Wat kost een ERP systeem? | Kostenoverzicht - ICTinformatiecentrum.nl

Wat kost een ERP systeem?

De vraag over de kosten van een ERP systeem is relevant, zeker gezien de investering die de aanschaf van ERP software met zich meebrengt. Met inzage in de kostenstructuur kunt u bepalen hoe lang het duurt voordat u de investering heeft terugverdiend (ROI).

Kosten van een ERP systeem
Concrete bedragen noemen is helaas niet mogelijk. Daarvoor zijn er teveel factoren die bepalen welke oplossing het beste bij u past. Dit artikel geeft u een overzicht van de kostensoorten die samenhangen met uw ERP project. Wilt een betrouwbaar antwoord op de vraag ‘wat kost een ERP systeem?’ voor uw situatie, leg dan uw ERP project voor aan één of meerdere specialisten.

Kosten licenties en infrastructuur

Bij de licenties gaat het om de prijs die u betaalt voor het gebruik van de software. Bepalend hierbij is of u de ERP software gaat kopen of huren. Bij huur gaat het vaak om een cloudoplossing. Daarbij betaalt u een vast bedrag per maand per gebruiker, zolang u gebruik maakt van de software. Bij het huren van een ERP systeem (cloudoplossingen) hoeft u niet te investeren in de aankoop en het onderhoud van een hardware infrastructuur. Bij koop (on-premise) zal de ERP leverancier u in de regel vragen om het volledige licentiebedrag direct te betalen bij de aankoop van de software. Het is dan verstandig om bij uw leverancier te informeren of het mogelijk is dat u een deel van de licentiekosten betaalt bij de oplevering van het ERP systeem, in plaats van alles bij de opdracht. Zo voorkomt u dat u vooruit veel geld moet betalen zonder garantie op een goed resultaat.

Kosten diensten ERP leverancier

Bij een ERP project worden implementatiekosten gemaakt. Aangenomen wordt vaak dat de kosten van deze diensten wel twee keer zo hoog zijn als die van de licenties. Die vergelijking gaat echter niet goed op. Er zijn verschillende factoren van invloed op de uiteindelijke prijs die u betaalt voor de diensten van uw ERP softwareleverancier, zoals:

  • Sectorkennis – Hoeveel verstand van zaken heeft uw leverancier als het gaat om uw specifieke businessprocessen? Dat bepaalt mede hoe snel en efficiënt het ERP systeem kan worden geïmplementeerd en daarmee de hoogte van de kosten.
  • Functionele dekking – Zorg er voor dat de algemene basisfunctionaliteit van het systeem dat u kiest de meeste of alle typische business processen in uw sector dekt. Maatwerk kost namelijk vaak extra veel geld. Probeer dat zo veel mogelijk te vermijden.
  • Integratie – Is het ERP systeem open en daardoor makkelijk te koppelen met andere systemen of applicaties die u al gebruikt of wilt behouden?
  • Live gaan – De manier waarop de ERP software geïmplementeerd wordt, heeft invloed op de kosten. Maak daarom een weloverwogen keuze tussen een gefaseerde livegang of de zogenaamde ‘big bang’ livegang in één keer. Bij het eerste is er veel interfacing nodig, en daar hangt een prijskaartje aan. ‘Big bang’ projecten hebben een langere aanlooptijd en vragen daardoor meer op het gebied van verandermanagement.
  • Templates – Vraag na of uw leverancier branchespecifieke ‘best practice’ workflow templates beschikbaar heeft, die u desgewenst kunt gebruiken. Zo hoeft het wiel niet opnieuw uitgevonden te worden en dat bespaart tijd en geld.

Duidelijk is dat de hierboven genoemde variabelen van grote invloed kunnen zijn op de uiteindelijke prijs voor de diensten die samenhangen met de implementatiekosten van uw ERP project. Kies om deze reden voor een ERP leverancier waarbij al deze punten goed geregeld zijn.

Kosten na het live gaan

Bij het maken van het ERP totale kostenplaatje moet u tevens rekening houden met de kosten na het live gaan van het ERP systeem. Probeer deze al mee te nemen in het selectietraject en ze op die manier zo veel mogelijk te vermijden.

Bij on-premise ERP oplossingen zijn er terugkerende kosten van het onderhoudscontract. Dat geeft recht op de laatste versies en updates van de ERP software en betreft vaak een vast percentage van de licentiekosten. Een andere minder evidente kostenpost is de technische ondersteuning bij het nieuwe ERP systeem. Bent u voldoende zelfredzaam of heeft u regelmatig ondersteuning nodig van een (dure) consultant bij aanpassingen in de software? Overigens spelen zaken als de openheid, eenvoud en flexibiliteit van het systeem een rol bij het zelf kunnen regelen van zaken aan de achterkant van de software.

Verder is belangrijk hoe het zit met de documentatie van uw ERP project. Gaat die verder dan de standaard handleiding? Zijn uw specifieke ERP infrastructuur en business processen goed vastgelegd? Is voldoende duidelijk hoe de processen zijn vertaald naar de ERP technologie? Met deze kennis in handen kunt u het systeem snel onder de knie krijgen en anderen meenemen in dit proces. Dat bespaart mogelijk kosten voor externe ondersteuning.

Kosten vóór het live gaan

Voordat het ERP systeem live gaat, maakt u kosten die meegenomen moeten worden in het totale plaatje. Denk aan het selectietraject dat u nodig heeft om te komen tot een goede keuze. Dat kost tijd in de vorm van onderzoek, meetings, demo’s, interviews, onderhandelingen en klantreferentiebezoeken. Soms komt daar nog tijd bij die u nodig heeft voor het zelf of door een externe consultant opstellen van een RFP.

Andere kosten zijn uitgaven die samenhangen met het inzetten van verandermanagement en opleiding. Het kan nodig zijn dat u uw medewerkers ondersteunt bij de acceptatie van het nieuwe systeem. Door helder en doelgericht te communiceren en ze zo te betrekken bij het project en draagvlak te creëren. Kosten bespaart u door een doordacht ERP systeem te selecteren, dat eenvoudig en herkenbaar is in gebruik. Uw medewerkers kunnen er dan binnen redelijke tijd goed mee overweg en u hoeft geen handenvol geld uit te gegeven aan trainingen.

Kosten waar niemand aan wil denken

Tenslotte zijn er nog de kosten waar niemand aan wil denken: kosten van het niet live gaan. Dat dit gebeurt, kan verschillende oorzaken hebben:

  • Niet opgeleverd ERP systeem – Het komt regelmatig voor dat halverwege een implementatie het project wordt stopgezet, omdat het niet werkt. Het kan zijn dat daarmee zoveel kosten gemoeid zijn dat partijen failliet gaan. Controleer daarom de financiële situatie van de leverancier die u op het oog heeft. Selecteer een ERP leverancier die een goede track record heeft op het gebied van live gaan.
  • Operationele disruptie – Dit is het geval wanneer bepaalde activiteiten binnen een organisatie gedurende een bepaalde periode niet kunnen worden uitgevoerd, omdat de software niet werkt of niet werkt zoals het hoort. Duurt deze situatie te lang, dan kan dat leiden tot het besluit om het ERP systeem alsnog niet op te leveren. Controleer ook hier de financiële situatie van de leverancier en informeer hoe de ondersteuning eruit ziet, zowel tijdens als na de implementatie van de software. Leg alle afspraken vast in sluitende en heldere afspraken om dit soort problemen te voorkomen.
  • Verkeerde keuze – Na de implementatie blijkt dat het doel waarvoor de ERP software was aangeschaft niet wordt bereikt. Bijvoorbeeld: door bepaalde processen te automatiseren, wilt u bezuinigen op het aantal fte’s aan administratieve krachten. Echter blijkt dat er juist extra medewerkers ingezet moeten worden om de boel aan de gang te houden. Zelfs kan het zijn dat er wel een goed pakket is aangeschaft, maar dat juist de partner tekort schiet, waardoor het beoogde resultaat niet wordt bereikt. Voorkom dit door te kiezen voor een leverancier die u vanaf het begin ondersteunt bij het scherp in kaart brengen van uw verwachtingen en de doelstellingen bij van het ERP systeem. Wat moet er anders? Voor wie? Waarom? Wat moet het opleveren? Beschikt u over de juiste cijfers, dan kunt u zich een concreet beeld vormen van de opbrengst van het ERP systeem.

Met medewerking van kennispartner: Cegeka


Lees ook dit over ERP software
Alles over ERP software selectie (ERP box)
Meest gemaakte fouten bij ERP selectie (whitepaper)
Bedrijfssoftware vervangen (gratis e-boek)