Inkoopsoftware

Oplossingen, leveranciers en informatie over purchase to pay oplossingen

 

 

 

4 onmisbare bronnen

Oriënteren op inkoopsoftware? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
Hulp of advies nodig? Deze software experts staan voor je klaar!
Meer weten? Download gratis boeken.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief.

 

 

 
KENNISMAKING

Wat is inkoopsoftware?

 

Wat is inkoopsoftware?

Met inkoopsoftware automatiseer je de operationele en administratieve processen rondom de inkoop en aanschaf van producten en diensten. Inkopen is een kernactiviteit voor de meeste organisaties. Met name voor handelsbedrijven en productiebedrijven, waarbij de goederenstroom van inkomende producten groot is, is de functie van inkoopsoftware belangrijk.

Met inkoopsoftware kunnen je inkopers en administratie offertes aanvragen, bestellingen doen, de ontvangst van producten administratief verwerken en inkoopfacturen vrijgeven voor betaling. Dit traject wordt aangeduid als ‘purchase to pay’. Geautomatiseerde workflows begeleiden het invoer- en goedkeuringsproces. Met rapportages behoud je het overzicht op inkoopprocessen en wordt overzicht gecreëerd.
 

 

Soorten inkoopsoftware

Er zijn diverse soorten inkoopsoftware. Vaak is deze software geïntegreerd in het ERP systeem of de financiële software die je bedrijf gebruikt. Een los systeem is ook mogelijk. In kleine organisaties met een beperkt inkoopvolume en een eenvoudig inkoopproces wordt soms Excel gebruikt om de inkoop te administreren. Voor complexere inkoopprocessen met grotere inkoopvolumes en hogere inkoopfrequenties is Excel uiteraard geen optie meer. Het is daarvoor te foutgevoelig en onvoldoende overzichtelijk.

Welke oplossing je kiest, is afhankelijk van het belang dat inkoop heeft in je bedrijfsproces, de al aanwezige bedrijfssoftware en de mate waarin je de inkoopprocessen wilt automatiseren en digitaliseren. Er is onderscheid in:

• Separate inkoopsoftware.
• Inkoopsoftware als onderdeel van financiële software of een boekhoudpakket.
• Inkoopsoftware als onderdeel van ERP software.

 

Inkoop, purchase of procurement: welke software heb je nodig?

Als je zoekt naar softwareoplossingen voor het automatiseren en digitaliseren van je inkoopprocessen, inkoopmanagement of inkoopadministratie kom je meerdere begrippen tegen. Purchase is de meest letterlijke vertaling van het woord inkoop of aankoop en wordt het meest gebruikt, zoals in purchase to pay of purchase to order oplossingen. Ook begrippen als procurement software kom je tegen, hoewel dat andere functionaliteit biedt dan inkoopsoftware. Het begrip ordermanagement software kan je op het verkeerde been zetten. Deze begrippen leggen we later nog uit.

 

Waarom inkoopsoftware gebruiken?

Bij inkoopprocessen moet veel informatie beschikbaar zijn en opgeslagen kunnen worden. Inkoopmedewerkers moeten doorlopend antwoord kunnen krijgen op vragen zoals:

• Wanneer moet ik bestellen?
• Hoe weet ik welke kortingen er gelden bij welke leverancier?
• Wat is de levertijd van een bepaald product?
• Zijn we dit jaar duurder uit dan vorig jaar?
• Heeft de juiste beslisser getekend voor die inkoopopdracht?
• Is deze bestelling al binnen?

Inkoopsoftware begeleidt alle stappen van het inkooptraject van de inkoopopdracht (purchase) tot en met de financiële afhandeling (pay), zodat dit proces soepel en op tijd verloopt. Bovendien verzamelt de software data over alle afgeronde stappen. Deze data is bruikbaar voor analyses en ondersteunt je bij toekomstige beslissingen over je inkoop. Hierdoor kan je risico’s van tekorten of budgetoverschrijdingen voorkomen.

Met inkoopsoftware kan je het inkoopproces vergaand automatiseren. Dankzij integratie met de systemen van toeleveranciers kan je rechtstreeks vanuit je eigen systeem in een elektronische catalogus van leveranciers bestellen, waarna de verdere verwerking automatisch verloopt. Dergelijke automatisch gegenereerde inkooporders kan het systeem ook baseren op het voorraadpeil. In dat geval wordt je inkoop gekoppeld met jullie vooraadbeheersoftware of WMS systeem. Functies van inkoopsoftware zijn daarnaast voor leveranciersbeheer, contractmanagement, controle op bestellingen, budgetbewaking, factuurverwerking en spend management.

 

 

Wat zijn de belangrijkste voordelen van inkoopsoftware?

Met inkoopsoftware kan je inkoopprocessen automatiseren en optimaliseren. Dat levert je organisatie diverse voordelen op:

• Optimale controle op het hele inkoopproces, van bestellen tot betalen.
• Betere strategisch afwegingen bij inkoopprocessen.
• Lagere inkoopkosten, inkopen op een gunstig moment.
• Lagere kosten van het inkoopproces zelf.
• Betere beheersing van de uitgaven.
• Efficiënter en sneller inkoopproces.
• Beter leveranciersbeheer.
• Beter contractbeheer, doorlopend inzicht in afspraken en condities.
• Optimale factuurverwerking,
• Optimaal beheer van budgetten.
• Minder fouten door minder handmatige handelingen.
• Flexibele niet aan locatie gebonden gebruik door cloudoplossingen.
• Hogere compliance, eenvoudiger voldoen aan wetten en regels.
• Betere risicobeheersing.
• Meer data beschikbaar voor betere analyses en beslissingen.

 

Wat is inkoopmanagement?

Inkoopmanagement, inkoopbeheer of purchase management zijn drie begrippen voor hetzelfde. Het gaat in alle gevallen om het centrale beheer van alle inkoopovereenkomsten op basis van het inkoopbeleid van je organisatie. In dat beleid worden voorwaarden gesteld voor maximale kosten, de kwaliteit van producten en diensten, maar ook bijvoorbeeld de duurzaamheidskenmerken van leveranciers. Op basis van al deze voorwaarden worden leveranciers geselecteerd en overeenkomsten gesloten. Het beheer van relaties met je leveranciers valt daarom ook onder inkoopmanagement.

Een andere belangrijke functie van inkoopmanagement is het beoordelen en nemen van beslissingen op basis van de gegevens die je inkoopsysteem levert. In dit systeem worden de leveranciers, de overeenkomsten met die leveranciers en de uitvoering van de overeenkomsten opgenomen. Geïntegreerde software kan data van je inkoop vergelijken met de data uit je verkoop, zodat patronen en trends zichtbaar zijn.

 

Inkoopsoftware als cloudoplossing

Alle inkoopsoftware is beschikbaar als cloudoplossing. Dit zorgt ervoor dat je inkoopsoftware overal en altijd beschikbaar is op je laptop, tablet of smartphone. Uitbreiden met nieuwe gebruikers is eenvoudig. Bovendien staat al je data veilig in de cloud, waardoor ook die altijd en overal voor je beschikbaar is.

 

 
VERDIEPING

Kenmerken en soorten inkoopsoftware

 

Wat kenmerkt inkoopsoftware?

Inkoopsoftware zorgt voor een betere efficiëntie en automatisering van inkoopprocessen. Dankzij de digitalisering van deze processen hou je uitgaven beter onder controle, raken documenten niet zoek en mis je nooit een korting. Belangrijke kenmerken en functies van inkoopsoftware bespreken we hieronder.

Sourcing
Een belangrijk deel van het inkoopproces voor veel bedrijven is het selecteren van nieuwe leveranciers op grond van het inkoopbeleid. Dit wordt sourcing genoemd. Het vinden en selecteren van leveranciers kan je veel tijd kosten, vanaf het opstellen van eisen tot en met het afronden van de inkoop. Vooral het handmatig vergelijken van aanbiedingen van verschillende leveranciers is tijdrovend. Inkoopsoftware kan helpen om dit proces te versnellen.

Leveranciersbeheer
Met inkoopsoftware kan je de relaties beheren met zowel potentiële als bestaande leveranciers. De uitwisseling van informatie met leveranciers kan met de software vergaand worden geautomatiseerd. Zo kunnen leveranciers zelf hun aanbod en de prijzen daarvan in je systeem zetten. Het geautomatiseerde proces zorgt ervoor dat leveranciers precies volgens de afspraken worden betaald. Ook kan je de historische data van bestaande leveranciers gebruiken bij nieuwe contractbesprekingen en inkooponderhandelingen.

Contractmanagement
Bij contractbeheer gaat het om het beheer van bestaande overeenkomsten, waarin afgesproken kortingen of betaaltermijnen worden vastgelegd. De contractinformatie kan gebruikt worden om kostenramingen te genereren of facturen automatisch betaalbaar te stellen. Ook kan je een signaal krijgen wanneer een contract gaat aflopen, zodat je tijdig nieuwe afspraken kunt maken. Inkoopsoftware kan je helpen bij het opstellen van nieuwe contracten door vooraf vastgestelde verzamelingen van clausules in een gekozen sjabloon te plaatsen, conceptovereenkomsten voor bespreking te delen met anderen en automatisch de correspondentie daarover in het systeem opslaan. Ook de noodzakelijke ondertekeningen door verschillende beslissers binnen je bedrijf kunnen in een workflow worden gezet.

Controle op bestellingen
Steeds vaker kunnen medewerkers in je organisatie zelf producten en diensten bestellen, zonder alles door een centrale inkoopafdeling te laten afhandelen. Door het ontbreken van een centrale regie schuilt daar echter het risico in dat het aantal bestellingen en de kosten daarvan onverwacht uit de hand kunnen lopen. Met inkoopsoftware kan je afdwingen dat medewerkers uitsluitend inkopen volgens alle geldende voorschriften en de bevoegdheid die zij hebben. Zelf bestellen wordt met de software niet alleen makkelijker gemaakt voor de gebruiker, maar ook veiliger. Een gebruiksvriendelijke interface en een klein aantal duidelijke stappen in een geautomatiseerde workflow, zorgen daarvoor. Daarnaast biedt de inkoopsoftware inzicht in wat er door wie wordt besteld.

Budgetbewaking
Inkoopsoftware geeft je zicht op het hele traject van bestelling tot betaling. Hierdoor kan je realtime zien hoeveel van welk budget is verbruikt en welke toekomstige verplichtingen al vastliggen. Je kan eenvoudig invoeren wie verantwoordelijk is voor welk budget en wie de bevoegdheid heeft om uitgaven goed te keuren. Met zelf ingestelde veiligheidsmarges kan je voorkomen dat het budget wordt overschreden.

Factuurverwerking
Iedere inkoopfactuur moet worden gecontroleerd en goedgekeurd, voordat deze betaald kan worden. Purchase to pay software ondersteunt ook dat onderdeel van het inkoopproces. De software controleert automatisch of een factuur overeenkomt met een goedgekeurde bestelling, zet deze klaar voor betaling en kan zelfs de factuurgegevens direct inboeken in je financiële administratie. Zo verloopt het proces snel en foutloos. De inkoopmedewerker wordt op de hoogte gehouden met rapportages. Als iets buiten de procedure valt, krijgt de medewerker direct een melding. Zo hoeft deze inkoopmedewerker zich alleen nog met de complexere uitzonderingen bezig te houden, zonder tijd te verliezen aan routinehandelingen.

Spend management
Spend management is het zichtbaar maken van uitgaven. Hiervoor worden lopende en geplande inkopen in een overzicht weergegeven, uitgesplitst naar doel, organisatieonderdeel, budget, product, prioriteit, termijn of volume. Het verzamelen en analyseren van inkoopdata is de belangrijkste functionaliteit van spend management. Deze functie wordt ook wel spend control genoemd, omdat het hoofddoel ervan is om de inkoopkosten te beheersen. Aan de hand van de data kan de inkoop worden bijgestuurd. De software kan waarschuwingen afgeven bij dreigende overschrijdingen of afwijkingen van het inkoopbeleid. Ook kan de inkoopsoftware projecties maken van waar zich in de nabije toekomst knelpunten gaan voordoen.

 

 

Welke inkoopsoftware heb je nodig?

Rondom inkoopsoftware worden diverse begrippen gehanteerd. Voordat je een oplossing gaat zoeken, is het belangrijk dat je weet waarvoor je een oplossing zoekt en hoe die software heet. Inkoopsoftware is namelijk altijd wel purchase software, maar niet altijd hetzelfde als procurement software. Ook de begrippen bestelsoftware of order management systeem kunnen verwarring wekken. Dit zijn de verschillen:

Purchase software
Gaat het je alleen om het automatiseren van het inkoopproces, dan richt je zich op inkoopsoftware. Inkoopsoftware vind je als een losse softwareoplossing of als onderdeel van ERP software, boekhoudsoftware of logistieke software. Andere benamingen voor inkoopsoftware zijn purchase software of purchasing software (purchase is de letterlijke vertaling van inkoop of aankoop). Om aan te geven welke deel van het inkooptraject de software betreft, wordt ook de term purchase to pay gebruikt. Dit geeft aan dat de software je helpt bij het digitaliseren, administreren en beheren (purchase management) van het hele inkoopproces, van bestelling tot en met facturatie en betaling.

Procurement software
Procurement is een ander begrip rondom inkoopprocessen en gaat verder dan het inkoopproces zelf. Bij procurement gaat het ook om het in goede banen leiden van goederenstromen rondom het inkopen. Dus vanaf het daadwerkelijke bestellen, via het moment dat goederen binnekomen totdat deze worden gebruikt in het productieproces. Transport, voorraadbeheer en material requirement planning (MRP) kunnen ook onderdeel van procurement zijn.

Procurement software grijpt dieper in het totale bedrijfsproces in en heeft meer strategische kenmerken dan inkoopsoftware, dat vooral operationeel gericht is. Om aan te geven dat procurement software processen al dan niet in een online omgeving digitaliseert, wordt ook de term e-procurement voor deze oplossing gebruikt. Ook voor procurement software geldt dat deze een zelfstandige applicatie kan zijn die gekoppeld wordt aan andere administratieve software en ERP systemen of dat deze onderdeel is van de ERP oplossing zelf.

Bestelsoftware
Bestelsoftware is iets anders dan inkoopsoftware. Met het begrip bestelsoftware wordt namelijk bijna altijd de software bedoeld die particulieren of bedrijven gebruiken om via internet bestellingen te plaatsing bij specifieke webshops of hun vaste leveranciers. Bijvoorbeeld winkels of horecazaken die frequent hun producten moeten inkopen, maken daarbij gebruik van de bestelsoftware die hun groothandel ze aanbiedt.

Ordermanagement software
Met inkoopsoftware automatiseert je het proces van de producten en diensten die je zelf inkoopt. Ordermanagement software automatiseert het proces van producten en diensten die bij je ingekocht worden en waarvan je dus de leverancier bent. Dat orderproces bestaat uit alle deelprocessen. Dat begint met de bestelling die je ontvangt tot en met de levering van de gevraagde producten of diensten. De link tussen ordermanagement software en inkoopsoftware is dat je voor het leveren of produceren van het gevraagde product zelf ook weer inkoop moet doen.

Ook bij ordermanagement software geldt dat er sprake kan zijn van losse en aan elkaar gekoppelde (data uitwisselende) systemen of van een functionaliteit van ERP software, waarvan de kracht juist die bundeling van functionaliteiten van belangrijke bedrijfsprocessen is. Korte doorlooptijden, minder fouten, lagere kosten een hogere efficiency zijn de belangrijkste voordelen daarvan.

 

 

 
EXPERTS

Inkoopsoftware leveranciers en adviseurs

 

Overzicht van leveranciers en adviseurs voor inkoopsoftware

Inkoopsoftware kan je als losse softwareoplossing aanschaffen of als onderdeel van andere bedrijfssoftware, zoals je boekhoudsoftware of ERP systeem. Bekijk daarom de verschillende mogelijkheden goed, bezoek de websites en spreek met specialisten en adviseurs. De onderstaande inkoopsoftware experts kunnen je helpen.

 

Bekijk ook leveranciers en adviseurs van

ERP software
Logistieke software
Boekhoudsoftware
Financiële software