Data governance | Uitleg en definitie - ICTinformatiecentrum.nl

Data governance

  • Wat is data governance en waarom is dit belangrijk bij data management?
  • Tips, adviezen en aanwijzingen om het te realiseren

Data governance staat aan de basis van data management. Het betreft alle afspraken en spelregels waarmee u onder andere vastlegt hoe u van alle data gebruik wilt maken, wat uw doelen ermee zijn, hoe u de kwaliteit waarborgt en hoe de veiligheid van de data geregeld wordt. U legt er structuren mee vast en bepaalt er uw datastandaarden, visie en strategie mee. En u legt vast wie welke verantwoordelijkheden hiervoor heeft.

Wat is data governance?

Data governance is een set aan afspraken en gekozen standaarden die gezamenlijk vastleggen op welke manier uw organisatie met uw data omgaat. Het heeft als primair doel om de consistentie, betrouwbaarheid en ongehinderde beschikbaarheid van uw data te garanderen, zodat de werkprocessen in uw organisatie optimaal ondersteund worden. Data governance betreft een aantal verschillende werkzaamheden rondom het gebruik en beveiligen van data binnen een organisatie, alsmede de controle over de processen die dit mogelijk maken. Het heeft niet alleen met de technische en logistieke kant van het opslaan van data te maken. Het betreft ook een noodzakelijke combinatie voor het naleven van wetten, regels en procedures. Daarnaast draait het om de mensen die met de data werken. Gegevensbeheerders, databewakers of data stewards vervullen een belangrijke rol bij het realiseren van data governance.

Waarom is het belangrijk?

Als uw organisatie over onbetrouwbare informatie beschikt, kan u dat belemmeren in uw activiteiten, omdat er op basis van die onbetrouwbare informatie minder goede of verkeerde keuzes gemaakt worden. Ook omdat u beschikt over een groeiende hoeveelheid aan data, kan goed overzicht ontbreken. Dat kan er toe leiden dat u (onbewust) niet aan alle wettelijke verplichtingen voldoet. Data governance helpt u hierbij door het introduceren van een set met afspraken en standaarden, zodat de data en datastromen binnen uw organisatie een stuk overzichtelijker worden. Zonder doeltreffende afspraken en standaarden zal uw concurrentiepositie op lange termijn kunnen afnemen. Ook is de kans kleiner dat u alle data conform geldende regelgeving – de zogeheten ‘compliance’ – behandelt.

    Datakwaliteit
    Als data niet onderhouden wordt, neemt de kwaliteit ervan af. Als gevolg daarvan kunnen gebruikers hun eigen bronnen gaan gebruiken. Dit betekent niet alleen meer werk, maar ook meer onduidelijkheid over de juistheid van de data voor andere gebruikers. Data governance stelt regels op die bijdragen aan de bewaking van de datakwaliteit.

    Wettelijke eisen
    Het voldoen aan de wettelijke eisen en het controleren ervan brengt hoge kosten met zich mee. Wanneer u niet voldoet aan (nieuwe) regelgeving loopt u het risico op zowel reputatieschade als geldboetes. Door data governance neemt de datakwaliteit toe en daarmee de kans af op het per ongeluk niet naleven van geldende regelgeving.

    Steeds meer data
    U heeft steeds meer data en informatiebronnen tot hun beschikking. Waarschijnlijk vergaart u niet enkel meer informatie uit uw eigen systemen, maar maakt u ook steeds vaker gebruik van algemeen beschikbare data. Het samenvoegen en verwerken van deze data uit verschillende bronnen kunnen moeilijkheden opleveren met betrekking tot datakwaliteit. Data governance zorgt voor een structuur en werkwijze waarop u op een goede manier met (nieuwe) data binnen uw organisatie kunt omgaan.

    Beheersing van kosten
    Het bewaken van de datakwaliteit en het handmatig corrigeren van fouten in een database is een tijdrovende en kostbare activiteit. Wanneer data governance goed wordt toegepast, ligt de standaard datakwaliteit een stuk hoger. Hierdoor zijn minder correcties nodig en bespaart u tijd en kosten. Dit staat nog los van het feit dat kwalitatief betere informatie waardevollere inzichten kan opleveren voor uw organisatie. De data zal een grotere waarde gaan vertegenwoordigen.

    Commercieel voordeel
    Er zijn organisaties die veel geld geïnvesteerd hebben in een nieuw CRM systeem, maar nog steeds geen perfect beeld hebben van hun klanten. Met data governance kunnen regels opgesteld worden waardoor een beter beeld ontstaat, omdat data beter en overzichtelijker wordt opgeslagen in de database die gekoppeld is aan de CRM software.

Hoe realiseert u data governance?

Als u data governance wilt toepassen, moet u hiervoor eerst een overkoepelende strategie voor uw data management definiëren. Hierin legt u vast hoe data wordt opgeslagen en beschermd. Ook wat betreft datagebruik binnen uw organisatie moeten standaarden en werkprocedures ontwikkeld worden, die vervolgens gemonitord worden middels controles of audits. Binnen uw organisatie kunnen speciale teams worden samengesteld, die procedures opstellen voor de omgang met data. Als iedereen in uw organisatie zich betrokken voelt bij het data management, zullen zij zich willen inspannen om de regels en procedures na te leven. De kwaliteit van het data management wordt hiermee geoptimaliseerd.