Workflow management | Soorten formulieren – ICTinformatiecentrum.nl

Soorten digitale formulieren

Verschillen en kosten

Er zijn veel verschillende soorten digitale formulieren. Sommige oplossingen zijn eenvoudig en kunt u direct toepassen. Andere zijn complexer, bieden meer mogelijkheden, maar behoeven daarom ook meer begeleiding voordat u deze kunt toepassen.

Google Forms

Google Forms is een goed voorbeeld van het eenvoudig kunnen bouwen van digitale formulieren. Een medewerker kan een formulier zelf vormgeven door eenvoudigweg te klikken op icoontjes en deze te slepen (‘drag and drop’). Het schrijven van code komt hier niet aan te pas. Dit soort formulieren systemen wordt vaak aangeboden maar mist een essentiële slimme functionaliteit: workflow. Om maximaal rendement te halen uit digitale formulieren moet deze intelligente dingen kunnen doen en fouten kunnen voorkomen. We noemen dit workflow management. Een workflow formulieren systeem regelt het verloop van bijvoorbeeld een klacht, een verlofaanvraag, serviceverzoek of een andere taak, door deze in deeltaken op te splitsen in de volgorde waarin ze door de desbetreffende afdelingen worden behandeld en geaccordeerd. Andere veelgebruikte intelligente functies zijn:

  • Afhankelijkheden: alleen relevante vragen worden getoond of vervolgvragen zijn gerelateerd aan de voorafgaande vragen;
  • Controle op invoer, zoals op format, minimum/maximum getallen, aantal karakters e.d.;
  • Flexibele routing: op basis van input in velden gaat het formulier automatisch naar de juiste persoon/afdeling of groep;
  • Diverse rapportagemogelijkheden;
  • Actiemanagement: tijdsbewaking op stappen in de route;
  • Formulieren op mobiele apparaten;
  • Data-uitwisseling met andere applicaties, webservices.

Apps, Apple en Android

Naast Google Forms zijn er talrijke aanbieders van digitale formulieren die via een App te downloaden zijn uit Apple, Android of Windows-stores. Vrijwel allemaal zijn ze gratis en hebben een daarbij horende zeer beperkte functionaliteit. Indien u meer functies wenst en u wil vertrouwen op een Nederlands product, dan is MoreApp wellicht een goede keuze.

Desktop

Een tweede mogelijkheid is de desktop-uitvoering. De formulieren worden als een internetpagina aangeboden en kunnen met behulp van een browser worden geopend en bewerkt. Om de concurrentie aan te gaan met de App-alternatieven, wordt vaak ook een App bijgeleverd zodat deze ook mobiele apparaten is te gebruiken. Tot deze groep behoort onder andere Formdesk.

Vast, mobiel en hybride

Zowel Formdesk als MoreApp bieden een SaaS-oplossing aan (in de cloud). Wilt u liever ook de mogelijkheid om data uitsluitend op eigen locatie op te slaan met minimaal de functionaliteiten van MoreApp en Formdesk, dan geeft LeanForms meer flexibele en uitgebreide mogelijkheden.