DMS software

Zoek, vind en vergelijk document management software en leveranciers

 

 

.

WAT IS DMS

DMS software en document management

 

Wat is DMS software?

DMS software (document management systeem) helpt je om documenten binnen je bedrijf centraal op te slaan, te beheren en toegankelijk te maken. Met een DMS kun je documenten sneller terugvinden, eenvoudig samenwerken, wijzigingen bijhouden en voorkomen dat er onduidelijkheid ontstaat over wat de meest actuele versie van een document is. Daarnaast kun je processen rond documentbeheer automatiseren, toegangsrechten regelen, workflows instellen en ervoor zorgen dat medewerkers volgens vaste afspraken en procedures werken. DMS software zorgt er hiermee voor dat je documentbeheer overzichtelijker, veiliger en vooral ook efficiënter wordt.

Documentmanagement is steeds vaker onderdeel van een bredere aanpak voor het beheren van alle digitale informatie binnen je bedrijf. Deze bredere aanpak wordt enterprise content management (ECM) genoemd. Waar DMS software zich vooral richt op documenten, omvat ECM ook andere soorten informatie en de processen daaromheen. Veel DMS oplossingen bieden daarom ook ECM functionaliteit of zijn onderdeel van een uitgebreider ECM platform.

 

Wanneer heb je DMS software nodig? – Checklist

Een DMS of ECM oplossing kan om verschillende redenen noodzakelijk of gewenst zijn. Met de onderstaande checklist ontdek je snel of een (nieuw) DMS voor je bedrijf zinvol is. Hoe vaker je met JA antwoordt, hoe groter de kans dat DMS software je documentbeheer en bedrijfsprocessen kan verbeteren. Soms kan ook één belangrijk knelpunt al voldoende aanleiding zijn om de aanschaf van een nieuwe DMS oplossing te overwegen.

• Werk je samen met andere partijen en spelen documenten een belangrijke rol bij de informatie-uitwisseling?
• Werk je regelmatig met meerdere medewerkers aan hetzelfde document?
• Raak je weleens documenten kwijt of weet je niet waar ze zijn opgeslagen?
• Kost het terugvinden van documenten en andere digitale informatie regelmatig veel tijd?
• Wil je voorkomen dat medewerkers met verouderde of niet-goedgekeurde documenten werken?
• Moet je kunnen bijhouden wie documenten heeft ingezien, gewijzigd of goedgekeurd?
• Moeten documenten beschikbaar zijn vanuit verschillende systemen, zoals ERP, CRM of andere bedrijfssoftware?
• Is het beheren van klantdossiers, projectdossiers of andere digitale dossiers belangrijk voor je bedrijfsprocessen?
• Moet je kunnen aantonen dat documenten voldoen aan interne kwaliteitseisen, procedures of externe regelgeving?
• Wil je minder papier gebruiken en meer documentprocessen digitaliseren?
• Moeten medewerkers documenten ook buiten kantoor veilig kunnen raadplegen en bewerken?
• Heb je belangrijke documenten snel beschikbaar als klanten of andere betrokkenen daarom vragen?
• Moet je documenten volgens vaste bewaartermijnen archiveren of verwijderen?
• Raak je weleens het overzicht kwijt over de documenten die binnen je bedrijf worden aangemaakt, verwerkt en gedeeld?
• Speelt je bedrijf een rol in een supplychain waarin documenten belangrijk zijn voor de samenwerking en informatie-uitwisseling?
• Bewaren verschillende medewerkers ieder hun eigen versie van bepaalde documenten?
• Moet je kunnen aantonen dat documenten met persoonsgegevens volgens de AVG worden beheerd en beveiligd?
• Wil je voorkomen dat belangrijke documenten en informatie alleen in persoonlijke mailboxen worden bewaard?
• Wil je beter kunnen bepalen wie toegang heeft tot bepaalde documenten en wat medewerkers ermee mogen doen?
• Wil je documentprocessen, zoals goedkeuringen, controles en ondertekeningen, automatiseren?
• Moet je documenten om juridische of wettelijke redenen gedurende een bepaalde periode bewaren?
• Kost het veel tijd om documenten handmatig te classificeren, te verwerken of aan de juiste dossiers te koppelen?
• Wil je documenten gemakkelijker kunnen doorzoeken, bijvoorbeeld op basis van hun inhoud in plaats van alleen de bestandsnaam?
• Wil je AI gebruiken om informatie uit documenten te herkennen, samen te vatten of automatisch te verwerken?

 

Wat zijn de voordelen van DMS of ECM software?

• Eenvoudige toegang tot documenten – Met een DMS heb je alle documenten en bijbehorende informatie centraal beschikbaar. Medewerkers en andere betrokkenen kunnen deze, afhankelijk van hun toegangsrechten, vanaf iedere locatie vinden, gebruiken en bewerken. Wijzigingen zijn direct beschikbaar. Dankzij versiebeheer werkt iedereen met de juiste, actuele documenten. Dit voorkomt fouten en misverstanden en maakt samenwerken en kennis delen een stuk eenvoudiger.
• Betere beschikbaarheid van informatie – Binnen bedrijven is informatie vaak verspreid over verschillende systemen, afdelingen en bestandsformaten. Een DMS helpt je om deze informatie centraal toegankelijk en beter doorzoekbaar te maken. Via koppelingen met andere bedrijfssoftware kunnen documenten bovendien beschikbaar worden gemaakt binnen de processen waarin je ze nodig hebt. Zo voorkom je dat waardevolle informatie moeilijk vindbaar of onbereikbaar blijft.
• Minder handmatige werkzaamheden – Met DMS of ECM software kun je veel terugkerende handelingen automatiseren. Denk aan het registreren, classificeren, verspreiden en goedkeuren van documenten. Documenten kunnen automatisch bij de juiste medewerkers terechtkomen en digitale workflows vervangen handmatige procedures die je veel tijd kosten. Naast tijdbesparing vermindert een DMS dus fouten en zorgt deze voor een efficiëntere verwerking van documenten.
• Betere archivering en lagere kosten – Met een DMS kun je documenten gestructureerd opslaan, aan dossiers of projecten koppelen en volgens vaste regels archiveren of verwijderen. Zo houd je overzicht en kun je informatie sneller terugvinden. Daarnaast voldoe je gemakkelijker aan wettelijke bewaarplichten en interne richtlijnen. Minder zoekwerk, minder handmatige verwerking en een efficiënter documentbeheer helpen bovendien om kosten te besparen.
• Betere beveiliging en controle – Met een DMS bepaal je wie documenten mag bekijken, bewerken, delen of verwijderen. Je kunt toegangsrechten centraal beheren en vastleggen welke handelingen met documenten zijn uitgevoerd. Zo houd je meer controle over vertrouwelijke bedrijfsinformatie en persoonsgegevens en kun je gemakkelijker voldoen aan beveiligingseisen en privacywetgeving (AVG).

.

 

MEER OVER DMS

DMS, informatiebeheer en AVG

 

Meer structuur in digitale content

Een DMS of ECM systeem brengt structuur aan in het beheer van je digitale documenten en andere informatie. Correspondentie, e-mails, presentaties en andere bestanden worden centraal opgeslagen, geordend en toegankelijk gemaakt voor medewerkers die daarvoor toestemming hebben.

Met behulp van vaste procedures en geautomatiseerde workflows zorg je ervoor dat documenten op de juiste manier worden verwerkt en belangrijke stappen niet worden overgeslagen. Door koppelingen met ERP software, HRM oplossingen, CRM software en andere bedrijfssoftware zijn documenten bovendien ook beschikbaar vanuit de andere applicaties waarmee je werkt.

 

Vormen van digitaal informatiebeheer

Goed digitaal informatiebeheer helpt je om documenten en andere bedrijfsinformatie veilig en efficiënt te beheren. Het vormt bovendien een belangrijke basis voor het digitaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen. DMS en ECM software ondersteunen verschillende vormen van informatie- en contentbeheer. De belangrijkste toepassingen ervan zijn:

• Documentbeheer – Met een DMS sla je documenten centraal op en voorkom je dat verschillende versies verspreid raken over persoonlijke mappen en afdelingen. Je bepaalt wie toegang heeft, houdt wijzigingen bij en kunt documenten eenvoudig terugvinden. Ook kun je de volledige levenscyclus van documenten beheren, vanaf het maken ervan en de goedkeuring tot en met de archivering of het verwijderen van het document.
• E-mailmanagement – Belangrijke e-mails en bijlagen kun je centraal vastleggen en koppelen aan klanten, projecten en dossiers. Zo blijft relevante correspondentie beschikbaar, ook als medewerkers vertrekken of een andere functie krijgen. Met automatische classificatie en bewaartermijnen zorg je ervoor dat e-mails op de juiste manier worden beheerd en kunnen worden teruggevonden.
• Versiebeheer – Wanneer meerdere medewerkers aan documenten werken, zorgt versiebeheer ervoor dat wijzigingen worden vastgelegd en eerdere versies beschikbaar blijven. Je kunt zien wie welke aanpassingen heeft gedaan en welke versie actueel of definitief is. Zo voorkom je verwarring en werk je gemakkelijker samen.
• Digitale postverwerking – Inkomende post, zowel digitaal als op papier, kun je automatisch registreren, classificeren en doorsturen naar de juiste medewerker of afdeling. Met digitale workflows bewaak je de afhandeling, deadlines en goedkeuringen. Zo voorkom je dat poststukken zoekraken of onbehandeld blijven en kun je achteraf nagaan hoe ze zijn verwerkt.
• Contract- en inkoopmanagement – Met DMS software beheer je contracten, afspraken, looptijden en bijbehorende documenten op één centrale plek. Je kunt automatische herinneringen instellen voor verlengingen, opzegtermijnen en beoordelingen. Ook kun je goedkeuringsprocessen automatiseren en contracten koppelen aan leveranciers, projecten en andere bedrijfsinformatie.
• Digitaal personeelsdossier – Personeelsdocumenten, arbeidsovereenkomsten, correspondentie en andere HR informatie worden centraal en beveiligd opgeslagen. Met toegangsrechten bepaal je wie welke gegevens mag bekijken of wijzigen. Ook kun je bewaartermijnen instellen en documentprocessen automatiseren. Deze functionaliteit is tegenwoordig vaak onderdeel van HRM software.
• Evenement- en projectbeheer – Documenten, afspraken, taken en andere informatie kun je koppelen aan specifieke projecten of evenementen. Zo beschikken alle betrokkenen over dezelfde actuele informatie. Met vaste documentstructuren, sjablonen en workflows kun je bovendien nieuwe projecten sneller opstarten en de voortgang beter bewaken.
• Digitale archivering – Met een DMS kun je documenten en dossiers volgens vaste regels bewaren en archiveren. Je stelt bewaartermijnen in op basis van wettelijke verplichtingen en interne afspraken. Na afloop kunnen documenten, waar dat is toegestaan, automatisch worden verwijderd of vernietigd. Op deze manier hou je controle over je digitale archief en voorkom je dat informatie onnodig lang wordt bewaard.

 

Hoe helpt DMS software je om aan de AVG te voldoen?

In veel bedrijfsdocumenten staan persoonsgegevens en andere vertrouwelijke data. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet je zorgvuldig omgaan met het verzamelen, verwerken, opslaan en verwijderen daarvan. DMS software helpt je daarbij door structuur aan te brengen in je documentbeheer en meer controle te bieden over waar informatie wordt opgeslagen, wie toegang heeft en wat ermee gebeurt.

Bij het selecteren van een DMS is het daarom belangrijk om te letten op deze beveiligings- en privacyaspecten. Belangrijk is om te kijken naar toegangsrechten, versleuteling, tweestapsverificatie en het vastleggen van wie documenten heeft ingezien of gewijzigd. Daarnaast moet je documenten volgens de juiste bewaartermijnen kunnen archiveren of verwijderen en persoonsgegevens kunnen terugvinden wanneer iemand gebruikmaakt van zijn privacyrechten. Een goed DMS ondersteunt bovendien de vertrouwelijkheid en integriteit van je documenten en data.

Een DMS maakt het gemakkelijker om aan de AVG te voldoen, maar biedt daarvoor geen automatische garantie. Je blijft zodoende altijd zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens en passende beveiligingsmaatregelen. Bij een cloudoplossing van je DMS software moet je bovendien letten op de afspraken met de leverancier daarvan over een veilige dataverwerking en de locatie waar persoonsgegevens veilig kunnen worden opgeslagen.

 

Wat is de rol van AI bij DMS software?

Artificial Intelligence kan de waarde van DMS software aanzienlijk vergroten. Het helpt je om documenten sneller te verwerken, informatie beter te benutten en handmatige werkzaamheden te verminderen. Afhankelijk van de gekozen DMS oplossing kun je AI onder meer gebruiken voor:

• Automatische documentverwerking – Facturen, contracten en andere documenten herkennen, classificeren en voorzien van de juiste gegevens.
• Slimmer zoeken – Informatie vinden op basis van een vraag, ook als deze verspreid staat over meerdere documenten.
• Samenvatten en analyseren – Lange documenten samenvatten, belangrijke afspraken herkennen en relevante informatie uit documenten halen.
• Controleren en signaleren – Ontbrekende gegevens, afwijkingen, verlopen contracten en andere aandachtspunten opsporen.
• Automatiseren van workflows – Documenten automatisch verwerken, ter goedkeuring aanbieden of naar de juiste medewerker doorsturen.

Voor je bedrijf betekent de invloed van AI minder administratief werk en snellere processen. Daarnaast kan het zorgen voor een betere benutting van beschikbare informatie. Let bij de selectie van DMS software daarom naast de beschikbare AI functionaliteit ook op de betrouwbaarheid van de resultaten en de beveiliging van bedrijfsinformatie.

 

.
DMS SELECTIE

DMS software vergelijken en kiezen

 

DMS selectie

Welke DMS software het beste bij je bedrijf past hangt af van je bedrijfsprocessen, de manier waarop je documenten beheert, specifieke eisen en de aanvullende wensen die je hebt. Omdat DMS oplossingen sterk kunnen verschillen in functionaliteit en flexibiliteit is het niet altijd eenvoudig om de juiste keuze te maken. Met de onderstaande tips en adviezen helpen we je bij het zoeken, het vergelijken en de softwareselectie van DMS software. Ook vind je hier DMS specialisten die je daarbij kunnen adviseren en begeleiden.

 

Welke DMS oplossingen zijn er?

Er zijn veel verschillende oplossingen voor documentmanagement en het beheer van digitale informatie. Naast zelfstandige DMS systemen bestaan er oplossingen voor specifieke branches en bedrijfsprocessen. Ook kan documentbeheer onderdeel zijn van andere bedrijfssoftware of uitgebreidere platforms voor informatiebeheer. Welke oplossing het beste bij je bedrijf past, hangt vooral af van wat je met de software wilt bereiken. Je kunt kiezen uit verschillende soorten oplossingen:

• Zelfstandige DMS software – Een afzonderlijk systeem voor het beheren, opslaan en toegankelijk maken van documenten. Deze oplossingen zijn vaak breed inzetbaar en kunnen doorgaans worden gekoppeld aan andere bedrijfssoftware. Er bestaan ook zelfstandige DMS systemen voor specifieke toepassingen of branches.
• Geïntegreerde DMS software – Documentbeheer is hierbij onderdeel van andere bedrijfssoftware, zoals ERP software, CRM software of HRM systemen. Je hoeft dan niet altijd een afzonderlijk DMS aan te schaffen, omdat de benodigde functionaliteit al beschikbaar is binnen je bestaande software.
• ECM software – Enterprise content management gaat verder dan alleen documentbeheer en richt zich op het beheren van documenten en andere ongestructureerde digitale informatie. Veel ECM oplossingen bieden uitgebreide mogelijkheden voor workflows, samenwerking, archivering en informatiebeheer. De begrippen DMS en ECM worden in de praktijk soms door elkaar gebruikt.
• EIM systemen – Enterprise information management richt zich op het beheer van alle bedrijfsinformatie, waaronder documenten, digitale content en gestructureerde data. EIM heeft daarmee een breder toepassingsgebied dan DMS en ECM en kan verschillende systemen en informatiebronnen met elkaar verbinden.
• Branchesoftware – Software voor specifieke branches bevat vaak documentbeheer dat is afgestemd op de betreffende bedrijfsprocessen. Voorbeelden daarvan zijn bouwsoftware, zorgsoftware, juridische software of assurantiesoftware. In deze software spelen dossiers, contracten en andere documenten een belangrijke rol.

 

Hoe kies je een DMS leverancier?

Met het kiezen van de best passende DMS software ben je er nog niet. Je hebt ook een leverancier nodig en specialisten die je helpen bij de implementatie, het overzetten van documenten, de inrichting van workflows en de koppelingen met andere systemen. Belangrijk is dus dat je twee keuzes maakt:

• Welke DMS oplossing past het beste bij je bedrijf?
• Welke partij kan je het beste helpen om deze succesvol te gebruiken?

Dat hoeft niet altijd dezelfde leverancier te zijn. Let bij het vergelijken van DMS leveranciers vooral op hun kennis van de software, ervaring met vergelijkbare projecten en inzicht in jouw bedrijfsprocessen. Vraag naar referenties, de deskundigheid van de betrokken consultants, de ondersteuning die je tijdens de implementatie kunt verwachten en de service die verleend wordt na ingebruikname.

Maak met leveranciers en implementatieconsultants ook duidelijke afspraken over de planning, verantwoordelijkheden, kosten en het gewenste resultaat. Door meerdere leveranciers op dezelfde punten te beoordelen, ontdek je welke partij het beste bij je bedrijf en jullie DMS project past.

 

Wat kost DMS software?

De kosten van DMS software hangen af van de gekozen oplossing, het aantal gebruikers, de benodigde functionaliteiten en de hoeveelheid documenten die je wilt opslaan en beheren. De meeste DMS oplossingen worden aangeboden als cloudsoftware (SaaS). Hiervoor betaal je voor een maandelijks of jaarlijks abonnement.

Eenvoudige oplossingen kosten vaak enkele tientjes per gebruiker per maand. Uitgebreide DMS en ECM systemen kunnen aanzienlijk duurder zijn. Houd daarnaast rekening met eenmalige kosten voor implementatie, inrichting, datamigratie, koppelingen en training. Kijk daarom bij de selectie van een DMS oplossing niet alleen naar de licentiekosten, maar vooral naar de totale kosten van aanschaf en gebruik (TCO).

 

Hoe pak je DMS selectie aan? Tips en adviezen

Een goede DMS selectie begint met een duidelijke voorbereiding. Je moet niet alleen bepalen welke software je nodig hebt, maar ook welke processen je wilt verbeteren en welke leverancier je daarbij kan helpen. De onderstaande tips helpen je om de juiste keuzes te maken en veelgemaakte fouten te voorkomen.

• Betrek medewerkers vanaf het begin – Zorg dat medewerkers die dagelijks met documenten werken betrokken zijn bij de selectie. Zij weten waar knelpunten zitten en welke verbeteringen nodig zijn. Dat levert waardevolle informatie op en vergroot het draagvlak voor de nieuwe software.
• Bepaal wat je wilt bereiken – Beschrijf de huidige situatie, de problemen die je wilt oplossen en de gewenste resultaten. Denk niet alleen aan beter documentbeheer, maar ook aan efficiëntere workflows, betere samenwerking en minder handmatige werkzaamheden.
• Beperk de scope van je project – Probeer niet alle documentprocessen tegelijk te verbeteren. Stel prioriteiten en bepaal welke toepassingen en functionaliteiten echt noodzakelijk zijn. Andere wensen kun je eventueel later realiseren.
• Onderzoek wat je al hebt – Controleer of je bestaande ERP, CRM, HRM of andere bedrijfssoftware al mogelijkheden voor documentbeheer biedt. Misschien kun je daarmee een belangrijk deel van je wensen realiseren zonder een afzonderlijk DMS aan te schaffen.
• Kijk verder dan zelfstandige DMS software – Vergelijk ook ECM oplossingen, uitgebreidere platforms voor informatiebeheer en branchespecifieke software. De beste oplossing hoeft niet altijd een traditioneel DMS te zijn.
• Stel een programma van eisen op – Leg vast aan welke functionele, technische en organisatorische eisen de nieuwe software moet voldoen. Maak onderscheid tussen noodzakelijke functionaliteiten en aanvullende wensen. Zo voorkom je dat je oplossingen vergelijkt op basis van mogelijkheden die je nauwelijks nodig hebt.
• Pas niet alles aan je bestaande werkwijze aan – Een nieuw DMS biedt kansen om documentprocessen te verbeteren. Neem daarom niet automatisch alle bestaande procedures over en voorkom onnodig maatwerk om oude werkwijzen in stand te houden.
• Maak een goede businesscase – Breng de verwachte voordelen, kosten en benodigde inspanningen in kaart. Denk aan tijdwinst, minder fouten, betere informatievoorziening en lagere beheerkosten. Gebruik de businesscase om je keuzes te onderbouwen en het project tijdens de uitvoering te blijven beoordelen.
• Vergelijk meerdere oplossingen en leveranciers – Stel een longlist op en bepaal welke oplossingen het beste aansluiten op je eisen. Vraag leveranciers gericht om informatie en breng de lijst terug tot een beperkt aantal kandidaten die je verder onderzoekt. Kijk daarbij ook naar minder bekende aanbieders.
• Beoordeel de leverancier net zo kritisch als de software – Let op kennis, ervaring, referenties, implementatieaanpak en ondersteuning. Vraag wie het project daadwerkelijk gaat uitvoeren en welke ervaring deze mensen hebben met vergelijkbare projecten.
• Test de software met je eigen praktijksituaties – Laat leveranciers demonstreren hoe hun DMS jouw belangrijkste documentprocessen ondersteunt. Gebruik daarvoor herkenbare documenten, workflows en praktijksituaties. Zo ontdek je sneller of de software werkelijk aansluit op je behoeften.
• Schakel tijdig deskundige hulp in – DMS selectie en implementatie kunnen complex zijn. Een ervaren specialist kan je helpen bij het analyseren van processen, het beoordelen van oplossingen en het begeleiden van de implementatie. Zorg wel dat je zelf voldoende kennis opbouwt om keuzes te begrijpen en te onderbouwen.
• Controleer de onafhankelijkheid van adviezen – Niet iedere adviseur of online selectietool is onafhankelijk. Sommige partijen verdienen aan leads of implementatieopdrachten. Vraag daarom hoe adviezen tot stand komen en welke commerciële belangen een rol spelen.
• Maak duidelijke afspraken over kosten en uitvoering – Leg verantwoordelijkheden, planning, resultaten en kosten vooraf vast. Vraag ook naar mogelijke meerkosten voor maatwerk, datamigratie, koppelingen, training en ondersteuning. Zo beperk je het risico op onverwachte uitgaven en vertragingen.
• Voorkom onnodig maatwerk – Moderne DMS oplossingen bieden vaak uitgebreide mogelijkheden om de software te configureren. Onderzoek daarom eerst wat met standaardfunctionaliteit mogelijk is. Maatwerk kan nodig zijn, maar maakt implementatie, onderhoud en toekomstige updates vaak complexer en duurder.

 

.

DMS IMPLEMENTATIE

DMS software implementeren

 

Wat is DMS implementatie?

De implementatie van een DMS betreft alle voorbereidingen, handelingen en activiteiten die nodig zijn om het systeem zo te laten werken als je bedoeling is. Heb je gekozen voor een separate online DMS oplossing, dan is de implementatie relatief eenvoudig. In de implementatiefase richt je het DMS systeem zo in dat deze voldoet aan hoe je ermee wilt werken. Daarnaast zorg je ervoor dat alle documenten in het juiste format en op de gewenste plaats opgeslagen en gevonden kunnen worden.

Bij eenvoudige DMS oplossingen kan je heel veel zelf doen, maar zelf dan blijft de hulp van een expert prettig en waardevol. Deze kent de software het best, heeft snel de juiste oplossingen en instellingen gevonden en helpt je in korte tijd op weg in gebruik van het systeem.

 

Waaruit bestaat een DMS implementatie?

Bij de implementatie van DMS software zorg je ervoor dat het systeem wordt ingericht en gebruiksklaar wordt gemaakt voor je bedrijf, zoals het:

• Bepalen van de documentstructuur.
• Instellen van toegangsrechten.
• Inrichten van workflows.
• Realiseren van koppelingen met andere bedrijfssoftware.

Ook moeten bestaande documenten worden overgezet, gecontroleerd en op de juiste manier toegankelijk worden gemaakt. Vervolgens test je of alles goed werkt en zorg je ervoor dat medewerkers weten hoe ze het nieuwe systeem moeten gebruiken.

Hoe ingewikkeld de implementatie is, hangt af van de gekozen DMS oplossing en je bedrijfsprocessen. Bij een eenvoudige cloudoplossing kun je veel zelf doen en kan de implementatie relatief snel verlopen. Bij grotere DMS of ECM systemen, met veel documenten, gebruikers en koppelingen, kan het een omvangrijk project zijn.

Ook bij een eenvoudige implementatie kan de hulp van een ervaren DMS specialist waardevol zijn. Die kent de mogelijkheden van de software, helpt je bij de juiste inrichting en voorkomt dat je later tegen onnodige beperkingen of problemen aanloopt.

 

Wat moet je regelen voor een goede DMS implementatie?

Een succesvolle DMS implementatie vraagt om meer dan alleen het installeren en inrichten van software. Ook je documentprocessen, bestaande informatie en medewerkers moeten goed worden voorbereid. Met de volgende aandachtspunten verklein je de kans op problemen tijdens de implementatie.

• Betrek medewerkers tijdig – Laat medewerkers meedenken over de nieuwe werkwijze en de inrichting van het DMS. Zo benut je hun praktijkkennis en vergroot je het draagvlak voor de nieuwe software.
• Maak een duidelijk implementatieplan – Leg vast wat je wilt bereiken, welke werkzaamheden nodig zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer onderdelen gereed moeten zijn. Zorg ook voor duidelijke afspraken met de leverancier.
• Beschrijf je documentprocessen – Bepaal hoe documenten worden aangemaakt, opgeslagen, gedeeld, goedgekeurd en gearchiveerd. Leg vast welke bestaande werkwijzen veranderen en welke workflows je wilt automatiseren.
• Bereid de documentmigratie voor – Onderzoek welke documenten je wilt overzetten, waar deze nu zijn opgeslagen en of ze nog actueel en relevant zijn. Maak afspraken over de documentstructuur, bestandsformaten en het behoud van belangrijke gegevens en documenthistorie.
• Regel toegangsrechten en beveiliging – Bepaal wie documenten mag bekijken, bewerken, delen of verwijderen. Houd rekening met vertrouwelijke informatie, privacywetgeving en wettelijke bewaartermijnen.
• Bereid koppelingen met andere systemen voor – Onderzoek welke gegevens en documenten moeten worden uitgewisseld met ERP, CRM, HRM of andere bedrijfssoftware. Controleer tijdig of de benodigde koppelingen beschikbaar zijn en goed functioneren.
• Regel het beheer van het DMS – Wijs beheerders aan en bepaal wie verantwoordelijk is voor gebruikersbeheer, documentstructuren, workflows en ondersteuning. Zorg dat medewerkers weten waar ze met vragen terechtkunnen.
• Bereid medewerkers voor op het gebruik – Informeer medewerkers over de veranderingen en zorg voor duidelijke instructies en trainingen. Besteed vooral aandacht aan wat de nieuwe werkwijze voor hun dagelijkse werkzaamheden betekent.
• Test voordat je het systeem in gebruik neemt – Controleer met realistische praktijksituaties of documenten goed worden opgeslagen en teruggevonden, workflows functioneren, koppelingen werken en toegangsrechten correct zijn ingesteld.
• Bewaak de planning, kosten en afspraken – Voorkom dat tijdens de implementatie steeds nieuwe wensen worden toegevoegd. Leg wijzigingen vast en beoordeel wat deze betekenen voor planning, budget en resultaat. Spreek met de leverancier af hoe je de voortgang en kwaliteit controleert.
• Zorg voor een goede overgang – Bepaal wanneer medewerkers met het nieuwe DMS gaan werken, hoe je lopende werkzaamheden afhandelt en wat je doet als er problemen ontstaan. Houd zo nodig tijdelijk een terugvalmogelijkheid beschikbaar.
• Blijf evalueren en verbeteren – Controleer na ingebruikname of het DMS doet wat je ervan verwacht. Vraag medewerkers naar hun ervaringen en gebruik deze om de inrichting, workflows en werkwijzen verder te verbeteren.

.

DMS EXPERTS

Overzicht van DMS leveranciers en adviseurs

Welke leveranciers en adviseurs zijn specialist op het gebied van DMS software? Ervaren en gespecialiseerde leveranciers van DMS oplossingen zijn DigiOffice, PLM Xpert en M-Files. We stellen ze hieronder aan je voor.

 

DigiOffice (IDB Groep)

DigiOffice ontwikkelt en implementeert Nederlandse software voor document- en informatiemanagement. Met ruim 35 jaar ervaring ondersteunt het bedrijf organisaties in onder meer de bouw, zakelijke dienstverlening, accountancy en industrie. Het DigiOffice-platform combineert documentbeheer, dossierbeheer, versiebeheer, geautomatiseerde workflows en huisstijlbeheer. De software integreert met Microsoft 365, SharePoint, ERP en andere bedrijfssoftware. Naast de eigen softwareontwikkeling biedt DigiOffice advies, implementatiebegeleiding, trainingen en ondersteuning bij het digitaliseren en verbeteren van documentprocessen.  Website →

– – – – – – – – – –

PLM Xpert

PLM Xpert is gespecialiseerd in document- en productdatamanagement voor technische bedrijven en de maakindustrie. Met bijna 30 jaar ervaring helpt het bedrijf organisaties bij het beheren van technische documentatie, tekeningen, productgegevens en bijbehorende workflows. Als PRO.FILE Competence Center voor de Benelux verzorgt PLM Xpert advies, implementatie, training en ondersteuning. De oplossingen combineren DMS, PDM en PLM en bieden onder meer versiebeheer, documentcontrole en koppelingen met CAD- en ERP-systemen. Daarmee richt PLM Xpert zich vooral op bedrijven met complexe technische producten en projecten.  Website →

– – – – – – – – – –

M-Files (GeONE)

M-Files is een internationaal softwareplatform voor document- en informatiemanagement, dat documenten beheert op basis van metadata in plaats van traditionele mappenstructuren. De software biedt onder meer dossierbeheer, versiebeheer, workflowautomatisering, AI-functionaliteit en integraties met Microsoft 365 en andere bedrijfssoftware. In Nederland en België wordt M-Files geleverd en geïmplementeerd door GeONE, een internationaal onderscheiden M-Files partner. GeONE verzorgt advies, implementatie, migratie, training en ondersteuning en heeft ervaring met complexe documentmanagementprojecten bij onder andere Heijmans, ARAG en BDO.  Website →

– – – – – – – – – –

 

Meer leveranciers en adviseurs

 

Ook interessant

Enterprise content management (ECM)
Enterprise information management (EIM)
Data management