Wat is data management | Uitleg en definitie - ICTinformatiecentrum.nl

Wat is data management?

Uitleg en definitie

Data management staat in steeds grotere belangstelling, maar wat is data management eigenlijk? De hoeveelheid data in en rond de bedrijfsvoering neemt toe en daarmee ook de behoefte daar op een effectieve en efficiënte wijze gebruik van te maken. Hoe beter u in staat bent om data op een goede manier te gebruiken, des te groter zijn de voordelen die u ermee kunt behalen. Het resultaat vertaalt zich onder andere in lagere kosten, hogere winsten en concurrentievoordelen.

Op deze pagina

Wat is data?

Data zijn alle soorten gegevens in en rond uw organisatie die een weergave zijn van feiten. Klantgegevens, gegevens uit uw boekhouding, informatie via uw website, bestelgegevens, offertes, productdocumentatie, meetwaarden uit uw productieproces, notulen en nog heel veel meer, alles wat op één of andere manier iets zegt over een aspect van uw organisatie of bedrijfsproces is te beschouwen als data. Data bestaat in gestructureerde en ongestructureerd vorm. Van gestructureerde data is sprake als de gegevens geordend, gerubriceerd en eenvoudig traceerbaar zijn opgeslagen in een database. Data die nog ‘verstopt’ zit in bestanden, documenten, berichten, beelden of geluid, wordt aangeduid als ongestructureerde data.

Data versus informatie

Zonder structuur in data en zonder dat deze in een context geplaatst kan worden, bevat data nog geen informatie. Pas nadat van de data de context, betekenis en samenhang duidelijk is, kan deze op de juiste wijze geïnterpreteerd worden en is data inzetbaar als informatie. Deze informatie is bruikbaar in bedrijfsprocessen en voor managementbeslissingen. Goed data management is onmisbaar in het op tijd beschikbaar hebben van de juiste informatie.

Doel van data management

Data management gaat over het onderhouden, actualiseren, beheren en beveiligen van data. Hiervoor worden bestanden gecontroleerd op mutaties en zo nodig aangepast. Met nieuwe en aanvullende gegevens uit externe bronnen verrijkt u de bestanden. Dankzij koppelingen met andere externe bestanden kan het actueel houden van de data steeds vaker geautomatiseerd worden. Doel van data management is om ervoor te zorgen dat de aanwezige data compleet, betrouwbaar en op tijd beschikbaar is voor de uitvoering van bedrijfsprocessen en het nemen van de juiste managementbeslissingen. Door de toevoeging van de term ‘enterprise’ voor het begrip data management (totaal afgekort als EDM) wordt benadrukt dat het hier het beheer van gegevens van bedrijven en organisaties betreft.

Voordelen

Betrouwbare data is op het juiste moment nodig voor het goed uitvoeren van bedrijfsprocessen en het nemen van goede managementbeslissingen. Soms dwingen wettelijke bepalingen tot het gestructureerd beheer van data. De betrouwbaarheid en kwaliteit van de data kan echter niet worden gegarandeerd als deze niet actief onderhouden wordt. Data veroudert dan snel en is dan verminderd of zelfs geheel niet bruikbaar. Naast actualiteit is de consistentie van data belangrijk. Als data in verschillende databases betrekking heeft op hetzelfde item, is het van belang dat deze data in alle databases hetzelfde is. Zo wordt voorkomen dat fouten in de spelling van bijvoorbeeld bedrijfsnamen, persoonsnamen of adressen door de verschillende systemen gezien worden als respectievelijk twee bedrijven, twee contactpersonen en twee vestigingen. Over het algemeen is het uitgangspunt dat organisaties die hun data management goed op orde hebben, daar veel strategische en operationele voordelen mee behalen. Een effectievere en efficiëntere organisatie is hiervan het gevolg, hetgeen zich ook vertaalt in winstgevendheid en concurrentievoordeel.

Gratis boekje big data

Uitgebreide uitleg over master data management, de toepassing ervan en andere aspecten leest u in het gratis boekje ‘Master data management’ van het ICT informatiecentrum. Bij de Servicedesk telefonisch aanvragen kan ook: 085 40 10 218.

data management

Big data