HRM software
5 onmisbare bronnen
Oriënteren op HRM software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
HRM oplossing selecteren? Gebruik de gratis HRM box.
Hulp of advies nodig? Deze HRM software experts staan voor je klaar.
HRM software vergelijken? Bekijk HRM oplossingen en leveranciers.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief.
De voordelen van moderne HRM software
Wat is HRM software?
HRM software is bedrijfssoftware die je helpt bij het automatiseren en stroomlijnen van je HR processen en alles wat daarbij komt kijken. Bekende toepassingen zijn het beheer van personeelsdossiers, werving van nieuw personeel, onboarding, prestatiebeoordelingen, verlofregistratie en salarisadministratie. Daarnaast biedt HRM software inzichten en rapportages op basis waarvan je organisatie betere beslissingen kan nemen.
HRM software met veel functionaliteit wordt een HRM systeem of HRM suite genoemd. Voor speciale toepassingen is ook veel specifieke HRM software beschikbaar. Dit geldt bijvoorbeeld voor salarissoftware, recruitmentsoftware en workforce management oplossingen.
Het gebruik van HRM software verbetert de efficiëntie van de werkzaamheden van HR afdelingen, vermindert handmatige taken en versterkt de betrokkenheid van HR medewerkers. Daarnaast centraliseert de software de data rond HR processen en bevordert het compliance met wetten en regels. Ook ondersteunt het de talentontwikkeling in je organisatie.
Wat zijn de toepassingen van HRM software?
HRM is een veelzijdig vakgebied. Alles rondom salaris, verzuim, verlof of declaraties behoren tot de kerntaken. Dat geldt ook het werven van medewerkers en het behouden daarvan. Voor de meeste organisaties is het erg uitdagend om dit allemaal goed te regelen, zeker omdat doorlopend rekening gehouden moet worden met steeds veranderende wet- en regelgeving.
De administratieve last van HRM afdelingen is dan ook groot. Je hebt te maken met veel documenten, contracten, personeelsgegevens en interne communicatie met medewerkers en management. Ook de communicatie met externe organisaties, zoals het UWV of de belastingdienst, moet goed en snel geregeld kunnen worden.
Het is begrijpelijk dat veel organisaties er altijd voor kozen om hun HR taken door externen te laten uitvoeren. Dat is niet meer nodig. Met moderne HRM software kan je organisatie bijna alles zelf, al dan niet geholpen door de leverancier van de software of een gespecialiseerde adviseur. Online HRM oplossingen (e-HRM) kunnen door managers en medewerkers steeds eenvoudiger gebruikt worden. Er is dan sprake van management self service (MSS) en employee self service (ESS).
Waarom heeft je organisatie HRM software nodig?
HRM processen bestaan uit veel administratie, documenten en data. HRM software helpt je bij het in goede banen leiden van deze processen. Drie partijen hebben daar voordeel van: managers, werknemers en HR medewerkers.
De voordelen van HRM software voor managers bestaan uit betere controlemogelijkheden, betere communicatie met medewerkers en betere inzichten dankzij altijd beschikbare rapportages, dashboards en analysetools. Werknemers hebben doorlopend toegang tot hun eigen gegevens en kunnen alles online regelen. Met verlof, verzuim, declaraties of salariskwesties is dat enorm praktisch. Voor HR medewerkers wordt de verwerking van personeelsgegevens eenvoudiger, is er doorlopend beter inzicht in alle statussen en taken en worden alle HR processen beter gestroomlijnd.
Wanneer heb je een nieuwe HRM oplossing nodig?
Om twee logische redenen kan nieuwe HRM software nodig zijn. De eerste is als jullie huidige HRM systeem niet meer kan wat je organisatie nodig heeft. Je komt dan nu functionaliteit tekort. De tweede reden is als je gebruik wilt kunnen maken van moderne HRM cloudoplossingen. Hier gaat het vooral om gebruiksgemak en de extra faciliteiten die cloudoplossingen je bieden.
Nieuwe HRM software kan medewerkers veel voordelen bieden, draagt bij aan het behouden van medewerkers en kan de werving en het onboarden van nieuwe medewerkers gemakkelijker maken. Daarnaast kan je met moderne HRM software meer doen met data. Met hulp van HR analytics kan je de data rond jullie HRM processen beter interpreteren en de processen optimaliseren. Steeds meer toepassingen komen er ook voor artificial intelligence.
Checklist HRM software
In hoeverre het toepassen van nieuwe HRM software in jullie organisatie voordelen biedt en tot verbetering kan leiden, kan je afleiden uit de antwoorden op de onderstaande vragen.
- Heeft je organisatie volledig zicht op alle personeelskosten?
- Hebben managers zicht op de efficiëntie van hun medewerkers?
- Lopen wervingsprocedures altijd gesmeerd?
- Hebben jullie altijd goede controle op de administratieve processen rond verlof en verzuim?
- Helpt data over verzuim je organisatie bij het terugdringen daarvan?
- Kunnen medewerkers zelf hun loonbetalingen, verlof en verzuim inzien?
- Kan je organisatie analyses maken om medewerkers optimaal in te zetten?
- Kunnen jullie de beschikbaarheid van personeel snel aanpassen op verstoringen?
- Weet je organisatie in welke mate medewerkers tevreden zijn met hun werk?
- Kunnen medewerkers zelf zaken online regelen, zodat HR medewerkers worden ontlast?
- Kunnen jullie snel nieuwe regelingen toepassen op het salaris als daarin iets wijzigt?
- Kunnen medewerkers eenvoudig verlofaanvragen of declaraties indienen?
- Zijn personeelsdossiers goed beveiligd en zijn backups goed geregeld?
- Beschikt jullie huidige HRM oplossing over flexibele mogelijkheden voor project- en urenregistratie?
- Kunnen medewerkers hun beoordelingen teruglezen?
- Hebben managers inzage in de rendement van hun medewerkers?
- Beheren medewerkers hun eigen basisinformatie?
- Besteedt jullie HR afdeling veel tijd aan herhalende werkzaamheden?
- Kan je eenvoudig communiceren met je medewerkers?
- Zijn HR processen soms te omslachtig, wekken ze ergernis of duren deze te lang?
HRM software en data
Wat is HR analytics?
HR analytics is een technologie om data te verzamelen en te analyseren. Hiermee kan je betere beslissingen nemen over allerlei HRM onderwerpen. Door verschillende soorten data over werknemers te analyseren, zoals prestaties, verzuim, en personeelsverloop, kun je patronen en trends ontdekken die niet direct zichtbaar zijn.
De mogelijkheden van HR analytics zijn breed. Je kunt bijvoorbeeld de effectiviteit van wervingskanalen evalueren, de impact van trainingen op de prestaties van werknemers meten of voorspellen welke werknemers waarschijnlijk het bedrijf zullen verlaten. Deze inzichten stellen je in staat om proactief te handelen. Je kan dus tijdig gaan werken aan het verbeteren van werknemerstevredenheid, het optimaliseren van trainingsprogramma’s of het aanpassen van je HR beleid om talent te behouden en de algehele bedrijfsefficiëntie te verhogen.
Wat zijn toepassingen van HR analytics?
HR analytics kent binnen HRM meerdere toepassingen. Het wordt gebruikt binnen verschillende HR disciplines, waaronder workforce planning, talent management, employee performance management en predictive (voorspellende) analytics.
HR analytics biedt krachtige toepassingen voor human resources management door diepgaande analyses en inzichten te verschaffen die strategische beslissingen ondersteunen. Een belangrijke toepassing is het verbeteren van wervingsstrategieën. Door data analyse kunnen HR professionals de effectiviteit van verschillende wervingskanalen evalueren en optimaliseren. Dit leidt tot een betere matching van kandidaten en tot kostenbesparingen.
Ook speelt HR analytics een cruciale rol bij het behoud van talent. Analysetools voorspellen welke werknemers risico lopen om te vertrekken, waardoor proactieve maatregelen genomen kunnen worden om waardevolle medewerkers te behouden. Ook wordt HR analytics ingezet voor performance management, waarbij prestatiegegevens worden gebruikt om werknemersontwikkeling en training beter af te stemmen op individuele en bedrijfsdoelen. Daarnaast helpt het bij het analyseren van medewerkerstevredenheid en engagement door feedback en enquêtegegevens te evalueren. Uiteindelijk leidt dit tot verbeterde werkomstandigheden en productiviteit.
Wat is de rol van AI bij HRM software?
Artificial Intelligence (AI) speelt een steeds grotere rol in moderne HRM software door processen te automatiseren en te optimaliseren. In recruitment helpt AI bij het scannen en rangschikken van CV’s. Hierdoor is een snellere en nauwkeurigere selectie van kandidaten mogelijk. Voor nieuwe werknemers kan AI de onboarding vereenvoudigen, door interactieve assistenten die hen door het proces leiden.
AI draagt ook bij aan performance management door prestatiegegevens te analyseren en trends te identificeren. Dit resulteert in gepersonaliseerde feedback voor werknemers. Bovendien kunnen AI gedreven leerplatforms gepersonaliseerde opleidingstrajecten aanbieden, afgestemd op de behoeften en prestaties van de werknemer.
Artificial intelligence bevordert ook de betrokkenheid van werknemers door analyse hiervan toe te passen op interne communicatie. AI helpt HR afdelingen ook met predictive analytics om toekomstige trends te voorspellen. AI technologie stelt HR in staat om strategischer en inzichtelijker te opereren, met aanzienlijke voordelen voor zowel de organisatie, het management als de werknemers.
HRM software vergelijken en kiezen
Welke soorten HRM software bestaan er?
Met HRM oplossingen worden alle HR software, systemen, tools, apps en pakketten bedoeld die ingezet kunnen worden voor toepassingen op het gebied van human resource management. Dat betreft zowel alle oplossingen voor HR medewerkers en management (MSS) als oplossingen voor medewerkers (ESS). In de praktijk gaat het hoofdzakelijk om personeelsadministratie, verzuimregistratie, verlofregistratie, werving en selectie, salarisadministratie, digitale personeelsdossiers en loopbaanbegeleiding. Bijna alle HRM oplossingen zijn beschikbaar als cloudoplossing en toepasbaar voor grote en kleinere organisaties.
Een belangrijke beslissing is of jullie de HRM taken helemaal zelf willen doen of gedeeltelijk willen uitbesteden. Ook volledig uitbesteden is mogelijk. Voor grotere organisaties is de keuze bijna altijd om HRM niet uit te besteden en zelf te kiezen voor een betrouwbare HRM oplossing. Kleinere organisaties kozen voorheen vaak voor uitbesteden, maar door de introductie van steeds laagdrempeligere tools en apps is het zelf uitvoeren van HR taken aanzienlijk eenvoudiger en goedkoper geworden. In hybride vormen wordt gebruik gemaakt van moderne HRM cloudoplossingen en biedt de aanbieder daarvan zo nodig praktische ondersteuning en adviezen.
HRM software als onderdeel van ERP software of apart?
Zoals voor veel bedrijfssoftware geldt, bestaan er ook voor HRM software oplossingen die deel uitmaken van een geïntegreerde systeem. Veel ERP systemen bieden HR modules met een volledige HR functionaliteit. Beschik je over een moderne ERP oplossing, dan hoeft het dus niet nodig te zijn dat je een los HRM systeem daarnaast aanschaft. Zoek je HRM software met specifieke functionaliteiten, dan is de kans groter dat een separate HRM oplossing een betere keuze is. Je zal dit moeten beoordelen tijdens de oriëntatie- en selectiefase.
Wat is de beste HRM software?
Er zijn veel goede en betrouwbare HRM oplossingen. Wat voor jullie de beste keuze is, wordt bepaald door een groot aantal factoren. Een oriëntatie op nieuwe HRM software begint daarom altijd met een goede inventarisatie en definitie van wat je organisatie aan HR functionaliteit nodig heeft. Contact met HRM software leveranciers en adviseurs kan je in deze fase een goed beeld geven van de mogelijkheden. Pas daarna start je de selectiefase, waarin je bepaalt wat de voor jullie organisatie beste keuze is. Maak hierbij gebruik van de gratis HRM box.
Hoe kies je een HRM oplossing?
Voldoet je huidige HRM oplossing niet meer of wil je gebruik maken van de nieuwe mogelijkheden van moderne HRM oplossingen, dan ga je op zoek naar nieuwe software. HRM software selectie heeft tot doel uit een groot aantal beschikbare HRM oplossingen, de best bij jullie organisatie en HR processen passende oplossing te kiezen. Het selecteren is echter niet eenvoudig. Je zal nauwkeurig moeten bepalen welke functies de software moet hebben, je moet weten welke oplossingen beschikbaar zijn en je moet in kaart brengen welk type HRM oplossing het best past bij jullie organisatie.
Waar zoek je naar HRM software?
Op diverse plaatsen vind je overzichten van HRM oplossingen en leveranciers, zoals op onze website ICTleveranciers.nl. De afgelopen jaren werd je, als je zocht via Google, steeds vaker verleid om nieuwe bedrijfssoftware te zoeken via websites die je aanboden een online selectie voor je maken. Inmiddels is wel duidelijk welke nadelen en beperkingen daaraan kleven. Vaak zijn dit soort sites in bezit van HRM leveranciers. Nog vaker betreft het een leadgenerator die jouw data verkoopt aan meerdere HRM leveranciers. De kans op objectieve en betrouwbare adviezen is hierdoor niet heel erg groot.
De drie meest betrouwbare opties om de beste HRM oplossing te selecteren zijn zelf zoeken, een goede adviseur inschakelen of navraag doen in je netwerk. Ga je zelf zoeken, maak dan zeker ook gebruik van AI tools. ChatGPT biedt je geweldige mogelijkheden. Daarmee heb je in korte tijd een lijst van potentiële aanbieders, die je vervolgens eerst verder kunt onderzoeken voordat je contact legt.
Uit welke stappen bestaat HRM software selectie?
De selectie van HRM software bestaat uit de diverse stappen. Belangrijk is dat je vooraf weet voor welke HR toepassingen je een oplossing zoekt en welke functionele, technische en praktische eisen je daaraan stelt. Niet alleen de keuze van de HRM software is van belang, het selecteren van de leverancier of implementatiepartner is zo mogelijk nog belangrijker. Dit bepaalt uiteindelijk hoe de software in jullie organisatie zal functioneren en hoe succesvol het implementatie traject verloopt. De stappen zijn:
- Behoefteanalyse – Identificeer de specifieke behoeften en eisen van je organisatie. Betrek HR medewerkers en andere belanghebbenden om een duidelijk beeld te krijgen van wat je met de HRM software wil doen.
- Marktanalyse – Onderzoek verschillende HRM systemen en vergelijk functies, prijzen, klantbeoordelingen en de leveranciers van de software.
- Budgetbepaling – Stel een budget vast voor de aanschaf en implementatie van het HRM pakket. Hou daarbij rekening met eventueel maatwerk.
- Functionaliteitsevaluatie – Evalueer welke functies en modules van het HRM pakket overeenkomen met de eisen en wensen van jullie organisatie. Denk aan werving, personeelsdossiers, performance management, verlofregistratie en rapportage.
- Integratie en schaalbaarheid – Beoordeel hoe goed een HRM pakket kan integreren met andere door jullie gebruikte ICT systemen, zoals voor payrolling of boekhouding. Kijk ook naar de schaalbaarheid van de software, zodat deze kan meegroeien met jullie organisatie.
- Gebruiksvriendelijkheid – Test de gebruiksvriendelijkheid van het systeem om ervoor te zorgen dat jullie HR medewerkers het gemakkelijk en op de goede manier kunnen gaan gebruiken.
- Ondersteuning en training – Kijk naar de support en training die de softwareleverancier biedt. Zorg ervoor dat je medewerkers de juiste training krijgen, zodat zij het HRM pakket effectief kunnen gaan gebruiken.
- Referenties en beoordelingen – Vraag naar referenties van andere gebruikers van het HRM pakket en lees beoordelingen om inzicht te krijgen in de tevredenheid van andere gebruikers en de beperkingen die zij ervaren.
- Demo’s en proefperiode – Vraag om een demo van de software en overweeg een proefperiode om het HRM systeem uit te testen voordat je een definitieve beslissing neemt.
- Contract afsluiten – Onderhandel met de leverancier over de contractvoorwaarden, licenties, prijzen en het service level agreement (SLA).
HRM software implementeren
Waaruit bestaat het implementeren van HRM software?
HRM software implementatie betreft alle werkzaamheden die nodig zijn om de nieuwe software helemaal gebruiksklaar te maken. Soms is er maatwerk nodig om de software volledig aan te passen aan de wensen en eisen van jullie organisatie, maar meestal voldoet de standaardoplossing.
In dat geval bestaat de implementatie uit het configureren van het systeem, zodat deze past bij de HR processen van jullie organisatie, de migratie van al aanwezige data, het realiseren van koppelingen met andere systemen en het trainen en opleiden van medewerkers, zodat zij het nieuwe systeem effectief te kunnen gaan gebruiken. Belangrijke onderdelen van een HRM software implementatie sommen we hier op.
- Projectplanning – Stel een gedetailleerd implementatieplan op met duidelijke doelen, deadlines en verantwoordelijkheden. Alleen dan kan je projectteam op de juiste manier van start met de implementatie.
- Gegevensmigratie – Zorg voor een soepele overgang door bestaande HR data, zoals personeelsinformatie en loonadministratie, veilig en nauwkeurig over te zetten naar het nieuwe systeem.
- Configuratie en aanpassing – Pas het HRM systeem aan de specifieke wensen en eisen van je organisatie. Definieer daarvoor workflows, formulieren en gebruikersrechten.
- Integratie – Integreer de HRM software met andere bedrijfssoftware en ICT oplossingen in je organisatie, zoals payroll oplossingen of boekhoud- of tijdregistratiesoftware. Dit vergemakkelijkt de gegevensuitwisseling.
- Testen – Test uitvoerig om te controleren of het HRM systeem goed werkt en aan alle eisen voldoet.
- Gebruikerstraining – Train HR medewerkers en alle andere gebruikers van de software, zodat zij het systeem effectief kunnen gebruiken en vertrouwd raken met de functionaliteiten en mogelijkheden.
- Ondersteuning en nazorg – Bied na de livegang continue ondersteuning en nazorg aan gebruikers om eventuele problemen op te lossen en vragen te beantwoorden
- Evaluatie – Neem de tijd om het implementatieproces en de eerste gebruiksperiode daarna te evalueren. Je kan dan verbeteringen identificeren en deze alsnog in het nieuwe systeem implementeren.
HRM leveranciers en adviseurs
Overzicht van leveranciers en adviseurs
Niet alleen het kiezen van de nieuwe HRM oplossing zelf is belangrijk, de keuze van een goede en betrouwbare HRM leverancier is dat misschien nog wel meer. En helemaal als de leverancier ook de implementatie voor jullie verzorgt, want dan bepaalt deze of je HRM project uiteindelijk succesvol wordt of niet. In ons overzicht van HRM software leveranciers en adviseurs vind je de experts die jullie kunnen helpen.
Lees verder over HRM software
Oriënteren op HRM software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
HRM oplossing selecteren? Gebruik de gratis HRM box.
Hulp of advies nodig? Deze HRM software experts staan voor je klaar.
HRM software vergelijken? Bekijk HRM oplossingen en leveranciers.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief.
Ook interessant
ERP software
Salarissoftware
Werkplekbeheer
Workforce management
