ERP checklist | voor pakketselectie - ICT informatiecentrum

ERP checklist

Informatie en hulp tijdens oriëntatie, selectie en implementatie
Met praktische ERP checklists houdt u in iedere fase van uw ERP project zicht op alle aspecten die in die fase belangrijk zijn. U vergeet geen stappen, vinkt eenvoudig de voltooide stappen af, benut de juiste informatiebronnen op het juiste moment en brengt zo structuur aan in de oriëntatie-, selectie en implementatiefase van uw ERP project. ERP checklists zijn onderdeel van de gratis beschikbare ERP box.

ERP checklist voor iedere projectfase

In de onderstaande tekst leest u over de aspecten die in een ERP checklist aan de orde komen en krijgt u een globaal beeld over hoe u het aanschaftraject van ERP software stapsgewijs kunt stroomlijnen. Er zijn daarin vier belangrijke stappen te onderscheiden:

– Opstartfase
– Selectiefase
– Implementatiefase
– Afsluitfase

ERP checklist

Opstartfase

Het begint met het idee en de bewustwording in uw organisatie dat de ERP oplossing een welkome aanvulling op uw bedrijfsmiddelen en goede investering is. Op het moment dat dat bewustzijn begint te gloren, is het zaak om de doelen vast te stellen en taken en verantwoordelijkheden toe te delen aan de juiste mensen. Vervolgens is het belangrijk om de kosten vast te stellen en de planning op papier te zetten. In deze fase staan doelstellingen, het samenstellen van een projectteam, alle andere betrokkenen, de kostenposten, de planning, de keuzes voor integraties met achterliggende oplossingen die al aanwezig zijn en de eigen infrastructuur centraal. Al deze onderdelen moet u voor uzelf nalopen en controleren of aan alle eisen daarvoor is voldaan. In deze fase moet u het bedrijfsmodel definiëren, de bedrijfsprocessen analyseren, een informatieplan opstellen en uw wensen en eisen vastleggen om het optimale uit de software te kunnen halen voor uw organisatie.

Selectiefase

Na de opstartfase fase waarin de eerste keuzes, een voorselectie, in het aanbod aan ERP pakketten moeten worden gemaakt. Dat doet u op basis van wat het best past bij uw organisatie. Om dat te kunnen weten, moet u eerst alles goed op een rij hebben: van de processen en procesinrichting tot en met de rol van informatie binnen die processen. Daaruit volgen de voor uw organisatie belangrijke eisen waaraan de ERP oplossing zou moeten voldoen. De volgende stap in dit traject is het raadplegen van beschikbare bronnen met meer achtergrondinformatie die u kan helpen bij het maken van de juiste keuze. Als eerste geldt uiteraard dat het ERP systeem specifiek geschikt voor uw organisatie moet zijn. Dat vormt het eerste onderscheid tussen de aangeboden oplossingen. Dan zal het resultaat van deze eerste selectie een wat langere lijst (de zogenaamde longlist) zijn met aanbieders en systemen waarvan u in eerste instantie het gevoel hebt dat ze bij u zouden kunnen passen.

Van longlist naar shortlist

Uit deze lange lijst moet u nu een korte lijst maken van ERP systemen met bijbehorende leveranciers waarover u meer wilt weten. Dan vraagt u bijvoorbeeld ook door bij de ERP leveranciers over hun ervaringen bij andere organisaties, vergelijkbaar met de uwe. U kunt er zelfs voor kiezen om de aanbieders waar u het meeste veertrouwen in heeft uit te nodigen eens een demonstratie te laten zien. De korte lijst (shortlist) wordt gevormd door de twee of drie overgebleven oplossingen en leveranciers waarin u het meeste vertrouwen heeft dat zij kunnen bieden wat u nodig heeft. Om de uiteindelijke keuze te kunnen maken, kunt u eens kijken bij bedrijven die al ervaring hebben met deze specifieke oplossing(en). Hun ervaring kan u echt verder helpen. Met de definitieve keuze voor de leverancier met de oplossing die het best past bij uw organisatie kunt u vervolgens verder gaan rekenen: u kunt een business case gaan bouwen. Dat wil zeggen dat u op een op details onderbouwde manier kunt aangeven waar de besparingen/verdiensten liggen en waar de kosten. Dat geeft u een goed beeld van het uiteindelijke rendement van de aan te schaffen ERP software.

Implementatiefase

Nu de keuze voor leverancier en ERP systeem is gemaakt, gaat u over tot de daadwerkelijke ingebruikname van de oplossing, de implementatie. Gaandeweg dit traject wordt duidelijk welke functionaliteit uiteindelijk voor uw organisatie het beste werkt. Belangrijk is in deze fase dat u uw medewerkers goed traint (of laat trainen), zodat ze het maximale rendement uit de nieuwe software kunnen halen qua eigen gebruiksgemak en efficiency voor uw organisatie. Het kiezen van de juiste gebruiksinstellingen kan al voor een groot deel het succes bepalen van de ERP oplossing. Het is immers niet de bedoeling dat uw medewerkers ‘hun eigen weg’ kiezen in de software en om processen en procedures heen gaan werken. Dat risico loopt u als het ERP systeem niet goed wordt ‘afgestemd’ op uw organisatie, het systeem moeilijk is om te leren en/of als uw medewerkers sowieso zonder goede instructies beginnen te werken met het nieuwe pakket. Er zijn altijd stappen te bedenken die naar hun idee ‘handiger’ werken dan wat de software voorschrijft. Voor u het weet zijn er allerlei secundaire en oncontroleerbare processen ontstaan. Daarmee verliest u grip op het totaal met mogelijk desastreuze gevolgen.

Afsluitfase

Als de ERP software eenmaal in gebruik is en medewerkers er naar uw en hun tevredenheid mee werken is er nog één stap te gaan: het vastleggen van ervaringen in een afsluitende rapportage. Daarmee bent u ook in een latere fase nog verzekerd van een goede documentatie over het verloop van het aanschaf- en implementatietraject. Die ervaringen kunnen u later nog goed van pas komen bij volgende implementatietrajecten.

ERP checklist helpt bij selectie

Maar hoe maakt u nu zo’n afsluitende evaluatie? Daarbij kan een goede en uitgebreide checklist helpen. Dan weet u zeker dat u niets vergeet.Elke fase in het selectietraject heeft zijn eigen controlepunten. Door die goed op een rij te hebben, wordt het een stuk eenvoudiger voor u om te controleren of u inderdaad alles hebt overzien en kunt gaan afvinken.

Samenvattend

In de opstartfase staan doelstellingen, het samenstellen van een projectteam, alle andere betrokkenen, de kostenposten, de planning, de keuzes voor integraties met achterliggende oplossingen die al aanwezig zijn en de eigen infrastructuur centraal. Al deze onderdelen moet u voor uzelf nalopen en controleren.

De complete en gedetailleerde ERP checklist ontvangt u als onderdeel van de gratis ERP box.