De toekomst van ERP volgens Axians

De term ERP wordt vandaag de dag veelal geassocieerd met star, te uitgebreid en wordt vooral gekenmerkt door lange, dure implementaties. Deze gedachte klopt niet, vindt Axians. ERP vormt een uitstekende basis voor de automatisering van de bedrijfsprocessen. Deze basis kan flexibel worden ingericht, om zo tot de perfecte applicatie te komen voor een organisatie. Extra functionaliteiten, nieuwe processen en meer rapportagemogelijkheden; het is allemaal mogelijk binnen hetzelfde systeem. Zo hoeft niemand compromissen te sluiten om maar te voldoen aan een vooraf gedefinieerde standaard. Met een geïntegreerd systeem haalt iedereen het optimale uit z’n werk. Iedereen maakt gebruik van dezelfde databron en verrijkt deze vanuit zijn expertise.

De kracht van geïntegreerde software

Applicaties hebben verschillende doeleinden binnen organisaties. Zo is er software waarmee je bijvoorbeeld facturen maakt of verkopen registreert. Dan zijn er applicaties bedoeld voor extern gebruik, zoals een portal waarop klanten een storing kunnen melden of producten kunnen bestellen. Ideaal voor de automatisering van de verschillende deelprocessen, maar de koppeling tussen de verschillende databronnen ontbreekt. In de praktijk zijn er slechts een aantal mensen binnen de organisatie betrokken bij de besluitvorming omtrent een nieuw systeem. Dan wordt er een applicatie in huis gehaald omdat deze voordelig is en snel is in te zetten voor een bepaald proces. Alleen biedt deze applicatie enkel voordelen voor die betreffende mensen of afdeling, waardoor de rest van de organisatie achterblijft. Daarnaast heeft dit veel handmatig werk tot gevolg, want data die voor anderen ook van toepassing is, moet meerdere malen in verschillende systemen ingevoerd worden. Dit neemt alleen maar toe wanneer de organisatie groeit, tot een punt dat het volledig uit de hand loopt. Geen toekomstbestendige optie dus.

Om als organisatie te kunnen groeien is inzicht nodig. Inzicht in de prestaties van de hele organisatie: 360 graden. Hiervoor is integratie cruciaal. Geen aparte Excel sheets om informatie vast te leggen dus, om vervolgens met de handen in het haar alles samen te moeten voegen. Hoe zorgt u dat al deze informatie samenkomt, zonder dat deze data ingevoerd moet worden in meerdere systemen? Hoewel het misschien verstandig lijkt om te kiezen voor aparte oplossingen, komt u zichzelf daarna weer tegen. Axians doet het anders.

Integratie met een flexibel applicatielandschap

Bij Axians wordt de term ERP niet langer gebruikt, omdat dit vaak een slechte associatie heeft. Er wordt geïntegreerde business software ontwikkeld om organisaties verder te helpen. Er wordt voortgeborduurd op een basis van Exact Software. Met deze veelgebruikte ERP oplossing wordt onder andere workflow management, urenregistratie en planning geregeld. Ook het financiële plaatje wordt geheel geautomatiseerd afgehandeld. Axians ontwikkelt hierop nog verschillende geïntegreerde oplossingen, waarmee complete bedrijfsprocessen geoptimaliseerd en geautomatiseerd worden. Zo kunnen gebruikers snel inspelen op veranderingen in de markt. Denk bijvoorbeeld aan het veranderende verdienmodel bij contractfacturatie, waarbij – net als bij een telefoonrekening – het actuele verbruik in rekening wordt gebracht. Van vast vooruit naar variabel achteraf: pay-per-use is de nieuwe standaard. Kleinere applicaties en de traditionele ERP oplossingen hebben moeite om dergelijke complexe processen te verwerken. Dit is waar een partner van Exact zijn onderscheidend vermogen kan laten zien. Axians doet dit met flexibele add-ons bovenop standaard Exact. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een eindeloze hoeveelheid entiteiten aan te maken in Exact Synergy, zonder dat daar maatwerk voor nodig is. Aan deze flexibiliteit hebben gebruikers behoefte.

Daar waar ERP in sommige gevallen de lading niet dekt, kunnen externe applicaties worden gekoppeld. Zo wordt het ERP platform nog steeds gebruikt als universele databron, maar zijn tevens de uitgebreide functionaliteiten van de externe applicatie beschikbaar. Zo hoeft niemand concessies te doen en werkt iedereen vanuit hun kracht aan het succes van de organisatie en het verrijken van de data. Uiteraard vanuit één systeem. Geïntegreerde software is namelijk niet star. Wanneer het met de juiste insteek wordt toegepast, is het een uiterst flexibele tool.

Geïntegreerde software: klein beginnen, daarna uitbreiden

Wanneer gebruik gemaakt wordt van verschillende oplossingen binnen een organisatie, is de keuze voor ERP niet zomaar gemaakt. Het overstappen van verschillende applicaties naar één systeem heeft namelijk tijd nodig. Er moet rekening gehouden worden met verschillende factoren. Zo moeten collega’s de nieuwe software leren kennen en moet alle data uit andere applicaties overgezet worden. In het verleden was het gebruikelijk om alles direct over te zetten. De impact hiervan was echter zo groot, dat sommige implementaties vele jaren in beslag namen of zelfs nooit van de grond kwamen. Daar komt dan ook de associatie met lange, onzekere implementaties vandaan. Om nog maar niet te spreken over het verloren geld bij een gefaalde implementatie.

Het is dus zaak om dezelfde fouten niet weer te maken. Begin klein en pak het rustig aan. Zet niet direct een heel systeem op, maar begin met de belangrijkste processen. Eén voor één kunnen de andere oplossingen zo uitgefaseerd worden. Gebruikers kunnen langzaam wennen aan het nieuwe systeem en voor de afdelingen die als eerste overgaan kan een snelle efficiëntieslag gemaakt worden. Zo voegen de ERP oplossing en de leverancier zelf direct waarde toe aan de organisatie. Standaard templates van veelvoorkomende business processen kunnen hierbij helpen. Het wiel hoeft niet steeds opnieuw uitgevonden te worden, want 80% van de standaardprocessen komen bij organisaties overeen. De overige 20% kan vervolgens naar wens van de klant ingericht worden, met de flexibiliteit die een modern ERP systeem biedt. Vanuit dit gedachtegoed wordt bij Axians gewerkt met templates voor onder andere HRM, CRM, ITSM en creditmanagement, gebaseerd op best-practices bij verschillende relaties. Met deze templates en door het gefaseerd uit te rollen, blijft de implementatie behapbaar voor alle betrokkenen en is de kans op slagen veel groter dan het vroeger was.

Het bedienen van de moderne gebruiker

Een softwaresysteem biedt de tools om alle bedrijfsprocessen achter de schermen gestroomlijnd te laten verlopen. Door gebruik te maken van intelligente workflows worden altijd op tijd de juiste mensen aangestuurd. Moderne gebruikers verwachten echter binnen één klik de juiste informatie beschikbaar te hebben. Eenvoudige interactie, zoals bij Facebook of het bestellen bij Coolblue. Hiervoor gebruiken zij bijna altijd hun mobiel, dus ook daarop moet het goed zitten. Om deze behoeften invulling te geven, is een andere interface nodig dan de desktopversie van ERP. Veel ERP leveranciers geven dit vorm via portals en business apps. Hierbij wordt de databron die ERP biedt omgezet naar een gebruiksvriendelijke tool met een eenvoudige interface. De uitgebreide en soms complexe functionaliteit die een organisatie vereist, blijft zo in stand, zonder dat de gebruikers iets van deze complexiteit merken. Zij hoeven weinig moeite te doen om hun informatie te vinden en alles wordt automatisch geregeld. Een voorbeeld hiervan is het eenvoudig registreren van een ticket als de printer het niet meer doet, of wanneer er kantoorartikelen besteld moeten worden. Op de achtergrond gaan allerlei processen lopen, maar de gebruiker merkt hier niets van. Win-win dus!

Samenwerken aan de toekomst

De huidige markt ontwikkelt zich in een razend tempo. Vaak positief, maar voor softwareleveranciers kan dit consequenties hebben. De klant verwacht steeds meer, omdat de technologie dit toelaat. Kan het ene systeem het niet, dan kan het andere het wel. Ook ten aanzien van de dienstverlening ontwikkelt de markt zich snel. Producten én leveranciers zijn vervangbaar. Daarom is het belangrijk om op het gebied van service extra onderscheidend te zijn. Een klant mag op z’n minst verwachten dat de KPI’s behaald worden, maar wat biedt een dienstverlener nog meer? Het tijdig oplossen van incidenten is niet langer genoeg om de tevredenheid van klanten te garanderen. Het succes van een softwareleverancier, nu én in de toekomst, valt en staat bij de service die deze biedt.

Klantbeleving staat hierbij centraal: doe alles met de toekomst van een klant in het achterhoofd en ontzorg hen van begin tot eind. Hiervoor is overleg met klanten, brancheorganisaties en anderen nodig. Zij komen dagelijks nieuwe zaken tegen, die misschien nog niet in de software opgenomen zijn. Door het organiseren van klantsessies krijgt Axians input uit verschillende markten en hebben klanten invloed op de toekomst van het systeem dat zij gebruiken. Op deze manier worden langdurige, duurzame partnerships aangegaan en behouden klanten het vertrouwen in zowel het product als softwarepartner Axians.

Bron: Axians

Terug naar ERP ontwikkelingen