Workforce management systemen
- Wat is een workforce management systeem?
- Over functies en voordelen van WFM oplossingen
- Bekijk de software en WFM leveranciers
Workforce management systemen zijn softwareoplossingen die u helpen bij het optimaal inzetten van personeel. Belangrijke toepassingen van de software zijn capaciteitsplanning, het maken van werkroosters en andere aspecten van personeelsbeheer. WFM systemen zorgen ervoor dat alle data en administratie hieromtrent op de meest efficiënte manier worden verwerkt, opgeslagen en bijgehouden.
WFM oplossingen
Voor eenvoudige planningen en roosters kunt u gebruik maken van Excel. Gespecialiseerde software biedt u echter al snel veel voordelen. De meest uitgebreide vorm van een workforce management systeem is een suite van WFM services die geïntegreerd is in andere bedrijfssoftware, zoals ERP software en een HRM systeem. Daarnaast zijn er losse WFM systemen op de markt. Bijna alle software en systemen worden u aangeboden als cloudoplossing: WFM in de cloud. Hierdoor kunt u gebruik maken van de flexibiliteit en schaalbaarheid van online software.
Functies van workforce management systemen
De belangrijkste functie van een workforce management systeem is het optimaliseren van de personeelscapaciteit. Hierbij gaat het om de juiste mensen, op het juiste moment en in de juiste positie. Die positie kan betrekking hebben op een functie binnen uw organisatie of een bepaalde fysieke locatie. Naast het plannen van de benodigde personeelscapaciteit voor het opstellen van werkroosters, kan de software u ook helpen bij het voorspellen van de vraag naar werk en de hoeveelheid opdrachten die u kunt verwachten.
Een ander aspect van workforce management software is het organiseren van zaken die uw werknemers nodig hebben voor hun werk. Dit geldt bijvoorbeeld voor auto’s, machines, laptops, kantoorinrichting of werkkleding. Ook kunnen financiële functies, zoals payrolling, onderdeel zijn van een WFM systeem. Tot slot is het genereren van data over personeel en personeelsinzet en het rapporteren van die data daarover een belangrijke functionaliteit van de software.
Voordelen van workforce management systemen
Als workforce management goed georganiseerd en geautomatiseerd is, biedt dat voordelen aan zowel medewerkers, werkgevers als klanten.
- Steeds betere werkroosters dragen bij aan een steeds soepeler verloop van de werkzaamheden in uw organisatie. Dit is goed voor de klanttevredenheid én die van uw werknemers.
- WFM kan een krachtig concurrentiemiddel zijn. Als u in staat bent om uw medewerkersbestand optimaal af te stemmen op uw langetermijnstrategie, heeft u een voorsprong.
- Met een goede planning kunt u eerder dan uw concurrenten de juiste medewerkers zoeken en aan u binden. Een workforce management systeem maakt uw organisatie flexibeler.
- Met WFM software genereert u een schat aan waardevolle data. De analyse daarvan geeft u de inzichten waarmee u een steeds betere forecast kunt maken.
- Omdat bij overbezetting de loonkosten onnodig hoog zijn, kunt u door beter te plannen geld besparen.
- De personeelstevredenheid kan omhoog gaan als uw medewerkers in het WFM systeem zelf hun beschikbaarheid kunnen aangeven (zelfroosteren). Dit vergroot ook de betrokkenheid bij het werk en geeft uw medewerkers het gevoel zij meer invloed hebben.
- Workforce management systemen kunnen u helpen bij de uitvoering en toepassing van wettelijke regelingen en het bewaken van arbeidsovereenkomsten (arbeidstijdenwetgeving, cao’s). U beperkt daardoor juridische risico’s.
Artificial intelligence en workforce management
De kracht van artificial intelligence (AI) is het vermogen om grote hoeveelheden data te analyseren en op basis daarvan suggesties te geven of zelfs beslissingen te nemen. Die kracht kan ook op workforce management systemen toegepast worden. Hieronder een aantal voorbeelden.
-
Klantcontacten matchen – In organisaties waar veel verschillende medewerkers veel verschillende klanten te woord staan kan AI door machine learning bepaalde typen klanten matchen met bepaalde medewerkers. Dat zijn dat bijvoorbeeld medewerkers met een bepaalde expertise of iemand met wie het de vorige keer klikte. De input hiervoor komt uit historische data van klantcontacten en contextgegevens, zoals uit welk postcodegebied iemand belt.
Omgevingsdata als input voor planning – Publiek toegankelijke gegevens, zoals in welke tijd van het jaar statistisch gezien het meest behoefte is aan product of dienst X kunnen met AI worden gekoppeld aan perioden van het jaar waarin er een hoger of juist lager ziekteverzuim is. Hiermee valt te voorspellen wanneer krapte in de personeelsplanning gaat ontstaan.
Softwarerobots – Softwarerobots kunnen automatisch veranderingen verwerken in meerdere systemen. Functies waarmee veranderingen in de planning automatisch worden aangepast in andere systemen (financieel, HR werving, HR payrolling, ERP) maken gebruik van AI. Of andersom: met AI hoeft een manager niet meer handmatig een uit dienst getreden of langdurig zieke medewerker uit diverse planningen te verwijderen. Robotic process automation (RPA) kan helpen met deze repeterende verwerking.
Productiviteitsverbetering en beveiliging – Software kan ’s ochtends de persoon die inklokt vergelijken met de foto in het personeelsdossier, kan een gemiddelde bijhouden van hoeveel kilometers magazijnmedewerkers per dag maken en kan routes bijhouden van buitendienstmedewerkers. Uit al die gegevens kan de software suggesties geven voor uiteenlopende zaken als beveiliging, verzuimbeheer of de ideale route naar een gegeven serie klanten.
Het feit dat al deze voorbeelden nu al in bepaalde organisaties worden toegepast, geeft aan dat iedere organisatie hierin keuzes moet maken. Die moeten uiteraard gebaseerd zijn op de eigen doelen en het eigen personeelsbeleid. Technische vooruitgang heeft bovendien invloed op de inrichting van de personeelsplanning. Met recent ontwikkelde software, met gebruik van onder andere artificial intelligence, kunnen organisaties bijvoorbeeld centraal en decentraal plannen combineren. Dat biedt nieuwe mogelijkheden voor workforce management systemen.
Lees verder
Workforce management software
Wat is workforce management
WFM software selectie
WFM leveranciers