Inkoopsoftware toepassingen

Inkoopsoftware zorgt voor een betere efficiëntie en automatisering van inkoopprocessen. Dankzij de digitalisering van deze processen houdt u uitgaven beter onder controle, raken documenten niet zoek en mist u nooit een korting. Op deze pagina leest u meer over de toepassingen en functies van inkoopsoftware. Het gaat daarbij om het selecteren van leveranciers en het beheren van inkooprelaties, contractmanagement, controle op bestellingen, budgetbewaking, factuurverwerking en spend management.

Sourcing

Een belangrijk deel van het inkoopproces voor veel bedrijven is het selecteren van nieuwe leveranciers op grond van het inkoopbeleid. Dit wordt sourcing genoemd. Het vinden en selecteren van leveranciers kan u veel tijd kosten, vanaf het opstellen van eisen tot en met het afronden van de inkoop. Vooral het handmatig vergelijken van aanbiedingen van verschillende leveranciers is tijdrovend.

Inkoopsoftware kan helpen om dit proces te versnellen. Dit kan met standaard vragenlijsten en online profielen die potentiële leveranciers zelf kunnen invullen. Aan de hand van hun kenmerken kunt u dan sneller de meest geschikte leveranciers kiezen. Ook de onderhandelingen met verschillende potentiële leveranciers kunnen door uw software worden ondersteund. U bespaart kosten, doordat u over beter gestructureerde informatie beschikt. Zo kunt u bijvoorbeeld ook de prijzen en andere kenmerken van aanbiedingen automatisch beoordelen op basis van vooraf ingestelde parameters.

Leveranciersbeheer

Met inkoopsoftware kunt u de relaties beheren met zowel potentiële als bestaande leveranciers. De uitwisseling van informatie met leveranciers kan met de software vergaand worden geautomatiseerd. Zo kunnen leveranciers zelf hun aanbod en de prijzen daarvan in uw systeem zetten. Het geautomatiseerde proces zorgt er ook voor dat leveranciers precies volgens de afspraken worden betaald. Daarbij houdt u uiteraard zelf controle over de betalingen. Ook kunt u de historische data van bestaande leveranciers gebruiken bij nieuwe contractbesprekingen en inkooponderhandelingen.

Contractmanagement

Ook contractbeheer is een belangrijke functie van inkoopsoftware. Het gaat daarbij om het beheer van bestaande overeenkomsten, waarin afgesproken kortingen of betaaltermijnen worden vastgelegd. De contractinformatie kan gebruikt worden om kostenramingen te genereren of facturen automatisch betaalbaar te stellen. Ook kunt u een signaal krijgen wanneer een contract gaat aflopen, zodat u tijdig nieuwe afspraken kunt maken.

Inkoopsoftware kan u helpen bij het opstellen van nieuwe contracten door vooraf vastgestelde verzamelingen van clausules in een gekozen sjabloon te plaatsen, conceptovereenkomsten voor bespreking te delen met anderen en automatisch de correspondentie daarover in het systeem opslaan. Ook de noodzakelijke ondertekeningen door verschillende beslissers binnen uw bedrijf kunnen in een workflow worden gezet.

Controle op bestellingen

Steeds vaker kunnen medewerkers in uw organisatie zelf producten en diensten bestellen, zonder alles door een centrale inkoopafdeling te laten afhandelen. Door het ontbreken van een centrale regie schuilt daar echter het risico in dat het aantal bestellingen en de kosten daarvan onverwacht uit de hand kunnen lopen. Als er buiten het vastgestelde inkoopbeleid om wordt gewerkt, kan dit zelfs juridische consequenties hebben.

Met inkoopsoftware kunt u afdwingen dat medewerkers uitsluitend inkopen volgens alle geldende voorschriften en de bevoegdheid die zij hebben. Zelf bestellen wordt met de software niet alleen makkelijker gemaakt voor de gebruiker, maar ook veiliger. Een gebruiksvriendelijke interface en een klein aantal duidelijke stappen in een geautomatiseerde workflow, zorgen daarvoor. Daarnaast biedt de inkoopsoftware uitgebreide rapportagefuncties, waardoor u nauwkeurig op de hoogte blijft wat er door wie wordt besteld.

Budgetbewaking

Met inkoopsoftware of purchase to pay oplossingen (P2P systemen) heeft u, dankzij de integratie van het hele traject, van bestelling tot betaling direct inzicht in het budget. Dat betekent dat u realtime kunt zien hoeveel van welk budget is opgebruikt en welke toekomstige verplichtingen al zijn afgesproken. Bovendien kunt u eenvoudig invoeren wie verantwoordelijk is voor welk budget en wie de bevoegdheid heeft om uitgaven goed te keuren. Met door uzelf ingestelde veiligheidsregels kunt u voorkomen dat het budget op enig moment wordt overschreden.

Factuurverwerking

Iedere inkoopfactuur moet worden gecontroleerd en goedgekeurd, voordat deze betaald kan worden. Purchase to pay software ondersteunt ook dat onderdeel van het inkoopproces. De software controleert automatisch of een factuur overeenkomt met een goedgekeurde bestelling, zet deze klaar voor betaling en kan zelfs de factuurgegevens direct inboeken in uw financiële administratie. Zo verloopt het proces snel en foutloos. De inkoopmedewerker wordt op de hoogte gehouden met rapporten. Als er iets buiten de procedure valt, dan krijgt de medewerker direct een melding. Zo hoeft deze inkoopmedewerker zich alleen nog met de complexere uitzonderingen bezig te houden, zonder tijd te verliezen aan routinehandelingen.

Spend management

Spend management is het zichtbaar maken van uitgaven. Hiervoor worden lopende en geplande inkopen in een overzicht weergegeven, uitgesplitst naar doel, organisatieonderdeel, budget, product, prioriteit, termijn of volume. Het verzamelen en analyseren van inkoopdata is de belangrijkste functionaliteit van spend management. Deze functie wordt ook wel spend control genoemd, omdat het hoofddoel ervan is om de inkoopkosten te beheersen. Aan de hand van de data kan de inkoop worden bijgestuurd. De software kan waarschuwingen afgeven bij dreigende overschrijdingen of afwijkingen van het inkoopbeleid. Ook kan de inkoopsoftware projecties maken van waar zich in de nabije toekomst knelpunten gaan voordoen.

Lees verder

Inkoopsoftware, purchase to pay
Procurement software, purchase software, bestelsoftware en ordermanagement software
Inkoopsoftware leveranciers