De toekomst van ERP software volgens AFAS
Generieke ERP systemen houden geen rekening met de specifieke informatiebehoeften binnen een sector. Alternatief is het ontwikkelen van een maatwerkoplossing, maar dat is tijdrovend en kostbaar. Bovendien ontstaat vaak wildgroei in het systeem door het toevoegen van extra functionaliteit en koppelingen met pakketten van andere leveranciers. Bijkomende uitdaging is dat het ERP systeem tegenwoordig ook via mobile apps beschikbaar moet zijn. Door al die ontwikkelingen is behoefte aan een ander soort ERP oplossingen.
Start met standaardwensen en best-practices
De grote aanbieders van ERP systemen leveren in feite een enorme doos lego. Omdat eindgebruikers daarmee zelf geen systeem kunnen maken, huren ze consultants in. Die brengen alle processen en wensen van de organisatie in kaart en bouwen vervolgens een compleet systeem. Dat kost veel tijd en geld. Bedenk daarbij dat voor elke klant het wiel opnieuw uitgevonden wordt. En vaak worden ook alle uitzonderingen ook mee geautomatiseerd. In plaats daarvan kan een ERP leverancier beter beginnen met de standaardwensen en best-practices in een sector en de software vervolgens steeds verder te verbeteren (zo is in de accountancy altijd behoefte aan dashboards over allerlei financiële informatie). Ook workflows hebben veel standaardcomponenten. Neem bijvoorbeeld het afhandelen van klachten, het plannen en managen van projecten, het inkoopproces en e-facturatie. Door hiervoor complete functionele eenheden te ontwikkelen, kan een ERP systeem met grotere best-practice blokken opgezet worden. Je bouwt dan met duplo in plaats van met lego, waardoor veel minder consultancy- en ontwikkeluren nodig zijn. Bovendien lift de klant mee op de continue verbeteringsslagen.
Taak- en branchegerichte content
Een ‘ERP systeem nieuwe stijl’ bevat ook allerlei taakgerichte content die is afgestemd op een bepaalde bedrijfstaak of branche. Denk wat dat eerste betreft aan HR, waar bij het aannemen van nieuwe mensen geautomatiseerd documenten als een contract, aanstellingsbrief en loonbelastingverklaring worden aangemaakt. Uiteraard moet het ook mogelijk zijn om documenten digitaal te ondertekenen. Voor zaken als declaraties en inkopen is de accordering volledig te automatiseren door de regels hiervoor in het systeem vast te leggen. Wanneer de functies goed zijn vastgelegd, is ook de autorisatie voor de toegang mee te leveren. Dat bespaart leidinggevenden, de financiële administratie en de IT-afdeling veel tijd. Die tijd kunnen ze beter besteden aan klanten of medewerkers dan aan administratieve taken zonder toegevoegde waarde. Verder moet de functionaliteit de belangrijkste behoeften in een sector afdekken. Zo is in de zorg behoefte aan dasboards waarop zaken als verzuim- en ziekmeldingen zichtbaar zijn en een portal voor vrijwilligers. In de woningbouw is bijvoorbeeld behoefte aan software voor projectmanagement en wil men inzicht krijgen in de werkbegroting op de bouwplaats en niet alleen op kantoor. En accountantskantoren willen aangiften elektronisch kunnen laten accorderen. Je moet er wel voor waken dat de systemen niet te veel functies bieden. Dan zien gebruikers door de bomen het bos niet meer en wordt de helpdesk overbelast.
Input van alle partijen in de sector
Om best-practices in kaart te brengen is het zaak voor een ERP leverancier om contacten te onderhouden met brancheorganisaties, overheidsinstanties en andere partijen in een sector. Zo heeft AFAS regelmatig overleg met de ABU en NBBU over ontwikkelingen in de uitzendbranche, met de SRA en NBA over financiële dienstverlening en met Bouwend Nederland over ontwikkelingen in de bouwbranche. Ook is er contact met zorggroepen en CAO-tafels en wordt er overlegd met de belastingdienst en andere overheidsorganisaties over de implicaties van nieuwe wet- en regelgeving. Door al die contacten is het mogelijk om de ontwikkelingen in een sector tijdig en trefzeker te vertalen naar aanpassingen of uitbreidingen van onze ERP oplossing. Verder is het van belang om contact te houden met klanten. Veel bedrijven beperken zich daarbij tot het opzetten van gebruikersgroepen waar tips & tricks uitgewisseld worden. Daar is op zich niets mis mee. Ook AFAS participeert in communities. Maar we gaan een stap verder door jaarlijks een kleine vijftig bedrijven uit te nodigen voor een inspraaksessie. Daar wordt onder meer besproken of de functionaliteit van onze oplossingen nog in lijn is met de ontwikkelingen en behoeften in de sector. Daarnaast organiseert AFAS focussessies voor bestaande klanten, waar je vaak tot de kern komt.
Focus op een uitstekende user experience
Eindgebruikers moeten de parameters van systeemcomponenten naar eigen inzicht en zonder hulp van consultants kunnen definiëren. Verder willen ze de informatie in de systemen net zo makkelijk kunnen benaderen als met consumenten-apps. Mobile first is dus het credo voor ERP leveranciers. Verder moeten eindgebruikers de inrichting van schermen kunnen afstemmen op hun persoonlijke behoeften. Denk bijvoorbeeld aan de apps die ze (in een bepaalde volgorde) op het openingsscherm willen zien. Wie steeds twaalf keer moet doorklikken haakt al snel af. Verder dient de look & feel van de schermen aanpasbaar te zijn aan de huisstijl van de organisatie. Dat versterkt het ‘wij-gevoel’. Ook de ‘klanten-van-de-klant’ moeten een uitstekende gebruikerservaring hebben. Denk wat de woningbouw betreft aan een kopersportal waar toekomstige bewoners op een overzichtelijke manier kunnen kiezen tussen verschillende opties, bijvoorbeeld het type keuken.
Alle data en functies onder één noemer
Wanneer bedrijven systemen van verschillende signatuur aan elkaar knopen ontstaat een spaghetti-configuratie. Die laat zich lastig beheren en leidt tot ‘verschillende versies van de waarheid’ bij rapportages en analyses. De ERP aanbieder dient de database van andere pakketten dus volledig te integreren met de eigen database via API’s en webservices. Idealiter is het trouwens niet eens nodig om software van derden aan te schaffen. Helaas blijkt dat bij veel aanbieders nog een brug te ver. Ze verwijzen hun klanten bijvoorbeeld door naar gespecialiseerde leveranciers van BI software en webtoepassingen. Een ander punt is dat veel organisaties werken met hybride systemen die deels on premise en deels in de cloud zijn opgesteld. Dat compliceert het beheer en de autorisatie. De overstap naar de cloud is echter onomkeerbaar. Daarom doen ERP leveranciers er verstandig aan om hun systemen uitsluitend in de cloud beschikbaar te stellen en daarbij te garanderen dat de klant altijd kan beschikken over de data.
De voordelen onderaan de streep
Door de best-practices in een sector als uitgangspunt te nemen bij het ontwikkelen van ERP oplossingen bied je klanten twee grote voordelen. Ten eerste is de informatievoorziening volledig toegesneden op hun behoeften en processen. Sterker nog: vaak zijn de processen van een klant te verbeteren door de implementatie van een best-practice oplossing. Tweede voordeel is dat klanten geen maatwerk hoeven te ontwikkelen en daarmee veel tijd en geld besparen. Bovendien zijn ze klaar zijn voor de toekomst, omdat ze altijd meekunnen in de technologische ontwikkelingen. Uiteraard moet het wel mogelijk zijn om organisatiespecifieke wensen te vervullen door de mogelijkheid van parametriseren.
Verder zorgt volledige integratie van alle data dat altijd gewerkt wordt met actuele en complete gegevens. Wanneer ook BI tools onderdeel van de oplossing vormen, hebben organisaties een integraal beeld van klanten, personeel, processen en producten. En tot slot hebben medewerkers ‘het systeem in hun broekzak’ wanneer mobile first het vertrekpunt is. Alleen als je aan al die voorwaarden voldoet, kun je als ERP leverancier aantoonbare toegevoegde waarde leveren.
Bron: AFAS software
Terug naar ERP ontwikkelingen