SCM software selecteren

Neem de tijd
Een SCM selectie kost tijd. De ervaring leert dat afhankelijk van de omvang of complexiteit van een organisatie er al snel zes tot meer dan twaalf maanden over heen kan gaan. Dan is de software geselecteerd, het contract getekend en dan begint de implementatie pas. Het is daarom goed om vooraf een realistisch tijdspad te hanteren. IXolution

Test de SCM software
Het zelf proberen van de software. Zolang je software niet echt probeert in je bedrijfsvoering, weet je nooit of het wel voor jou werkt. Zorg dat je software op een kleine schaal kunt proberen, bijvoorbeeld met enkele klanten en leveranciers. Het tijdelijk opzetten van een extra proces dat via de nieuwe software loopt lijkt misschien inefficiënt, maar je kunt er beter bij die eerste twee klanten achter komen dat het toch niets voor je is, dan wanneer je het hele bedrijf al hebt omgegooid. Ook zorgt deze stap ervoor dat je de implementatie zo simpel en lean mogelijk houdt (want het is toch maar ‘tijdelijk’) waardoor je de implementatietijd zo kort mogelijk houdt. Picqer

Medewerkers betrekken
Veel organisaties kijken niet verder dan de korte termijn realisatie. Ze vergeten te kijken in hoeverre de software schaalbaar is bij groei van de bedrijfsprocessen of aantal gebruikers. Ze vergeten de kosten van updates en service mee te nemen in de prijs voor een realistisch beeld van alle kosten op korte en lange termijn van het gebruik van de software. Een andere stap die wordt overgeslagen bij de selectie van SCM software is het betrekken van de medewerkers, de toekomstige gebruikers van de software. Medewerkers die zich gehoord voelen zullen tijdens de implementatie gemotiveerder zijn. Mogelijkheden van de software op het gebied van managementinformatie en rapportages is een onderdeel dat vaak wordt vergeten tijdens de selectieprocedure. Veel organisaties kijken tijdens de selectieprocedure te weinig in hoeverre de software leverancier specialist is in de branche en een goede gesprekspartner op het betreffende werkvlak. OSL Europe

Focus op de bedrijfsdoelstellingen
Men gaat vaak meteen aan de slag met eisen en wensen en het beschrijven van processen. Dat houdt het risico in dat men niet gericht is op de bedrijfsdoelstellingen, maar op het oplossen van onhandigheden. Het vraagt daarom onnodig veel tijd en de bedrijfsleiding is daardoor te weinig betrokken. Eisen en wensen moeten wortelen in de bedrijfsdoelstellingen van de bedrijfsleiding. Dat versnelt het beschrijvingsproces en als SCM software onderdeel is van het organisatie ontwerp, ontstaat er motivatie en zal het project ondernemend zijn. De betrokkenheid verhoogt omdat het selectietraject zelf verrijkend is voor alle niveaus van de organisatie. Er ontstaat zodoende eenheid in het project. Pantheon Automatisering

Voer SCM selectie niet te snel uit
Het zorgvuldig beschrijven van de doelstellingen en het gewenste, ideale proces is vaak lastig. Organisaties kiezen soms te snel voor een oplossing van een software aanbieder. Er wordt geen of onvoldoende overleg gepleegd met strategische ketenpartners. De factor tijd wordt vaak uit het oog verloren. Projecten hebben korte termijn doelstellingen en de strategische lange termijn doelstellingen worden onvoldoende meegenomen. SRC System Integrators

Ambities zijn leidend
Organisaties kijken vaak naar de systemen die ze nu voorhanden hebben. De nieuwe oplossing moet minstens deze functionaliteiten ondersteunen, uitgebreid met nieuwe functionaliteiten die men wenst te implementeren. De SCM software selectie is het perfecte moment om te herbronnen. In plaats van de vraag “Wat hebben we nu en hoe kunnen we daaruit groeien?” te stellen, kun je beter de volgende vraag stellen: “Waar willen we als organisatie naartoe en wat hebben we daarvoor nodig?”. De selectie van een SCM oplossing is een lange termijn project. Men moet ervoor zorgen dat de gekozen oplossing een ‘open’ systeem is, zodat de groei en optimalisatie in de komende jaren verzekerd is. Enkel op die manier bekomt men een consistente en werkbare ‘total solution’. Transport Care

Kies alleen wat nodig is
Organisaties focussen teveel op de hoeveelheid software en kopen in de praktijk vaak een pakket met een scala aan niet-efficiënte functionaliteiten. Bepaal daarom goed wat je minimaal nodig hebt, behoud wat goed is en focus je op de kern van het probleem. Welke uitbreiding heeft het systeem echt nodig om te voldoen aan de huidige en toekomstige processen binnen de organisatie, maar vooral ook erbuiten? Aangezien processen flexibel zijn is het belangrijk dat uw software partner dat ook is. Yellowstar Solutions

Fasen in het SCM project
Maak eerst helemaal zelf een organisatieontwerp, betrek de gebruikers en beoordeel of u er samen klaar voor bent. Dat ontwerp is geen procesbeschrijving van de applicatie, maar een beschrijving van wat de bedrijfsleiding wil bereiken, omgezet in operationele doelstellingen voor en door de gebruikers (meetbaarheid). Bij het selectietraject van de SCM software zoekt men een leverancier die een partner kan zijn. Vraag om een organisatieontwerp op basis van enkele gesprekken. U beoordeelt vervolgens of de automatiseerder uw business begrijpt door het gemaakte ontwerp met uw ontwerp te vergelijken. Tijdwinst en verhoogde betrokkenheid! Pantheon Automatisering

Kies een partij die uw branche kent
Een goed SCM project is een partnerschap en niet slechts een klant-leveranciersrelatie. Wees er bewust van dat u op zoek moet gaan naar een partner die uw bedrijf kan laten groeien. Het beste is om te focussen op SCM softwareleveranciers die uw sector reeds kennen en dus begrijpen hoe uw leveringsketen in elkaar zit. Wanneer men kiest voor een algemene oplossing, moet de softwareleverancier nog bekend raken met uw bedrijfsvoering en zal hij mogelijkerwijs niet in staan zijn om alle complexiteit van uw bedrijf te begrijpen. Apprise

SCM software vergelijken
Een succesvolle SCM selectie vergt naast een goede voorbereiding ook een zo helder mogelijke benadering van de mogelijke leveranciers. Stel de longlist zorgvuldig samen. Zorg bijvoorbeeld voor een duidelijk beeld van de positionering en focus van de softwareleverancier. Ga geen verladers-software selecteren bij leveranciers met een specialisatie op 3PL en andersom. Zorg er vervolgens voor dat je objectief SCM software vergelijkt, dus appels met appels. Daarnaast is het handig om een zo compleet mogelijk beeld van de leverancier te hebben en gedurende de selectie zoveel mogelijk informatie op te vragen die je later nodig zult hebben (algemene voorwaarden, organisatieomvang, enzovoort). Een succesvol software project is van vele zaken afhankelijk. De meeste IT projecten falen door gebrekkige communicatie, gebrek aan planning of door budgetoverschrijdingen. Er zijn boeken vol projectmethodieken en anders is er boerenwijsheid om op terug te vallen. Structuur is dus van groot belang. Een softwareproject betekent verandering. Verandering is alleen succesvol als er een heldere visie, noodzaak, planning en middelen aan ten grondslag liggen. IXolution

Verwachtingen managen
Een belangrijkste succesfactor van SCM software selectie is communicatie, zowel intern als extern. Zorg ervoor dat uw medewerkers betrokken zijn bij de implementatie en dat ze gemotiveerd zijn. Zorg ervoor dat uw verwachtingen van de software en de leverancier helder en realistisch zijn en dat uw leverancier op de hoogte is van uw verwachtingen. Verder is het belangrijk genoeg tijd in te plannen voor het testen en het inrichten van de software en het trainen van uw medewerkers. OSL Europe

Succesfactoren SCM selectie
Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat deze succesfactoren het belangrijkst zijn en elkaar beïnvloeden: betrokkenheid van de gebruikers, betrokkenheid van de bedrijfsleiding, duidelijke doelstellingen en de maturiteit van de organisatie. Bij SCM, waarbij operationele uitmuntendheid centraal staat, is het aangewezen om naast kostenbesparing ook opbrengsten op te nemen in de motivatie en de doelstellingen van het project en de selectie: klantenbinding, snelheid van operaties, nieuwe kanalen, hogere kwaliteit, verhoogde flexibiliteit, diensten. Pantheon Automatisering

Selectieadviezen
Laat bij SCM selectie het opstellen van een te uitgebreid RFI achterwege. Selecteer alleen die vragen die voor uw bedrijf werkelijk het verschil maken en maak onder andere keuzes op basis van productpresentaties gebaseerd op aangeleverde business cases. Stel een projectteam samen dat breed inzicht heeft in het bedrijfsproces en de gewenste optimalisatie van deze bedrijfsprocessen. Wees daarbij pragmatisch en realistisch. Realiseer alleen maatwerk indien een work-around niet mogelijk is. Kies bij voorkeur voor een softwareoplossing met een duidelijk toekomstbestendige roadmap. Pylades

SCM kiezen
De definitie van een succesvol project is om binnen tijd en budget op een efficiënte en pro-actieve manier informatie te genereren en te delen met zowel mensen binnen de organisatie als binnen de keten (zonder inspanning). Zoek om dit te realiseren een partner met kennis van logistiek en logistieke IT implementaties in de branche die bij u past. Formuleer duidelijk de doelstellingen, verwachtingen, budget, taakverdeling en deadlines van het project en communiceer dit goed met uw softwarepartner. Realiseer u bij het kiezen van SCM software dat de software primair is bedoeld om uw processen te ondersteunen en te versnellen. Een goede fit met uw processen is daarom cruciaal en zorgt voor draagvlak bij de mensen die ermee moeten gaan werken. Yellowstar Solutions