Digitale formulieren systeem

Een digitale formulieren systeem helpt bij het stroomlijnen van informatiestromen. Hiermee leveren deze een bijdrage een optimaal workflow management, waarmee bedrijfsprocessen beter beheersbaar worden en de klant- en servicegerichtheid van een organisatie kunnen toenemen.

Data en informatiestromen

Organisaties produceren enorm veel gegevens (data) over de bedrijfsvoering en de resultaten van de bedrijfsprocessen. Deze gegevens worden op verschillende tijdstippen ingevoerd, aangepast en (opnieuw) gebruikt door verschillende medewerkers in die organisaties. Op basis van de beschikbare data worden vervolgens door het management beslissingen genomen. De data moet daarom betrouwbaar, snel en goed toegankelijk zijn. Veel organisaties worstelen met het behouden van overzicht over al die informatiestromen. Er zijn papieren lijsten, Excel-sheets en softwareapplicaties. Vaak beschikken organisaties niet over plannen of middelen om de informatiestromen in goede banen te leiden. Zonder goed workflow management zijn archiefkasten vol, bestaat er een doolhof van mapjes op het bedrijfsnetwerk en zijn er zelfs persoonlijke dossiers in outlook of op de eigen computer. Hier liggen kansen voor een efficiëntere bedrijfsvoering en meer winst! Een digitale formulieren systeem kan hiervoor een oplossing zijn.

Digitale registratieformulieren

Bedrijfsprocessen en registratieformulieren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Registraties zijn nodig voor administratieve doeleinden, voor borging van processen, het genereren van managementinformatie en om juridische of wettelijke zaken vast te leggen. De meeste besluiten en acties in organisaties worden genomen op basis van de beschikbare informatiebronnen. Deze data dienen daarom correct en tijdig aanwezig te zijn, anders worden verkeerde beslissingen genomen of wordt er te laat gereageerd. Daarnaast is het van belang dat mensen betekenis kunnen geven aan data. Organisaties ontkomen dus niet aan het vastleggen van vele, uiteenlopende gegevens. Maar juist het vastleggen van al die informatie is in veel organisaties een doel op zich geworden. Het wordt als extra taak uitgevoerd – op verschillende plaatsen, door verschillende mensen, ongecontroleerd. Het vastleggen en registreren van data kost menige organisatie dan ook veel tijd en geld. Medewerkers zijn veel tijd kwijt aan administreren en rapporteren. Om nog maar te zwijgen over de veel te dure op maat gesneden ICT oplossingen die in veel organisaties zijn geïmplementeerd. En dat terwijl registraties integreren in de dagelijkse activiteiten heel veel tijdbesparing oplevert. De oplossing: digitale registratieformulieren.

Doel van registraties

Registreren is het vastleggen van informatie. Het doel van registreren is sterk afhankelijk van de toepassing. In het eenvoudigste geval is het bedoeld als geheugensteuntje, maar veel vaker wordt informatie vastgelegd om bedrijfsprocessen te sturen, om betere vindbaarheid te organiseren of om compliance aan te tonen.

Het registreren van bedrijfsinformatie is ooit begonnen met pen en papier. Met de opkomst van de PC in de jaren tachtig van de vorige eeuw is menig bedrijf begonnen met digitalisering, veelal in een Microsoft Office omgeving. Vervolgens zijn er softwarepakketten ontwikkeld die registraties en procesvoering ondersteunen, met bijbehorende functionaliteit, ICT complexiteit en kosten.

Digitale formulieren: geen ICT kennis nodig

Als men niet afhankelijk wil zijn van de aanwezige ICT kennis binnen de organisatie, zijn er volop mogelijkheden. Zo hebben organisaties met de komst van technieken zoals RAD software de mogelijkheid om eenvoudig zelf het bedrijfsproces te automatiseren. Een webformulierensysteem is zo’n systeem. Het kan zonder enige ICT kennis worden opgezet. De data is in een onderliggende database overzichtelijk beheerd en is direct beschikbaar voor rapportages.

Voordelen

Een digitale formulieren systeem is een slimme en eenvoudig bedienbare tool, bestemd voor veilige en betrouwbare registraties. Zonder IT kennis kan iedereen digitale formulieren opstellen en invullen, voor welk bedrijfsproces dan ook. Denk aan inspecties, audits, verbetervoorstellen, urenregistraties, klachten etc. Door intelligente functies worden gebruikers geholpen bij het invullen. De kwaliteit van de data is daardoor veel betrouwbaarder en direct geschikt voor rapportages. Een digitaal formulieren systeem: