HRM software implementatie
- Wat is HRM software implementatie en waaruit bestaat dit?
- Belangrijke tips en adviezen over het implementeren van een HRM systeem
- Alles over selectie, implementatie, software en leveranciers vindt u via de kennisbank
De HRM software implementatie is het proces van het invoeren en integreren van nieuwe HRM software in uw organisatie. Sommigen rekenen de pakketselectie ook als onderdeel van de implementatie, maar vooral gaat deze over het gebruiksklaar maken van de software nadat u deze gekozen heeft. Hierdoor kan de implementatie bestaan uit het met maatwerk aanpassen van de software aan specifieke HR processen van uw organisatie, de configuratie van het systeem, de migratie van aanwezige data en het trainen en opleiden van medewerkers om het nieuwe systeem effectief te kunnen gaan gebruiken.
TIP – Alles over HRM implementatie, inclusief de gratis HRM box en een overzicht van softwareoplossingen en leveranciers, vindt u op HRMsystemen.nl, de website van het ICT informatiecentrum over dit onderwerp.
Waaruit bestaat de implementatie van HRM software?
Nadat u de best bij uw organisatie en HR processen passende HRM software geselecteerd heeft, start de implementatie. Door alle stappen daarin te volgen, vergroot u de kans op een succesvol verloop van uw project. Een goede voorbereiding met realistische projectplanning is belangrijk voor een succesvolle afronding van de implementatie.
- Projectplanning – Stel een gedetailleerd implementatieplan op met duidelijke doelen, deadlines en verantwoordelijkheden. Alleen dan kan uw projectteam op de juiste manier van start met de implementatie.
- Gegevensmigratie – Zorg voor een soepele overgang door bestaande HR data, zoals personeelsinformatie en loonadministratie, veilig en nauwkeurig over te zetten naar het nieuwe systeem.
- Configuratie en aanpassing – Pas het HRM systeem aan de specifieke wensen en eisen van uw organisatie. Definieer daarvoor workflows, formulieren en rechten.
- Integratie – Integreer de HRM software met andere bedrijfssoftware en ICT oplossingen in uw organisatie, zoals payroll oplossingen of boekhoud- of tijdregistratiesoftware. Dit vergemakkelijkt de gegevensuitwisseling.
- Testen – Test uitvoerig om te controleren of het HRM systeem goed werkt en aan alle eisen voldoet.
- Gebruikerstraining – Train HR medewerkers en alle andere gebruikers van de software, zodat zij het systeem effectief kunnen gebruiken en vertrouwd raken met de functionaliteiten en mogelijkheden.
- Ondersteuning en nazorg – Bied na de livegang continue ondersteuning en nazorg aan gebruikers om eventuele problemen op te lossen en vragen te beantwoorden
- Evaluatie – Neem de tijd om het implementatieproces en de eerste gebruiksperiode daarna te evalueren. U kunt dan verbeteringen identificeren en deze alsnog in het nieuwe systeem implementeren.
Tips over HRM software implementatie
- Een HRM software implementatie is complex om uit te voeren. Het heeft grote invloed op uw bedrijfsproces, vraagt een grondige analyse van het werkproces en de software kent veel mogelijkheden om te configureren. Hulp is bijna altijd nodig. Zorg dat u het projectteam tijdig samenstelt.
- Vertrouw nooit volledig op de kennis van externe consultants. Bouw altijd ook zelf kennis op over het implementatietraject. Zorg dat u iedere fase, keuze en beslissing zelf kunt begrijpen en onderbouwen.
- Maak gebruik van een HRM software implementatiepartner die verstand heeft van uw type bedrijfsproces en ervaren is binnen uw branche. Maak met de HRM software leverancier en/of de organisatie die implementeert vooraf (maar ook tijdens de implementatie, als er aanpassingen zijn) duidelijke afspraken over alles dat de kwaliteit van de HRM software implementatie bepaalt. Leg deze ook altijd contractueel vast.
- Zorg voor een goede samenwerking tussen alle betrokken partijen. Zie erop toe dat het niveau van de HRM software specialisten die de implementatie uitvoeren, minimaal hetzelfde is als dat van de specialisten die het verkoopproces begeleiden. Liefst dragen de specialisten in het voortraject ook verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de implementatie.
- Zorg voor realistische verwachtingen over de uitvoering van het implementatietraject. Leg de lat nooit hoger dan dat uw organisatie aan kan, faseer het traject en besteed voldoende tijd aan het trainen van medewerkers.
- Veel HRM software implementaties kunnen ‘ontsporen’ als wensen of eisen gaandeweg de implementatie telkens worden aangepast. Begin pas met de implementatie als alle voorbereidingen zijn gedaan.
- Schroom niet om een HRM software implementatie stil te leggen als beoogde doelen niet gerealiseerd worden. Twee stappen terug kan beter zijn dan één stap vooruit in de verkeerde richting.
- In de offertefase kan vaak alles, maar in de implementatiefase wordt menig HRM software leverancier een stuk voorzichtiger. Wees alert op risicomijdend gedrag van de leverancier en zie erop toe dat uw HRM softwareproject gerealiseerd wordt zoals was afgesproken.
- Nog heel veel meer visies, tips en adviezen over HRM software implementatie leest u in de HRM box.