IT contracten opstellen
IT contracten spelen een belangrijke rol in het vastleggen van afspraken tussen opdrachtgevers van een IT project en de uitvoerders daarvan, zoals leveranciers van bedrijfssoftware, IT consultants of implementatiepartners. Reden daarvan is dat er in de praktijk, vanwege de complexiteit en omvang van IT projecten, veel misgaat. Met een goed IT contract kunt u problemen, financiële schade of het uitstellen van een deadline nooit helemaal voorkomen, maar wel beperken en beter oplossen. Advocatenkantoor Legalz, gespecialiseerd in ICT & recht, geeft u enkele valkuilen en aandachtspunten voor een goed IT contract.
Richt u met uw IT project op een goede samenwerking
De uitvoering van een IT project vraagt een goede samenwerking tussen u als opdrachtgever en de ICT leverancier(s) die bij het project betrokken zijn. Realiseer u daarom dat het opstellen van IT contracten als een proces beschouwd kan worden. Alleen als u dit proces stap voor stap doorloopt, zult u na afloop daarvan over een goede overeenkomst beschikken. Een goede communicatie tussen u en de leverancier, een tijdige informatie-uitwisseling en passende besluitvorming zijn randvoorwaarden. Belanghebbenden van u en de leverancier moeten bij het opstellen van het contract betrokken zijn en hun input leveren. De belangen en doelen van u en de leverancier moeten helder zijn en op de juiste manier afgewogen worden. De kans dat een contract goed wordt, is klein, als één van beide partijen de afspraken domineert en de contractvoorwaarden bepaalt.
Zorg dat uw IT contract meer bevat dan alleen een juridische dimensie
Een IT contract is een juridisch document. Dat wil niet zeggen dat het uitsluitend een juridische dimensie heeft. Integendeel, het contract moet ook aansluiten bij de commerciële, bedrijfskundige, organisatorische en technologische dimensies van het doel van het contract. In een goed contract komen alle dimensies aan bod. Daarvoor is betrokkenheid van alle belanghebbenden belangrijk.
Leg de scope van uw IT project goed vast
Het belangrijkste onderdeel van het contract is de scope van het project. Hierbij gaat het om de omschrijving van wat de opdrachtgever mag verwachten en wanneer. Het blijkt in de praktijk lastig om deze scope te bepalen en vast te leggen. Dit heeft te maken met de onduidelijkheden en onzekerheden die er daarover nog bestaan bij het opstellen van een IT contract. Als de scope niet goed beschreven wordt, blijkt pas in een later stadium dat het contract niet past en dat deze geen vorm en sturing kan geven aan de relatie tussen de opdrachtgever en de leverancier.
Houd in uw contract rekening met de dynamiek van het project
Als de handtekeningen eenmaal zijn gezet, zijn de meeste IT contracten statisch. Dat past doorgaans niet bij de projecten, die van zichzelf juist dynamisch zijn. Na aanvang van het project wijzigen de omstandigheden, veranderen de eisen of worden requirements aangepast. Goede IT contracten faciliteren deze dynamiek, anticiperen op veranderingen en zitten deze zeker niet in de weg. Structuren voor overleg (communicatie), escalatievoorzieningen en oplossingen voor contract- en prijswijziging zijn dus noodzakelijk.
|
Gaat u een IT contract opstellen?
Pas als er in het verloop van uw IT project problemen of geschillen zijn tussen opdrachtgever en IT leveranciers, komt het besef hoe belangrijk een doordacht IT contract is. U kunt deze situatie vermijden door:
1. De Checklist IT contracten te gebruiken.
2. U bij het opstellen van IT contracten tijdig te laten begeleiden door een gespecialiseerde advocaat of jurist. Meer informatie over dit thema vindt u op deze website van het ICT informatiecentrum en op de website van Legalz.
|
Leg in het IT contract vast hoe u geschillen oplost, niet hoe u deze aanvecht
Als gevolg van de dynamiek van het IT project, ontstaan rondom het project veel geschillen. Er zijn verschillen van inzicht, botsende doelstellingen, sluimerende conflicten of onduidelijkheden in het IT contract. In de meeste contracten staat een slotbepaling over geschillen. De inhoud daarvan betreft meestal wat er gebeurt als geschillen zich voordoen; namelijk dat deze worden voorgelegd aan een rechter of arbiter. Hoewel een bepaling als deze nuttig is, gaat de bepaling voorbij aan het gegeven dat rechtspraak feitelijk een laatste redmiddel is. Veel problemen blijven immers ook na rechtspraak onopgelost, terwijl het vinden van de oplossing wel het doel daarvan was. Daarom is het beter om in het contract een gedetailleerde regeling op te nemen voor escalatie van alle soorten geschillen, die de voortgang van het IT project belemmeren. Een escalatieregeling moet daarom onderdeel zijn van ieder IT contract.