Procurement software en andere inkoopsoftware

Rondom inkoopsoftware worden diverse begrippen gehanteerd. Voordat u een oplossing gaat zoeken, is het daarom belangrijk dat u weet waarvoor u een oplossing zoekt en hoe de softwareoplossing heet. Inkoopsoftware is namelijk wel purchase software, maar niet altijd hetzelfde als procurement software. Ook de begrippen bestelsoftware of order management systeem kunnen verwarring wekken. Ofwel, welke software heeft u nodig en hoe heet deze?

Purchase software

Gaat het u alleen om het automatiseren van het inkoopproces, dan richt u zich op inkoopsoftware. Inkoopsoftware vindt u als een losse softwareoplossing of als onderdeel van een ERP systeem, boekhoudsoftware of logistieke software. Andere benamingen voor inkoopsoftware zijn purchase software of purchasing software (purchase is de letterlijke vertaling van inkoop of aankoop). Om aan te geven welke deel van het inkooptraject de software betreft, wordt ook vaak de term purchase to pay gebruikt. Deze term geeft aan dat de software u helpt bij het digitaliseren, administreren en beheren (purchase management) van het hele inkoopproces, van bestelling tot en met facturatie en betaling.

Wat is procurement software?

Procurement en procurement software zijn andere begrippen rondom inkoopprocessen en gaan verder dan het inkoopproces zelf. Bij procurement gaat het ook om het in goede banen leiden van goederenstromen rondom het inkopen. Dus vanaf het daadwerkelijke bestellen, via het moment dat goederen binnekomen totdat deze worden gebruikt in het productieproces. Transport, voorraadbeheer en material requirement planning (MRP) kunnen ook onderdeel van procurement zijn.

Procurement software grijpt dieper in het totale bedrijfsproces in en heeft meer strategische kenmerken dan inkoopsoftware, dat vooral operationeel gericht is. Om aan te geven dat procurement software processen al dan niet in een online omgeving digitaliseert, wordt ook de term e-procurement voor deze oplossing gebruikt. Ook voor procurement software geldt dat deze een zelfstandige applicatie kan zijn die gekoppeld wordt aan andere administratieve software en ERP systemen of dat deze onderdeel is van de ERP oplossing zelf.

Bestelsoftware

Bestelsoftware is echt iets anders dan inkoopsoftware. Met het begrip bestelsoftware wordt namelijk bijna altijd de software bedoeld die particulieren of bedrijven gebruiken om via internet bestellingen te plaatsing bij specifieke webshops of hun vaste leveranciers. Bijvoorbeeld winkels of horecazaken die frequent hun producten moeten inkopen, maken daarbij gebruik van de bestelsoftware die hun groothandel hen aanbiedt.

Ordermanagement software

Met inkoopsoftware automatiseert u het proces van de producten en diensten die u zelf inkoopt. Ordermanagement software automatiseert het proces van producten en diensten die bij u ingekocht worden en waarvan u dus de leverancier bent. Dat orderproces bestaat uit alle deelprocessen. Dat begint met de bestelling die u ontvangt tot en met de levering van de gevraagde producten of diensten. De link tussen ordermanagement software en inkoopsoftware bestaat eruit dat u voor het leveren of produceren van het gevraagde product zelf ook weer inkoop moet doen.

Ook bij ordermanagement software geldt dat er sprake kan zijn van losse en aan elkaar gekoppelde (data uitwisselende) systemen of van een functionaliteit van ERP software, waarvan de kracht juist die bundeling van functionaliteiten van belangrijke bedrijfsprocessen is. Korte doorlooptijden, minder fouten, lagere kosten een hogere efficiency zijn de belangrijkste voordelen daarvan.

Lees verder

Inkoopsoftware, purchase to pay
Inkoopsoftware toepassingen
Inkoopsoftware leveranciers