbehorende organisatieverandering optimaal worden ondersteund door specialisten met ervaring in veranderprocessen (change management). Dit hoeft niet de PLM leverancier te zijn. Leveranciers hebben vaak al een implementatiemethode en projectplan klaarliggen, maar zij kunnen te veel nadruk leggen op de technische implementatie. U kent zelf uw organisatie het best en weet welke hulp, kennis en ondersteuning u nodig hebt om een blijvend nieuwe manier van werken in te voeren.
- Bij de implementatie moet u zoveel mogelijk uw eigen medewerkers betrekken. Voor velen van hen verandert PLM hun werk. Hoe meer ze betrokken zijn, hoe meer ze ‘eigenaar’ worden van de verandering. De medewerkers moeten daarvoor ook de tijd krijgen. Ze moeten daarnaast ondersteund worden met trainingen en experts van de leverancier of een adviseur. Daarnaast moet het projectplan steeds goed worden gecommuniceerd en moet de reden van wijzigingen goed worden aangegeven.
- Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf kan de implementatie een half jaar tot een jaar duren. Bereid u voor op deze duur en neem de tijd voor de implementatie. Daarmee voorkomt u dat u uw organisatie teveel tijdsdruk oplegt.
- Ook de omvang van de implementatie is van grote invloed op hoe u de implementatie aanpakt. Uw organisatie kan beginnen met een deel van de functies en in latere fasen functies toevoegen. Die fasering is vaak nodig omdat bij omvangrijke PLM systemen teveel functies horen om in één keer in te voeren.
Lees verder
Introductie op PLM software
Wat is product lifecycle management?
PLM leveranciers