Wat is data management | Uitleg en definitie - ICTinformatiecentrum.nl

Wat is data management?

  • Uitleg en definitie van data management
  • Ontdek in 15 vragen of data management belangrijk voor u is

Data management staat meer dan ooit in de belangstelling. Het feit dat u dit leest, geeft aan dat ook u interesse heeft in oplossingen die kunnen helpen bij het beheer van uw gegevens. Dat is verstandig, omdat de hoeveelheid data in en rond uw bedrijfsvoering alleen maar toeneemt. En daarmee waarschijnlijk ook de behoefte om daar op een effectieve en efficiënte wijze gebruik van te maken. Hoe beter u in staat bent om data op een goede manier te gebruiken, des te groter zijn de voordelen die u ermee kunt behalen. Het resultaat kan zich vertalen in lagere kosten, hogere winsten en concurrentievoordelen. Belangrijk dus om u te verdiepen in de toepassing en mogelijkheden van data management.

Doel van data management

Data management gaat over het onderhouden, actualiseren, beheren en beveiligen van data. Hiervoor worden gegevensbestanden gecontroleerd op mutaties en zo nodig aangepast. Met nieuwe en aanvullende data uit externe bronnen verrijkt u bestaande bestanden. Dankzij koppelingen met externe bestanden kan het actueel houden van data steeds vaker geautomatiseerd worden. Doel van data management is om ervoor te zorgen dat de aanwezige data compleet, betrouwbaar en op tijd beschikbaar is voor toepassingen die van die data gebruik maken. Dat kan uw bedrijfssoftware zijn of andere IT systemen. Op basis van goede en complete data kunt u – na analyse daarvan – de uitvoering van bedrijfsprocessen optimaliseren en wordt u geholpen bij het nemen van de juiste beslissingen. Door de toevoeging van de term ‘enterprise’ voor het begrip data management (enterprise data management, ofwel EDM) wordt benadrukt dat dit het beheer van gegevens van bedrijven en organisaties betreft. Omdat dat hier vanzelfsprekend is, beperken wij ons tot het begrip data management.

Belang van databeheer

Betrouwbare data kan helpen bij het goed uitvoeren van uw bedrijfsprocessen en het nemen van goede managementbeslissingen. Steeds meer dwingen wettelijke bepalingen u tot het gestructureerd beheer van data, zoals rond persoonsgegevens het geval is. De betrouwbaarheid en kwaliteit van uw data kan echter niet gegarandeerd worden, als deze niet actief onderhouden wordt. Data veroudert immers snel en is dan verminderd of zelfs geheel niet bruikbaar. Naast actualiteit is de consistentie van data belangrijk. Als data in verschillende databases binnen uw organisatie betrekking heeft op hetzelfde item, is het van belang dat deze data in alle databases hetzelfde is. Zo wordt voorkomen dat fouten in de spelling van bijvoorbeeld bedrijfsnamen, persoonsnamen of adressen door de verschillende systemen gezien worden als respectievelijk twee bedrijven, twee contactpersonen en twee vestigingen. Uitgangspunt is dat organisaties die hun data management goed op orde hebben, daar veel strategische en operationele voordelen mee behalen.

Datawarehouse

Het gegevensbeheer in uw organisatie kan worden vergemakkelijkt met een centrale database, waar alle bedrijfsdata op één plek bewaard en beheerd wordt. Het bewaken van de kwaliteit van de data en het voorkomen van fouten wordt hiermee eenvoudiger. Andere bedrijfsapplicaties kunnen gebruik maken van deze database, zodat iedere gebruiker over dezelfde kwalitatief hoogwaardige data beschikt. Het ontsluiten van data is van groot belang om de waarde ervan optimaal te benutten. Gebeurt dit niet, dan is er sprake van data silo’s. Dit zijn van elkaar gescheiden en geïsoleerde datasets die niet of nauwelijks worden benut. De oplossing die u nodig heeft voor het centraal verzamelen en opslaan van data uit verschillende bronnen, wordt aangeduid als een datawarehouse.

Waarom data management?

Of u tijd, geld en aandacht gaat besteden aan het verbeteren van uw databeheer is afhankelijk van de waarde die data voor uw organisatie en bedrijfsvoering kan hebben. De onderstaande vragen kunnen u inspireren hierover een standpunt te formuleren.

  • Neemt u al uw beslissing op basis van zoveel mogelijk beschikbare gegevens?
  • Bent u altijd overtuigd van de actualiteit en betrouwbaarheid van uw data?
  • Is data altijd beschikbaar op het moment dat deze binnen uw organisatie nodig is?
  • Weet u welke informatie er in uw organisatie beschikbaar is?
  • Zijn er klachten in uw organisatie over de beschikbaarheid van data?
  • Voldoet u aan alle regelgeving met betrekking tot privacygevoelige data?
  • Combineert u klantdata en marktgegevens bij het nemen van strategische beslissingen?
  • Wat kunnen de gevolgen zijn als u conclusies trekt op basis van onbetrouwbare data?
  • Hoe weet u dat de data die u gebruikt altijd juist is?
  • Is de veiligheid van uw data gegarandeerd?
  • Zijn er bedrijven in uw branche die concurrentievoordeel halen uit hun databeheer?
  • Kunt u snel beschikken over financiële, commerciële of productiegerichte overzichten?
  • Verwacht u een toename van beschikbare data in de komende jaren?
  • Verwacht u dat beter inzicht in de prestaties van uw organisatie u helpt met het aansturen ervan?
  • Verwacht u dat beter inzicht in klanten en de markt waarin u actief bent u helpt met betere besluiten daarover?