Nieuwe bedrijfssoftware: users willen, maar de baas niet

nieuwe bedrijfssoftware

Nieuwe bedrijfssoftware: users willen, maar de baas niet

Gebruikers van verouderde bedrijfssoftware ervaren daar doorlopend nadelen van. Sommigen hebben daar vrede mee. Anderen willen wel veranderen, maar zien het IT project niet zitten. Te druk. En wie wel wil vernieuwen en daar goede argumenten voor heeft, botst met een directie die niet wil. Want ‘het gaat toch goed zo?’. Als onverschilligheid, angst, vooruit willen en een gebrek aan visie en IT kennis samenvallen in één organisatie, komen nieuwe IT projecten pas van de grond, als het eigenlijk al te laat is.

Het bovenstaande is de situatie bij een bestaande organisatie, maar speelt bij veel meer organisaties. Het ICT informatiecentrum spreekt deze organisaties, als het vooruitdenkende deel ervan zich verdiept in nieuwe mogelijkheden en onderzoekt hoe zij het IT project zullen aanpakken. Wat is het probleem?

Verouderd maar tevreden

De betreffende organisatie heeft ongeveer 40 medewerkers en levert diensten aan particulieren. De organisatie beschikt over een klantinformatiesysteem (CRM), een documentbeheersysteem en een financieel pakket. De gebruikte software is afgestemd op hun branche en al langere tijd in gebruik. Er wordt gebruik gemaakt van de cloud, intranet en een website. Tot zover klinkt dat best goed.

De meerderheid van de medewerkers is echter van mening dat de huidige manier van werken verouderd is en dat er mogelijkheden liggen om efficiënter te werken. Gebruikers van de huidige software ervaren dagelijks dat deze niet naar behoren werkt. Dat er gebruik gemaakt wordt van verschillende systemen, maakt het werken er ook niet prettiger op. Bovendien verloopt de uitwisseling van data niet lekker, met alle sores van dien. Mopperende werknemers dus, die ervan overtuigd zijn dat moderne, nieuwe bedrijfssoftware veel problemen en beperkingen kan oplossen.

 

‘Het werkt’, ‘het gaat toch goed zo’, ‘iedereen kan hiermee werken’, ‘nieuwe bedrijfssoftware biedt ons ook geen garanties’ en uiteraard de dooddoener ‘er is geen budget’

 

Rem op IT vernieuwingen

Verbeteringen zitten er voorlopig helaas nog niet in. Telkens als vervanging van de software ter sprake wordt gebracht bij de directie, wordt de dialoog afgekapt. Het management is er niet van overtuigd dat er nieuwe bedrijfssoftware nodig is, want ‘het werkt’, ‘het gaat toch goed zo’, ‘iedereen kan hiermee werken’, ‘nieuwe software biedt ons ook geen garanties’ en uiteraard de dooddoener ‘er is geen budget’. Dat met deze afwijzende houding de vernieuwing nooit op gang zal komen, wordt niet gerealiseerd. Daarbij komen nog drie factoren, die ook niet bijdragen aan het in gang zetten van de vernieuwing.

    1. Een kleine groep medewerkers vindt de huidige situatie best en hoeft niet zo nodig nieuwe software. De huidige manier van werken is misschien niet ideaal, maar starten met een veranderingstraject zien zij ook niet zitten. Het is al druk genoeg. Zij werken de vernieuwing een beetje tegen.

    2. De al wat oudere CEO heeft weinig verstand van IT. Hij vindt dat de huidige organisatie al modern genoeg is en prima functioneert. Een voorspelbaar standpunt voor iemand die zelf verantwoordelijk is voor de huidige situatie en niet echt openstaat voor innovatie en commentaar. Saillant: de CEO gaat binnen een paar jaar met pensioen.

    3. De organisatie heeft geen IT manager of specialist in huis. De medewerker die intern als IT beheerder en probleemoplosser optreedt, doet dat erbij als hobby. Een extern bedrijf regelt de ingewikkelde zaken rondom het beheer. Zij nemen geen enkel initiatief om processen te verbeteren en problemen voortijdig op te lossen. Ongevraagd advies wordt niet gegeven. De maandelijkse facturen vormen een mooie inkomstenbron.

Een struisvogel weet niet wat hij niet ziet

Iedere organisatie vaart wel bij effectieve processen, efficiënte werkwijzen, tevreden medewerkers, stabiele IT oplossingen en een heldere toekomstvisie. Om dat voor elkaar te krijgen, is het nodig om doorlopend te zoeken naar mogelijkheden voor verbetering. Klanten, medewerkers, externe adviseurs, management, allemaal kunnen zij daar een bijdrage aan leveren. Bovendien hebben zij een mening die gehoord mag worden. Het is aan de CEO, DGA of andere eindverantwoordelijken om daar iets mee te doen; om daaruit procesverbeteringen te destilleren, om wensen en eisen te leren kennen, om nieuwe kansen te ontdekken. Kortom, om te weten hoe het beter, sneller, effectiever en efficiënter kan. Of bedrijfsprocessen wel of niet beter worden door het vervangen van de bedrijfssoftware, valt niet te zeggen zonder kennis van de mogelijkheden van nieuwe IT oplossingen.
 

Het kan zomaar het begin zijn van weer een mislukt IT project en een gefrustreerde organisatie.

 

De organisatie in dit verhaal weet dat de huidige software binnen een paar jaar niet meer voldoet. Maar de huidige directie wil haar vingers niet meer branden aan een groot IT project, weet te weinig van IT, wil niet van de huidige problemen weten en maakt geen gebruik van kennis of adviseurs voor het vormen van een toekomstbeeld. Het project wordt vooruitgeschoven, tot het moment komt dat vervangen onontkoombaar en urgent is. Onder tijdsdruk heeft de organisatie eigenlijk geen tijd om processen tijdig aan te passen. De kansen om op een plezierige, gecontroleerde manier over te schakelen op de nieuwe bedrijfssoftware nemen af. Het kan zomaar het begin zijn van weer een mislukt IT project en een gefrustreerde organisatie.

Voorblijven

Iedere organisatie zou zich moeten realiseren dat zij vroeg of laat toe is aan nieuwe bedrijfssoftware. Praten met specialisten, lezen over de ontwikkelingen, proberen deze te begrijpen en te vertalen naar kansen voor de organisatie; dat is allemaal belangrijk. Spreek daarom met leveranciers van bedrijfssoftware en geef ze de ruimte om te laten zien welke oplossingen er zijn. Nieuwe kennis geeft nieuwe inzichten in hoe bedrijfsprocessen beter kunnen worden. Geen manager of directeur zou over de IT nog moeten zeggen ‘het gaat toch goed zo’. Met de vraag ‘vertel me hoe jij denkt dat het beter kan’ aan medewerkers, adviseurs en specialisten, komt de organisatie gegarandeerd verder. Met actuele kennis en een heldere visie kan tijdig begonnen worden aan de voorspelbare vervanging van bedrijfssoftware. Organisaties en directies die deze kennis en een visie hebben, blijven IT problemen voor. En niet alleen de problemen. Ook concurrentie, morrende medewerkers en tegenvallende resultaten blijven zij voor.


Wat is uw ervaring?

Herkent u als gebruiker of IT specialist het bovenstaande scenario en wilt u daarover iets schrijven of zeggen? Stuur uw reactie met verwijzing naar deze blog dan naar redactie@ictinformatiecentrum.nl. Inhoudelijk waardevolle reacties voegen wij graag toe aan dit artikel. Als u wilt dat uw naam en bedrijfsnaam daarbij vermeld worden, dan geeft u dat aan in uw bericht.